Retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendelser

Transkript

1 Dok.id.: Retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede Utgave: 1.00 Skrevet av: VB Gjelder fra: Godkjent av: HAMU Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 5 1. Formål og omfang Retningslinjene skal sikre: At alle avvik og/eller uønskede blir meldt fra om og fulgt opp på en god måte. At virksomheten iverksetter nødvendige tiltak som er med på å forebygge feil, bidra til forbedringer og forhindre gjentagelser. At virksomheten fører register over alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeidet, jf retningslinjer for melding, registrering og oppfølging av skader, nesten ulykker og yrkessykdom og aml 5-2. Tjenester, produksjon og produkter skal oppfylle ulike sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Det stilles krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for både å sikre ytre miljø og gi trygghet for de som utfører arbeidet. Melding, registrering og oppfølging av avvik og/eller uønskede vil være et verktøy i fylkeskommunens internkontrollsystem for å forbedre kvaliteten på våre tjenester og sikre god helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 2. Definisjon på avvik og definisjon av uønskede hendelse Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av et krav. Altså ethvert forhold som er brudd på gjeldende krav i lov, forskrift, konsesjon, interne bestemmelser, mål og planer (NS-EN ISO 9000:2000). En uønsket hendelse defineres som en hendelse eller tilstand som kan medføre skade på mennesker, miljø, materiell eller annen form for økonomisk tap (NS 5814, ISO 14001:1996). 3. Rolle og ansvar Arbeidstaker/studenter/elever: Den som blir oppmerksom på et avvik skal vurdere hvordan avviket skal behandles der og da. Dette på bakgrunn av at avvik kan kreve strakstiltak og korrigerende tiltak. Studenter/elever skal straks melde fra til personalet ved skolen dersom avvik avdekkes. Hvis arbeidstaker er usikker på hvordan avviket skal behandles/hvilke tiltak som bør iverksettes, må man søke råd hos andre ansatte eller leder. Når eventuelle strakstiltak er utført, skal arbeidstaker fylle ut side 1 i skjemaet melding av avvik og/eller uønskede som signeres og leveres nærmeste leder. Gi kopi av skjemaet til virksomhetens verneombud

2 Side : 2 av 5 Nærmeste leder: Etter melding fra arbeidstaker/student/elev skal nærmeste leder håndtere avviket eller den uønskede hendelsen og iverksette nødvendige tiltak. Nærmeste leder må vurderer hva som må gjennomføres for å få lukket avviket enten midlertidig eller på permanent basis: o Vurdere alvorlighetsgraden i meldingen og iverksette tiltak enten midlertidige eller permanente. o Fylle inn vurdering og tiltak på side 2 i skjemaet melding av avvik og uønskede og gi kopi til melder og verneombud. Når saken er løst, skal originalskjemaet oppbevares i virksomhetens saksarkiv. o Dersom saken ikke kan løses lokalt og innenfor eget budsjett, videresendes den i rapporteringslinjen til neste nivå. o Dersom ledelsen finner at det ligger fare for liv eller helse, kan arbeidet stanes inntil vernetiltak er iverksatt. o Leder skal gi tilbakemelding til melder, både ved mottak av melding og når saken ansees som løst. Avvik som gjelder konflikter eller andre psykososiale forhold, må håndteres i henhold til retningslinjer for psykososialt arbeidsmiljø (vold og trusler, konflikter, mobbing og trakassering etc). Når saken defineres som en personalsak, må denne håndteres etter gjeldene rutiner. Verneombud skal tas med på råd i behandlingen av avvik, og ledelsen kan søke råd hos bedriftshelsetjenesten før tiltak iverksettes. Sørge for at meldingen om avviket eller den uønskede hendelsen føres inn i virksomhetens oversikt for avvik og uønskede. Sørge for at AMU blir orientert om som medfører yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker i sin avdeling. Leder i virksomheten/øverste administrative leder: Sørge for at retningslinjer er kjent i virksomheten blant alle arbeidstakere, studenter og elever Sørge for at virksomheten fører oversikt over alle meldinger om avvik og uønskede for å vurdere nødvendige tiltak og bidra til forbedringer som hindrer gjentagelse. Sørge for at nødvendige skjemaer er tilgjengelig i virksomheten Sørge for at virksomheten fører register over alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeidet, jf retningslinjer for melding, registrering og oppfølging av skader, nesten ulykker og yrkessykdom. Orientere virksomhetens AMU om som medfører yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker. Sørge for at avvik og/eller uønskede blir orientert om oppover i organisasjonen ut i fra alvorlighetsgraden. o Hendelser som har medført alvorlig skade på pasienter/studenter/elever/egne ansatte o Hendelser som kunne medført alvorlige skader på pasienter/ studenter/elever/egne ansatte o Hendelser det antas at media/publikum vil kunne være interessert i

3 Side : 3 av 5 o Leder skal straks melde fra til Arbeidstilsynet eller politi om alvorlige skader og dødsfall, jf rutiner for melding og registrering av skader, ulykker, nestenulykker, yrkesskade og yrkessykdom. Sørge for at forhold som ikke kan rettes opp innenfor virksomhetens budsjett blir løftet på etatatsnivå som der igjen kan løfte saken etter vurdering til fylkesrådet. At dokumentasjon arkiveres på korrekt måte. Verneombud Skal ha kopi av skjema melding av avvik og uønskede fra arbeidstaker/elev Skal ha kopi av skjema melding av avvik og uønskede fra leder når leder har ført på sine vurderinger og eventuelle tiltak. Skal påse at avviket eller den uønskede hendelsen blir fulgt opp på forsvarlig måte, og at avviket blir lukket og tiltak iverksatt for at uønskede skal forhindres. Verneombudet rapporterer videre til hovedvernombudet Verneombudet har rett til å stanse arbeid dersom verneombudet mener at det er umiddelbar fare for arbeidstakernes liv eller helse, og faren ikke kan avverges på annen måte. Arbeidet kan bare stanses i det omfang verneombudet anser det nødvendig for å avverge fare, jf aml 6-3. Arbeidsmiljøutvalg Skal ha alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker Søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen Se til at arbeidsgiveren treffer tiltak for å hindre gjentakelse Personal og lønnsentret v/ HMS Kan bistå virksomheten med informasjon om fremgangsmåte. 4. Vurdering av alvorlighetsgrad på avvik og uønskede Når virksomheten skal vurdere alvorlighetsgrad på et avvik og/eller uønskede kan følgende inndelig i alvorlighetsgrad benyttes: Fullt akseptabelt (grønn) o Uønskede enkelt og mindre skader som ikke krever behandling, og ikke medfører fravær. o Hendelser son medfører en viss slitasje på det ytre miljø. o Uønsket hendelse som medfører mindre tap/skader på forbruksmateriell. Akseptabelt, men kan forbedres (gul) o Uønskede med skader eller belastninger, som ikke krever ekstern behandling og som ikke medfører fravær over 1 uke. o Uønskede som medfører slitasje og forringelse av det ytre miljø utover det som er naturlig bruk. o Uønsket hendelse som medfører skader på materielle verdier, og som fører til omlegging i inntil en uke.

4 Side : 4 av 5 Laveste nivå av hva som kan aksepteres (gul) o Uønskede som medfører medisinsk behandling, omplassering og/eller tilrettelegging, og fravær over 1 uke. o Uønskede som ikke medfører varige skader på det ytre miljø, men som ikke kan aksepteres over tid. o Uønsket hendelse som medfører større tap vurdert utfra virksomhetens eget budsjett, samt planlagt stegning av virksomheten. Ikke akseptabelt (rød) o Uønskede som medfører delvis varlig uførhet og/eller delvis nedsatt livskvalitet og funksjonsevne. o Uønskede som medfører forurensning, forsøpling og langtidsvirkende skader på miljøet hvor opprydding må påregnes. Aktiviteter som påfører området støy av en ikke akseptabel grad eller som medfører midlertidig stegning av nærmiljøet. o Uønsket hendelse som medfører større tap vurdert utfra virksomhetens eget budsjett, samt planlagt stegning av virksomheten. Katastrofalt (rød) o Uønskede som medfører død, total uførhet og/eller totalt ødelagt livskvalitet og funksjonsevne. o Uønskede som medfører ulovlig forurensning og varig skade av miljøet o Uønsket hendelse med varig tap av bygninger, andre større anlegg, større datamengder eller annet arkivverdig materiale, arbeidsplasser, eller varig stegninger pga personellmangel, samt økonomiske tap som følge av kriminelle handlinger. 5. Registrering og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendeler Retningslinjer for avviksbehandling er en av de mest sentrale i virksomhetens systematiske HMS-arbeid, og avvikshåndtering skal derfor gjennomgås årlig av virksomheten. Virksomheten må føre oversikt lokalt over alle avviksmeldinger som kommer inn. Følgende punkter bør være dekket i denne oversikten: Avdeling hendelsen skjedde Dato for hendelsen Vurdering av alvorlighetsgrad (grønn, gul, rød) Beskrivelse av avviket og/eller den uønskede hendelsen Årsaken til avviket og/eller den uønskede hendelsen Forslag til utbedring/forebyggende tiltak midlertidige eller permanente Ansvarlig for tiltak Løsning/tiltak som er valgt Når tiltaket ble iverksatt Dato for når saken er lukket

5 Side : 5 av 5 På den årlige gjennomgangen skal følgende punkter tas med: Antall avvik og hvordan dette fordeler seg Er alle avvikene fulgt opp (lukket) og førte det til forandringer på arbeidsplassen? Hvordan fungerer rapporteringsrutinene og er alle ansatte kjent med retningslinjene? Behov for endringer og opplæringstiltak? Viser forøvrig til rutiner som vernerunder, risikokartlegginger, arbeidsmiljøundersøkelser m.m. som også er en del av det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Alle arbeidstakere skal medvirke og komme med forslag til ledelse, verneombud og arbeidsmiljøutvalg om tiltak som kan gjøre arbeidsmiljøet og sikkerheten bedre, også utover minstekravene. Vedlegg: Skjema melding av avvik og/eller uønskede Mal til skjema i virksomheten for dokumentering av innmeldte avvik (oversikt) Saksgang i HMS-saker Egenerklæring ved fravær Retningslinjer for melding, registrering og oppfølging av skader, nesten ulykker og yrkessykdom Referanser: Arbeidsmiljøloven Foruresningsloven Brann- og eksplosjonsvernloven Produktkontrollloven Sivilforsvarsloven Lov om elektrisk anlegg og elektrisk utstyr Genteknologiloven Strålevernloven