Akupunkturforeningen gir med dette ut en veileder i internkontroll på området helse, miljø og sikkerhet

Transkript

1 INTERNKONTROLL HMS

2 INNHOLD 1 Innledning 4 2 Hva er internkontroll? 4 3 Hvorfor er det nødvendig med internkontroll av HMS? 4 4 Hvem er ansvarlig for arbeidet med internkontroll? 5 5 Hvor omfattende skal HMS-arbeidet være? 5 6 Hvordan komme i gang med HMS-arbeidet? 5 7 Hva skal være dokumentert skriftlig? 6 8 Hvis forskriften ikke følges opp? 6 Vedlegg Vedlegg 1: Beskrivelse av virksomhet Vedlegg 2: Fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS Vedlegg 3: Enkel modell for risikovurdering Vedlegg 4: Kartlegging av HMS Vedlegg 5: Handlingsplan Vedlegg 6: Kontrollskjema for brannvern Vedlegg 7: Kontroll av el-anlegg Vedlegg 8: Førstehjelp Vedlegg 9: Aktuelle lover og forskrifter Andre aktuelle dokumenter Om ulykken skulle inntreffe Melding om bivirkninger Blodgiverskjema Samtykkeskjema til føring av journal Samtykkeskjema med egenerklæring Retningslinjer for sikker akupunkturpraksis Rammekrav for akupunktører 2

3 INTERNKONTROLL Akupunkturforeningen gir med dette ut en veileder i internkontroll på området helse, miljø og sikkerhet (HMS). Veilederen kommer i elektronisk form, siden vi nå er i 2011, og digital plattform er den foretrukne. De av dere som ønsker å ha internkontrollsystemet i papirform, står selvsagt fritt til å skrive ut og sette inn i egen «internkontrollperm». Det viktigste er at innholdet er lett tilgjengelig for alle de ansatte og tilsynsmyndigheter som kan komme på rutinekontroll. Vi håper at veilederne vil gi dere den hjelpen dere eventuelt måtte trenge for å komme i gang! For dere som driver enkeltmannsforetak vil et slikt system være relativt enkelt, men for de av dere som har større klinikker med flere ansatte vil kravene være noe mer omfattende. Vi håper at veilederen kan være til nytte for akupunktører i forskjellig form for virksomhet. Vi takker Hanne Aanensen for alt det arbeidet hun har lagt ned i denne veilederen. Vi ønsker Akupunkturforeningens medlemmer, som enda ikke har fått på plass et eget internkontrollsystem, lykke til med arbeidet! Oslo, juli 2011 Kari Bente Sørlie generalsekretær INNHOLD INNHOLD 3

4 Internkontroll HMS 1. Innledning Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsmiljøet i en virksomhet skal være fullt forsvalig med hensyn til arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Uttallige forskrifter er hjemlet i denne loven. I denne sammenheng er det Internkontrollforskriften som er av interesse. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) skal sikre at alle virksomheter etablerer et system som gjør det lettere å etterleve lover og regler innenfor helse-, miljø- og sikkerhet (HMS) på arbeidsplassen. Forskriften kan virke omfattende for små klinikker og enkeltmannsforetak, men hovedkravene skal etterfølges av alle. Videre følger en oversikt over hva internkontroll er, og noen ideer om hvordan man kan komme i gang uten at det blir for omfattende. Internkontrollsystemet bør være enkelt og praktisk, lett å finne frem i, og kjent av alle som arbeider på klinikken. Er man flere som arbeider sammen, er det gunstig at man fordeler ansvaret for internkontrollrutinene. 2. Hva er internkontroll? Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. I tillegg til å drive internkontroll av helse-, miljø- og sikkerhet på arbeidsplassen, har alle som yter helsetjeneste også plikt til å etablere internkontroll i tilknytning til den faglige utøvelse. I følge lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven 3) er det slik at: Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift. Fylkeslegen skal påse at alle som yter helsetjeneste har etablert internkontrollsystem og fører kontroll med sin egen virksomhet på en slik måte at de kan forebygge svikt i helsetjenesten. 3. Hvorfor er det nødvendig med internkontroll av HMS? Målet med internkontroll er å sikre et tryggere arbeidsmiljø, forebygge arbeidsulykker, og hindre helseplager gjennom gode rutiner for kontroll. Systemet er en kvalitetssikring og skal sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. I følge arbeidsmiljølovens 6 1 (1) skal det ved hver virksomhet som går inn under loven velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 10 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud ved virksomheten. Ved virksomhet med mer enn 10 arbeidstakere kan det velges flere verneombud. 4

5 4. Hvem er ansvarlig for arbeidet med internkontroll? Den som er ansvarlig (daglig leder) for virksomheten skal sikre at virksomheten følger gjeldende krav. Ledelsen skal sørge for at virksomheten har et system som sikrer at det arbeides systematisk med HMS, og at arbeidstakerne/leietakerne deltar aktivt i dette arbeidet. 5. Hvor omfattende skal HMS-arbeidet være? Internkontrollen skal tilpasses virksomheten både når det gjelder omfang og innhold. Små bedrifter med lite risikofylt aktivitet behøver ikke noe omfattende system, men det er likevel viktig at man tenker gjennom alle ledd og tilpasser systemet til den aktuelle virksomheten og forholdene der. 6. Hvordan komme i gang med HMS-arbeidet? De viktigste trinnene i utviklingen av et system for å følge opp helse, miljø og sikkerhet i bedriften er: Arbeidsgiver/daglig leder har ansvaret for HMS og bør ta initiativet til å starte arbeidet, men det er viktig at prosessen skjer i samarbeid med arbeidstakerne. Sett mål for arbeidet med HMS i deres bedrift, skriv ned hvordan virksomheten er organisert og hvem som har ansvaret for å følge opp HMSspørsmål. Eks: Vi vil forebygge ulykker, miljø- og helseskader for å skape trivsel på arbeidsplassen. Vi vil at våre arbeidsrutiner er trygge for våre medarbeidere og at våre behandlingstilbud er trygge for våre pasienter. Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på lik linje med service, effektivitet og økonomi. Skaff oversikt over hvilke lover og forskrifter som er aktuelle for virksomheten. På klinikker som ikke har ansatte gjelder ikke arbeidsmiljøloven. Det er likevel i alles interesse at man tar hensyn til arbeidsmiljølovens pålegg for å sikre en trygg arbeidsplass. Skaff oversikt over hvilke sikkerhetsrutiner som allerede finnes i bedriften. Disse kan inngå i internkontrollsystemet. F.eks: Oppbevaring av brukte engangsnåler, avfallsdeponering osv. Kartlegg bedriften med tanke på risiko. En enkel risikoanalyse kan bestå i å stille tre enkle spørsmål: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Hvordan kan vi redusere konsekvensene hvis det likevel skulle skje? Kartleggingen gir en oversikt over hva som bør forbedres (se Enkel modell for risikovurdering og hjelpeskjema for risikoanalyse). Lag en handlingsplan på bakgrunn av kartleggingen. Planen skal vise hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort (Se skjema Handlingsplan). I tillegg til den jevnlige oppfølgingen med kartlegginger og tiltak, må bedriften også, minst en gang i året, gjennomgå selve systemet som er bygget opp og vurdere om det har fungert i praksis eller bør endres. 5

6 7. Hva skal være dokumentert skriftlig? Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet i bedriften. Men deler av HMS-arbeidet skal være dokumentert skriftlig. Her skal det gå klart fram når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i sikringsarbeidet. Det skal være skriftlige beskrivelser av: hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende) hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan) rutine for å håndtere feil og mangler hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten. For små bedrifter med lite risikofylt aktivitet, behøver ikke dette innebære så mye arbeid. Veiledningen og kommentarene som er gjengitt sammen med forskriften, gir oppskriften og et grunnlag for det du trenger til en liten virksomhet. Men det er viktig at du tenker gjennom alle ledd og tilpasser systemet til akkurat den virksomheten og de forholdene som er aktuelle for deg. 8. Hvis forskriften ikke følges opp? Tilsynsmyndighetene kontrollerer at HMS-bestemmelsene overholdes gjennom tilsynsbesøk, stikkprøver eller mer omfattende gjennomgang av hele HMS-systemet i bedriften. Ved brudd på regelverket kan myndighetene gi pålegg om å rette opp forholdet innen en viss frist. Hvis pålegget ikke etterkommes innen fristen, kan bedriften bli ilagt dagbøter som løper til pålegget er oppfylt. I alvorlige tilfeller kan det også bli snakk om gebyr og politianmeldelser. Også mange kunder og leverandører stiller krav til HMS. Stadig flere krever for eksempel at deres kontraktspartnere og underleverandører kan dokumentere godt HMS-arbeid. Gode rutiner for HMS kan også få betydning for forsikringspremien. Mangelfulle rutiner kan derimot føre til problemer med forsikringsoppgjør i et skadetilfelle. 6

7

8 Akupunkturforeningen, Kongensgate 12, 0153 Oslo