Økonomi og administrasjon Flatanger. Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune

Transkript

1 Flatanger kommune Økonomi og administrasjon Flatanger Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Marte Elnan Saksframlegg Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Arbeidsmiljøutvalg Flatanger Administrasjonsutvalg Rådmannens innstilling Overordnede styringsdokumenter vedrørende internkontroll i Flatanger kommune godkjennes som gjeldende dokumenter. Rådmannen gis fullmakt til å sette virkningstidspunkt for internkontrollsystemet, og tilhørende overordnede dokumenter.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Hva er internkontroll og hensikten med den? X Måldokument X Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold X Verneområder og verneombud X Funksjonsbeskrivelse - Flatanger Arbeidsmiljøutvalg X Funksjonsbeskrivelse - verneombud X Arbeidsmiljøutvalg X Lover og forskrifter X Prosedyre for avvikshåndtering X Avviksskjema X Prosedyre for kartlegging av risiko X Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler X Involvering av medarbeidere... X Prosedyre for kontinuerlig forbedring S Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune Vedlegg 1 Hva er internkontroll og hensikten med den? 2 Måldokument 3 Lover og forskrifter 4 Verneområder og verneombud 5 Arbeidsmiljøutvalg 6 Funksjonsbeskrivelse - verneombud 7 Funksjonsbeskrivelse - Flatanger Arbeidsmiljøutvalg 8 Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold 9 Prosedyre for avvikshåndtering 10 Avviksskjema 11 Prosedyre for kartlegging av risiko 12 Prosedyre for kartlegging av risiko - kartleggingsskjema 13 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler 14 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler - sjekkliste arbeidsgiver 15 Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler - sjekkliste Saksopplysninger

3 Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med de til en hver tid gjeldende lov og regelverk. Krav om internkontroll finnes på en rekke områder; for eksempel etter matloven, HMSlovgivningen, helselovgivningen, barnevernloven, sosialtjenesteloven og etter lovgivning om personvern og informasjonssikkerhet. Felles for disse ovenfornevnte områdene er at det gjennom lovverket stilles forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser for produksjon, produkter og tjenester. Det stilles også krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre ytre miljø og gi trygghet for dem som gjør jobben. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll er kvalitetssikring. Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, men det er også strenge krav til skriftlig dokumentasjon av prosedyrer og beskrivelser. Det skal bl. a. være skriftlige beskrivelser av: hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet. hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS. hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende). hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan). rutine for å håndtere feil og mangler. hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten. Vurdering I Flatanger kommune har vi hatt Håndbok for internkontroll siden 90 tallet, dette i form av en grønn samleperm rundt om på virksomhetene. Innholdet i denne permen var ment å være en overordnet generell håndbok som skulle glede likt for alle avdelinger og alle ansatte. Det har vært en utfordring å holde denne permen oppdatert til en hver tid, og behovet for evaluering og oppdatering har etter hvert vokst seg stort. I 2009 ble det påstartet evaluering/ revisjon av internkontrollpermen. Dette arbeidet foregikk da i rådmannens ledergruppe, med ekstern veiledning og bistand fra konsulent i miljørettet helsevern Per Erik Arnø i Midtre Namdal Samkommune.

4 Dette var et svært omfattende arbeid, og for å komme i havn, ble arbeidsgruppen i 2011 redusert til å bestå av rådmannen, rådgiver personal og konsulent i miljørettet helsevern. Ved behov har andre i ledergruppen deltatt i arbeidsgruppen. AMU har også gjentatte ganger blitt orientert underveis i prosessen. Formålet var og er fortsatt å utarbeide overordnede styringsdokumenter for Flatanger kommune, og da i hovedsak dokumenter etter HMS-lovgivningen. Når det gjelder internkontroll f. eks. etter matloven, helselovgivningen, barnevernloven, og sosialtjenesteloven vil dette arbeidet i hovedsak bli gjennomført på etatsnivå. Det nye internkontrollsystemet skal, når det er ferdig, legges ut som elektroniske dokumenter på intranettsidene til kommunen. Dette vil øke tilgjengeligheten, samt at det vil være enklere å holde det oppdatert til en hver tid. Det gjenstår fortsatt en del dokumenter før vi kan si at vi oppfyller lovkravet, men det er nå gjort et valg om å legge fram de dokumenter som er ferdige pr. dato. Vedlagt denne saken følger 13 overordnede dokumenter: Hva er internkontroll og hensikten med den? Måldokument HMS lover og forskrifter Verneområder og verneombud Arbeidsmiljøutvalg Funksjonsbeskrivelse verneombud Funksjonsbeskrivelse Flatanger Arbeidsmiljøutvalg Retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold Prosedyre for avvikshåndtering Avviksskjema Prosedyre for kartlegging av risiko m/ tilhørende kartleggingsskjema Prosedyre for forebygging og håndtering av vold og trusler m/ 2 tilhørende sjekklister Involvering av medarbeidere i rullering og revidering av kommunens internkontrollsystem Dokumentstrukturen/ innholdsfortegnelsen er ikke ferdig på nåværende tidspunkt, dette er årsaken til at innholdet i headingen på dokumentene ikke er fullstendig pr. dato. Dette er imidlertid et administrativt anliggende og skal derav ikke gjennom behandling i partssammensatte utvalg. Dokumentene som gjelder arbeidsmiljøutvalget og vernetjenesten ble presentert i et møte hvor alle verneombud og hovedtillitsvalgte var invitert. Disse dokumentene ble i etterkant av dette møtet sendt ut på høring i de samme gruppene, og ved fristens utløp var det ikke kommet inn noen endringsforslag. Andre dokumenter er drøftet både i arbeidsgruppen og rådmannens ledergruppe. Når det gjelder implementering av dokumentene og opplæring i bruk av systemet rundt om på virksomhetene i kommunen, vil dette arbeidet starte først når alle nødvendige og grunnleggende dokumenter er ferdige. Når det gjelder virkningstidspunkt for dokumentene og deres innhold bes det om at rådmannen gis fullmakt til å bestemme iverksettelsesdato.

5 Dette begrunnes med at det vil være en stor fordel dersom alle overordnede dokumenter er ferdigstilt og at systemet er implementert i organisasjonen før iverksettelse. Rune Strøm Rådmann Marte Elnan Rådgiver personal