Møteinnkalling. Namsos formannskap. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Namsos formannskap Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 12:00 Medlemmer som ikke kan møte og har gyldig forfall, melder dette så snart som mulig på e-post eller telefon / Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr Innhold PS 85/12 Spillumstranda industriområde - Salg av tomt nr. 2 PS 86/12 Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets breibåndsnett - Bangdalen PS 87/12 Søknad om selvskyldnergaranti for lån - MN Vekst PS 88/12 Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Namsos, Morten Stene Ordfører/sign. Tine Nermark Johnsen møtesekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr Innhold PS 85/12 Spillumstranda industriområde - Salg av tomt nr. 2 PS 86/12 Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets breibåndsnett - Bangdalen PS 87/12 Søknad om selvskyldnergaranti for lån - MN Vekst PS 88/12 Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Lukket

3 Namsos kommune Namsos bydrift Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: May-Britt Smevik Saksframlegg Spillumstranda industriområde - Salg av tomt nr. 2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 85/ Rådmannens innstilling 1. Namsos formannskap vedtar å godkjenne det framlagte forslag til kjøpekontrakt mellom Namsos kommune og EK Byggtjenester as, 7820 Spillum, samt Børstad Blikk AS, 7800 Namsos, datert , vedr. kjøp av et areal på ca. 2,1 dekar på Spillumstranda industriområde, som deles likt mellom kjøperne for en pris på kr. 221,- pr.m², til sammen ca. kr ,-. 2. Om salget realiseres, avsettes salgssummen til; 0xxx Hjemmel for vedtaket er: Namsos kommunes delegasjonsreglement fra kommunestyret til formannskap, pkt 4.1.

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat Y Forslag til kjøpekontrakt EK May-Britt Smevik Byggtjenester as Y Forslag til kjøpekontrakt Børstad May-Britt Smevik Blikk AS I Re: EK Byggtjenester as Roger Engesvik U Spillumstranda industriområde - salg EK Byggtjenester as m.fl. av tomt nr 2 S Spillumstranda industriområde - Salg av tomt nr. 2 Vedlegg 1 Tomteoversikt og situasjonskart 2 Forslag til kjøpekontrakt EK Byggtjenester as 3 Forslag til kjøpekontrakt Børstad Blikk AS 4 Re: EK Byggtjenester as Saksopplysninger Roger Engesvik ved EK Byggtjenester as, har henvendt seg til Namsos kommune med anmodning om å få kjøpe av en tomt stor ca. 2,1 dekar beliggende på Spillumstranda industriområde. Tomten skal benyttes til lager-/kontor-/møtelokaler for firmaet. De skal ikke benytte hele tomten, og vil derfor dele tomten med Børstad Blikk AS. De ser for seg at selve tomten deles på de to firmaene, men at de vil ha ett fellesbygg, adskilt med brannhemmende vegger osv, iht byggeforskriftene. Vurdering Området er i gjeldende reguleringsplan regulert til kombinert industri, forretnings- og allmennyttige formål. Søkernes planer for bebyggelse i området antas således å være innenfor reguleringsplanens formålsbestemmelser. Namsos kommune har i 2006 solgt ett større tomteområde (ca. 10 dekar) til Flasnes Transport AS, samt en tomt til Eik Maskin AS. I den forbindelse har Namsos kommune opparbeidet den innregulerte internvegen på industriområdet, som videreføres slik at tomten er byggeklar med ny atkomstveg. Når det gjelder salgsprisen er en kommet til at en vil foreslå at den settes til kr. 221,- pr m². Dette er den indeksregulerte prisen som kommunen fastsatte ved salg til E. Flasnes Transport

5 AS, Eik Maskin AS, Smådyrklinikken, Bjarne Aglen AS, samt i det forslag til salg av tilleggsareal til Siktedukfabrikken AS som er fremmet i egen sak. Salgssummen foreslås avsatt til ubundet kapitalfond. En anbefaler at EK Byggtjenester as og Børstad Blikk AS får kjøpe en ca. 2,1 dekar stor tomt av kommunens eiendom gnr. 20, bnr. 153 på Spillumstranda Industriområde på vilkår som fastsatt i det fremlagte forslag til kjøpekontrakt. Miljømessig vurdering Ingen miljømessige konsekvenser.

6 Namsos, Saksnr. 2012/3557 K J Ø P E K O N T R A K T Namsos kommune v/ordføreren og EK Byggtjenester as, 7820 Spillum er blitt enige om følgende avtale: 1. Namsos kommune v/ordføreren forplikter seg til å overdra til EK Byggtjenester as (org. nr; ) en tomt, stor ca 1050 m² av sin eiendom gnr. 20, bnr. 153 i Namsos, beliggende på Spillumstranda industriområde. 2. Tomtens beliggenhet og størrelse er inntegnet på kopi av situasjonskart datert vedlagt denne avtale. Betegnet som tomt nr 2, og de skal ha ½ av denne. 3. Kjøpesummen utgjør kr. 221,00 kronertohundreogenogtyve - pr. m² inkl. refusjon for veg, vann- og kloakkledninger, totalt kr ,-. Kjøpesum betales iht. faktura fra Namsos kommune. Skjøte utstedes når kjøpesum er innbetalt. 4. Arealet overdras fritt for pengeheftelser. 5. Arealet består av oppfylt fjæregrunn. Namsos kommune påtar seg intet ansvar for de oppfylte masser og byggegrunn for øvrig. 6. For øvrig bærer kjøper alle omkostninger vedr. dokumentavgifter og lignende ved overdragelse av parsellen, samt kostnader vedr kartforretning. 7. Namsos kommune skal ha rett til offentlige vann- og kloakkledninger over tomten, samt rett til vedlikehold av disse. 8. Denne avtale er utferdiget i 2 to originale eksemplarer, ett til hver av partene. Namsos, 2012 Som selger: Namsos, 2012 Som kjøper: For Namsos kommune EK Byggtjenester as

7 Namsos, Saksnr. 2012/3557 K J Ø P E K O N T R A K T Namsos kommune v/ordføreren og Børstad Blikk AS, Hestmarka, 7800 Namsos er blitt enige om følgende avtale: 1. Namsos kommune v/ordføreren forplikter seg til å overdra til Børstad Blikk AS (org. nr; ) en tomt, stor ca 1050 m² av sin eiendom gnr. 20, bnr. 153 i Namsos, beliggende på Spillumstranda industriområde. 2. Tomtens beliggenhet og størrelse er inntegnet på kopi av situasjonskart datert vedlagt denne avtale. Betegnet som tomt nr 2, og de skal ha ½ av denne. 3. Kjøpesummen utgjør kr. 221,00 kronertohundreogenogtyve - pr. m² inkl. refusjon for veg, vann- og kloakkledninger, totalt kr ,-. Kjøpesum betales iht. faktura fra Namsos kommune. Skjøte utstedes når kjøpesum er innbetalt. 4. Arealet overdras fritt for pengeheftelser. 5. Arealet består av oppfylt fjæregrunn. Namsos kommune påtar seg intet ansvar for de oppfylte masser og byggegrunn for øvrig. 6. For øvrig bærer kjøper alle omkostninger vedr. dokumentavgifter og lignende ved overdragelse av parsellen, samt kostnader vedr kartforretning. 7. Namsos kommune skal ha rett til offentlige vann- og kloakkledninger over tomten, samt rett til vedlikehold av disse. 8. Denne avtale er utferdiget i 2 to originale eksemplarer, ett til hver av partene. Namsos, 2012 Som selger: Namsos, 2012 Som kjøper: For Namsos kommune Børstad Blikk AS

8 file://\\mnssakpdf\pdfconverterdocprocessingdirectory\ html Side 1 av Hei Har snakket Jan Børstad på Børstad Blikk AS. Og vi er enige om å gå for dette, slik at dere kan fortsette prosessen omgående. Men dere må notere at det skal måles opp to tomter i denne tomten som vi snakket om. Men vi vil sikkert treffes mere før den tid. Trenger du noen underskrift fra oss? Eller holder det med mailen her? Fremføringen av strøm har vært et problem i følge Haldor Holien. Men vi har allerede startet en dialog med NTE. Vi vet ikke eksakt hva kostnadene på dette blir enda. Mvh. Roger Engesvik Original Message From: Nils Hallvard Brørs To: Roger Engesvik Cc: May-Britt Smevik Sent: Wednesday, March 28, :08 AM Subject: SV: EK Byggtjenester as Hei! Namsos kommune legger vann og avløp fram til tomtegrensen på de ledige næringstomtene på Spillum. Kan dere gi beskjed når dere har tatt beslutning om videre framdrift. Vi må lage et saksframlegg til Formannskapet mht salg av tomt. Vi kan starte denne prosessen omgående hvis vi får en bekreftelse fra dere om at dere kjøper nevnte tomt sammen med Kjell Børstad/Børstad Blikk AS. Når det gjelder framføring av strøm til tomten må dere avklare dette med NTE. Nils Hallvard Brørs Fra: Roger Engesvik [mailto:roger.engesvik@ntebb.no] Sendt: 16. mars :59 Til: Nils Hallvard Brørs Emne: EK Byggtjenester as Hei Nils Hallvard Vi i EK Byggtjenester as er på utkikk etter tomt som vi ønsker å kjøpe. Vedlagt et kart med noen tomter kommunen har, som jeg tror er ledige. Formålet med tomten er næring. Vi har planer om å bygge oss en lagerbygning med kontor og møtelokale i. I forhold til vedlagte tomter ønsker jeg å vite litt mere om vann/kloakk og strøm. Også er det greit å få en ca. kvadratmeterpris. Om det hadde vært fornuftig å hatt et møte om dette, kunne jeg ha kommet innom deg. mvh. Roger Engesvik daglig leder EK Byggtjenester as

9

10

11 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets breibåndsnett - Bangdalen Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 86/ Rådmannens innstilling Namsos kommune avslår søknad fra Aksjonsgruppa for utbygging av bygdefiber i Bangdalen om kr ,- i tilskudd til utbygging av bygdafiber i Bangdalen. Bakgrunn for avslaget er at Namsos kommune kanaliserer sin økonomiske støtte til utviklingsprosjekter gjennom regionfondet tilknyttet Utviklingskontoret i Midtre Namdal samkommune. Hjemmel for vedtaket er: Reglement for delegasjon fra kommunestyret til formannskapet, kap. 4.2.

12 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Infobrev til C.N.Guldvik Cathrine Nielsen Guldvik I Leder i aksjonsgruppa Cathrine Nielsen Guldvik I Interesseliste - Bygdefiber i Cathrine Nielsen Guldvik Bangdalen I Ber om søknad - møtedatoer og kart NTE I Invitasjon til møte med NTE Cathrine Nielsen Guldvik I NTFK og søknadsskjema - samt NTFK RNF I Forhåndsvarsel - Søknad om tilskudd for utbygging av bygdefiber i Bangdalen Aksjonsgruppa for fiberutbygging i Bangdalen I Søknad om bygdeutviklingsmidler - Cathrine Nielsen Guldvik utkast I Bangdalsbilder Cathrine Nielsen Guldvik I Søknad til NTFK - utkast Cathrine Nielsen Guldvik I Søknad til kommunen - utkast Cathrine Nielsen Guldvik I Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets bredbåndsnett - NGA(neste generasjons aksessnett). Distrikt: Bangdalen i Namsos kommune S Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets breibåndsnett - Bangdalen Cathrine Guldvik Vedlegg 1 Søknad om tilskuddsmidler til utbygging av høykapasitets bredbåndsnett - NGA(neste generasjons aksessnett). Distrikt: Bangdalen i Namsos kommune 2 Oversiktskart, husstander i Bangdalen med teoretisk hastighet lavere enn 6 Mbps 3 Plansje som viser teoretiske hastigheter på ADSL-nett som funksjon av avstand fra sentral 4 Gravetrase og områdeavgrensning 5 Kostnadsoversikt og finansieringplan 6 Kart Saksopplysninger Aksjonsgruppa for utbygging av bygdafiber i Bangdalen søker i brev datert , Namsos kommune v/ordfører om økonomisk støtte til utbygging av bygdafiber i Bangdalen. Aksjonsgruppa består av Eirik Aursand, Øyvind Romstad, Anne Finstad, Monica Karlsen og Cathrine Guldvik. Som bakgrunn for søknaden oppgis stort behov fra 60 husstander (gårdsbruk medregnet) og 10 mindre bedrifter som har stor variasjon i opplevd kapasitet/hastighet på eksisterende bredband (ADSL). 15 husstander i Bangdalen har i dag ikke tilbud om ADSL bredband i det hele tatt. Prosjektet har en total gravelengde på meter med hovedtrase og kunderør.

13 Økonomi Vedlagt kostnadsoversikt viser en samlet kostnad på kr ,- Prosjektet planlegges i hovedsak finansiert gjennom egenbetaling, ekstern støtte og egeninnsats. NTE har gitt tilsagn om støtte iht faste normer. Midtre Namdal samkommune, regionfondet har bevilget kr ,- Det er sendt søknad til Nord-Trøndelag fylkeskommune, og til Namsos kommune. Det vises til kostnads- og finansieringsplan vedlagt søknaden. Vurdering Nett-tilbudet i Bangdalen er i dag for dårlig i forhold til det som generelt kan forventes i samfunnet. Særlig har dette negativ betydning for det lokale næringslivet, og bl.a. for ungdom under utdanning som i dag benytter nett til skolearbeid. En har gjennom media registrert at det arbeides med bygdafiber flere steder i Namsos kommune og i de andre MNS-kommunene. I Namsos, i tillegg til Bangdalen, er det Otterøya/Aglen, Vemundvik og Botnan. En samlet oversikt/plan over alle bygdafiberprosjektene i Namsos og evt. i MNS, skal bidra til å sikre en lik behandling av alle prosjektene. Namsos kommune kanaliserer sin støtte til slike prosjekter gjennom det regionale næringsfondet (MNS). Saken fremmes allikevel for formannskapet til vurdering og behandling. Miljømessig vurdering Tiltaket har stor betydning for lokalmiljøet, lokalt næringsliv og bo- og etablererlyst generelt i Bangdalen.

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

15 V( &<(+,(C2++,91%($B8#$;( C9$B%9;(, ;#%,,B<-2%FD-$(%-D1%+,H(1(+,($? [# 9!,$( C2++,91%($B8#$;( C9$B%9;,B<-2%#3 -$(%-D1%+9.+(++ 3(% =>O-B,"+1(%+,$'3+.9F9+B,(,E#; B11(1=67>!B<,$#<B; $21%,46 A(.+,(1 B.9F9+B,(,+-$2.B&9+,1(,,!B<!T$( $21%, /6 \ C!($, D$%(1(+,( D$(1(?YQB<%(] *[ $9FF#$,9! %(+(3-($ =677^:$(%,1#._^Z ` #3$D%(,: 91;%9<(1C9$9<<(C2++,91%($,(#$(,B+.C9+,B;C(,FDXO-F+ (<<($<9!($(? *D <91%+-G;%9.91 +<B.(C9+,B;C(,($.21 #FF1D+;H(11#3 &B-($-9+($,1(,,E%99!+,91%(1,B<,(<(&#1+(1,$9<(1(YKV0WU1(,,Z #&,(($ +,#$(&#$%(&<(+,(C2++,91%(1(?a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` %(1&#$-B1%(<+( ($ %(,<9;,1(%,$(..$'$ B%(<($9!,$9+((1? M.2/235 8[J C9$9<<($(%( ;B,,B<+9;1#3 3B%<($BC(1C#<%,B<&9+,(1#$3($ &#$+<B.(F$#+H(.,?`,B<<(;; +'.(+,B<+.2%%+3B%<($ &$98#$%U[$'1%(<9;&G<.(+.#3321(#; OB%,$(893%9<+93.#3321( Y$(;B#19<,&#1%Z?AB+'.($ #;+D#3,B<+.2%% &$9<9;#; &#$(1B1;($B-G;%9E+93, &<($(-91.($ +#3 C9$2<B.(,B<+.2%%+#$%1B1;($? ABCDF($9, 893+#+.#3321( -B%$9$ 3(% +,',,(,B<%(,,( F$#+H(.,(,?` &<($(.#3321($ +($!B 9, %(,($ ;H#$,!(%,9. B.#3321(+,G$(, FDC!#$+,#$,,B<+.2%%.#3321(1 ;B$,B<+<B.( F$#+H(.,($?V(,!91<B;+,($ D;B(1 &9+,+23 F$?C2++,91%? ` #; 3(% 9, %(,B..( &B11(+(, +<B.,!(%,9. B893+#+.#3321(!(<;($!B3(% 2,;91;+F21., B-2%+H(,,(,D+'.( #3.$?7>6666EU? :(<'F(,.91 &#$%(<+ #!($ =67=#; =67/E%98[J ($!B<<B;,B<D&#$+.2,,($(F$#+H(.,(,B+,9$,(1? N9:15=745665/= 0>@:27E9.494 V($+#3 &B191+B($B1;(1.#33($ FDF<9++F<91<(;;($!BD+,9$,(#FF;$9!B1;9<<($(%( 1DBD$? OD<(,($ D&($%B;+,B<<( C(<(F$#+H(.,(,B=67/? ABCDF($FD$9+.#; F#+B,B! -(C91%<B1; 9! +'.19%(1?[9.#1,9., %($+#3%(,($ -(C#! &#$ 2,&G<<(1%( #FF<G+1B1;($b O(%!(11<B;CB<+(1 JB$B. K2$+91% *D!(;1( 9! -G;%(&B-($;$2FF9B:91;%9<(1

16 A(%<(;;S 7? a!($+b.,+.9$,ec2++,91%($b:91;%9<(13(%,(#$(,b+.c9+,b;c(,<9!($((11 XO-F+ =? *<91+H(+#3!B+($,(#$(,B+.( C9+,B;C(,($FDKV0WU1(,, +#3 &21.+H#19! 9!+,91%&$9 +(1,$9<? /? I$9!(,$9+( #; #; &B191+B($B1;+F<91 ^:G;%(&B-($F$#+H(., B:91;%9<(1^ "#$%& '()*+,, -./. 0123%.4 56/).7%8.29##2)%,+:#2 -+D/+,4

17 "#$%&'()&*+*,-.&/0("12$%13&2 "#$$ %"#$& '()*(++ $, 45&*-(/0-/1* %&* ("12$%13&29&%0&,*&0(-/71-0($7&0315&*&22: ;)+-

18 "#$%&'()&*+*,-.&/0("12$%13&2 "#$$ %"#$& '()*(++ ", &-,5 6(-&*0&,*&0(-/&71-0($7&0&* +89:;< =2&00-,5 '>2/-., %'*1 -&20*13?

19 "#$%&'()&*+*,-.&/0("12$%13&2 "#$$ %"#$& '()*(++ &, 4*15&0*1-&,$,6*7%&15$*&2-2(2$ -./0* *(1+)( $#23# 4(/(5 6(1+)( 7(5)8++509) "&3# 4(/(5 Hovedtrasse:550m Kunderør:1800m 6(1+)( :.4 4; +509(: 23## 4(/(5 Hovedtrasse:6500 Kunderør:2000(av detteer ca500meterpå kundenestomt.) <1/0**9(8=5(::81+(5 > 9(8B 3 <1/0**C5D=0::(581+(5 E Detteer oversiktovergravetrasseens lengde.antall meterkunderørvil jo naturligvisbli større enngravelengden,sidendetnoestederbrukesfellesgrøft. F+5G7/(/50:((19() <1):HG90/1(/98*)(/ 9I5( 1G)9(1)8+ ; +509(8+5G7/J9(8:?D*)(58K0 3# 4(/(5: *(1+)( =+0L7H(**+5D11 D/(17.59(8L'(89(:(1(/ CD5)(9I5( (5/.4 )(//(L M**(5:98*N.9()/50:(( (5 O01+)0*(1+; =050**(*/4() N.9()9(+ A4./:0// :8)( 09 +5G7/B.+ )(*98:.9(5 )@5?0405?LP5D11(8(5(98N059I5/ 8?.1/0?/ 4() N059I5/ =.:8/89( /8*90*+09/50::(90*+L Q(?05/%+509(/50:( R.:0 *81H(S7(5)8++509) O*; *81H(S4; +509(:

20 "#$%&'()&*+*,-.&/0("12$%13&2 "#$$ %"#$&

21 Vedlegg 4 - Kostnadsoversikt og finansieringsplan Bygdefiberprosjekt i Bang Antall Husstander 60 Antall kunder 53 Antall med økt egenandel 53 Økonomisk oppsett av FIBER TIL BANGDALEN - NAMSOS Enhet Mengde Beregnet Backbone RS 1 Beregnet gravekostnad m 1 Oppkobling av kunder stk 53 Oppgradering av eksisterende nett RS 1 Bruk av bestående trekkrør KOSTNADER Tilleggskost Uforutsett RS 4 Andel salgskostnad 53 Elektronikk 53 Sum utbygging Totalsum utbygging Enhet Mengde Bidrag NTE BB pr kunde stk 53 NTE Bygdafiber rs 1 NTE Bygdafiber stk 53 FINANSIERING Kommunalt tilskudd rs 1 NTFK støtte rs 1 Midtre Namdal samkommune, Regionalt Næringsfond rs Lokal dugnad rs 1 Samlet tilgjengelig finansiering Manglende finansiering Foreløpig beregnet ekstra egenandel Kommentar:

22 Bygdefiberprosjekt i Bangdalen TIL BANGDALEN - NAMSOS 60 potensielle 88 % KOSTNADER Enhetspris Sum Merknader kr kr Beregnet ut fra kjente priser pr. feb 2012 kr kr Beregnet ut fra kjente priser pr. feb 2012 kr kr Beregnet ut fra kjente priser pr. feb 2012 kr kr Ny node alt. fiber kr Sum anlegg kr kr kr ,3 % Avregnes i sluttoppgjør kr kr kr kr Switcher, ventilasjon, likeretter, hjemmesentral ol kr kr Administrasjon kr kr FINANSIERING Enhetspris Sum Merknader kr kr % Standard tilskudd fra NTEBB kr kr % Dekning av administrasjonskostnader kr kr % Forslag til tilskudd pr. kontrakt kr kr kr kr kr kr kr kr Beløp det søkes om Beløp det søkes om Beløp det søkes om Stipulert verdi av lokal graving / dugnad. kr kr kr kr kr % Løses med ekstra egenandel eks mva mva inkl mva

23 Vedlegg Vedlegg

24

25

26

27

28

29 Namsos kommune Økonomisjef i Namsos Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Søknad om selvskyldnergaranti for lån - MN Vekst Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 87/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Namsos kommune garanterer for 71 % - kr av et lån på kr , som MN Vekst AS skal ta opp i Kommunalbanken Norge til prosjekt å ruste opp gjenstående arbeider i Akslaveien 3. Garantiansvaret gis i forhold til Namsos kommunes eierandel på 71 % i MN Vekst AS. Det forutsettes at Flatanger kommune gir garantiansvar for 29 % av låneopptaket. Garantien gis som selvskyldner kausjon og omfatter lånets hovedstol inntil 71 % av kr ,- med tillegg av 10 % til den til enhver tid gjeldende 71 % hovedstol, til dekning av påløpte renter og omkostninger. Garantiansvaret reduseres i takt med nedbetalingen på lånet som er satt til 25 år. Lånet nedbetales i halvårige terminer. Garantiansvaret opphører etter 25 år med tillegg av inntil 2 år. Tidligere gitte garantiansvar på lån gitt til MN Vekst AS omgjøres fra simpel kausjon til selvskyldner kausjon under forutsetning av at Flatanger kommune gir selvskyldner kausjon for sin andel av tidligere gitte garantiansvar. Hjemmel for vedtaket er: Forskrift om kommunale garantier av 2. Februar 2002, 3.

30 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Søknad om selvskyldnergaranti for MN Vekst lån U Søknad om selvskyldnergaranti for MN Vekst lån S Søknad om selvskyldnergaranti for lån - MN Vekst I Garantisøknad - Årsmelding og MN Vekst AS regnskap 2011 I VS: Vedr søknad om garanti MN Veskt AS Vedlegg 1 Søknad om selvskyldnergaranti for lån 2 VS: Vedr søknad om garanti Saksopplysninger Namsos kommune har i brev datert 10. juli d.å. mottatt søknad om utvidelse av kommunal garanti fra MN Vekst AS. Denne utvidelsen innebærer en garantiutvidelse på inntil 8 mill kroner. Det søkes om selvskyldnergaranti både på garantiutvidelsen og for tidligere gitte garanti. Namsos kommune har tidligere garantert for lån i MN Vekst AS for et lånebeløp på kr , hvor saldo pr var på kr Pr er det redusert til kr Garantiansvaret utgår i I tillegg har både Namsos kommune og Flatanger kommune garantert for lå i MN Vekst AS for et lånebeløp på kr Fordelt mellom Flatanger kommune og Namsos kommune med henholdsvis 29 % og 71 %. Saldo på lånet var pr på kr , mens den pr var på kr Namsos kommunes andel utgjør kr Namsos kommune og Flatanger kommune har også garantert for lån i Flatanger Vaskeri AS for et lånebeløp på kr , hvor saldo pr var på kr Restlån pr var på Namsos kommunes andel utgjør kr Vurdering Årsaken til å utvide garantien, er at MN Vekst AS har behov for å gjennomføre et større opprustningsprosjekt i Akslaveien 3, som MN Vekst AS kjøpte i MN Vekst AS har siden kjøpet av Akslaveien 3 foretatt opprustning på 405 m² av bygget - fasadefornying på østvegg og lagt nytt tak på bygget. Det planlegges nå en utbygging av bygget, som omfatter bygging av etasjeskille, opprustning av gjenstående fasade/tilfredsstille bygningsforskriftens miljøkrav, framføring av el, strøm og sanitær samt oppbygging av lokaler til dagsenter og kontorer totalt 600 m². Styret i MN Vekst AS fattet vedtak i styremøte 11. Juni d.å. i sak 11/12 om utbygging av Akslaveien 3 innenfor en netto kostnadsramme på 8 mill. kroner.

31 Ut i fra dette er følgende investeringsplan presentert: Budsjett Kostnad Kommentar Opprustning bygg Akslaveien Etasjeskille Fasadeopprustning VVS/El/tele Trapp/heis Innredning Prosjektledelse/arkitekt Finansiering Lån Egeninnsats vedlikehold Eget arbeid Ut fra et lånebehov på 8 mill kroner søkes det om kommunal selvskyldnergaranti for lån i Norges kommunalbank. Låneopptaket krever kommunal garanti fordelt på følgende måte: Namsos kommune eierandel på 71 % tilsier et garantiansvar på kr Flatanger kommunes eierandel på 29 % tilsier et garantiansvar på kr I hht. Kommunelovens 51, 1. Pkt skal den kommunale garantien behandles i kommunestyret og godkjennes av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. MN Vekst AS søker samtidig om en selvskyldnergaranti. Selvskyldnergaranti er betegnelsen på den type garantier som forfaller når: Hovedforpliktelsen er misligholdt Hovedforpliktelsen er forfalt Hoveddebitor er krevd Garantisten er krevd Ved en simpel kausjon innestår kausjonisten bare for debitors manglende betalingsevne, og kreditor kan ikke kreve kausjonisten før han gjennom rettslig pågang har konstatert at debitor ikke har midler. Ved selvskyldner kausjon (garanti) hefter altså kausjonisten også for manglende betalingsvilje, og kreditor kan kreve kausjonisten straks lånet er misligholdt. MN Vekst AS søker om selvskyldnergaranti både på det nye lånet og de eksisterende lån. Dette vil innebære bedre rentevilkår utgjør ca kr i årlig rentereduksjon - for låneopptaket i Kommunalbanken for MN Vekst AS. MN Vekst AS er en attføringsbedrift. Følgende info er presentert på deres hjemmeside:

32 Velkommen til MN Vekst En av mange Vekst - bedrifter med stor produksjon av varer, produkter og tjenester for private bedrifter, næringslivet, offentlige virksomheter og privatmarkedet. MN Vekst - Midtre Namdal Vekst er en vekstbedrift med avdelinger på Spillum i Namsos og i Storlavika på Flatanger. Vekst er vårt samlede begrep på forankring i menneskets kvaliteter. Personlig vekst, utvikling av hele mennesket og livskvalitet gjennom gode og meningsfylte arbeidsoppgaver. Bedriften har utviklet seg fra å være et arbeidssamvirke med sysselsetting av yrkeshemmede arbeidssøkere, til en bedrift som gjennom individuell tilrettelegging av arbeidoppgaver, opplæring utvikler og kvalifiserer mennesker for arbeidslivet. Å få meningsfylte dager i en bedrift med menneskelig kompetanse betyr mye for mange. Namsos kommune eier 71 % av aksjene og Flatanger kommune eier 29 % av aksjene i MN Vekst AS. Samlet aksjekapital er på kr. Flatanger Vaskeri AS er datterselskap av MN Vekst AS, hvor Flatanger kommune eier 100 % av aksjene. Kommuneloven og forskrift om kommunale garantier åpner for at kommunen kan stille økonomisk garanti for de lån som MN Vekst AS skal tas opp i Kommunalbanken. Dette på grunn av at bedriften er en attføringsbedrift, som drives på idealistisk grunnlag. Dette vil gi følgende forpliktelse i garantiansvar for Namsos kommune: Tidligere gitte garantier til MN Vekst AS og Flatanger Vaskeri AS: (De er gitt som simpel kausjon) Garantiansvar beløp og dato MN Vekst AS kr Namsos 100 % MN Vekst AS kr 2009 Namsos 71 % Flatanger 29 % Flatanger Vaskeri AS kr Namsos 71 % Flatanger 29 % Sum garantiansvar Namsos Flatanger Saldo pr Saldo pr Garantiansvaret utløper Nytt garantiansvar beløp MN Vekst AS kr Namsos 71 % Flatanger 29 % Fordelt mellom kommunene MN Vekst utdrag av regnskapet de siste årene:

33 REGNSKAPSANALYSE Totalrentabilitet i % (Dette er et mål på selve eiendelene, noe som er et viktig nøkkeltall ved lønnsomhetsberegning. Et rimelig nivå er %, men bør ligge over det selskapet betaler for sine lån (rente). I MN Vekst AS har totalrentabiliteten variert mellom meget god og tilfredsstillende. Resultat av driften i % (Denne formelen forteller om hvor mye som blir igjen av driftsresultatet for hver krone i driftsinntekt foretaket har. Dette er et mål på foretakets evne til å hente margin på driftsinntektene). Utviklingen har variert for MN Vekst AS mellom meget god og god. Ikke tilfredsstillende, svak, tilfredss, god, meget god < 0%, 0-2%, 3-4%, 5-7%, < 7% Likviditetsgrad: (Dette er et mål hvor mye kortsiktige midler foretaket har i forhold til forpliktelsene selskapet har på samme tidshorisont. Kortsiktig gjeld er forpliktelser som forfaller innen ett år, mens omløpsmidler er midler i foretaket som 8 % 5,6 % 8,8 % 18,1 % 14,7 % 9,4 % 5 % 7,1 % 18,4 % 12,9 % 4,1 3,8 8,2 7,4 5,7

34 kun kan likvidieres innen ett år). MN Vekst AS har en likviditetsgrad som er meget god. Ikke tilfredsst, svak, tilfredsstil, god, meget god < 0,5, 0,5-0,99, 1-1,49, 1,5-2, >2 Egenkapitalandel: (Hvis sum egenkapital < , ansees soliditeten uansett for å være svak. Egenkapitalandelen viser hvor stor andel av eiendelene som er finansiert med egenkapital) Utviklingen i egenkapitalandelen i MN Vekst AS, har vært meget god de siste årene, men en ser en tendens til at den er fallende. Ikke tilfredsst, svak, tilfredsstil, god, meget god < 3%, 3-9%, 10-17%, 18-40%, > 50% 67,5 % 90,1 % 88,5 % 87,3 % 84,5 % MN Vekst AS sin årsberetning for 2011 og regnskapet pr. utgangen av juni i år, viser god økonomistyring på inntekter og utgifter. Regnskapet 2011 viste et overskudd på 0,275 mill kroner og regnskapet pr. utgangen av juni rapporterer med overskudd. Egenkapitalen er økende og den langsiktige gjelden er synkende. Datterselskapet Flatanger Vaskeri A/S har den samme gode økonomiske utviklingen. Vurdering: Lovhjemmel: Kommuneloven 51 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier. Kommuneloven og forskrift om kommunale garantier åpner for at kommunen kan stille økonomisk garanti for de lån som MN Vekst AS skal ta opp i Kommunalbanken. Dette på grunn av at bedriften er en attføringsbedrift, som drives på et idealistisk grunnlag. MN Vekst AS framstår som en bedrift med god økonomisk kontroll, økende ordretilgang og aktive og engasjerte ansatte og eiere. Sannsynligheten for at lån kan bli misligholdt ser ut til å være liten, når man sammenligner de økonomiske resultatene over tid. Bedriften har god økonomisk kontroll, og med gode rentebetingelser og økende tilgang til eksterne og interne oppdrag, vil nok MN Vekst AS greie sine økonomiske forpliktelser også framover i tid. Ut i fra disse vurderinger, mener rådmannen det er forsvarlig at MN Vekst AS innvilges selvskyldnergaranti på tidligere gitte garantiansvar fra Namsos kommune. Miljømessig vurdering MN Vekst AS har fokus på miljø, og vil derfor dekke Namsos kommunes miljøfokus.

35 Namsos Kommune v/ rådmannen Postboks 333 Sentrum 7801 Namsos M N Vekst Utvikling kompetanse livskvalitet Søknad om selvskyldnergaranti for lån. Det vises til tidligere samtaler med ordfører og rådmann om saken. MN Vekst AS som heleid kommunal bedrift har lånemuligheter i Norges Kommunalbank mot kommunal selvskyldnergaranti. MN Vekst AS har selvstendig og gjennom Flatanger Vaskeri AS 3 lån med kommunal garanti i Norges Kommunalbank: Lån MN Vekst AS Lånenr Opprinnelig lån kr Garantiansvar for Namsos kommune Garantiansvar Flatanger kommune KR Kr Restlån pr kr Lån MN Vekst AS Lånenr Restlån pr Kr Opprinnelig lån kr kr ,- Garantiansvar fra Namsos kommune for lån stort kr ,- gitt i 1997 Flatanger Vaskeri AS Lånenr Restlån pr Garantiansvar Namsos kommune på kr ,- gitt i 2002 Garantiansvar Flatanger kommune på kr ,- gitt i 2002 Opprinnelig lån var kr Kr For at MN Vekst AS kan ta få lån i Norges Kommunalbank kreves følgende: 1. Styrevedtak om investering og finansiering 2. Forynget firmaattest Brønnøysundregisteret 3. Bedriftens vedtekter 4. Kommunal garanti 5. Fylkesmannens godkjenning MN Vekst AS kjøpte Eiendom Akslaveien 3 av SIVA Namsos i Bakgrunnen for dette var sikring av bygning/naboeiendom til etablert virksomhet i Akslaveien 5. MN Vekst AS har siden bygget blitt kjøpt rustet opp rustet opp 405 m2, foretatt fasadefornying på østvegg av bygget og lagt nytt tak på bygget.

36 Nå har en kommet i en situasjon da en har behov for å ta mere av bygget i bruk og det er behov for å gjennomføre et større opprustingsprosjekt. Grunnflaten i det gjenstående bygget er på 520 m2 og skal bygges ut i 2 etasjer. Det planlegges en utbygging som omfatter bygging av etasjeskille, opprusting av gjenstående fasade/tilfredsstille bygningsforskriftens miljøkrav, framføring av el, strøm og sanitær samt oppbygging av lokaler til dagsenter og kontorer totalt 600 m2. Styret i MN Vekst AS har fattet følgende vedtak i styremøte 11. juni 2012 i sak 11/12 Utbygging Akslaveien 3 Innstilling til vedtak: 1. Styret vedtar at utbygging av Akslaveien 3 gjennomføres innenfor en kostnadsramme på netto kr 8 millioner. 2. Daglig leder får fullmakt til å inngå avtaler med prosjektleder og sette i gang anbudsprosessen. 3. Daglig leder fremmer garantisøknad til eierkommunene om garanti for låneopptak i Kommunalbanken inntil kr 8 millioner Vedtak: Enstemmig vedtatt Lån i Kommunalbanken forutsetter kommunal garanti. Det er økonomisk gevinst i at denne garantien er en selvskyldnergaranti. Følgende investeringsplan er satt opp Ut fra et forventet lånebehov på 8 millioner søkes det om kommunal selvskyldnergaranti for lån i Norges Kommunalbank. Namsos kommunes eierandel på 71 % tilsier et garantiansvar på kr Flatanger kommunes eierandel på 29 % tilsier et garantiansvar på kr

37 MN Vekst AS håper på positiv og rask behandling av saken. Dersom det er uklarheter er det bare å ta kontakt med undertegnede på telefon (eller med styreleder Tor Brenne Ber samtidig om at tidligere gitte garanti gis som selvskyldnergaranti. Namsos 10. juli åre Aalberg Daglig leder

38 file://e:\pdfconverterdocprocessingdirectory\ephorte\ html Side 1 av Fra: Kjellrun Gjeset Moan Sendt: 27. august :49 Til: Sigrun Skjerve Mosand Emne: VS: Vedr søknad om garanti Hei. Denne saken skal også legges inn i sak 2012/ Kjellrun Fra: Kåre Aalberg [mailto:kaare@mnvekst.no] Sendt: 27. august :49 Til: Gunnar Einvik; Kjellrun Gjeset Moan Emne: SV: Vedr søknad om garanti God dag. Bakgrunnen for søknad om selvskyldnergaranti er vilkårene for lån i Kommunalbanken. Saksbehandler i Kommunalbanken melder at forskjellen på simpel kommunal garanti og selvskyldnergaranti utgjør 1 %-poeng i reduserte renter. Med den totale lånesum MN-Vekst AS/ Flatanger Vaskeri AS vil få Kommunalbanken vil 1 % redusert rente utgjøre kr i reduserte rentekostnader for året. MN Vekst AS/ Flatanger Vaskeri AS vil sikkert ha lånemuligheter i andre banker, men ikke på tilsvarende vilkår som i Kommunalbanken. Fra bedriftens side, som en kommunal eid bedrift, vil det være viktig å kunne finansiere videre utbygging så rimelig som mulig. Dette vil også være i tråd med den nylig vedtatte «Eierdokument MN Vekst AS» som kommunestyrene i Flatanger og Namsos nylig har vedtatt. Vennligst Kåre Aalberg MN Vekst AS Daglig leder Telefon Fra: Firmapost Sendt: 23. august :11 Til: Kåre Aalberg Emne: VS: Vedr søknad om garanti Fra: Gunnar Einvik [mailto:gunnar.einvik@flatanger.kommune.no] Sendt: 10. august :59 Til: Firmapost Emne: Vedr søknad om garanti Hei Viser til søknad datert 10 juli Ettersom dere bemerker dette med selvskyldnergaranti vil vi gjerne høre bakgrunnen.

39 file://e:\pdfconverterdocprocessingdirectory\ephorte\ html Side 2 av Hovedregelen etter loven er simpel kausjon. Har MN Vekst mulighet for garanti ifm lån fra andre? mvh Gunnar Einvik Flatanger kommune Saksbehandler

40 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 88/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Namsos kommunestyre vedtar Midtre Namdal samkommunestyrets innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla: 1. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25 % av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75 % av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

41 2. Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25 % av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75 % av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

42 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Samarbeid om økonomi og lønnsfunsjoner i MNS U Oppnevning av Torild Aagesen fagforeningsrepresentant i prosjektgruppe U Utredning om felles lønn og Tove Helene Fossland m.fl. regnskapsenhet i Midtre Namdal samkommune - høring S Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner I Høringsuttalelse - utredning om Delta avd. Namsos felles lønn og regnskapsenhet i Midtre Namdal samkommune I Høringsuttalelse Fagforbundet Namsos I Høringsuttalelse Delta avd. Namdalseid I Høringsuttalelse samlokalisering Fagforbundet Overhalla lønn/økonomi I FW: Høring vedr omorganisering av interne servicetjenester i MNS Lønnsmedarbeidere Namsos Kommune I Organisering av interne Delta avd. Namdalseid servicetjenester i MNS I Høringsnotat Fagforbundet Overhalla I Uttalelse Ketil Sørvig I Innsigelse til rådmannsgruppens anbefaling - organisering av interne servicetjenester i MNS Servicetorget Namsos I Høringsuttale Namdalseid Namdalseid I Uttalelse fra Fosnes Fosnes Kommune S Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord I Innsigelse PAS-saken fra Servicesenteret v/overhalla kommune I Høring ang organisering av interne tjenester i MNS X Særutskrift - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord U Melding om vedtak - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord S Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord S Midtre Namdal samkommune - Organisering av økonomi-, lønn- og sentralbordsfunksjonen S Høring i arbeidsmiljøutvalget i Namdalseid - Organisering av Julie Brucker Fagforbundet v/torunn Pedersen Trond Stenvik m.fl.

43 økonomi-, lønn- og sentralbordfunksjonen S Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord S Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Vedlegg 1 Melding om vedtak - Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord 2 Rådmannsgruppens høringsnotat 3 Høringsinnspill til rådmennenes innstilling 4 Utredning fra interkommunal arbeidsgruppe - Samkommunal organisering av lønn, regnskap og sentralbord Saksopplysninger Med utgangspunkt i målsettinger fastsatt i Handlingsprogram for vedtatt av samkommunestyret i sak 45/10, ble felles lønn og regnskapsavdeling i MNS for deltakerkommunene utredet. Saken var ute til høring og 5 høringssvar ble gitt. Saken ble framlagt for behandling i samkommunestyret i sak. 25/11(følger vedlagt denne saken). Administrasjonssjefen innstilte i tråd med anbefalingene i utredningen på at det ble opprettet en samkommunal enhet for lønn og regnskap. Under behandlingen fattet samkommunestyret følgende vedtak: Saken utsettes. Administrasjonen bes fremme en ny sak for løsning av fremtidig organisering av lønn og regnskapsfunksjoner med utgangspunkt i samarbeidsavtalens 3-5 at det skal tilstrebes en fordeling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Det ble så vedtatt i Handlingsplan for behandlet i samkommunestyresak 26/11 at også post/arkiv og sentralbord skulle utredes for mulig samkommunal organisering og at disse to utredningene skulle vurderes i sammenheng. På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utredet post/arkiv og sentralbord. Denne gruppen leverte sin innstilling Flertallet i arbeidsgruppen anbefalte ikke post/arkiv (dokumentsenter) og sentralbord som samkommunale tjenester. Rådmennene sammenfattet sin innstilling i saken i et notat datert der de går inn for samkommunal organisering også av post/arkiv og sentralbord. Notatet sammen med innstillingen om dokumentsenter og sentralbord ble sendt ut til høring. Det vises til dette vedlegget for en sammenfatning av saken. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn 9 høringer. Disse er gjengitt i notat som følger saken. Høringsuttalelsene i denne runden omhandler hovedsakelig dokumentsenter og sentralbord. Uttalelsene fra Namsos er positiv til etablering av dokumentsenter. Det tas imidlertid et klart forebehold om at omorganiseringen bør avventes til etter samlokalisering av merkantile resurser i et ombygd samfunnshus. De øvrige er motstandere eller skeptisk til forslaget om dokumentsenter. Argumentasjonen er hovedsakelig den samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Det stilles bl.a. spørsmål ved den foreslåtte personellressursen til området. Det framkommer også klare praktiske utfordringer i forhold til denne omorganiseringen.

44 Administrasjonssjefen med støtte fra rådmennene mener at det framkommer vektige argumenter i høringsrunden vedr. post og arkiv som det bør tas hensyn til. Administrasjonssjefen ser at det fortsatt gjenstår en del arbeid vedr den praktiske gjennomføringen av et felles dokumentsenter før saken er klar for endelig beslutning. I og med at i denne saken kreves overføring av ansvar etter arkivloven, kan i seg selv være en grunn for å avvente denne omorganiseringen til etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart. Administrasjonssjefen innstiller derfor på at saken utredes videre med at det utarbeides en konkret plan for etablering av et felles dokumentsenter i MNS og at denne ferdigstilles innen utgangen av Ingen høringsuttalelser uttrykker klar støtte til felles sentralbord. Argumentasjonene er hovedsakelig de samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Administrasjonssjefen med støtte i fra rådmannsgruppen velger allikevel å opprettholde innstillingen om et felles sentralbord i MNS. De ansatte i Namsos peker på at forholdet til krisehåndtering må avklares dersom det etableres et felles sentralbord. Dette bør utredes særskilt i det pågående prosjektet Samfunnssikkerhet og beredskap og et punkt om dette tas inn i innstillingen. Når det gjelder lønn og regnskap opprettholder administrasjonssjefen med støtte i rådmannsgruppen innstillingen om at tjenesten organiseres i MNS. Erfaringene det siste året i forhold til sårbarhet i flere av kommunene har bare forsterket behovet for å se denne funksjonen i en samkommunal sammenheng. Under behandling av saken i samkommunestyrets møte 15. juni 2012 ble det fremmet forslag fra repr. Mausner om at etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Forslaget fra repr. Mausner ble vedtatt med 17 stemmer mot 6 stemmer for administrasjonssjefens forslag. Vurdering Rådmannens innstilling er i samsvar med innstillingen fra samkommunen vedtatt i samkommunestyret i sak 24/12.

45 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Melding om vedtak Vår ref: Deres ref Saksbehandler Dato 2011/ «REF» Tor Brenne Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord Vedlagt følger utskrift av saksdokument med vedtak i ovennevnte sak, Saken bes tatt opp til behandling i kommunestyrene. Vår ref. 2011/ bes oppgitt ved henvendelse Med hilsen Tor Brenne ass. administrasjonssjef Postadresse Besøksadresse Telefon Kontonr Postboks 333 Sentrum Namdalshagen, Søren R. Thornæs Bank: veg 10, Namsos 7801 NAMSOS Telefaks Skatt: E-post: Org.nr postmottak@midtre-namdal.no

46 Side 2 av 2 Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Samkommunal organisering av lønn, regnskap, post/arkiv og sentralbord Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 24/ Administrasjonssjefens innstilling Midtre Namdal samkommunestyret vedtar følgende innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla: 1. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk. 5-2.

47 Side 3 av 3 f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. 2. Dokumentsenter a. Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. Behandling i Midtre Namdal samkommunestyre Forslag fra repr. Mausner til alternativ pk. 2: Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Det utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Innstillingens pk. 1 enstemmig vedtatt. Ved alternativ votering på pk. 2 ble forslaget fra repr. Mausner vedtatt med 17 stemmer mot 6 stemmer for administrasjonssjefens forslag. Innstillingens pk. 3 enstemmig vedtatt.

48 Side 4 av 4 Vedtak i Midtre Namdal samkommunestyre Midtre Namdal samkommunestyret vedtar følgende innstilling overfor kommunestyrene i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla: 4. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk f. Organisasjonsendringen iverksettes fra Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. 5. Dokumentsenter a. Etablering av et felles dokumentsenter i MNS utredes videre. Det utredes spesielt med tanke på en plassering av dokumentsenteret i Fosnes kommune. Etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart, utarbeides en konkret plan for gjennomføring av omorganiseringen med frist Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall.

49 Side 5 av 5 Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år.

50 Side 6 av 6 Vedlegg 1. Rådmannsgruppens høringsnotat av Organisering av interne servicetjenester i MNS. 2. Samkommunal organisering av post, arkiv og sentralbord. Utredning fra interkommunal arbeidsgruppe. 3. Høringsinnspill til rådmannsgruppens høringsnotat. 4. Samkommunestyresak 25/11. Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner Saken inneholder følgende vedlegg: a. Samkommunal organisering av lønn og regnskapsfunksjoner Arbeidsgruppens rapport b. Høringsuttalelser Saksopplysninger / vurdering Med utgangspunkt i målsettinger fastsatt i Handlingsprogram for vedtatt av samkommunestyret i sak 45/10, ble felles lønn og regnskapsavdeling i MNS for deltakerkommunene utredet. Saken var ute til høring og 5 høringssvar ble gitt. Saken ble framlagt for behandling i samkommunestyret i sak. 25/11(følger vedlagt denne saken). Administrasjonssjefen innstilte i tråd med anbefalingene i utredningen på at det ble opprettet en samkommunal enhet for lønn og regnskap. Under behandlingen fattet samkommunestyret følgende vedtak: Saken utsettes. Administrasjonen bes fremme en ny sak for løsning av fremtidig organisering av lønn og regnskapsfunksjoner med utgangspunkt i samarbeidsavtalens 3-5 at det skal tilstrebes en fordeling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Det ble så vedtatt i Handlingsplan for behandlet i samkommunestyresak 26/11 at også post/arkiv og sentralbord skulle utredes for mulig samkommunal organisering og at disse to utredningene skulle vurderes i sammenheng. På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utredet post/arkiv og sentralbord. Denne gruppen leverte sin innstilling Flertallet i arbeidsgruppen anbefalte ikke post/arkiv (dokumentsenter) og sentralbord som samkommunale tjenester. Rådmennene sammenfattet sin innstilling i saken i et notat datert der de går inn for samkommunal organisering også av post/arkiv og sentralbord. Notatet sammen med innstillingen om dokumentsenter og sentralbord ble sendt ut til høring. Det vises til dette vedlegget for en sammenfatning av saken. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn 9 høringer. Disse er gjengitt i notat som følger saken. Høringsuttalelsene i denne runden omhandler hovedsakelig dokumentsenter og sentralbord. Uttalelsene fra Namsos er positiv til etablering av dokumentsenter. Det tas imidlertid et klart forebehold om at omorganiseringen bør avventes til etter samlokalisering av merkantile resurser i et ombygd samfunnshus. De øvrige er motstandere eller skeptisk til forslaget om dokumentsenter. Argumentasjonen er hovedsakelig den samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Det stilles bl.a. spørsmål ved den foreslåtte personellressursen til området. Det framkommer også klare praktiske utfordringer i forhold til denne omorganiseringen. Administrasjonssjefen med støtte fra rådmennene mener at det framkommer vektige argumenter i høringsrunden vedr. post og arkiv som det bør tas hensyn til. Administrasjonssjefen ser at det fortsatt gjenstår en del arbeid vedr den praktiske gjennomføringen av et felles dokumentsenter før saken er klar for endelig beslutning. I og med at i denne saken kreves overføring av ansvar etter

51 Side 7 av 7 arkivloven, kan i seg selv være en grunn for å avvente denne omorganiseringen til etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart. Administrasjonssjefen innstiller derfor på at saken utredes videre med at det utarbeides en konkret plan for etablering av et felles dokumentsenter i MNS og at denne ferdigstilles innen utgangen av Ingen høringsuttalelser uttrykker klar støtte til felles sentralbord. Argumentasjonene er hovedsakelig de samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Administrasjonssjefen med støtte i fra rådmannsgruppen velger allikevel å opprettholde innstillingen om et felles sentralbord i MNS. De ansatte i Namsos peker på at forholdet til krisehåndtering må avklares dersom det etableres et felles sentralbord. Dette bør utredes særskilt i det pågående prosjektet Samfunnssikkerhet og beredskap og et punkt om dette tas inn i innstillingen. Når det gjelder lønn og regnskap opprettholder administrasjonssjefen med støtte i rådmannsgruppen innstillingen om at tjenesten organiseres i MNS. Erfaringene det siste året i forhold til sårbarhet i flere av kommunene har bare forsterket behovet for å se denne funksjonen i en samkommunal sammenheng.

52 Organisering av interne servicetjenester i MNS. 1 Bakgrunn Hovedbegrunnelsen for å samarbeideom tiltak og tjenesteri ensamkommunekan oppsummereslik: Bedrekvalitet i tjenesten Bedreressursbrukog stordriftsfordeler Byggebærekraftigefagmiljøer Sikre godrekrutteringav kompetentfagpersonelltil tjenestene. Midtre Namdalsamkommun er i dagtjenesteleverandør for 7 ulike tjenesteområder. Samarbeidetom disseordningeneharjevnt overvist godmåloppnåelsei forhold til punktene over.samkommunefor søkethaddeogsåenmålsettingom å utvideforsøkettil å omfattenye områder.detteer utgangspunktet for at deti 2011ble utredetsamarbeidom lønn- og regnskapstjenester, og at deti Handlingsprogramfor (samkommunestyre sak 36/11, møte )ble vedtattå utredesamarbeidom post,arkiv og sentralbordtjenester. I handlingsplanengårdetfram at disse to utredningeneskalseesi sammenheng. Utredningsgruppen,rådmannsgruppenog administrasjonssjefenanbefaltesamkommunal organiseringav lønnog regnskapunderbehandlingav sakeni 2011.Samkommunestyret gjordefølgendevedtak: Sakenutsettes. Administrasjonenbesfremmeenny sakfor løsningav fremtidigorganiseringav lønnog regnskapsfunksjonermedutgangspunkti samarbeidsavtalens 3-5 at detskaltilstrebesen fordelingav kompetanseog arbeidsplasseri regionen. Det refereresi samkommunestyretsvedtaktil samarbeidsavtalens 3-5 Lokaliseringsomhar følgendeformulering: Samkommunestyret bestemmerhovedstrukturfor lokalisering av personelli MNS-ordninger. Hovedstrukturfor nåværendeinterkommunaleordningersominngår i forsøketskal videreføres.dersomnyeoppgaveroverførestil MNS,skaldettilstrebesenfordelingav kompetanseog arbeidsplasseri regionen. Handlingsplanenla opptil at interneservicetjenesterseespåi enhelhetog at ogsåfelles sentralbordvurderes.med ensamletvurderingav internetjenester,økermulighetenefor å finne godeløsningerog ogsåinnfri intensjoneni samkommunestyrets vedtaki sakenom lønn og regnskap.målsettingenvar å utredesakenfor politisk behandlingi kommunestyrenesenest i septemberog for eventuellimplementeringfra Rådmannsgruppenedsattepå dennebakgrunnenutredningsgruppesomskullesepåområdenepost/arkiv og sentralbord. Mandatog sammensetningav gruppengårfram av utredningensomble overlevert rådmannsgruppen

53 2 Framdrift i den videre saksbehandlingen: 1. Samletanbefalingfra rådmannsgruppen. Høringsdokument(rådmannsgruppens vurdering og anbefaling samtutredningom post/arkivog sentralbord)sendesut Høringsinstanserer berørtefagforeningersamtalle kommunaleog samkommunale virksomheter. 2. Frist for høringsettestil Høringsinnspillbearbeidesog endeliganbefalingfremmesav rådmannsgruppen Innstilling fra administrasjonssjefen Behandlingi samkommunestyret Utredningenes anbefalinger 3.1 Dokumentsenter og sentralbord Gruppener delt i anbefalingene.derfor vil detkommefram primæreog sekundære standpunkteri anbefalingene. 1. Flertallet i gruppen(mosand,fløan,brucker,kjelbergnes,skjærvik,skevikog Fossland) anbefalerikkesamkommunalorganiseringav post/arkivpå detnåværendetidspunkt. 2. Flertallet i gruppen(mosand,fløan,kjelbergnes,skjærvik,skevikog Fossland) anbefalerikkeat detetablereset fellessentralbord 3. Mindretallet(Brenne)anbefalerat detetablereset dokumentsenter (post/arkiv)under forutsetningav at detkanetablereset fellespostmottak.det søkeskrd omendringi forsøksforskrifteni forhold til overføringav arkivansvarfra kommunenetil MNS. 4. Mindretallet(Fløanog Mosand)menerat fellesdokumentsenterbør opprettesi forbindelsemedutbyggingav samfunnshuset i Namsos.Dersomdetvedtaset felles dokumentsenter, såmådetogsåsamtidigvedtaset fellessentralbordog at detda etableresutenfordokumentsenteret og detanbefalesat detteknyttestil et av servicekontorene. 5. Dersomdetblir vedtattå etablereet fellesdokumentsenter i samkommunal regi, anbefaler gruppensamlet: a. Dokumentsenteret etableresmed9 stilling og målsettingeromat et forventet effektivseringspotensiale førstskalrealiseresetterenoppstartsperiodepå 3 til 5 år. b. Stilling somlederfor dokumentsenteret lysesut internt i kommunene c. Dokumentsenteretmedfellesdepotkangruppenvanskeligsefor segetablertandre stederenni Namsos d. Alle ansatteskalha ansettelsestrygghet. Dagensansattemedsærskiltebehovskalved inngangentil omorganiseringenkunneavtaleannetarbeidsstedfor heleeller delerav stillingen. e. En kostnadsfordelingsmodell på linje medlønnog regnskap(25%fastog 75% etter innbyggertall)anbefales. 2

54 f. Dersomdetsamtidigoppretteset fellessentralbord,måressursenfordelespå minimumfire personerpgaarbeidsbelastningen og sårbarheten 6. Mindretallet(Brenneog Brucker)anbefalerat detetablereset fellessentralbordknyttetil et av servicekontorene, fortrinnsvisi enav demindrekommunene.det etableresen vertskommuneavtale innomrammenav 1,7 stilling. 3.2 Lønn og regn skap Arbeidsgruppensutredningfinnespåsamkommunenshjemmesider(Link: Arbeidsgruppens anbefalinger: 1. Kommunenei Midtre Namdalorganisererenfelleslønnog regnskapsavdelingi Midtre 1 Namdalsamkommune. 2. Oppgavenkreverikkeendringi forsøksforskriften,menforankresgjennomenjusteringav samarbeidsavtalenmellomkommunene. 3. Enhetenutvikler engrunnpakkemedtjenestersomer lik for alle kommuner.avtaleom tilleggstjenesterkangjøresmottilleggsbetaling.grunnpakkenog eventuelle tilleggstjenesterskalnedfellesi enleveranseavtalemellomdenenkeltekommuneog MNS. 4. Primærtanbefalesdetat detinnføresenfastfordelingsnøkkel for alle MNS-ordninger.I beregningenav dennefordelingsnøkkelenvektesmnslønnog regnskapmed25 % fordelt fastmedlike delermellomkommuneneog 75 % fordelt etterfolketall. Dennefordelingen brukesinntil dennyefellesfordelingsordninger etablert.dersomdetskulleviseseg umuligeller ikkeer ønskeligmedfellesfordelingsordning,anbefalesdetat MNSlønnog regnskapgår overtil et faktureringssystemettermedgåtttid/antall fakturaertil skanning etterenetableringsfasepå inntil 3 år. 5. Regnskapsansvaret overforrådmannog kommunalepolitiskemyndigheterknyttestil økonomisjeffunksjonen i hverkommune.lønn- og regnskapsavdelingenskallageferdig regnskapmednoter knyttettil regnskapsdelenfor årsoppgjøreti de4 kommunene. 6. Innkrevingav uteståendefordringer gjøresav MNSlønnog regnskap.det forutsettes eksplisittevedtakomdettei kommunenesomgir MNSmyndighetil å inndriveutestående fordringer etterinkassolovenpå vegneav kommunene. 7. MNSlønnog regnskapetableresmed14,5stillinger fra Alle ansatteskalha ansettelsestrygghet. 8. MNSlønnog regnskapskalha enfellesleder.i tillegg opprettes3 stillinger som fagansvarligefor områdenelønn,regnskapog innfordring samt0,5 stilling som systemutvikler.samtligestillinger opprettesinnomdentotalenstillingsresursen. 1 Personalsjefeni Namsosharvissereservasjoner til forslagetslik detfremgårav arbeidsgruppensutredningpk Reservasjonener begrunneti vedleggtil arbeidsgruppensutredning. 3

55 Stillingenelysesut internt. 9. Virksomhetenetableresmedhovedkontori Namsos.Dagensansattemedsærskiltebehov skalvedinngangentil omorganiseringenkunneavtaleannetarbeidsstedfor heleeller delerav stillingen.enhetenskaldriveskostnads- og kompetanseeffektivt. Det betyrat arbeidsoppgaverkanendresfor deansatte.enhetenskaldersomdeter mulig og hensiktsmessigøkonomisk,kompetanse - og personellmessigkunneetableredeltjenesteri eneller flere av samarbeidskommunene. 10. Det setteseffektiviseringskravsomfører til enreduksjonpå minimum5 % av nettoutgifter for lønnog regnskapsføringfor de4 samarbeidskommunene gjeldendefra år 3 etter etableringog ytterligere5 % etter5 år fra oppstartdersomsamlokaliseringav personalet er gjennomførtetterdentid. Tidenfram til da brukestil å etableretjenestenog utvikle rutiner og kvalitetssikring.effektiviseringskravetskalinnfris gjennomrasjonaliseringog innsparingmednaturlig avgangeller i form av øktsalgav tjenester. 11. De ansatteopprettholdersineansettelsesforholdi morkommunenevedovergangentil ny avdeling.det bør utredesenovergangtil samkommunensomarbeidsgiversåsnartsom mulig. 12. Utredningsgruppenvil anbefaleat detinnomen3 års periodevurderesomandre oppgaverskalleggestil samarbeidsordningen. Eksemplerpå detteer: a. Dersomalle kommuneretablerergenerelleiendomskatt,anbefalesat dettevurderes organiserti densamkommunalenheten. b. Fellesinnkjøpsfunksjon c. Finansområdet Sakenble behandleti samkommunestyret i sak25/11.saksfremleggetog innstilling fra administrasjonssjefen finnestilgjengeligpånettet 2. 4 Rådmannsgruppens vurderinger 4.1 Dokumentsenter Utredningengir et godtutgangspunktfor vurderingenog i nesteomgangbeslutningenom en eventuellsamkommunalorganiseringav postog arkiv. Dokumentsenterer prøvdut i Innherredsamkommunemedgodsuksess.Fagområdetharklare forbedringspunkteri alle kommunene.et fellesdokumentsentervil gi mulighettil rendyrke oppgaven,utvikle enarkivfaglig kompetansesamteffektiveog goderutinerfor alle kommunene.utredningenbeskriverflere utfordringermedet samkommunaltdokumentsenter bl.a.knyttettil geografi og avstander. Det er bl.a.enforutsetning for et dokumentsenterat det oppretteset fellespostmottak.rådmennenemenerat utfordringeneer løsbare.områdethar gjennomgåttstorteknologiskutvikling desiste15 årene.denneutviklingenvil fortsettemot fullelektroniskarkiv og økt digital kommunikasjon. Dettekvalitetsutviklingspotensialet kan bedretasut om kommunenesamarbeiderom ordningengjennomå skapeet robust 2 Dokumentetkanhentesoppmedå følgelinken: ng&va rianttype=innsyn&viewtype=detail&query=ephortecommitteemeeting.id:1454 4

56 dokumentsenter.erfaringenefra ISK tilsier at detbørligge et effektiviseringspotensiali å samleordningen.det børinnarbeideset effektiviseringsmålpålinje meddetsomer skisserti utredningenfor Lønnog regnskap.rådmannsgruppenanbefalerat detopprettesfelles dokumentsenter i MNS. Et fellesdokumentsenterkrevergodplanleggingfor å få til en godimplementering. Namsos kommuneeni tillegg en utfordringmedat depr i dagharto arkiv somdetmåarbeidesfram enavklaringpå.innføringenvil krevegodplanleggingog detanbefalesderforinnføringførst fra 2014.Det kanforutsettessamkommuneorganiseringen daer avklartog at ev. overføringav ansvaretetterarkivloven kanoverføresmedhjemmeli kommuneloven,dvs.at detikke krevesendringi forsøksforskriftensomi dag. Namsospekersegut somlokaliseringsstedhovedsakelig fordi deter detenestestedetsomi dagharlokaliteterfor et fellesdepotsombådeer stortnok og sominnfrir krav til offentlige institusjonersdepot.det vil derforikke knytteseginvesteringskostnader til etableringen. Det anbefalesat detleggessammepersonalpolitiskeføringerfor denneetableringensomfor Lønnog regnskap. Rådmannsgruppenanbefalerat detbenyttesdensammekostnadsfordelingsnøkkel somfor Lønnog regnskap.det er ikke gjort beregningeri utredningenom kostnadenemedenfelles enhet.det er for mangeukjentefaktorertil å gi et eksaktkostnadsbildetil enslik enhet,men et forsøksvisanslag 3 tilsier at et dokumentsentervil haenkostnadpåca4,3mill kr. Medden foreslåttekostnadsfordelingsnøkkelenvil dettegi følgende. %-vis %-vis Innbyggere fordeling 25/75 fordeling Namsos , ,4 Overhalla , ,8 Namdalseid , ,9 Fosnes 668 3, ,9 SUM , ,0 4.2 Sentralbord Utredningengir et godtutgangspunkt for vurderingenog i nesteomgangbeslutningenom en eventuellsamkommunalorganiseringav sentralbord.rådmennenedelerutredningsgruppas synspunkterom at sentralbordikke børorganiseresammenmedet dokumentsenter. Allikevel menerrådmannsgruppenat sentralbordtjenestenkanløsesi fellesskap. Rådmannsgruppendelermindretalletsinnstilling i sakenog anbefalerat tjenestenoverføres MNS og at oppgavenløsesvedat denleggestil et av dekommunaleservicekontoreneog da fortrinnsvisi enav desmåkommunene.det måinnarbeidesenforventingom en rasjonaliseringsgevinst inn i avtalenmellommns og denaktuellekommune.omorganisering fra Rådmannsgruppenanbefalerat detbenyttesdensamme kostnadsfordelingsnøkkel somfor Lønnog regnskap. 3 Noenforutsetningerlagt inn i anslaget:befolkningstallpr ,7,5stillinger,fellesdepot,felles portokostnader,et anslagpåhusleie- og driftskostnadersammenholdtmedbudsjettallfra Namsoskommunes servicekontor. 5

57 4.3 Lønn og regnskap Rådmannsgruppenmenerat detikke er kommetnyemomenteri sakensomskulletilsi endringi innstillingenpå detteområdet.derimotharflere kommunerhatterfaringeri løpetav detsisteåretsombareforsterkerbehovetfor og troenpåat deter ønskeligmeden samkommunalorganiseringpåområdet.rådmannsgruppenmenerfortsattat hensynetil rasjonalitetog stordriftsfordeler,verdienav et robustog bærekraftigefagmiljø samtøkt mulighetfor godrekrutteringtilsier at enhetenbørsamlokaliseresi Namsos.Innstillingenfra 2011gjentasderfor. 4.4 Samarbeidsavtalens 3-5. Samkommunestyret viseri vedtaketi sak25/11til samarbeidsavtalens 3-5. Paragrafensier at detskaltilstrebesenfordelingav arbeidsplasserog kompetansei regionen. Det er vanskeligå definereklart nårdetteer innfridd. Om vi gjør ensituasjonsbeskrivelseav dagens fordelingog vurdererut i fra enfordelingetterinnbyggertallsamtleggertil anbefalingenei pk over,vil vi få dettebildet. Kommune Innb. Situasjonsbildei dag %-vis Fordeling Matem. fordeling stillinger fordeling +/- Med nye tjenester i MNSrådmennenesanbefaling Fordeling stillinger Matem. fordeling +/- Namsos ,2 42,6 39,1 3,5 64,6 55,2 9,4 Overhalla ,4 9,3 11,1-1,8 9,3 15,7-6,4 Namdalseid ,9 4,0 5,1-1,1 5,7 7,2-1,5 Fosnes ,5 1,4 2,0-0,6 1,4 2,8-1,4 SUM ,0 57,3 57,3 0,0 81,0 81,0 0,0 Tabellenviserat fordelingav arbeidsplasserpr i dager relativt godmedalle forutsetninger somherer lagt til grunn.namsosblir ofte svaretpålokaliseringsspørsmål delsfordi deer overlegentstørstblantdeltakerkommunene(68,2%av dettotaleinnbyggertallet)og dermed ogsåoftestrepresentererdetsterkestefagmiljøetsomskaldanneutgangspunktfor enev.ny sammenslåttvirksomhet. I tillegg ligger Namsosgeografiski midtenog harakseptabel pendleavstandfra alle deandrekommunene.namsossomlokaliseringvil samletsettgi minst pendling.men dengeografiskebeliggenhetenbetyrogsåat deansattei deandrekommunene nærmestalltid harnamsossomandrevalgettersitt nåværendearbeidssted.desentraliserte modellerinnenenvirksomhetsvekkermulighetenefor rasjonaliseringsgevinst og rekrutteringseffektenav å tilby størrerobustefagmiljøer. Forslagetom lokaliseringog organiseringer, etterrådmennenesoppfatning,godtrasjonelt begrunnet,menkanskjeikke optimalti forhold til intensjonenei samarbeidsavtalens MNS harf.t. 6,5 midlertidigestillingerknyttettil prosjekterog somhartjenestestednamsos.dissestillingene vil normaltavviklesetterprosjektperioden. 5 1,7stilling knyttettil sentralborder i detteoppsettetlagttil Namdalseid. 6 I tallenefor Fosneser adm.sjeftatt med.dennestillingengårpåomgangmellomkommunene.i tillegg er en stilling knyttettil MNS Utvikling tatt med.denansatteharenegenavtalemedarbeidsstedi Fosnes. 6

58 5 Rådmannsgruppens anbefalinger 1. Lønn og regnskap a. Lønnog regnskaporganiseresomenfellesenheti Midtre Namdalsamkommunemed debeskrivningerog begrensingerav arbeidsoppgaver somfremgåri utredningenav mai 2011.Denorganisatorisk endringeninnarbeidesi samarbeidsavtalenmellom kommunenepk b. Midtre Namdalsamkommunebemyndigeså inndriveuteståendefordringeretter inkassolovensbestemmelserpåvegneav kommunen. c. Midtre Namdalsamkommune, lønnog regnskapetableresmed14,5stillinger. Alle ansatteskalhaansettelsestrygghet. Tjenestenlokaliseres til Namsos.Ansattekanut fra personligeeller sosialehensyni enovergangsfaseinnenfor dei første4 år fra iverksettingav omorganiseringenhamulighettil å opprettholdenåværendearbeidssted for heleeller delerav stillingen.slik avklaringav arbeidsstedgjøresav administrasjonssjefenettersamrådmeddenenkelteansatte,berørterådmennog tillitsvalgte. d. Ved etableringenav ordningenbeholderansattesitt ansettelsesforholdtil den kommunedei dagarbeideri, inntil eneventuellframtidig samlet overføringav ansatte i samarbeidsordningene til samkommunensomarbeidsgiver.ved nyrekrutteringi periodenfør enslik eventuellsamletoverføring,tilsettesvedkommendei Namsos kommune. e. Somkostnadsfordelingsmodell ordningenvedtasat 25%av utgiftenefordeles mellomkommunenei like delerog at 75%av utgiftenefordelesetterfolketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeidesi samarbeidsavtalens pk f. Organisasjonsendringen iverksettesfra Organisasjonsendringen skal evalueresetter 3 år. 2. Dokumentsenter a. Postog arkivtjenestenorganiseresomet fellesdokumentsenter i Midtre Namdal samkommune.omorganiseringeniverksettesfra Det skalleggesfram en planfor gjennomføringav omorganiseringeninnen b. MyndighetetterLov om arkiv overføres fra kommunenetil samkommunen. Endringen innarbeidsi samarbeidsavtalenpk. 1-4 og eventueltogsåi forskriftenom samkommuneforsøket dersomdetteer nødvendigpåinnføringstidspunktet. c. Tjenestenlokaliserestil Namsosmedfellesdepoti Namsoskommunesnåværende depot.det oppretteset fellespostmottak. 7

59 d. Dokumentsenteret etableresmed7,5 stilling. Når oppgaverfra teknisketati Namsos fasesinn skaldokumentsenteret tilføresekstrastillingsressurs. e. Alle ansatteskalha ansettelsestrygghet. Ansattekanut fra personligeeller sosiale hensyni enovergangsfaseinnenfor dei første4 år fra iverksettingav omorganiseringenhamulighettil å opprettholdenåværendearbeidsstedfor heleeller delerav stillingen.slik avklaring av arbeidsstedgjøresav administrasjonssjefenetter samrådmeddenenkelteansatte,berørterådmennog tillitsvalgte. Ved etableringenav ordningenbeholderansattesitt ansettelsesforholdtil denkommunedei dagarbeideri, inntil eneventuellframtidig samletoverføringav ansattei samarbeidsordningene til samkommunensomarbeidsgiver.ved nyrekrutteringi periodenfør enslik eventuell samletoverføring,tilsettesvedkommendei Namsoskommune. f. Somkostnadsfordelingsmodell ordningenvedtasat 25%av utgiftenefordeles mellomkommunenei like delerog at 75%av utgiftenefordelesetterfolketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeidesi samarbeidsavtalens pk g. Organisasjonsendringen skalevalueresetter3 år. 3. Sentralbord a. SentralbordorganiseressomenfellestjenesteunderMNS. Oppgavenløsesvedat den leggestil et av dekommunaleservicekontorenetterenleveranseavtalemellommns og aktuellkommune.det forhandlesi utgangspunktetmednamdalseidkommuneom leveranseavtalen. Omorganiseringeniverksettesfra b. Avtalenforhandlesfram innomenstillingsrammepå1,7 stilling. Det skaldefinereset effektiviseringsmåli avtalen. c. Somkostnadsfordelingsmodell ordningenvedtasat 25%av utgiftenefordeles mellomkommunenei lik e delerog at 75%av utgiftenefordelesetterfolketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeidesi samarbeidsavtalens pk d. Organisasjonsendringen skalevalueresetter3 år. Namsos Tor Brenne Ass.administrasjonssjef Midtre Namdalsamkommune 8

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89