Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre

Transkript

1 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar Midtre Namdal samkommunestyrets innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla: 1. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25 % av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75 % av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

2 2. Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25 % av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75 % av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

3 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Samarbeid om økonomi og lønnsfunsjoner i MNS U Oppnevning av Torild Aagesen fagforeningsrepresentant i prosjektgruppe U Utredning om felles lønn og Tove Helene Fossland m.fl. regnskapsenhet i Midtre Namdal samkommune - høring S Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner I Høringsuttalelse - utredning om Delta avd. Namsos felles lønn og regnskapsenhet i Midtre Namdal samkommune I Høringsuttalelse Fagforbundet Namsos I Høringsuttalelse Delta avd. Namdalseid I Høringsuttalelse samlokalisering Fagforbundet Overhalla lønn/økonomi I FW: Høring vedr omorganisering av interne servicetjenester i MNS Lønnsmedarbeidere Namsos Kommune I Organisering av interne Delta avd. Namdalseid servicetjenester i MNS I Høringsnotat Fagforbundet Overhalla I Uttalelse Ketil Sørvig I Innsigelse til rådmannsgruppens anbefaling - organisering av interne servicetjenester i MNS Servicetorget Namsos I Høringsuttale Namdalseid Namdalseid I Uttalelse fra Fosnes Fosnes Kommune S Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord I Innsigelse PAS-saken fra Servicesenteret v/overhalla kommune I Høring ang organisering av interne tjenester i MNS X Særutskrift - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord U Melding om vedtak - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord S Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord S Midtre Namdal samkommune - Organisering av økonomi-, lønn- og sentralbordsfunksjonen S Høring i arbeidsmiljøutvalget i Namdalseid - Organisering av Julie Brucker Fagforbundet v/torunn Pedersen Trond Stenvik m.fl.

4 økonomi-, lønn- og sentralbordfunksjonen S Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord S Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Vedlegg 1 Melding om vedtak - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord 2 Rådmannsgruppens høringsnotat 3 Høringsinnspill til rådmennenes innstilling 4 Utredning fra interkommunal arbeidsgruppe - Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Saksopplysninger Med utgangspunkt i målsettinger fastsatt i Handlingsprogram for vedtatt av samkommunestyret i sak 45/10, ble felles lønn og regnskapsavdeling i MNS for deltakerkommunene utredet. Saken var ute til høring og 5 høringssvar ble gitt. Saken ble framlagt for behandling i samkommunestyret i sak. 25/11(følger vedlagt denne saken). Administrasjonssjefen innstilte i tråd med anbefalingene i utredningen på at det ble opprettet en samkommunal enhet for lønn og regnskap. Under behandlingen fattet samkommunestyret følgende vedtak: Saken utsettes. Administrasjonen bes fremme en ny sak for løsning av fremtidig organisering av lønn og regnskapsfunksjoner med utgangspunkt i samarbeidsavtalens 3-5 at det skal tilstrebes en fordeling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Det ble så vedtatt i Handlingsplan for behandlet i samkommunestyresak 26/11 at også post/arkiv og sentralbord skulle utredes for mulig samkommunal organisering og at disse to utredningene skulle vurderes i sammenheng. På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utredet post/arkiv og sentralbord. Denne gruppen leverte sin innstilling Flertallet i arbeidsgruppen anbefalte ikke post/arkiv (dokumentsenter) og sentralbord som samkommunale tjenester. Rådmennene sammenfattet sin innstilling i saken i et notat datert der de går inn for samkommunal organisering også av post/arkiv og sentralbord. Notatet sammen med innstillingen om dokumentsenter og sentralbord ble sendt ut til høring. Det vises til dette vedlegget for en sammenfatning av saken. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn 9 høringer. Disse er gjengitt i notat som følger saken. Høringsuttalelsene i denne runden omhandler hovedsakelig dokumentsenter og sentralbord. Uttalelsene fra Namsos er positiv til etablering av dokumentsenter. Det tas imidlertid et klart forebehold om at omorganiseringen bør avventes til etter samlokalisering av merkantile resurser i et ombygd samfunnshus. De øvrige er motstandere eller skeptisk til forslaget om dokumentsenter. Argumentasjonen er hovedsakelig den samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Det stilles bl.a. spørsmål ved den foreslåtte personellressursen til området. Det framkommer også klare praktiske utfordringer i forhold til denne omorganiseringen.

5 Administrasjonssjefen med støtte fra rådmennene mener at det framkommer vektige argumenter i høringsrunden vedr. post og arkiv som det bør tas hensyn til. Administrasjonssjefen ser at det fortsatt gjenstår en del arbeid vedr den praktiske gjennomføringen av et felles dokumentsenter før saken er klar for endelig beslutning. I og med at i denne saken kreves overføring av ansvar etter arkivloven, kan i seg selv være en grunn for å avvente denne omorganiseringen til etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart. Administrasjonssjefen innstiller derfor på at saken utredes videre med at det utarbeides en konkret plan for etablering av et felles dokumentsenter i MNS og at denne ferdigstilles innen utgangen av Ingen høringsuttalelser uttrykker klar støtte til felles sentralbord. Argumentasjonene er hovedsakelig de samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Administrasjonssjefen med støtte i fra rådmannsgruppen velger allikevel å opprettholde innstillingen om et felles sentralbord i MNS. De ansatte i Namsos peker på at forholdet til krisehåndtering må avklares dersom det etableres et felles sentralbord. Dette bør utredes særskilt i det pågående prosjektet Samfunnssikkerhet og beredskap og et punkt om dette tas inn i innstillingen. Når det gjelder lønn og regnskap opprettholder administrasjonssjefen med støtte i rådmannsgruppen innstillingen om at tjenesten organiseres i MNS. Erfaringene det siste året i forhold til sårbarhet i flere av kommunene har bare forsterket behovet for å se denne funksjonen i en samkommunal sammenheng. Under behandling av saken i samkommunestyrets møte 15. juni 2012 ble det fremmet forslag fra repr. Mausner om at etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Forslaget fra repr. Mausner ble vedtatt med 17 stemmer mot 6 stemmer for administrasjonssjefens forslag. Vurdering Rådmannens innstilling er i samsvar med innstillingen fra samkommunen vedtatt i samkommunestyret i sak 24/12.