SAKSFRAMLEGG. Saksgang

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Partsammensatt utvalg nye Steinkjer /4 Fellesnemndas arbeidsutvalg /33 Fellesnemnd nye Steinkjer kommune Arkivsaksnr: 208/603 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli LOKALISERING AV FUNKSJONER I MALM - KONKRETISERING AV INNHOLDET I INTENSJONSAVTALEN Vedlegg: Referat drøftingsmøte Innspill fra kontorstøttetjenesten - lokalisering av funksjoner i Malm 3 Ros kontorstøtte2 nov 208 Prosjektleders forslag til vedtak i PSU: PSU tar saken til orientering Prosjektleders forslag til innstilling fra FNAU:. Fellesnemda tar prosjektleders konkretisering av innholdet i intensjonsavtalen når det gjelder lokalisering av funksjoner i Malm til orientering. 2. Fellesnemnda slutter seg til anbefaling om å fravike innholdet i intensjonsavtalen når det gjelder innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler. 3. Fellesnemnda forutsetter at bortfalte årsverk kompenseres med tilsvarende antall årsverk gjennom å øke oppgaveporteføljen til kontorstøttesenteret. 4. Fellesnemnda ber om at prosjektleder i arbeidet med budsjett for nye Steinkjer for 2020 tar hensyn til innholdet i intensjonsavtalen når det gjelder næringsutvikling og stabsstillinger knyttet til omstilling og utvikling.

2 Saksopplysninger: På møte i fellesnemndas arbeidsutvalg (FNAU) ble prosjektleder bedt om å konkretisere innholdet i intensjonsavtalen når det gjelder funksjoner som nye Steinkjer kommune skal lokalisere i Malm. Spørsmål knyttet til gjennomføringen av intensjonsavtalen på dette området har vært oppe til diskusjon flere ganger. Blant annet ble det lagt fram en sak til politisk behandling i FNAU (sak 8/3) der prosjektleder foreslo å fravike intensjonsavtalen når det gjelder innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler. FNAU vedtok følgende: «Fellesnemdas arbeidsutvalg forutsetter at intensjonsavtalen skal gjennomføres som avtalt. Eventuelle endringer i forhold til avtalen skal være basert på enighet mellom kommunene, og bortfall av avtalte arbeidsoppgaver skal i tilfelle kompenseres med andre arbeidsoppgaver/funksjoner i tilsvarende omfang. Fellesnemndas arbeidsutvalg ber prosjektleder legge dette til grunn i det videre arbeidet før det eventuelt fremmes forslag til endringer i gjennomføringen av intensjonsavtalen. Saken sendes tilbake til prosjektleder.» I intensjonsavtalen om kommunesammenslåing er følgende funksjoner lokalisert til Verran (Malm): Servicetorg: Innbyggerne skal kunne møte kommunen på servicetorgene i Verran sentrum og Steinkjer sentrum. Servicetorget er «døren inn» til kommunen. Her får innbyggerne informasjon om det meste innen kommunens tjenester. Servicetorget skal også bidra med veiledning, blant annet innen byggesaker. Kulturkontakt: Det etableres en kulturkontakt knyttet til servicekontoret i Verran. Ledelsen av kulturskolen er i Verran. Næringsarbeidet skal ledes fra Steinkjer med et avdelingskontor i Verran. Avdelingskontoret skal ha et særlig ansvar for oppfølging og utvikling av industrivirksomhet i den nye kommunen, herunder industriell utvikling, oppfølging av nyetablerte bedrifter, akkvisisjon, klyngeprosjekter, spinoff fra eksisterende bedrifter og arbeid med utviklingsprosjekter. Kontorstøttesenter: Den nye kommunens kontorstøttesenter legges til Verran. Dette omfatter posthåndtering, journalføring, arkiv, innsyn, saksbehandlersystem, sentralbord, elektronisk søknad, salgs- og skjenkebevillinger, boligkontor og servicetorgene. Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor: Lokalisering av skatteoppkreverkontor i Verran opprettholdes og styrkes med innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler. Omstilling og utvikling: Rådmannens stab skal styrkes med minimum to årsverk knyttet til omstilling og utvikling i den nye kommunen. Disse lokaliseres i Verran. Saksvurderinger: Administrasjonen og prosjektledelsen har arbeidet med å konkretisere innholdet i intensjonsavtalen i antall årsverk. Beskrivelsene i avtalen av hvilke funksjoner som skal lokaliseres i Malm tilsvarer følgende antall årsverk: Antall årsverk Intensjonsavtalen Kommentar Sum Servicetorg 2 Kulturkontakt v/servicekontoret Oppgaven legges til ansatt ved servicetorget Ledelsen av kulturskolen Rektor. Faginspektør... Avdelingskontor for næringsarbeid 2 Det legges inn årsverk som er tilsvarende stillingsandel finansiert over ordinært budsjett i Verran kommune (budsjett 208). En evt økning ut over dette må bli en budsjettsak for kommunestyret i nye Steinkjer. 0,5

3 Kontorstøttesenter: posthåndtering, journalføring, arkiv, innsyn, saksbehandlersystem, sentralbord, elektronisk søknad, salgs- og skjenkebevillinger, boligkontor og servicetorgene Posthåndtering, journalføring, arkiv, innsyn, elektronisk søknad, salgs- og skjenkebevillinger.. Saksbehandler skjenkebevilling Betjene saksbehandlersystem.. Betjene sentralbord. Betjene arkiv. Boligkontor. 0,2 3 2 Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor. Opprettholdes i Verran og styrkes med innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler Ansatte skatteoppkreverkontoret. Innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap.. Oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler (anslag) 5 8,2 7 Minimum to årsverk i rådmannens stab Disse stillingene er ikke finansiert i dagens knyttet til omstilling og utvikling i den nye budsjett i kommunene. Dette vil derfor kommunen være en budsjettsak for kommunestyret i nye Steinkjer 2 Sum årsverk: 2,7 I tillegg til dette sier intensjonsavtalen at eksisterende lokale kulturtilbud som bibliotek, museum og kino skal videreføres i Steinkjer og Verran. Bibliotek videreføres med egen avdeling i Verran. Kino er ikke et eksisterende tilbud i Verran i dag, og er avhengig av at Bygdekinoen gjenopptar sine forestillinger for å være aktuelt i fremtiden. Museumsaktiviteten er lav, og vil være avhengig av økt aktivitet i Bergmannsparken for å kunne revitaliseres i vesentlig grad. Felles for de fleste av disse funksjonene vil være at de, i ulik grad, vil være avhengige av også å være fysisk tilstede på rådhuset i Steinkjer. Dette vil variere utfra oppgavene. Når det gjelder kulturskolens ledelse vil det være slik at kontoradresse og oppmøtested vil være i Malm, men ut fra ledelsens samlede oppgaver vil både kulturskolerektor og faginspektør ha de fleste arbeidsdagene i Steinkjer sentrum. Kulturskolen i Verran har, 6 årsverk, mens kulturskolen i Steinkjer har 2. For kontorstøttetjenesten er det utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse som viser at det er mange sårbare og kritiske områder ved å flytte funksjonene til Malm. Tiltakene for å redusere sårbarhet handler mye fleksible løsninger som gjør det mulig med fysisk tilstedeværelse på rådhuset etter behov. For kontorstøttetjenesten er det også vurdert høy risiko blant annet knyttet til tap av viktig kompetanse, negativ effekt på arbeidsmiljø og økt sykefravær. Også her vil det settes inn tiltak for å redusere risikoen. Det skal etableres avdelingskontor for næringsarbeid i Malm. Det er så langt ikke tatt stilling til om.linjetjenesten i næringsutviklingsarbeidet i nye Steinkjer skal legges i et heleid kommunalt aksjeselskap (slik både Steinkjer og Verran har det i dag) eller om det skal bli en del av den kommunale organisasjonen. Uavhengig av organiseringsspørmålet skal det være et avdelingskontor i Malm. Det er i dag 2 personer som arbeider med næringsutvikling i Verran, men disse er i liten grad finansiert over det ordinære budsjettet til Verran kommune. I 208 er det finansiert 0,5 årsverk over budsjettet. I tillegg kommer kr som er bevilget til næringsarbeid. Siden budsjett for 209 ikke er vedtatt ennå, velger prosjektleder å bruke tallet fra 208 i denne saken, men gjør oppmerksom på at det kan endre seg. Dersom det skal tilføres mer stillingsressurs til et avdelingskontor for næringsutvikling i Malm, vil det være en budsjettsak for kommunestyret i nye Steinkjer. ligning opplyses det om at Steinkjer kommunes avtale med Steinkjer Næringsselskap AS bidrar til å finansiere 2 årsverk.

4 Prosjektleder kan heller ikke, på nåværende tidspunkt, peke på løsning for hvordan rådmannens stab skal styrkes med minimum to årsverk knyttet til omstilling og utvikling i den nye kommunen. Nyopprettet stilling som stabssjef/assisterende rådmann vil inneholde oppgaver knyttet til dette arbeidsfeltet og det vil derfor være naturlig å diskutere hvorvidt en andel av disse to stillingene anses kvittert ut gjennom denne nye funksjonen. Dette vil i tilfelle forutsette at stillingen delvis lokaliseres til Malm. Rådmannen vil måtte komme tilbake til hvordan staben samlet skal styrkes, som en budsjettsak for kommunestyret i nye Steinkjer. Spesielt om innkrevingsfunksjonen fra Inn-Trøndelag regnskap og lønn og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler: Intensjonsavtalens formuleringer om innfordring har prosjektleder ved flere anledninger meldt til fellesnemndas arbeidsutvalg (FNAU) og fellesnemnda (FN) er utfordrende: Prosjektleder la fram egen sak om dette for FNAU med forslag til følgende innstilling: Fellesnemnda opprettholder vedtak om at skatteoppkreverkontoret skal være lokalisert i Verran, men uten innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler. FNAU forutsatte at intensjonsavtalen skulle gjennomføres som avtalt, men åpnet for endringer dersom det ble kompensert med arbeidsoppgaver i tilsvarende omfang. De forutsatte også at endringer skulle være basert på enighet mellom kommunene. Fellesnemda behandlet i møte sak 8/2 «Interkommunalt samarbeid» og vedtok at nye Steinkjer vil videreføre og videreutvikle interkommunalt samarbeid, og at hovedutgangspunktet for dette vil være Inn- Trøndelagsregionen. I samme sak orienterte prosjektleder at det var usikkert om administrasjonen kunne imøtekomme vedtak fra fellesnemndas arbeidsutvalg fordi det var utfordrende å finne andre arbeidsoppgaver/funksjoner. Konsekvensen av dette ville i så fall bli at fellesnemnda må varsle endring, evt. si opp, avtalen om interkommunalt samarbeid om Inn-Trøndelag regnskap og lønn med Inderøy kommune som vertskommune Administrativ styringsgruppe for Inn-Trøndelagsregionen (ASG) fikk oversendt særutskrift av sak 8/2 til orientering i forbindelse med sitt møte I protokollen fra ASG-møtet ba representantene fra Inderøy og Snåsa om å få med følgende protokolltilførsel: «Inderøy og Snåsa kommune er bekymret for at det i intensjonsavtalen forutsettes overføring av tjenester fra eksisterende regionalt samarbeid til nye Steinkjer. Dette kan påvirke samarbeidsklimaet i Inn- Trøndelagsregionen på en negativ måte. Inderøy og Snåsa gjør oppmerksom på at et vedtak om flytting av tjenester fra et godt fungerende interkommunalt samarbeid kan komme i konflikt med de gode ambisjonene for et regionalt samarbeid som ligger i Fellesnemndas vedtak». Prosjektleder fastholder sin anbefaling om å fravike intensjonsavtalen når det gjelder innkrevingsfunksjonene fra lønn og regnskap, og oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler. Innkrevingsfunksjonene som i dag ligger til Inn-Trøndelag regnskap og lønn er den del av en interkommunal samarbeidsløsning og en evt endring vil ha konsekvenser for de to andre kommunene i samarbeidsløsningen. Det vil også påvirke samarbeidsklimaet i Inn-Trøndelagsregionen på en negativ måte (ref. protokolltilførsel fra Snåsa og Inderøy i ASG). Når det gjelder oppgaver knyttet til utbetaling, innfordring og oppfølging av Husbankens virkemidler er dette en tjeneste som i dag leveres fra Lindorff. Saksbehandling knyttet til startlån, bostøtte og tilskudd utføres i dag av kommunens bolig- og tildelingskontor samt økonomitjenesten når det hovedsakelig gjelder forholdet

5 til kommunens regnskap. Dagens ordning for utbetaling, innfordring og oppfølging fungerer godt og Lindorff får sine kostnader dekket gjennom gebyrer fra låntagerne. De fleste kommunene i landet, inkludert dagens Steinkjer og Verran, har valgt denne løsningen. Administrasjonen har anslått at de omtalte innkrevingsfunksjonene tilsvarer 2 årsverk. Det understrekes at dette er et anslag. Det er svært vanskelig å beregne hvor mye stillingsressurs som trengs for å overta oppgavene som Lindorff har. Prosjektleder foreslår å kompensere bortfall av 2 årsverk med å styrke kontorstøttesenteret med ytterligere 2 årsverk ved også å lokalisere politisk sekretariat til Malm. Politisk sekretariat er i dag en del av kontorstøttetjenesten i Steinkjer og er knyttet til de samme arbeidstakerne som utfører mange av de andre funksjonene som er beskrevet i kontorstøttesenteret i intensjonsavtalen. Iflg. prosjektleders anbefaling vil følgende funksjoner/årsverk lokaliseres i Malm: Antall årsverk Intensjonsavtalen Kommentar Sum Servicetorg 2 Kulturkontakt knyttet til servicekontoret i Verran. Oppgaven legges til ansatt ved servicetorget Ledelsen av kulturskolen Rektor. Faginspektør... Avdelingskontor for næringsarbeid. Kontorstøttesenter: 2 Årsverk tilsvarende stillingsandel finansiert over ordinært budsjett i Verran kommune (budsjett 208). 0,5 Posthåndtering, journalføring, arkiv, innsyn, elektronisk søknad, salgs- og skjenkebevillinger.. Saksbehandler skjenkebevilling 0,2 Betjene saksbehandlersystem.. Betjene sentralbord. 3 Betjene arkiv. Boligkontor. 2 Politisk sekretariat. 2 0,2 Inn-Trøndelag skatteoppkreverkontor Ansatte skatteoppkreverkontoret. 5 Minimum to årsverk i rådmannens stab Disse stillingene er ikke finansiert i dagens knyttet til omstilling og utvikling i den nye budsjett i kommunene. Dette vil derfor kommunen være en budsjettsak for kommunestyret i nye Steinkjer 2 Sum årsverk: 2,7 Prosjektleder vil også signalisere at det fremover skal arbeides med en videreutvikling av skatteoppkreverkontoret i Malm. Dette kan gjelde både tilførsel av nye oppgaver og en utvidelse av nedslagsfeltet. Dette vil skje i nært samarbeid med de andre kommunene i Inn-Trøndelagsregionen. Fysisk lokalisering i Malm Prosjektledelsen har satt i gang arbeidet med å avklare hvor i Malm de kommunale kontorene skal være. Administrasjonen i Verran kommune er i dag i hovedsak lokalisert i Verran Servicekontor i Liavegen. Her har Verran kommune et leieforhold med en leieavtale som varer ut Verran kommune eier flere bygninger, blant annet Verraparken. Servicetorget vil trenge en sentral beliggenhet i kommunale lokaler. Det foreslås at de fleste kommunale funksjoner i Malm blir lokalisert sammen med

6 servicetorget. Kommunens lokaler i Verraparken er egnet til formålet. Her er også biblioteket. Det er av den grunn påbegynt et arbeid med å få på plass de kommunale funksjonene her. Det må også være mulighet til at andre enn de enheter som spesielt omtales i intensjonsavtalen kan ha tilgang til kontorplass. Eksempelvis kan dette dreie seg om landbruk, byggesak, vann og oppmåling m. flere.