Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum. Mandat

Transkript

1 Nasjonalt IKT EPJ Systemeierforum Mandat Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Programkontoret Nasjonal IKT og Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum RHF Fagdirektørforum, Nasjonal IKTs fagfora, Nasjonal IKT Prosjekteierforum Styringsgruppen Nasjonal IKT Revisjon 2.0 av Adm.dir/Styret Endringslogg Versjon Dato Endring basert på Første versjon fra Programkontoret Første møte i EPJ Systemeierforum Møte i EPJ Systemeierforum Møte i EPJ Systemeierforum Leserunde i EPJ Systemeierforum og Programkontor Leserunde i Arkitekturforum og Klinisk IKT fagforum Fagforaenes fellesmøte 7. mars og EPJ Systemeierforums møte 22. mars. Oppdatering/rydding i samråd med Programkontoret Leserunde i NIKT Prosjekteierforum og Strategiutvalg Gjennomgang i RHF Fagdirektørforum og NIKT Prosjekteierforum Godkjent i Styringsgruppen Nasjonal IKT Revisjonsutkast fra programkontor og Systemeierforum Forslag fra EPJ Systemeierforum til NIKTHF programkontor Forslag til Prosjektforum Godkjent av konst.adm.dir for styret Nasjonal IKT HF Versjon nr. 2.0 Side 1 av 5

2 INNHOLD: 1. BAKGRUNN NAVN OG DEFINISJON MANDAT, MÅL OG OPPGAVER ORGANISERING OG SAMMENSETNING RESSURSER OG ØKONOMI... 5 Versjon nr. 2.0 Side 2 av 5

3 1. BAKGRUNN Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Nasjonal IKT er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum ble etablert i 2011 og har som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ, samt å samordne løsning for og implementering av myndighetskrav. EPJ Systemeierforums skal utfylle Klinisk IKT Fagforum (tidl. EPJ Fagforum) som særlig arbeider med fremtidige behov innenfor EPJ-området. 2. Navn og definisjon «EPJ»: Når Nasjonal IKT EPJ Systemeierforum bruker begrepet «EPJ», menes både helseopplysninger lagret på elektronisk format, og det sosiotekniske system som er knyttet til opplysningene. I systemeiernes perspektiv, er «EPJ-system» summen av informasjonssystemer og -tjenester som understøtter spesialisthelsetjenestens formål (om forebygging, behandling, undervisning og forskning), både for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av tiltak». «Systemeierforum»: Deltakerne i Nasjonal IKT Systemeierforum representerer de regionale helseforetakene. Det er derfor naturlig at forumet samarbeider om de regionale helseforetakenes «sørge for ansvar» etter spesialisthelsetjenesteloven, og derigjennom støtter opp under og tilrettelegger for å utøve databehandlingsansvaret i helseforetak og -institusjoner og databehandleransvaret i de regionale IKT-enhetene. Dette gir en operasjonell definisjon av «systemeierskap» på regionalt og nasjonalt nivå. 3. Mandat, mål og oppgaver EPJ Systemeierforums mandat er innenfor rammen av Nasjonal IKTs strategi. Representantene i forumet rapporterer hver for seg til eget RHFs fagdirektør. Systemeierforums leder rapporterer til Programkontoret Nasjonal IKT, som igjen rapporterer til Prosjekteierforum og Styringsgruppen Nasjonal IKT. Forumets hovedoppgave er å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ med det formål å bidra til å forbedre dagens EPJ systemer i bruk, implementering, forvaltning og videreutvikling. Forumet har to fokusområder med bl.a følgende oppgaver: 1. Samhandling med leverandører og interessentgrupper: a. Sørge for en arena for forankret samhandling med leverandører. b. Peke på felles behov, foreslå endringer, og samordne krav til løsning som kan hjelpe RHF ved bestilling til leverandør. c. Der det er ønskelig kan forumet på vegne av RHF- ene presentere tilbakemelding/holdninger vedrørende myndighetsbelagte krav og offentlig rapportering. Skriftlige svar på høring og utredninger sendes til NIKT for samordning. d. Bidra til tidlig intervensjon ved nye behov basert på endring i offentlige krav e. Bidra til mer effektiv applikasjonsforvaltning og generelt ryddigere prosesser 2. Erfaringsdeling og samordning mellom regionene: a. Medvirke til kunnskapsutveksling og erfaringsutveksling omkring systemeierskapet for EPJ i RHFene Versjon nr. 2.0 Side 3 av 5

4 i. Innhente informasjon vedrørende arbeid i regionale EPJ systemeierforum. Representant fra hvert RHF presenterer status i forumets møter. ii. Arbeide for klargjøring og harmonisering av begrepsbruk i RHFene, herunder roller og ansvarsområde for systemeier, systemansvarlig og forvalter. Eventuelt foreslå minimumskrav til kompetanse. iii. Vurdere/foreslå muligheter for mer effektive forvaltningsprosesser, identifisere forskjeller/likheter i regionene. b. Synliggjøre områder hvor en felles nasjonal tilnærming, eventuelt nasjonale føringer, kan være hensiktsmessig c. Samordne arbeid som er relatert til systemeierskap på regionalt plan og løfte problemstillinger som best behandles nasjonalt. Fokuset vil være på funksjoner og ikke på spesifikke system d. Arbeide for å samordne effektiv elektronisk samhandling mellom virksomhetene, med pasienten, og med kommuner og andre eksterne aktører. e. Bistå i vurderinger og prioriteringer knyttet til utviklingsoppgaver, oppgraderinger og utrulling, samt gi innspill til mest hensiktsmessig systemutnyttelse og drift f. Innstille på nasjonale føringer vedrørende punkt 2.a-e til interregionalt fagdirektørmøte Forumet kan nedsette undergrupper etter behov og med den sammensetning som den anser nødvendig, og invitere ressurspersoner inn i arbeidet etter behov. Det kan nedsettes to ulike former for undergrupper: Ad-hoc arbeidsgrupper. Disse skal løse et avgrenset problem innenfor en begrenset tidsperiode. Faste forvaltningsgrupper. Disse gruppene skal ivareta nasjonal forvaltning innenfor et spesifikt kompetanseområde som ligger under EPJ Systemeierforums ansvarsområde. 4. Organisering og sammensetning Systemeierforumet er sammensatt basert på følgende kriterier: Deltakerne skal representere regionale systemeiere Deltakerne skal ha kunnskap om klinisk IKT i helsesektoren, samt helsefaglig kompetanse Deltakerne skal ha organisatorisk kompetanse på både lokalt og regionalt plan Geografisk og organisatorisk representasjon RHF Fagdirektør utpeker representanter i EPJ Systemeierforum. Før øvrig sørger Nasjonal IKT HF for å bemanne undergrupper etter punkt 3. Versjon nr. 2.0 Side 4 av 5

5 EPJ-systemeierforum koordinerer ulike grupper og nettverk som arbeider med bruk og forvaltning av dagens EPJ på tvers av RHFene. Følgende forvaltningsgrupper rapporterer til EPJ Systemeierforum og bemannes med leder/sekretær finansiert av Nasjonal IKT HF: 1. «Journalstruktur og tilgangsstyring» 2. «Arketypeforvaltning» 3. «EPJ-Systemsvikt» 4. «Samordningsforum for DIPS Arena» 5. «Samordning av rapporteringskodeverk» Undergruppenes mandat og budsjett skal holdes innenfor EPJ-systemeierforums mandat og budsjett, og aktiviten inngår i EPJ Systemeierforums rapportering i Prosjektforum og Interregionalt fagdirektørmøte. 5. Ressurser og økonomi Følgende er utgangspunkt for bemanning og frikjøp i forumet under Nasjonal IKT HF: Nasjonal IKT HF besørger bemanning og tilhørende finansiering av forumets ledelse- og sekretariatsfunksjon. Nasjonal IKT HF finansierer ved behov frikjøp av nødvendige ressurser til de faste forvaltningsgruppene, basert på godkjenning i henhold til Nasjonal IKT HFs fullmaktsmatrise. Nasjonal IKT HF finansierer ved behov frikjøp av ressurser til prosjektorienterte arbeidsgrupper, basert på godkjenning i henhold til Nasjonal IKT HFs fullmaktsmatrise. Medlemmer i EPJ systemeierforumforpliktes til å avgi 2 dagsverk i måneden. Disse finansieres av de respektive RHF. Versjon nr. 2.0 Side 5 av 5