SYSTEMHÅNDBOK. Helse, miljø og sikkerhet. Desember 1999 Oppdatert januar 2007 HMS INTERNKONTROLL. Kap: Sist dat.:

Transkript

1 HMS Helse, miljø og sikkerhet SYSTEMHÅNDBOK Desember 1999 Oppdatert januar

2 1. Mål 1.1 Overordna mål 1.2 Retningsmål for HMS i Odda kommune 1.3 Resultatmål 2. Organisering av Odda kommune 2.1 Organisasjonskart Ansvar Arbeidsgivers plikter Arbeidstakers plikter Odda kommunes strategi for HMS arbeid Lover og forskrifter 2.2 HMS systemets oppbygging og innhold for Odda kommune Tjenestested Arbeidsbok for hver arbeidsplass/verneområd Lov og reglementssamling 2.3 Flytskjema for arbeid med HMS Internkontroll Forklaring til flytskjema for arbeid med internkontroll 2.4 Arbeidsmiljøutvalget AKAN utvalget 2.5 Organisering av vernetjenesten Verneområder og verneombud Bedriftshelsetjenesten 2.6 Opplæring og informasjon 3. Rutinebeskrivelser og reglement utarbeidet av Arbeidsmiljøutvalget Rutinebeskrivelse for introduksjon av nytilsatte Rutinebeskrivelse for oppfølging av sykemeldte Rutinebeskrivelse for rapportering av ulykker og skader Rutinebeskrivelse for rapportering av sykefravær Rutinebeskrivelse for HMS revisjon Rutinebeskrivelse for Avvik Rutinebeskrivelse for Vernerunde Rutinebeskrivelse for Handlingsplan Retningslinjer for AKAN Retningslinjer for Attføringsutvalget 4. Dokumentasjon av resultat 4.1 Årsmelding til Arbeidstilsynet 4.2 Samlerapport fra gjennomført HMS revisjon 4.3 Skjema 2

3 1. Mål 1.1 Overordna mål Alle ansatte i Odda kommune skal delta i et systematisk arbeid med helse-, miljø, og sikkerhet for å skape et bedre arbeidsmiljø slik at vi hindrer hendelser som kan føre til skade på personer og materiell. Odda kommune skal systematisk gjennomføre tiltak som fremmer forbedringer av arbeidsmiljø og sikkerhet forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall 1.2 Retningsmål for HMS i Odda kommune Odda kommune vil skape et bedre og tryggere arbeidsmiljø, et reinere ytre miljø og bli mer produktiv ved å: bedre trivselen på arbeidsplassen forebygge årsaker til sykefravær forebygge mulighetene for yrkesskader forebygge ulykker bedre vern av det ytre miljøet redusere avfall fokusere på at mennesket er den viktigste ressurs i arbeidslivet, og en god helse er det største aktivum et menneske har 1.3 Resultatmål Samtlige Tjenestesteder skal årlig utarbeide interne, konkrete målsettinger og handlingsplaner for å nå kommunens overordna mål for HMS-arbeidet. Det skal årlig gjennomføres relevante kurs for ledere, verneombud, medlemmer av AMU som mangler nødvendig kompetanse innenfor HMS. All rapportering vedr. årsaker til sykefravær, yrkesskader, nestenulykker og ulykker skal være lett tilgjengelig for alle HMS-ansvarlige og brukes aktivt i informasjons- og opplæringssammenheng slik at hele organisasjonen kan lære av hendelsene og forebygge for gjentagelse av disse. Rådmannen skal årlig iverksette revisjoner i regi av personalrådgiver og ledergruppa for å følge opp status for kommunens HMS-arbeidet og for å sikre kontinuitet i forbedringsarbeidet. 3

4 2. Organisering av Odda kommune 2.1 Organisasjonskart for Odda kommune 4

5 Ansvar, myndighet og krav til ledere Ansvar Rådmannen har det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet i Odda kommune. Personalrådgiver har ansvaret for å lede og koordinere HMS-arbeidet på vegne av rådmannen. Tjenesteledere har ansvaret for HMS-arbeidet på sitt tjenesteområd, og er ansvarlig overfor rådmannen. Avdelingsledere har ansvaret for at HMS-arbeidet blir forsvarlig ivaretatt i det daglige arbeidet i sine enheter. Alle arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører inn under deres ansvarsområde. Den enkelte ansatte har ansvar for eget arbeide og egne handlinger HMS er alle tilsatte sitt ansvar. Dette ansvaret innebærer å: - ha et aktivt forhold til at lover og forskrifter for HMS følges opp i det daglige arbeidet - melde fra om forhold på arbeidsplassen som kan forårsake ulykker/skade på personell, utstyr eller omgivelser - klarlegge årsakene til avvik - være med og finne løsninger og sette i verk tiltak for å hindre at nye avvik oppstår Arbeidsgiverens plikter Arbeidsgiveren, eller den som i arbeidsgivers sted leder virksomheten (linjeledelsen) har ansvaret for at arbeidstakerens sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt på alle plan i virksomheten. Det vises spesielt til: Forskrift om internkontroll, 6 og 7 Arbeidsmiljølovens 14 Arbeidstilsynets orienteringer Arbeidstilsynets Best.nr.326: Arbeidsgiver plikter Arbeidstilsynets Best.nr.502: Arbeidsmiljø Hvem har ansvaret Arbeidstakers plikter Det vises til arbeidsmiljølovens 16 vedrørende arbeidstakers plikter etter arbeidsmiljøloven. Arbeidstaker skal: Medvirke til godt arbeidsmiljø Delta i det organiserte HMS-arbeidet Utføre arbeidet i samsvar med påbud og instrukser Bruke nødvendig verneutstyr og innretninger Melde fra til overordnet ved avvik Melde fra til overordnet om tilløp til skader, ulykker og yrkessykdommer 5

6 2.1.4 Odda kommunes strategi for HMS-arbeidet Lederens oppgave. Ledere på alle nivåer skal likestille helse, miljø og sikkerhet med andre lederoppgaver. Det viktigste virkemiddelet skal her være personlig og direkte engasjement. Dette gjøres ved å: ha HMS fast på møteagendaen i leder- og avdelingsmøter ta initiativ til HMS-kartlegging av arbeidsplassene ta initiativ til vernerunder lytte til og snakke med de ansatte om helse, miljø og sikkerhetsspørsmål benytte foreskrevet reaksjonsmønster ved brudd på gjeldende prosedyrer og instrukser. arbeide for størst mulig medvirkning fra alle ansatte i arbeidet for et bedre og sikrere arbeidsmiljø motivere alle medarbeidere til å føle et ansvar for hverandres helse på arbeidsplassen motivere alle medarbeidere til å føle et ansvar for miljøeffekten av bedriftens virksomhet Odda kommunes oppgaver. Odda kommune skal øke kunnskapen om helse, miljø og sikkerhet i hele organisasjonen. HMS skal integreres i alle Odda kommunes aktiviteter og prosjekter. Bruk av konsekvensanalyser forut for et prosjekt skal innarbeides. Arbeidsstedene til kommunen skal holdes reine og ryddige, og alle farlige forhold og farlige handlinger skal snarest rettes på Lover og forskrifter Grunnlag Grunnlaget for HMS-systemet er gitt i en egen internkontrollforskrift: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av Gjennom sitt HMS-internkontroll system forplikter Odda kommune seg til systematisk oppfølging av gjeldende krav i: * Arbeidsmiljøloven * Lov om brannvern * Lov om eksplosive varer * Lov om brannfarlige varer * Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr * Forurensningsloven * Produktkontrolloven * Lov om helsetjenesten i kommunen * Lov om helsemessig beredskap 6

7 * Sivilforsvarsloven 2.2 HMS systemets oppbygging og innhold for Odda kommune Det foreliggende dokumentet er en systemhåndbok, og er felles for hele kommunen. Den viktigste funksjonen til systemhåndboken er å skape et rammeverk for hovedbøkene på tjenesteområdet gi en klar oversikt over de sentralt gitte mål, retningslinjer, strategi og prosedyrer gi en oppdatert informasjon om ansvar, myndighet og organisasjon i kommunen som helhet Tjenesteområdet Hvert tjenesteområde utarbeider sin egen bok. Tjenesteområdene har ulike arbeidsoppgaver, og dette gjenspeiles i at HMS systemene kan bygges opp ulikt i forhold til omfang og innhold. Den viktigste funksjonen til hovedbøkene er å: gi en klar oversikt over hvilke krav som stilles til handling på tjenesteområdet være et oppslagsverk i forhold til nødvendige skjema, ansvar, myndighet og organisasjon Arbeidsbok for hver arbeidsplass/ verneområd Hvert verneområd har sin egen arbeidsbok. Den viktigste funksjonen til arbeidsbøkene er å: gi dokumentasjon på gjennomført aktivitet, som f eks gjennomførte vernerunder og utarbeidde handlingsplaner Lov og reglementssamling Hvert verneområde skal ha Arbeidstilsynets publikasjon over lov- og reglementssamling. Denne har som funksjon å: være en oppdatert oversikt over relevante lover og regelverk 7

8 2.3 Flytskjema for arbeid med HMS internkontroll 1.Kartlegging yrkesskader og yrkessykdommer sykefravær belastningsfaktorer og risikoforhold i arbeidsmiljøet, f.eks ved - vernerunder - medarbeidersamtale 2. Avviksbehandling Lukke avvik som er avdekket gjennom kartlegging Lukke avvik som rapporteres fortløpende av alle medarbeidere 3. Personalmøte Resultat fra kartlegging Forslag til tiltak 4. Handlingsplan Utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Tiltaksliste Handlingsplan 5. Mål for Helse, miljø og sikkerhet 7. Gjennomføre sentrale prosedyrer og retningslinjer Utarbeide mål for den enkelte arbeidsplass 6. Kontroll av lov- og regelverk, årsrapportering og oppdatering av HMS- systemet Kontrollere at lover og regler forefinnes, er oppdatert, og at kravene etterleves. Det skal utarbeides årsrapport til AMU HMS-systemet skal oppdateres/ revideres 8

9 2.3.1 Forklaring til flytskjema for arbeid med internkontroll 1 Kartlegging Krav til handling 1.1 Leder skal registrer, melde og følge opp yrkesskader og yrkessykdommer. Registrering av personskader og yrkessykdommer skal skje etter aml 20. Ved dødsulykker og ulykker som har voldt alvorlig skade, skal myndighetene varsles etter aml 21. Melding om yrkesskade eller yrkessykdom påført under arbeid skal sendes sektorene på RTV-blankett A og skjema fra forsikringsselskapet. Summeres opp på skjema for kartlegging 1.2 Kartlegging av sykefravær. Fravær registreres hver måned i Agresso og kvartalsvise rapporter utarbeides 1.3 a Det skal gjennomføres medarbeidersamtale minst en gang i året. Dokumenteres på protokoll fra vernerunde. 1.3 b Det skal gjennomføres vernerunder minst en gang i året. Deltakere på vernerunden skal normalt være avdelingsleder, verneombud og vaktmester/ vedlikeholdsansvarlig. På vernerunden skal følgende dokument brukes: - sjekkliste for vernerunde - sjekkliste for internkontroll av lovområder under branntilsyn ( etter behov) - kvalitetsikringsperm for bygget 1.4 Særlig overvåking av arbeidsmiljøet, målinger, periodisk kontroll og /eller helsekontroll av arbeidstakerne - risikovurdering skal gjennomføres ( skjema fra arbeidstilsynet) - kartlegging (særlig overvåking) kun ved behov Ref. til HMS perm Se tjenesteområdets HMS permer Rutinebeskrivelse RTV blankett Skjema fra fors.selskap Skjema for vernerunder og tiltaksliste Skjema for fravær Kvartalssrapp. Rutinebeskrivelse vernerunde Sjekkliste vernerunde Skjema fra arbeidstilsynet 2 Avviksbehandling og korrigerende tiltak Krav til handling 2.1 Avvik skal rapporteres skriftlig. Rutinebeskrivelse avviksbehand. 2.2 Avvik behandles også fortløpende når de avdekkes av ledere eller medarbeidere 2.3 Hvis kartlegging avslører feil og mangler ihht lov og regelverk avvik, skal det settes i gang tiltak for å rette opp dette. I tillegg skal det vurderes tiltak for å hindre at avviket skjer på nytt korrigerende tiltak 3 Personalmøte Krav til handling 3.1 Resultatet av kartlegging skal legges fram for de ansatte i egne personalmøter 3.2 Forslag til tiltak Handlingsplan, skal utarbeides i samarbeid med verneombud, og legges fram på personalmøte Strategi for HMS arbeid Skjema for Handlingsplan 9

10 4 Handlingsplan Krav til handling 4.1 Hvis kartleggingen avslører problemområder det bør jobbes nærmere med, skal det utarbeides en handlingsplan. Denne grupperes i to: - Tiltaksliste - Handlingsplan Tiltaksliste Handlingsplan 5 Mål for Helse, Miljø og Sikkerhet Krav til handling 5.1 Det skal utarbeides lokale mål for Helse, miljø og sikkerhet Se sektorens HMS perm 6 Kontroll av lov- og regelverk, årsrapportering og oppdatering av HMS- system Krav til handling 6.1 Kontroll av om lover og regler forefinnes, er oppdater, og at kravene etterleves 6.2 Det skal utarbeides årsrapport som rapporteres videre til l AMU 6.3 HMS-systemet skal være oppdatert. Tjenesteleder har ansvar for å supplere IK håndbok med dokumenter som gjelder for sin eget område Se sektorens HMS perm 7 Etterleve sentrale rutinebeskrivelser utarbeidet i kommunen 7.1 Opplæring Ansvarlig leder skal sørge for at deres underordnede får tilstrekkelig opplæring, herunder: - Rutinebeskrivelse for introduksjon av nytilsatte til HMS. Opplæringen skal dokumenteres i henhold til sjekklisten. Tjenesteleder er ansvarlig for at arbeidsledere/linjeledere får nødvendig opplæring Sjekkliste dok.opplæring. 7.2 Rutinebeskrivelse for oppfølging av sykemeldte 7.3 Rutinebeskrivelse for rapportering av ulykker, nesten ulykker og skader Skjema 7.4 Rutinebeskrivelse for rapportering av sykefravær Skjema 7.5 Rutinebeskrivelse for Avvik Skjema 7.6 Rutinebeskrivelse for Vernerunder Skjema 7.7 Rutinebeskrivelse for Handlingsplan Skjema 7.8 Rutinebeskrivelse for HMS revisjon 2.4 Arbeidsmiljøutvalget Odda kommune har et Arbeidsmiljøutvalg som er sammensatt av representanter fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden AKAN utvalg Odda kommune har AKAN utvalg som et underutvalg til Arbeidsmiljøutvalget. 10

11 2.5 Organisering av vernetjenesten Arbeidsgiver har ansvar for at det etableres en tilfredsstillende vernetjeneste. Nærmere regler om vernetjenesten er fastsatt i: Best.nr Arbeidstilsynets forskrift Innhold Nr.321 Arbeidsmiljøloven Kap.VII Nr.501 a Hvilke virksomhet skal ha verne og helsepersonell Best.nr. Arbeidstilsynets orientering Innhold Nr.383 Arbeidstilsynets kommentarer til lover Vernetjenesten og forskrift Nr.437 Orientering om Verneombudets plikter Du er valgt til verneombud og rettigheter Nr.501 Bedriftshelsetjenesten Verneområder og verneombud Odda kommune har et hovedverneombud. Hovedverneombudet skal være arbeidstakernes representant i kommunenes Arbeidsmiljøutvalg. Kommunen er delt inn i hensiktmessige verneområder. Det er valgt verneombud for hvert område. Verneombudet er arbeidstakernes representant i sikkerhets- og arbeidsmiljøspørsmål, og skal ivareta deres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet har tilsyn- og kontrollfunksjon vedr. oppfylling av lov og regelverkets krav til sikkerhet og arbeidsmiljø, og at dette arbeidet planlegges, organiseres og gjennomføres av virksomheten Bedriftshelsetjenesten Odda kommune er tilsluttet Odda bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal etter vedtektenes 1,pkt.3 : utføre bedriftshelsetjeneste etter bestemmelser i arbeidsmiljøloven og forskrifter for Verne- og helsepersonale. Ordningen gjelder for alle arbeidstakere. Bedriftshelsetjenesten skal dokumentere de tjenestene de utfører for kommunen. Rapportene skal presenteres for tjenestelederne etter vedtatte rutiner. 2.6 Opplæring og informasjon Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne, verneombud og medlemmer av Arbeidsmiljøutvalget får den nødvendige opplæring etter bestemmelsene i: Arbeidsmiljøloven 14 h 11

12 Arbeidsmiljølovens 29 nr.2 Lov om brannfarlige varer, lov om eksplosive varer og lov om brannvern Forurensningsloven Lov om tilsyn med elektriske anlegg og utstyr Arbeidstilsynets - Forskrift nr.321, Verneombud og arbeidsmiljøutvalget, 11 - Orientering, nr.383 Vernetjenesten. Arbeidstilsynets kommentar til lov og forskrift. Ansvarlig leder skal sørge for at deres underordna har tilstrekkelig opplæring. Tjenesteleder er ansvarlig for at avd ledere har nødvendig opplæring. Personalrådgiver sørger for tilbud om grunnopplæring til medlemmene av arbeidsmiljøutvalget og arbeidsledere snarest mulig etter nyvalg/ansettelse. HMS opplæringen som skal gjennomføres er knyttet til kommunenes eget HMS system og blir arrangert med egne instruktører. 3.0 Rutinebeskrivelse og retningslinjer vedtattt av Arbeidsmiljøutvalget Rutinebeskrivelse for introduksjon av nytilsatte vedr. HMS Rutinebeskrivelse for oppfølging av sykemeldte Rutinebeskrivelse for rapportering av ulykker og skader Rutinebeskrivelse for rapportering av sykefravær Rutinebeskrivelse for HMS revisjon Rutinebeskrivelse for Avvik Rutinebeskrivelse for Vernerunder Rutinebeskrivelse for Handlingsplan Retningslinjer for AKAN Retningslinjer for Attføringsutvalget 12

13 4 Dokumentasjon av resultat 4.1 Årsmelding til arbeidstilsynet 4.2 Samlerapport fra gjennomføret HMS revisjoner 4.3 Skjema Skjema for avviksrapport Skjema for vernerunder Skjema for registrering av ulykker/ nestenulykker Skjema handlingsplan Skjema for tiltaksliste Skjema for opplæring Skjema for sjekkliste 13