Egenkontroll. Internkontroll. 1. mars 2018

Transkript

1 Egenkontroll Internkontroll 1. mars 2018

2 Hva handler internkontroll om?

3 Strategiplanen - nest viktigste styringsdokument - vedtas i kommunestyret Balansert målstyring - et verktøy 4 perspektiver: 1. SAMFUNNET 2. BRUKERNE 3. MEDARBEIDERNE 4. ØKONOMIEN 3 (4) lovpålagte dokument i ett Kommuneplanens handlingsdel Økonomiplan Årsbudsjett Kommunal planstrategi - rullering Strategiplanen = bestilling til rådmannen: Gjennomgående satsinger Fokusområder og mål Innenfor den økonomiske rammen Rapportering: Tertialvis + årsmelding

4 Roller

5 Kommunal egenkontroll Rapportering

6 Hva er rådmannens ansvar? Kommuneloven 23 Øverste leder for den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen Plikter å sørge for at sakene er forsvarlig utredet Har møte- og talerett i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget Har ansvaret for at vedtak i folkevalgte organer blir fulgt opp Sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter, og at driften er betryggende kontrollert

7 Inn mot folkevalgte Tett på faste møter med ordfører Delegeringsreglementet - Formelle rammer - Håndtering av det ryddighet Møter opp kontrollutvalget Styringssystemet er av stor betydning Oppfølging av politiske vedtak kvartalsvis rapportering

8 Internkontroll som en del av daglig ledelse og faglig arbeid Internkontroll inngår i lederansvaret. Det overordnede ansvaret er plassert hos rådmannen, kommunelovens 23. I og med delegering innen fag/tjenester, personal og økonomi, er dette også sentralt i enhetslederrollen. Lederen som fanebærer. Helhet og sammenheng. I lov og forskrift er det også lagt vekt på lederens ansvar for internkontroll og forbedringsarbeid.

9

10 Som rådmann er min oppgave å Tilrettelegge Ta ansvar for gjennomføring Følge opp I og med delegering innen fag/tjenester, personal og økonomi, er disse oppgavene også sentrale i enhetslederrollen. I lov og forskrift er det også lagt vekt på lederens ansvar for internkontroll og forbedringsarbeid.

11 Lederoppgave 1. Tilrettelegge ved å organisere, klargjøre forventninger og se til at vi har og bruker metoder og verktøy for internkontroll og forbedringsarbeid. Lean, årshjul, felles maler osv. «Ny som leder i Gausdal kommune» Introduksjon av nyansatte Møter workshops

12 Tema på internkontrolldagen Informasjonssikkerhet 2. Internkontroll hvorfor og hvordan? Roller og oppgaver System Verktøy Hva nå? Hvordan jobbe videre? 3. Retningslinjer for forebygging av vold og trusler

13 Lederoppgave 2. Ta ansvar for gjennomføring: legge lista sammen med ledere/avdelingsledere. Hva er god internkontroll hos oss? Rådmannen må ta ansvar for sektorovergripende reglement og retningslinjer Enhetsledere må ta ansvar for at relevante reglement og retningslinjer i enheten er oppdaterte, kjente og i bruk

14 KS-nettverket: SEKTOROVERGRIPENDE INTERNKONTROLL Dokumenter som må være på plass for å ha en sektorovergripende internkontroll 1. Delegeringsreglementet fra kommunestyret til rådmannen 2. Administrative fullmakter fra rådmannen 3. Økonomireglementet 4. Finansreglementet 5. Anskaffelsesreglementet 6. Personalhåndbok 7. Etiske retningslinjer 8. Lederavtaler 9. HMS internkontroll 10. Krise og beredskap 11. Rutiner for systematisk avvikshåndtering 12. Strategisk kompetansestyring 13. Arkivplan 14. Informasjonssikkerhet og personopplysninger 15. Oversikt over avtaler

15 Lederoppgave 3. Følge opp! Det kan gjøres ved å synliggjøre internkontrollkravene, ved å ha internkontrollaktiviteter i lederavtaler, årshjul og vise fram resultater. Bruk etablerte møteplasser. Utfra prinsippet: Vesentlig og viktig. Prosesser, dokument, aktiviteter: handlingsplan for internkontroll, Lean, intern revisjon, skolevandring, tertialrapportering, årsmelding, oppdatering av prosedyrer, kompetanseheving

16 Å arbeide SYSTEMATISK 1. Ha en praktisk prosedyre for det som skal gjøres må jobbe etter et system som alle kjenner og alle følger 2. Sette saken på dagsorden med faste mellomrom etter et system en fastsatt plan 3. Arenaer for refleksjon og læring bruk eksisterende møter men husk: 4. Dokumentér AT saken er gjennomgått med HVEM og HVA som evt. ble resultatet / konklusjonen Eks.: «gjennomgang/revisjon av prosedyre», «opplæring av nyansatte», osv. Navnelister = deltakerliste for alle slike møter (blir etterspurt under revisjon)

17 Ledelse 1 Individuelt: Hva er mine lederutfordringer knyttet til internkontroll? Hvordan kan jeg jobbe med disse utfordringene?

18 Ledelse 2 Gruppearbeid: Hvordan kan ledergruppen jobbe med disse utfordringene?

19 Risikovurdering

20 Prioritering: TIDKREVENDE ressurskrevende HØY RISIKO ( haster ikke ) HASTER LAV RISIKO

21 Hva kan gå galt? iktig anlig anskelig ariasjon Viktig at det fungerer, uheldig/farlig om det skjer feil Noe som skjer/utføres ofte og/eller av mange personer Noe som er komplisert og utføres sjeldent, der det lett gjøres feil Rutiner som utføres forskjellig mellom personer, avdelinger, etc. altså «privat praksis» ( «Privat praksis» handler ikke individuell behandling )

22

23 Noen utfordringer og Kontroll og/eller innovasjon? Gjennomføringskraft: fra strategier til den enkeltes forpliktelse? - Jobbe på oppgaven - Saksbehandling og dokumentasjon er også en del av jobben. Prosjektarbeid Viktig å ha internkontrollperspektiver der også Tverrfaglig samhandling Viktig å ha internkontrollperspektiver der også Organisasjonskultur

24 Om å gjøre ting bedre. Internkontroll som en del av forbedringsarbeidet. Innsalget: Det er nødvendig det er ikke kjedelig! Felles forståelse knagger å henge ting på gir sammenheng. Er lederens engasjement av betydning? Gjøre det enkelt - «workshop» som eksempel. Viktigheten av å ha kapasitet og kompetanse sentralt, til støtte for rådmannen og enhetslederne. Interkommunalt samarbeid er en styrke.

25 Tjenestedesign Lean PROSESSER UTVIKLING

26 Hvem er brukeren? Hva er viktig for brukeren? Hvordan finner du ut av hva som er viktig for brukeren?

27 Hva går tjenesten ut på? Hva er hensikten med tjenesten? Hva er tjenestens mål?

28

29 Eksempel på utfylt tjenestereise

30 Sammen får vi det til!