Prosjekt Campus US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 2

Transkript

1

2 Prosjekt Campus Universitetsstyremøte 26.november 2015 Prosjekt Campus US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 2

3 Saksliste fra prosjektstyremøtet Saksnr. PC 57/2015 Sakstittel Godkjenning av innkalling og saksliste PC 58/2015 Godkjenning av referat fra møte PC 59/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.november 2015 PC 60/2015 PC 61/2015 PC 62/2015 Statsbygg presenterer Campus Ås sluttfaseplan IKT-prosjekt Flytte- og ibrukstakelseprosjekt PC 63/2015 Ny gjennomgang av budsjettet for 2016, /2020 PC 64/2015 PC 65/2015 PC 66/2015 Kuttliste SLP for finansiering av kjøling og nødstrøm Styrets egenevaluering Eventuelt Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 3

4 Status Prosjekt Campus november 2015 Status for Prosjekt Campus administrasjon Samlokaliseringsprosjektet (SLP) Brukerutstyrsprosjektet SLP (BUT) Urbygningsprosjektet Senter for husdyrforsøk (SHF) Strategisk Campusplan Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 4

5 Statsbygg Usikkerhetsanalyse november 2015 Styringsramme (P50) Kostnadsramme (P85) Mill NOK Bevilgning Usikkerhetsanalyse Endring Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 5

6 Tidsplan og organisering av flytteprosjektet Anlegg/ Prosjektering/ Bygging Idriftsettelse Utprøvning test - trening Bygg tas i bruk Strategisk planlegging Flytteplanlegging Mobilisering Flytting Planlegging av utflytting Gjennomføring av flytting Driftstilpasning Normaldrift Utarbeide styringsdokument Økonomi/budsjett Interessentanalyse Organisering av planleggingsoppgaver Flyttestrategi faser internt og eksternt Inngåelse av rådgiver-avtaler, Valg av driftsstrategi Strategi for trening av personell Valg av planleggingsverktøy Driftsøkonomiske analyser Etablering og organisering av flytteteam Detaljplanlegging innenfor de enkelte team Overordnet planlegging av drift i flytteperioden Etablering av midlertidige beredskapsplaner Risikoanalyser Etablering av plan B Utarbeide kravspekk for anbud - den fysiske flytteprosessen Gjennomføre anbudsprosessen Utstyrsmerking Etablere test-/treningsfasiliteter for personale Avtaleinngåelse vedr. transport Avtaler med myndigheter Planlegging i team Utforme sjekklister Briefing av aktører Tester og simulering Tele og data Etablere backupsystemer Kommandosentral etableres Utstyr Inventar Dyr Ansatte Studenter Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 6

7 Prosess Flytte- og ibrukstakelseprosjektet Nov + Des 2015 Jan 2016 Feb - Des 2016 Overordnet styringsdokument Avklaringer med SB Fremdriftsplan Ansette prosjektkoordinator Workshop Styringsdokument Overordnet samkjørt SB/NMBUplanlegging Risikoanalyse Budsjett Start detaljplanlegging Skissere flytteorganisasjon Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 7

8 Budsjettforslag Flytteprosjektet SLP 2016 Flytte- og ibruktakelseprosjekt SLP: År Beskrivelse 2016 Prosjektledelse - innkjøp av tjenester Prosjektkoordinator intern stilling Brukermedvirkning (frikjøp VetBio) Totalt Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 8

9 PC 62/2015 Prosjektstyrets vedtak om flytteog ibruktakelsesprosjektet Vedtak: «Prosjektstyret ber prosjektadministrasjonen fortsette planleggingen av Flytte- og ibruktakelsesprosjektet. Prosjektstyret ber prosjektsjefen forberede saksfremlegg for forslag til budsjett for 2016 ( NOK) i saken, for presentasjon til universitetsstyret 26.november Det bes om en statusrapport på fremdrift til møtet 17.februar 2016, samt at det rapporteres om Flytte- og ibruktakelsesprosjektet i alle styrets statusrapporter fremover. Prosjektstyret anbefaler NMBUs ledelse at det igangsettes et prosjekt for organisasjonsutvikling da det nye bygget vil påvirke den fremtidige organiseringen av virksomheten og vil ha stor påvirkning på flytte- og ibruktakelseprosjektet.» Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 9

10 Mål for IKT-prosjektet SLP NMBU skal ha en tilfredsstillende driftssituasjon i 2020 med kapasitet til å møte behovene på en tilfredsstillende måte, med tanke på både: maskinvare datalagring brukerstøtte akseptable driftskostnader NMBU skal ha en digital tilstand i tråd med IKT-strategien som møter forventningene til studenter og ansatte muliggjør nye undervisningsmetoder gir NMBU et konkurransefortrinn i forskning og undervisning Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 10

11 Tidsplan for IKT-prosjektet SLP SLP Infrastruktur Datafangst mm Fagsystemer byggefase kartlegging Anskaffelse Implementering test drift Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 11

12 Budsjettforslag IKT-prosjektet SLP 2016 IKT SLP 2016 Innkjøp av tjenester, 2 årsverk Intern IT prosjektleder k-pkt IT Intern IT k-pkt IT system Intern nye ressurser Hardware, infrastruktur, reiser, analyser etc Totalt Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 12

13 PC 61/2015 IKT-prosjektet SLP Vedtak: «Prosjektstyret ber prosjektadministrasjonen fortsette planleggingen av IKT-prosjektet og å komme i gang med kartleggingen. Prosjektstyret ber prosjektsjefen forberede fremlagt forslag til budsjett for 2016 ( NOK) i saken, for presentasjon til universitetsstyret 26.november Det bes om en statusrapport på fremdrift til møtet 17.februar 2016, samt at det rapporteres om IKT i alle styrets statusrapporter fremover.» Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 13

14 Budsjettforslag Prosjekt Campus 2016 Beskrivelse 2016 Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Ibruktakelse-/flytteprosjekt SLP* IKT SLP* Urbygningen Totalt: Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 14

15 Budsjettforslag Prosjekt Campus Beskrivelse Totalt Prosjekt Campus Administrasjon Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Ibruktakelse-/flytteprosjekt SLP* IKT SLP* Urbygningen SHF Prosjekt Campus inklusive: Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 15

16 PC 64.1/2015 Ekstraordinær behandling av Kuttliste SLP for finansiering av kjøling og nødstrøm 1. Prosjektstyret støtter Fakultetsstyret for VetBio om at det ikke gjøres kutt nå som har negative konsekvenser for funksjonaliteten til SLP. 2. Dersom det må kartlegges slike kutt nå, foreslår prosjektstyret at det inntil man evt. finner andre mere hensiktsmessige kostnadsreduksjoner eller finansiering, jobbes videre ut fra følgende: Overflytting av luthydrolyse fra SLP til BUT og optimalisering og kutt i BUT budsjettet tilsvarende 19 MNOK. Overføring fra SLP utomhus budsjettet til NMBU, tilsvarende 17,8 MNOK. 3. Prosjektstyret ber prosjektorganisasjonen jobbe videre med tanke på å finne andre optimaliseringer og kostnadskutt som ikke medfører redusert funksjonalitet og som gjør at man ikke trenger å redusere budsjettene verken for SLP BUT eller SLP Utomhus. Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 16

17 Forslag til kuttliste i SLP for finansiering av kjøling og nødstrøm Beskrivelse Kost Mill NOK 1 Overflytting av luthydrolysen fra SLP til BUT og fjerning av PET-scan fra BUT budsjettet 19,0 2 Overføring fra SLP utomhusbudsjettet til NMBU 17,8 Totalt : 36,8 Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 17

18 Forslag til optimaliseringer/kuttliste i SLP for å minimalisere behov for egenfinansiering av kjøling og nødstrøm Beskrivelse Kost Mill NOK 1 Kutt optimalisering av BUT prosjektet uten funksjonskutt: 14,0 2 Egenfinansiering NMBU 22,8 Totalt : 36,8 Prosjekt Campus presentasjon for US 26.november 2015 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 18

19