Tilleggsinnkalling for PSU fellesnemnda 5K. Saksliste

Transkript

1 Tilleggsinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Møtedato: Møtested: Eidsberg kommunehus, Heggin 3 - Melleby Møtetid: 15:30 18:00 Saksnr Tittel Saksliste 18/18 Skatteoppkreverfunksjonen - Konsekvensutredning av ulike organisasjonsmodeller, lokalisering Heggin, Øivind T. Reymert leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /459 Skatteoppkreverfunksjonen - Konsekvensutredning av ulike organisasjonsmodeller, lokalisering Saksnr Utvalg Type Dato 18/18 PSU fellesnemnda 5K PS Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Skatteoppkreverfunksjonen for dagens kommuner videreføres inntil videre med samme organisasjonsform som i dag, men samlokaliseres snarest mulig, og senest Arbeid med fremtidig organisasjonsform ferdigstilles innen Prosjektleder for Indre Østfold kommune 2020 gis fullmakt til å forhandle med aktuelle leverandører om leie av lokaler. 4. Fellesnemndas vedtak oversendes kommunestyrene i Askim. Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad for uttalelse. Saksopplysninger: Fellesnemnda fattet 17. oktober 2017 vedtak om å utrede interkommunalt samarbeid i forkant av etablering av ny kommune innenfor følgende fag- og tjenesteområder: a. Innkjøp b. Skatt og innfordring c. Barnevern d. Kommuneoverlegefunksjonen e. NAV Prosjektgruppa for skatt og innfordring ble i vedtaket, videre bedt om å konsekvensutrede mulige organisasjonsformer som beslutningsgrunnlag for videre behandling. Eidsberg og Hobøl opererer i dag som vertskommune for skatteoppkreverfunksjonen i hhv. Trøgstad kommune og Spydeberg kommune, mens Askim selger tilsvarende tjenester overfor Skiptvet kommune. I dag er dette tre forholdsvis små separate miljøer hvor hhv. vertskommunene og Askim kommune har det administrative ansvaret for oppgaven, men staten gjennom Skattedirektoratet har den faglige styringen av oppgaveløsningen. Hva et vertskommunesamarbeid innebærer rettslig fremkommer av kommuneloven 28-1a og 2

3 28-1b. Det er utgitt en rekke veiledninger om kommunesamarbeidet som utdyper og redegjør for de rettslige virkninger av et slik samarbeid. Dette gjentas ikke her, men i tråd med ovennevnte fungerer vertskommune som organisasjonsform for skatteoppkreverne i dag, kanskje spesielt som følge av marginale ressurser den enkelte kommune tidligere satt på hver for seg. Skatteoppkreverne er faglig styrt av Skattedirektoratet v/skatt Øst og skal løse oppgavene ut fra det samme lovverket, retningslinjene og styringsinstruksene fra Skattedirektoratet, mens vertskommunen bestemmer organiseringen, ressursbruken og bemanningen. Selv om skatteoppkreverne har de samme overordnede styringssignalene, utføres oppgaven til dels forskjellig fra skatteoppkreverkontor til skatteoppkreverkontor, og virkemidlene og tiltakene nyttes forskjellig og i ulik grad, noe som er innenfor det juridiske handlingsrommet den enkelte skatteoppkrever har. Skattedirektoratet jobber derfor i stadig større grad for å detaljstyre skatteoppkreverne i oppgaveløsningen. Skatteoppkreverne fører særskilt skatteregnskap for hver kommune i vertskommunesamarbeidet, forestår avregning og utbetaling av til gode skatt til den enkelte skattyter, og innfordrer skatt og arbeidsgiveravgift for de tre skattekreditorene. I tillegg utføres arbeidsgiverkontroll av kommunens arbeidsgivere. Skatteoppkreverne i de to vertskommunesamarbeidene og gjennom avtalen mellom Askim og Skiptvet innfordrer gjennom særnamsmannsmyndigheten også sine egne kommunale eiendomsgebyrer (vann, avløp, renovasjon, feiegebyrer mv.) etter skattebetalingsloven, mens de privatrettslige kravene (barnehage, SFO, gebyrer mv.) som ikke er hjemlet i skattebetalingsloven innfordres etter annet lovverk. For de kravene som er hjemlet i skattebetalingsloven kan skatteoppkreveren iverksette utleggstrekk i lønn, avholde utleggsforretninger og tvangsselge eiendeler for å innfordre kravene. De to samarbeidskommunene Trøgstad og Spydeberg som har inngått et vertskommunesamarbeid med vertskommunene eller Skiptvet som kjøper tjenesten fra Askim kommune, og derigjennom har gitt fra seg sin særnamsmannsmyndighet, innfordrer eiendomsgebyrer etter legalpanten og de sivilrettslige kravene (barnehage, SFO, gebyrer mv.) etter inkassoloven. Bruk av særnamsmannsmyndighet gir andre og mer effektive virkemidler å innfordre kravene etter enn legalpanten og inkassoloven gir, og man slipper å betale gebyrene som påløper ved blant annet utleggstrekk i lønn og utleggsforretninger ved hjelp av den ordinære namsmannen. Bruk av egen namsmannsfunksjon medfører gebyrinntekter til kommunene. I tillegg medfører innfordring via legalpanten og etter inkassoloven at det tar lengre tid å innfordre kravene, enn det gjør ved bruk av særnamsmannsmyndigheten. Prosjektleders vurderinger: I forhold til mulig organisasjonsformer fram til anses følgende tre alternativer å være aktuelle: Organisering som i dag Samlokalisering i felles lokaler Vertskommunemodell Organisering som i dag Ved å opprettholde dagens organisering med tre separate miljøer vil kommunene fortsette å løse oppgavene som før. De tre fagmiljøene vil fortsette å være små og forholdsvis sårbare 3

4 miljøer ved ferier, sykdom og ved vakanser. Kommunene Askim, Eidsberg og Hobøl vil kunne fortsette å løse innfordring av skatt, avgift og kommunale krav og gebyrer som i dag. I dag løses oppgavene: Antall utførende Skatteppkrever i: Kommuner: årsverk: annet: Askim Askim og Skiptvet 5,0 (+1,0) Eidsberg Eidsberg og Trøgstad 4,5 (+1,0) Eiendomsskatt Hobøl Hobøl og Spydeberg 4,0 Eiendomsskatt Skatteoppkreveren i Hobøl innfordrer også kommunale avgifter og krav for Hobøl kommune. Denne oppgaven løses tilsvarende i regnskapsavdelingen for Askim kommune og Eidsberg kommune. Samlokalisering i felles lokaler Uavhengig av de rettslige eller strukturelle rammer for organiseringen kan et annet alternativ være en samlokalisering av de tre miljøene. I denne løsningen kan de tre skatteoppkrevere videreføre sin aktivitet som i dag i felles lokaler. En slik løsning vil kunne samle og effektivisere fagmiljøene, og miljøet kan gis tid til sammen å utvikle den nye skatteoppkreverfunksjonen, men oppgavene løses parallelt som i dag, men under samme tak. Løsningen utfordrer imidlertid på blant annet: Ulik oppgaveløsning i dagens miljøer Oppgaveløsningen må strømlinjeformes slik at skattytere i en kommune opplever å bli likebehandlet som en skattyter i en annen kommune uavhengig av under hvilken skatteoppkrever skattyteren tilhører. Et kontorfellesskap som dette bør utøve oppgaven på samme måte. Dedikerte saksbehandlere mot den enkelte kommune Så lenge porteføljen ikke er samordnet, må brukerne snakke med dedikerte saksbehandlere fra «sin» kommune siden saksbehandlerne er knyttet til «sine» kommuner/portefølje, eventuelt må den enkelte saksbehandler gis tilganger til den enkelte portefølje og må logge av og på med for å følge opp den enkelte skattyter (tilgangsstyring). Kombinasjonsstillinger fakturering/innfordring bør splittes En eventuell samordning av oppgaven med å innfordre skatt og arbeidsgiveravgift med kommunale krav gjør at kombinasjonsstillinger innenfor fakturering/innfordring kan måtte deles opp. Prosjektleder anser at selv med beskrevne utfordringer bør det kunne tas ut mange gevinster ved at fagmiljøet samles, og at dette også vil lette arbeidet med å utvikle en ny fremtidig løsning for skatteoppkreverfunksjonen i den nye kommunen. Vertskommunemodell Et tredje alternativ er å etablere et nytt felles vertskommunesamarbeid for de 5 kommunene som går inn i Indre Østfold kommune. Et samarbeid kan ivareta innfordringen av skatt og arbeidsgiveravgift for skattekreditorene, samt eventuelt kommunale avgifter og gebyrer. Det er gode erfaringer med de eksisterende vertskommunesamarbeidene på skatteoppkreverområdet og kanskje spesielt siden sårbarheten for de små skatteoppkreverkontorene som Trøgstad og Spydeberg med sine 1-2 årsverk ble redusert. Området er i utgangspunktet godt egnet for vertskommunesamarbeid, men det må fremdeles føres separate skatteregnskap og rapporters særskilt både overfor Skattedirektoratet og for 4

5 hver av de 5 kommunene. De vertskommunesamarbeid som etableres i dag under 5K legger vekt på arbeidstakernes rettigheter og betraktes som virksomhetsoverdragelser hvor arbeidsmiljølovens kapittel 16, gjelder. Den regulerer prosessen som inkluderer drøfting med de berørte organisasjoner, drøfting med tillitsvalgte og drøfting med de ansatte. Når et vertskommunesamarbeid innebærer flytting av en funksjon eller en enhet så betraktes dette som en virksomhetsoverdragelse. De ansatte flyttes normalt til den tilsvarende organisasjonen i vertskommunen og blir underlagt denne. Skatteoppkrevertittelen er knyttet til en stilling i hver kommune og det kan ikke være flere med tittel, funksjon og fullmakt som skatteoppkrever i en og samme kommune. Skulle man velge en vertskommunemodell må det derfor være en forutsetning at de ansatte gis like muligheter for å bekle de ulike stillingene som skal fylles. Spørsmålet rundt dette må derfor avklares om det skal etableres et vertskommunesamarbeid på området før For den enkelte kommune vil etableringen av et eventuelt vertskommunesamarbeid gjøre at styringen av oppgaveløsningen for innfordring overlates til vertskommunen. Dvs. at samarbeidskommunen avgir ansvar og myndighet for innfordringen av % av den enkelte kommunes samlede inntekter til vertskommunen, gitt at man legger til grunn at kommunale krav, avgifter og gebyrer også legges inn i vertskommunesamarbeidet. Det å inngå et slikt samarbeid fordrer enighet om oppgaveløsningen for å skape trygghet for inntektene. Dette underbygger behovet for en samordning av rutiner og prosedyrer. Lokalisering og lokaler Bestillingen fra fellesnemnda var å utrede ulike organisasjonsmodeller for skatt og innfordring fram til Vurdering av lokaler må sees opp mot flere hensyn. Per i dag synes det ikke å være slik i dag at noen kommune sitter på egnede lokaler i egen regi som kan huse en samlokalisering eller vertskommunemodell som beskrevet ovenfor med 15 årsverk/15 kontorplasser. Imidlertid skjer det endringer gjennom flyttinger av personell som vil kunne endre dette. Alternativt kan man må gå ut i leiemarkedet eller investere i lokaler som kan huse en slik samlokalisering. I denne forbindelse har et alternativ med å etablere en felles skatteoppkreverfunksjon i de samme lokalene som Skatt Øst i Askim blitt vurdert. En slik samlokalisering har blitt sett på som en styrke for skattyteren, men også som et ledd i å trygge 25 statlige arbeidsplasser i regionen. En samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen med Skatt Øst vil kunne gi kortere kommunikasjonslinjer og bedre faglig utvikling. En samlokalisering med Skatt Øst kan ses på som en mulighet for et styrket faglig miljø, og som en styrke for de innbyggerne som fysisk oppsøker Skatt Øst eller skatteoppkreveren, selv om det aller meste av dagens kommunikasjon skjer elektronisk. Hvilke oppgaver som blir liggende ved Skatt Østs lokaler i Askim trenger imidlertid ikke ha noe med oppgaveløsningen til skatteoppkreveren for Indre Østfold kommune å gjøre, da Skatt Øst samler ulike funksjoner på ulike kontorer. Løsningen med samlokalisering sammen med Skatt Øst er et mulighetsrom som er tilstede nå. Skatt Øst har inngått ny leieavtale med utleier som gjelder fra sommeren 2018, og fra dette tidspunktet jobber utleier med å få på plass nye leietakere. Fordelen med en samlokalisering av skatteoppkreverne i felles lokaler er at fagmiljøet samles og at det gis nødvendig tid til frem mot 2020 til å utvikle en fremtidig robust skatteoppkreverfunksjon. En samling av fagmiljøene innebærer også større muligheter for kulturbygging, samskaping og tilrettelegging for et fremtidig godt samarbeid. 5

6 Prosjektleders oppsummering og anbefaling Oppsummering: Med bakgrunn i saksutredningen ovenfor anbefaler prosjektleder å samle skatteoppkreverfunksjonen nå som en fase 1 i samordning av skatteoppkreverfunksjonen. Prosjektleder anbefaler at arbeidet med ny felles organisasjonsform intensiveres slik at denne er utredet og vedtatt innen Skal en etablere vertskommunemodell nå, må posisjoner fristilles og de nødvendige lov- og avtalemessige prosesser gjennomføres, slik at ansatte fra de tre miljøene gis like muligheter for å gå inn i de ulike posisjonene i en ny organisering. Uavhengig av løsning vil skatteoppkrever(ne) fremdeles måtte føre separate skatteregnskap og rapporteres særskilt både overfor Skattedirektoratet og for hver av de 5 kommunene fram til Indre Østfold kommune starter opp. En samlokalisering i felles lokaler så snart som mulig, vil kunne styrke mulighetene for tettere samarbeid og gi større fleksibilitet ved sykdom, ferier og vakanser ved skatteoppkreverkontoret, gitt at man etablerer felles rutiner og prosedyrer for arbeidet. Felles rutiner og prosedyrer er bør være på plass før man samlokaliserer. Prosjektleder forventer også at et samlet og betydelig større fagmiljø vil gi mange effektiviseringsmuligheter. Vurdering av økonomiske konsekvenser En samlokalisering i kontorlokaler utenfor kommunal eie, sett i forhold til dagens leiemarked, vil trolig ligge i området ca ,- kroner og oppover pr. år avhengig av hvilke tilpasninger som må gjøres, herunder kostnader knyttet til å etablere telefoni- og IKT-løsninger og muligens også ressurser knyttet til en skrankeløsning. En eventuell lokalisering sammen med Skatt Øst, må imidlertid vurderes opp mot lokalisering av et skatteoppkreverkontor i egne lokaler som i dag også har en alternativ kostnad. Eksisterende samarbeid i dag inneholder også utgifter knyttet til husleie, felleskostnader m.m. som i stor grad faller bort, og vil kunne være med i finansieringen av ny løsning. Beregnet husleie i dagens kommunale lokaler ligger i dag på omlag kr pr. år, beregnet ut fra gjennomsnittlig krav om husleie fra vertskommuner til samarbeidskommuner slik de fremgår av dagens samarbeidsavtaler. I tillegg ligger det også en del øvrige kontorkostnader i avtalene kommunene i mellom, knyttet til porto, IKT mv. Ut fra ovenstående, ser det ut til at en samlokalisert løsning kan bli noe dyrere ved oppstart, men prosjektleder anser, og forventer, at verdien ved å samlokalisere til et større robust fagmiljø vil gi snarlige positive gevinster, både faglige og økonomiske. En del av kontorene som eventuelt fraflyttes vil kunne fylles av andre funksjoner, mens andre kan bli stående tomme. En løsning med samlokalisering i tilknytning til Skatt Øst i Askim, krever fremforhandling av en eventuell husleieavtale. Om anbefalt løsning vedtas, ber prosjektleder om fullmakt til raskt å fremforhandle en slik husleieavtale som fremlegges fellesnemnda så snart den er klar. Anbefaling: Prosjektleder anbefaler at skatteoppkreverfunksjonen samlokaliseres innen , og at arbeidet med utredning og avklaring av ny organisasjonsform sluttføres innen I tråd med malen for prosjektmandatet anbefaler prosjektleder følgende framdrift i forhold til vurdering av ny felles skatteoppkreverfunksjon: 6

7 Konsept (ide, behov og mål): Planlegge (etablere styringsunderlag): Gjennomføre (gjennomføringsfaser): April-mai Juni August-September politisk behandling - ny organisering på plass fra Avslutte (overføring, evaluering, endring): Oktober 2018 Realisere (gevinster): Ultimo Vurdering av prinsipiell betydning: Fellesnemnda er delegert fullmakt til å inngå avtaler på vegne av den nye kommunen, herunder vurdere eksisterende vertskommunesamarbeid, jfr. prosjektplan for Indre Østfold kommune pkt. 10. I det videre er fellesnemnda delegert å fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen, med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. En eventuell flytting av skatteoppkreverfunksjonene vil kunne gi økonomiske konsekvenser for den enkelte kommune som skissert. Prosjektleder anbefaler derfor at saken oversendes kommunestyrene for uttalelse. 7