KAMPANJEN TRYGG KRIMINALOMSORG - TILBAKEMELDING PÅ PÅLEGG

Transkript

1 Kriminalomsorgens sentrale forvaltning Arbeidstilsynet v/jan Wulfsberg Muggerud Havnegt DRAMMEN Deres ref: Vår ref: Dato: 2005/ / KAMPANJEN TRYGG KRIMINALOMSORG - TILBAKEMELDING PÅ PÅLEGG Vi viser til Arbeidstilsynets pålegg i brev av angående kriminalomsorgens systematiske arbeid med helse-, miljø- og sikkerhet. Videre vises det til samtaler underveis i vår prosjekt. Innledning Kriminalomsorgens sentrale forvaltning la opp til en bred prosess i oppfølgingen av påleggene der vernetjeneste, tillitsvalgte, de seks kriminalomsorgsregionene, Kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS) og Kriminalomsorgens IT tjeneste (KITT`) har blitt trukket med. Det ble etablert en prosjektgruppe bestående av sentralt hovedverneombud, arbeidsgiver og organisasjonene med et todelt mandat. Første del av prosjektet har vært å "utarbeide et forslag til HMS system for hele kriminalomsorgen". Det sentrale arbeidsmiljøutvalget for kriminalomsorgen (SAK) har vært styringsgruppe for prosjektet. I prosjektets del 2 skal det utarbeides en plan for hvordan HMS-systemet kan implementeres i etaten. Rapport med innstilling fra prosjektgruppen for del 2, skal avleveres KSF innen To av påleggspunktene som var gitt til noen av regionene, ble lagt inn i det sentrale prosjektet og inngår i Kriminalomsorgens sentrale forvaltnings tilbakemelding til Arbeidstilsynet. Det gjelder rutiner for konflikthåndtering (Kriminalomsorgen region sør og nord) og rutiner for verneombudenes medvirkning (Kriminalomsorgen region sør, nordøst og øst). I tillegg har det vært nedsatt fire bredt sammensatte arbeidsgrupper som skulle utarbeide: Postadresse: Kontoradresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 8005 Dep Akersgt. 42 Telefaks: Oslo Org.nr: postrnottak@jd.dep.no

2 2 HMS-rutiner: Endring og omstilling HMS-rutiner: Arbeidstid HMS-rutiner: Verneombudenes medvirkning HMS-rutiner: Konflikthåndtering HMS-håndboken og de fire HMS-rutinene har vært på høring i kriminalomsorgen. Det har kommet innspill som er innarbeidet i disse dokumentene. Det ble holdt et avsparkseminar på Kriminalomsorgens utdanningssenter(krus) med ca 40 deltakere. Målgruppen for seminaret var medlemmene av SAK og de regionale arbeidsmiljøutvalgene (RAMU). I tillegg var KRUS og KITT invitert. Det ble blant annet holdt foredrag om HMS som styringssystem, og en metodikk for kartlegging og risikovurdering - "sikker jobbanalyse" ble gjennomgått. Hensikten med sistnevnte tema var å gi regionene et felles utgangspunkt i forbindelse med oppfølgingen av påleggspunktene som består i å foreta kartlegging, risikovurdering, utarbeide tiltaksplan og utredning av følgende forhold: ubalanse mellom ressurser og oppgaver organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø vold og trusler Vi har fortløpende orientert om status i prosjektet, blant annet gjennom etatsbladet "Aktuelt for kriminalomsorgen". Tilbakemelding på påleggspunktene Vi ser det som naturlig å omtale vår håndtering av påleggspunkt 3 til KSF først, deretter påleggspunktene 1 og 2. Påleggspunktet til noen regioner om konflikthåndtering omtales særskilt. Påle s unkt 3 Innføre HMS-s stem o utøve s stematisk HMS-arbeid internkontroll Vi har ved utarbeidelsen av HMS-systemet for kriminalomsorgen tatt utgangspunkt i arbeidsmiljøloven 3-1 og 5 i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Vi har avgrenset HMS-systemet til i første omgang kun å omfatte arbeidsmiljøloven, men vil etter hvert bygge det ut til å omfatte den HMS-lovgivningen som er relevant for kriminalomsorgen. HMS-systemet for kriminalomsorgen har følgende inndeling: Del 1 HMS-håndbok (overordnet del) Del 2 Rutinedel (sentrale rutiner og prosedyrer for HMS-arbeidet i kriminalomsorgen) Del 3 Enhetshåndbok (prosedyrer og /eller arbeidsbeskrivelser for spesifikke oppgaver i enheten) Det er laget en mal som sier hva enhetshåndbøkene skal inneholde. Malen er knyttet opp mot innholdsfortegnelsen i den overordnede HMS-håndboken.

3 3 Det er lagt vekt på at HMS-systemet skal være et godt og hensiktsmessig virkemiddel for å nå kriminalomsorgens mål på HMS-området. Vi har samlet alle sentrale HMS-rutiner i del 2. Viktige elementer i arbeidet med å utvikle et helhetlig HMS-system for kriminalomsorgen har vært: Målfor HMS-arbeidet Vi har hatt en prosess knyttet til målformuleringer, og tilsatte har blitt oppfordret til å komme med forslag til målformuleringer. Hovedmålet på HMS-området ble følgende: "Kriminalomsorgen skal fremme en god helse-, miljø- og sikkerhetskultur som omfatter alle aktivitetsområdene og som bidrar til at alle i kriminalomsorgen tar ansvar og bidrar til systematisk utvikling og forbedring av helse, miljø og sikkerhet." Forankring hos ledelsen Å sikre forankring av ansvaret for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet hos øverste ledelse i kriminalomsorgen og i alle ledd nedover i organisasjonen er avgjørende for å få systemet til å virke. HMS-opplæring Gode kunnskaper hos ledere og tilsatte om HMS er avgjørende for godt HMS-arbeid. Det vil derfor bli arbeidet med å få på plass en opplæringsplan for HMS hvor rammene for opplæringen, målgruppe og hvilket innhold opplæringen skal ha, klargjøres. Prosjektgruppen har i sin innstilling til Kriminalomsorgens sentrale forvaltning foreslått at alle ledere i kriminalomsorgen med personalansvar bør gjennomgå et fem dagers kurs (for eksempel dager) med et repetisjonskurs etter 3 år. Det vil også bli arbeidet videre med en rutine for opplæring av nytilsatte i kriminalomsorgens HMS-system. Det kan nevnes at det etter initiativ fra SAK er utarbeidet en kravspesifikasjon for kurs for verneombud, arbeidsmiljøutvalg og ledere i kriminalomsorgen. Kartlegging - risikovurdering - handlingsplaner Kartlegging med risikovurdering og oppfølging er viktig i forhold til forebyggende og helsefremmende arbeid, og dreier seg om å ligge i forkant av hva som kan gjøres for å sikre gode forhold på arbeidsplassen. Det er utarbeidet rutiner for kartlegging og risikovurdering. Vi har valgt å bruke Arbeidstilsynets mal til handlingsplan. Dokumentene er inntatt i del 2. Avviksbehandlingssystem Avviksbehandling skal gjennomføres ved avvik i forhold til HMS-lovgivningen med forskrifter, ved avvik i forhold til interne instrukser og prosedyrer, ved "nesten ulykker" og i situasjoner der det oppdages forhold hvor det er en risiko for at en uønsket hendelse kan oppstå.

4 4 Det er utarbeidet en rutine for avviksbehandling som er inntatt i del 2. Overvåking, revisjon og rapportering Systemrevisjon skal foretas av KSF ved behov, minimum hvert f erde år for å undersøke om kriminalomsorgen har et HMS-system som er i henhold til HMS-lovgivningens krav. Revisjonen skal også fokusere på om HMS-styringssystemet er tilstrekkelig og hensiktsmessig for å nå de planlagte mål. Det er lagt opp til at HMS-revisjon skal gjennomføres årlig i alle enheter (fengsler/overgangsboliger, friomsorgskontorer, KITT, KRUS og ND-sentre). Regionalt nivå skal tilsvarende foreta en årlig HMS-revisjon i forhold til HMS-arbeidet i enhetene i sin region. Det er viktig med gode kriterier, prinsipper og rutiner for HMS-rapportering. Det skal derfor i resultatrapporteringen rapporteres om status i implementeringen av HMSsystemet i en startfase. Resultatindikatorene rettes deretter mer ulike temaer på HMS området. I tillegg utarbeider KSF en gang årlig en HMS-rappo rt base rt på årsrappo rte ringen til SAK. Det er utarbeidet rutiner for revisjon, systematisk overvåkning av arbeidsmiljøet og rapportering som er inntatt i del 2. HMS-rutiner for verneombudenes medvirkning Det er utarbeidet en rutine som skal sikre at vernetjenesten får informasjon om og tas med på råd og vurderinger under planlegging, gjennomføring og oppfølging av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, på sentralt, regionalt og lokalt nivå i kriminalomsorgen. Rutinen skal også sikre at verneombudsmedvirkningen blir ivaretatt uavhengig av om saker som har betydning for arbeidsmiljøet behandles etter reglene i arbeidsmiljøloven eller hovedavtalen. Det vises til rutine for verneombudets medvirkning i del 2. Forholdet til innsatte ogforvaltningssamarbeidspartnere De innsatte omfattes i stor grad av lover og regler innenfor HMS-området når de er i arbeid. Derfor må også HMS-systemet omfatte denne gruppen. Det vil bli arbeidet videre med problemstillinger knyttet til innsatte/domfelte. I HMS-systemet er forholdet til forvaltingssamarbeidspartnere og innleide tjenester omtalt. Prosjektgruppen har i sin innstilling til KSF foreslått at det bør utarbeides forslag til avtale, jf. pkt 2.4 i håndboken. Dette vil det bli arbeidet videre med.

5 5 Påle s unkt 1 HMS-rutiner i forbindelse med endrin o omstillin Arbeidsgruppen som fikk dette påleggspunktet har utarbeidet en HMS-rutine som skal sikre at det i forkant av omstilling eller endring, foretas vurdering av arbeidsmiljøkonsekvensene (risikovurdering) og at det iverksettes tiltak. I rutinen fastslås det at omstilling og endring i kriminalomsorgen skal bære preg av trygghet og forutsigbarhet, med stor vekt på de tilsattes medvirkning og medinnflytelse fra arbeidstakernes organisasjoner. I rutinen er det også understreket at etter endringer og omstillinger skal den ansvarlige sørge for evaluering av arbeidet. Det vises til rutine for endring og omstilling i del 2. Påle s unkt 2 G"ennomørin av risikovurderin 'ennomførin av tiltak o etablerin av HMS-rutiner Arbeidsgruppen som fikk dette oppdraget gjennomførte en risikovurdering av "uhelse" forbundet med arbeidstidsordningene i sikkerhetstjenesten. Det ble innhentet sykefraværstall for kriminalomsorgen for å forsøke å finne årsakssammenheng mellom fravær og arbeidstidsordninger. Videre ble kriminalomsorgens forprosjektrapport "Sykefravær i kriminalomsorgen" benyttet. Arbeidsgruppen vurderte følgende arbeidstidsordninger: Dagtid, 2-skift, 3-skift, rene nattevakter og deltid. Det ble gjennomført samtaler ved ulike enheter i kriminalomsorgen for å kartlegge fordeler og ulemper med de forskjellige arbeidstidsordningene, se vedlagte skjema som ble brukt. Tilbakemeldingene ble satt opp på en liste og man valgte å analysere tilbakemeldingene ved å sette disse inn i et skjema hvor konsekvens og sannsynlighet ble vurdert. Ut fra dette kom arbeidsgruppen frem til en anbefaling av tiltak og forbedringer. Resultatene viste at skiftordninger med lange vakter og muligheter til å bytte til seg vakter, for å være mange timer på jobb sammenhengende og over mange dager, kan medføre svekket sikkerhet. Det å ha turnusordning med store variabler med lange vakter og mye fritid, kan på sikt skape "uhelse". Det vises til rutine for risikovurdering av arbeidstidsordninger i del 2. Vedlagt denne rutinen følger et faktaark om turnusarbeid i et helse- og arbeidsmiljøperspektiv. Kriminalomsorgens sentrale forvaltning vil ta initiativ overfor organisasjonene om en gjennomgang av arbeidstidsordningene i kriminalomsorgen for å sikre at de eri overensstemmelse med gjeldende lovgivning. Et mandat for denne arbeidsgruppen vil foreligge før jul, og det vil bli lagt opp til at arbeidet skal sluttføres i løpet av juni Konflikthåndterin Det er utarbeidet en veileder/rutine for konfliktforebygging og konflikthåndtering i kriminalomsorgen. Konkrete rutiner for konflikthåndtering må utarbeides der de skal

6 6 anvendes, slik at de blir tilpasset arbeidssituasjonen. I veilederen er det også en mal til lokal rutine for saksbehandling i konfliktsaker. Det vises til veileder/rutine for konflikthåndtering i del 2. Områder kriminalomsorgen vil arbeide videre med HMS kultur I den rapporterende kulturen er det viktig å kartlegge kritiske hendelser og nestenulykker. I organisasjoner med liten tillit er det ofte vanskelig å få folk til å avsløre egne feil. De er redde for konsekvensene. Enkelte kan også være skeptiske til nytteverdien av rapportering, blant annet fordi det 0 medfører ekstra arbeid. For å motvirke rapporteringsvegring, er det viktig å skape tillit. A sikre konfidensialitet kan være et skritt på veien for å få dette til, men målet bør være så sterk trygghet og tillit i organisasjonen at dette ikke blir nødvendig. Det bør ikke opereres med sanksjoner i et rapporteringssystem. Hensikten med rapporteringen må være å lære av erfaring for å unngå uheldige situasjoner. Arbeidstakerne i kriminalomsorgen må raskt se nytten av å rapportere. Varsling Fornyings-og administrasjonsdepartementet (FAD) har nettopp utarbeidet retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten. Retningslinjene vil danne grunnlaget for det arbeidet som nå skal gjøres med å utarbeide rutiner for dette i vår virksomhet. Vi har i påvente av retningslinjene fra FAD utarbeidet en "plakat" for varsling, se del 2. Vi vil påbegynne arbeidet med å legge til rette for/ utarbeide rutiner for varsling. Fysisk aktivitet Det har vist seg vanskelig å utarbeide en generell rutine for fysisk aktivitet som dekker samtlige enheter i kriminalomsorgen fordi enhetene er så forskjellige. Denne saken vil bli fulgt opp av SAK. Prosessen videre Prosjektgruppen og SAK som styringsgruppe videreføres. I fase 2 vil det innlednigsvis bli utarbeidet en milepælsplan. En viktig aktivitet er å lage en plan for implementering av HMS-systemet i kriminalomsorgen. Det vil i den forbindelse også kunne være aktuelt å vurdere et datastøtteverktøy. Vi viser for øvrig til eget brev fra SHVO av 8.11 til Arbeidstilsynet. Med hilsen 6 Kristin Bølgen Bronebakk Ile e i ekspedisjonssjef sentralt hovedverneombud