MØTEINNKALLING. Orienteringer: -Bruk av velferdsmidler Inneklima Kommunehuset/NAV SAKLISTE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: kl.12:00-15:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Orienteringer: -Bruk av velferdsmidler Inneklima Kommunehuset/NAV SAKLISTE Saksnr. Tittel 1/12 GODKJENNING AV ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTEPROTOKOLL AV DEN /12 VALG AV NY LEDER I AMU 3/12 REFERATSAKER TIL ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTE /12 REGLEMENT FOR AMU 5/12 INTERNKONTROLL/HMS - FELLESBESTEMMELSER FOR GRATANGEN KOMMUNE 6/12 ÅRSRAPPORT AMU /12 KOMPETANSEPLAN I HELSE- OG OMSORGSTJENESTEN I GRATANGEN KOMMUNE

2 Sak 1/12 GODKJENNING AV ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTEPROTOKOLL AV DEN Saksbehandler: André Selnes Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/214 1/12 Arbeidsmiljøutvalg Areidsmiljøutvalgets protokoll av den godkjennes. Som vedlegg til saken følger: Vedl. André Selnes kontormedarbeider Side 2 av 10

3 Sak 2/12 VALG AV NY LEDER I AMU Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/215 2/12 Arbeidsmiljøutvalg Som leder for arbeidsmiljøutvalget i Gratangen kommune for perioden velges.. Ledervervet i AMU skal veksle mellom arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden annethvert år. Arbeidsgiversiden har hatt ledervervet i 2 år, først ved ordfører og deretter ved Elsa Holm etter høstens kommunevalg. Det skulle velges ny leder fra arbeidstakersiden etter valget i høst, men dette ble utsatt til første møte i Det skal nå velges ny leder for AMU. Vedkommende skal representere arbeidstakersiden og velges for perioden Side 3 av 10

4 Sak 3/12 REFERATSAKER TIL ARBEIDSMILJØUTVALGETS MØTE Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/216 3/12 Arbeidsmiljøutvalg Referatsakene tas til orientering. Følgende saker følger vedlagt og refereres, sakene tas til orientering; Årsrapport 2011 Narvik BHT Fravær/Nærvær 2011 og januar 2012 (legges frem i møtet) Søknad til Datatilsynet om utsatt frist for gjennomføring av pålegg vedr. dokumentasjon internkontroll ihh til personopplysningsloven 14 Skriv fra Datatilsynet vedr. pålegg og søknad om utsettelse Side 4 av 10

5 Sak 4/12 REGLEMENT FOR AMU Saksbehandler: Arkiv: 033 &00 Arkivsaksnr.: 12/218 4/12 Arbeidsmiljøutvalg Reglement for arbeidsmiljøutvalget (AMU) Gratangen kommune vedtas. Eventuelle endringer i reglementet behandles i AMU. Det vises til vedlagte forslag til reglement for AMU vedtas. Forslag til reglementet er stort sett i tråd med det som har vært praksis i AMU fram til nå. Den vesentligste endringen er ift. dagens sammensetning og antall medlemmer. I reglementet foreslås antall medlemmer til 6, for inneværende kommunestyreperiode er det 10 medlemmer. Det foreslås at arbeidsgiversiden har 3 representanter og arbeidstakerorganisasjonene 3 representanter inkludert hovedverneombudet. Politisk representasjon i utvalget blir da 1 medlem som velges av kommunestyret med personlig varamedlem (fortrinnsvis blant formannskapets medlemmer), se vedlagte forslag til reglement pkt. 1. Dersom forslaget vedtas vil vedkommende politiker sammen med og en enhetsleder, utgjør arbeidsgiversiden i AMU. Det vises for øvrig vedlagte forslag til reglement for AMU Som vedlegg til saken følger: Vedl. Forslag til reglement for arbeidsmiljøutvalget (AMU) Gratangen kommune. Side 5 av 10

6 Sak 5/12 INTERNKONTROLL/HMS - FELLESBESTEMMELSER FOR GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Arkiv: 446 Arkivsaksnr.: 12/217 5/12 Arbeidsmiljøutvalg Overordnet internkontroll (systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid) for Gratangen kommune vedtas. Internkontrollsystemet består av tre deler; - Internkontroll (HMS) - Felles bestemmelser for Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) For den enkelte enhet i Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) HMS-verktøykasse for Gratangen kommune Justering/tilføyelser vedr. verktøykasse behandles av AMU. Det vises til vedlagte forslag til overordnet internkontrollsystem for Gratangen kommune. Overordnet internkontrollsystem for kommunen ble sist revidert , dette systemet er ikke oppdatert senere i forhold til endringer foretatt i organisasjonsstruktur eller lovverk. De enkelte enheter har sine internkontrollsystemer som er tilpasset deres virksomhet, men det er behov for et system på overordnet nivå og som samtidig sikrer at det er gode nok system i enhetene. På bakgrunn av dette har det de senere år vært sett behov for å få et oppdatert internkontrollsystem på overordnet nivå som er i.h.h. til krav i internkontrollforskrift mv. For å få utarbeidet forslaget som nå ligger til behandling har vi benyttet Ellinor Bones Larsen som konsulent. Det har vært opprettet en arbeidsgruppe bestående av enhetsleder Heidi Olsen og Monica Andersen, HTV for Fagforbundet Margareth Olsen og. Det har vært avholdt 3 arbeidsmøter. På siste møte og gjennomgang av forslaget som nå oversendes, deltok også HTV for DELTA Fred Arne Stormo. Forslaget har vært sendt ut på høring til enhetene/arbeidssteder, Hovedtillitsvalgte og Hovedverneombud og ansatte ved rådhuset. Frist for å gi skriftlig innspill/tilbakemelding var satt til Det har kommet en tilbakemelding fra HTV Utdanningsforbundet og denne følger vedlagt. Det var satt relativt kort frist vedr. høring. Det er rom for fortløpende å komme med rutinebeskrivelser og lignende innspill ift. Verktøykassen, og disse tas da opp til behandling i AMU. Definisjon av internkontroll (IK-forskrift 3) er som følger; Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivning. Gjeldende internkontrollforskriften følger vedlagt. Det vurders at foreliggende forslag ivaretar det som er påkrevet for kommunene som virksomhet i.h.h. til gjeldende Internkontrollforskrift. Forslag til internkontrollsystemet for Gratangen består av tre deler; Side 6 av 10

7 Sak 5/12 - Internkontroll (HMS) - Felles bestemmelser for Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) For den enkelte enhet i Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) HMS-verktøykasse for Gratangen kommune Justering/tilføyelser vedr. verktøykasse behandles av AMU. Vedlagte forslag anbefales vedtatt. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Internkontroll (HMS) - Felles bestemmelser for Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) For den enkelte enhet i Gratangen kommune - Internkontroll (HMS) HMS-verktøykasse for Gratangen kommune - Internkontrollforskriften (FOR nr. 1127). - E-post/tilbakemelding fra HTV Utdanningsforbundet m/ e-post/skriv til enheter, HTV og HVO vedr. høring Side 7 av 10

8 Sak 6/12 ÅRSRAPPORT AMU 2011 Saksbehandler: Arkiv: 033 &14 Arkivsaksnr.: 12/219 6/12 Arbeidsmiljøutvalg Årsrapport for 2011 for AMU vedtas. Det vises til vedlagte forslag til årsrapport for AMU Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi en rapport om sitt arbeid til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Rapporten som utarbeides skal oppbevares i virksomheten og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det. AMU står fritt i utformingen av rapporten, men den bør inneholde følgende elementer; Fakta om utvalget: Dato for opprettelse av utvalget, antall stemmeberettigede medlemmer, om bedriftshelsetjenesten er medlem, hvilken part som har hatt formannsvervet siste året og hvor mange møter som har blitt holdt. Hovedpunktene i utvalgets arbeid: Kort beskrivelse av hvilke oppgaver de har hatt, og hvordan de har deltatt i virksomhetens HMS-arbeid. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Forslag til årsrapport for AMU 2011 Rådmann Side 8 av 10

9 Sak 7/12 KOMPETANSEPLAN I HELSE- OG OMSORGSTJENESTEN I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Arkiv: 140 &30 Arkivsaksnr.: 12/189 10/12 Helse, sosial- og omsorg /12 Arbeidsmiljøutvalg Kompetanseplanen for Helse- og omsorgstjenesten Gratangen kommune vedtas. Planen rulleres årlig ifbm. budsjettarbeidet. Det er utarbeidet en Kompetanseplan for helse og omsorgssektoren i Gratangen for , denne er ikke rullert etter at den var vedtatt i I ettertid har fylkesmannen i Troms utarbeidet en veileder for kommunal kompetanseplanlegging i helse- og omsorgstjenestene som de anbefaler kommunene å benytte ift. utarbeiding av sine planer. Når vi nå i vår kommune skulle oppdatere kompetanseplanen, så valgte vi å utarbeide ny kompetanseplan med veilederen fra Fylkesmannen som mal. Planen er nødvendig i forhold til å få kartlagt behov for kompetanse både pr. dd og framover i tid. Den vil bl.a. kunne bidra til å heve kvaliteten på tjenestene, og at kommunen står bedre rustet mht. å møte framtidens kompetansebehov. At vi har en plan som går fram i tid vil også kunne fungere som et verktøy for rekruttering og stabilisering av personell. Den vil gi politisk og administrativ ledelse en oversikt over utfordringer som Gratangen står overfor, både i form av omfang og nye oppgaver. Samhandlingsreformen er et eksempel på at kommunene står overfor nye utforinger både mht. kvalitetskrav og kompetanse. Kompetanseplan vil også bidra til å sikre kvalitet og det å møte nye krav som forutsetter nye metoder og ny tenkning. Kommunen har et ansvar for å kartlegge og analysere kompetansebehovet. I tillegg nevnes det at fylkesmannen lyser ut kompetansehevingsmidler ifbm. Kompetanseløftet 2015 som alle kommunene i Troms oppfordres å søke om. For å få søke om disse midlene stilles det krav om at kommunen har en vedtatt/rullert kompetanseplan for helse- og omsorgstjenestene. I tråd med kompetanseløftet 2015 har vi funnet det hensiktsmessig at kompetanseplanen har en 4- årig planperiode, og at opplæringsplanen oppdateres årlig. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Kompetanseplan for Helse- og omsorgstjenesten Gratangen kommune ettersendes Side 9 av 10

10 Sak 7/12 - Veileder for kommunal kompetansekartlegging i helse- og omsorgstjenestene fra fylkesmannen i Troms (uttrykket vedlegg - fås ved henvendelse til Servicetorget) Gratangen kommune, Side 10 av 10