Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet Synnøve Myhre Leder av AG 2

Transkript

1 Rapport AG 2. Forslag til organisering av tekniske og administrative funksjoner ved MOF i fremtidens fakultet Synnøve Myhre Leder av AG 2

2

3 AG2 sammensetning Synnøve Myhre, administrasjonssjef, institutt for indremedisin(leder) Oddveig Åsheim, administrasjonssjef, Institutt for biomedisin Ørjan Hauge, seksjonssjef, Det medisinsk- odontologiske fakultet Randi Oen, studieleder, Institutt for samfunnsmedisinske fag Stig Morten Frøiland, assisterende fakultetsdirektør, Det medisinskodontologiske fakultet Inger Hjeldnes Senneseth, underdirektør, Det medisinsk-odontologiske fakultet I april ble AG2 supplert med følgende medlemmer: Øyunn Nilsen, avdelingsingeniør, Gades institutt Randi Sandvik, overingeniør institutt for indremedisin. Kim Ove Hommen, prosjektkoordinator, Det medisinsk-odontologiske fakultet (sekretær)

4 Begrunnelse for omorganisering Behov for organisering som svarer på strategisk ledelse Utdanning Forskning Behov for fleksibilitet og integrasjon på tvers av gamle instituttgrenser Effektivisering av administrative ressurser Mindre ping-pong mellom fakultets- og instituttnivå Støttefunksjon for undervisning, forskning og formidling

5 Mandat til AG2 Styrke administrative funksjoner gjennom å forenkle og effektivisere. Gjøre administrasjonene mer robuste og mindre sårbare. Foreslå en administrativ organisering som på en best mulig måte understøtter forskning, utdanning og formidling. I april 2012 fikk AG2 et revidert mandat med følgende tillegg: Gruppen bes videre kartlegge dagens struktur for forskningstekniske støttefunksjoner, og peke på mulig framtidig organisering i tråd med konklusjonene mht organisering av forskning og undervisning fra rapporten til Arbeidsgruppe 1. Gruppen skal også foreslå prosess for organisering av forskningstekniske funksjoner og kompetanse. Arbeidsgruppen bes om å legge frem en samlet vurdering og anbefaling for Styringsgruppen innen 15. september 2012.

6 Sentrale spørsmål for AG2 Hvilken organisatorisk løsning bør velges for best å nå målsetningene om å styrke funksjoner som understøtter undervisning, forskning og formidling, samt forenkle administrative funksjoner? Hvordan sikrer vi saksbehandling mest mulig på ett nivå? Hvilke roller og oppgaver må sikres i organiseringen av framtidens fakultet?

7 Utfordringer med dagens organisering 8 institutt administrasjoner Variasjon i tekniske og administrative årsverk ved instituttene Variert kompetanse og forskjellige måter å gjøre oppgavene på Ulikheter mellom instituttene i arbeidsrutiner innen tekniske tjenester, personal-, studie-, forsknings og økonomiadministrasjon. Saksbehandling på to nivå. Lite robuste instituttadministrasjoner (for lite rendyrking av roller/profesjonalisering)

8 Forslag til en helhetlig modell tekniske støttefunksjoner

9 Konsekvenser av foreslått modell

10 Forslag til videre prosess for tekniske ressurser. Kartlegge eksisterende kompetanse og kapasitet i teknisk stab Styrke personalledelse av teknikere (tydeligere og mer enhetlig) Ha oversikter på arealer, utstyrspark og annen infrastruktur Involvere faglige, tekniske og administrative i det videre arbeidet

11 Studieadministrasjon Robuste studieadministrasjoner (studieledere) Tydelig ansvarsfordeling på program, emnenivå og drift Medisin koordineres på fakultetsnivå Programutvalgssekretærene ansatt på fakultet men arbeider på instituttene Felles studieadministrasjon mellom de to kliniske instituttene Sikre nærhet til studenter og undervisere

12 Forskningsadministrasjon Koordinering av fellesoppgaver og kvalitetsarbeid legges til fakultetsnivået Styrking av rådgiverfunksjon koordineres av fakultetet/personalledelse ved fakultetet, men lokaliseres til instituttene Forskningsstøtte og drift av BOA-prosjekter er lagt til instituttene Administrasjon av kjernefasiliteter er lagt til instituttene Modell A: Tilsetting av forskningsrådgiver rollen på instituttnivå Modell B: Tilsetting av forskningsrådgiver rollen på fakultetsnivå som en strategisk fellesfunksjon opp mot større satsinger

13 Forskerutdanning Koordinering av forskerutdanning på fakultetet Rollene som ivaretar rekruttering og avslutning splittes mellom fakultet og institutt Driftsrollene legges til instituttene Kvalitetsarbeid og samordning legges til fakultetet PhD - koordinator ny rolle på instituttnivå som skal «lose» kandidatene gjennom programmet

14 Personaladministrasjon Sentralisering av personaladministrasjonen To seksjoner 1. rekruttering 2. personal og utvikling Arbeidsledelse hos institutt og administrasjonssjef Saksbehandling på et nivå Spesialiserte saksbehandlere innenfor de to hovedfeltene Styrking av personalfeltet

15 Økonomiadministrasjon Faglig styring og rendyrke roller Institutt- og prosjektøkonom og bestiller på institutt Controller knyttet til fakultetsnivå, men arbeidsledelse på institutt for å ivareta fellesoppgaver og gi økonomistøtte til fakultetsledelse, administrativ ledelse og instituttledere

16 Lederstøtte på fakultetsnivået Stab Utrederfunksjon Arealkoordinator Kommunikasjon Arkiv og Dokumentsenter foreslås sentraliseres til Dokumentsenter 1.

17 Samadministrasjon mellom IKO og IGS AG2 anbefaler samadministrasjon Bakgrunn er faglig relasjoner og forskningssamarbeid, kombinert med felles relasjoner til primærhelsetjenesten. En samadministrasjon gir en robusthet og effektivisering av administrasjonen Samlokalisering

18 Anbefalt modell fra AG2

19 Forslag til bemanningsplan AG2 støtter seg også på AG1 sine anbefalinger om lik organisering av instituttadministrasjonene, og nærhet til fagmiljøene.

20 Oppsummering For tekniske tjenester foreslås å utrede nærmere behovet for en teknisk koordinator for å sikre oversikt over teknisk kompetanse, utstyr og innkjøp samt laboratoriearealer og infrastruktur. Studieadministrasjon på institutt og fakultetsnivå. Forskningsadministrasjon. Strategisk faglig samordning i henhold til handlingsplaner og strategi. Forskerutdanningen videreføres i hovedsak slik det er i dag men styrkes med PhD- koordinator Personaladministrasjon sentraliseres i to seksjoner, men med instituttnære saksbehandlere Økonomi oppgavene Rendyrking av oppgaver og kompetanse med færre institutt, Controller gruppe som en fellesresurs på fakultetet Kommunikasjon Lederstøtte, areal, utredning og stab

21 AG2 takker for oppdraget, og ønsker lykke til i den videre prosessen.