S T Y R E S A K # 20/01 STYREMØTET DEN BYGGESAKEN STATUS PR FEBRUAR 2015

Transkript

1 S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN BYGGESAKEN STATUS PR FEBRUAR 2015 Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret merker seg at det er god fremdrift i brukerutstyrsprosjektet. Styret tar videre til orientering den nye sammensetningen av styrings- og prosjektgruppene. Vedlegg: Saksfremlegg med 2 vedlegg Tidligere dokumenter: Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den

2 Saksfremlegg Byggesaken status pr februar 2015 Det vises til tidligere skriftlige og muntlige orienteringer til styret. I det følgende gis en kortfattet statusrapport for pågående aktiviteter i byggeprosjektet 1) Verifisering av bygget avslutning av detaljprosjektet 5. februar 2015 overleverte KHiB til Statsbygg en kvalitetssikret gjennomgang av bygget og de registreringer som er gjort i Statsbyggs romdatabase. Dette betyr at alt byggpåvirkelig utstyr er registrert, samtidig som at bygget er tilrettelagt med nødvendig infrastruktur (strøm, røropplegg, IKT m.m.). Der er noen uavklarte områder/rom, men disse er identifisert og behandles fortløpende i et samarbeid mellom KHiB og Statsbygg. 2) Prosjektorganisering På bakgrunn av at verifiseringsprosessen nå er fullført går vi over i neste fase av byggeprosjektet. Vi vil fremover konsentrere oss om de prosessene vi har identifisert i byggeprosjektet: Prosjektstyring Brukerutstyr Innkjøp Flytting Økonomi HMS I og med at de overordnete betingelsene nå i all vesentlig grad er lagt, vil prosjektgruppen kunne arbeide mer konkret med prosessene ovenfor, og hver av prosjektgruppens medlemmer vil få ansvar og oppgaver knyttet til disse. Styringsgruppen for prosjektet har derfor besluttet en ny sammensetning av prosjektgruppen. Samtidig ønsker vi å tydeliggjøre tillitsvalgtes medvirkningsrolle i prosjektet og utvider dermed styringsgruppen med KHiBs hovedtillitsvalgt. Den nye prosjektorganiseringen fremkommer fra vedlegg 1, med en beskrivelse av mandat og oppgaver i vedlegg 2. 3) Brukerutstyrsprosjektet januar 2015 gjennomførte vi en to-dagers brukerutstyrssamling. Dette var et vellykket seminar der brukergrupper ble opprettet og begynte arbeidet med å definere brukerutstyr i to grupper: hva tar vi med oss og hva ønsker vi å anskaffe. For sistnevnte kategori skal det utarbeides en prioritert liste. For hver brukergruppe er det oppnevnt en leder som også har ansvar for å gjennomføre møter med andre ansatte (som ikke er med i brukergruppen) slik at alle ansatte skal ha fått informasjon om og fått anledning til å uttale seg om brukerutstyr som planlegges flyttet eller anskaffet. 1

3 Gruppene er godt i gang med sitt arbeid og er gitt frist til 13. februar med å komme med sine innspill. Innspillene vil så bli behandlet i prosjektgruppen, før det gjennomføres en kvalitetssikring med anskaffelseskonsulent. De ulike anskaffelsene vil bli delt inn i såkalte anskaffelsespakker, dette vil forenkle selve gjennomføringen av anskaffelsene. Uken før påske gjennomføres en ny brukerutstyrssamling der vi fullfører og oppsummerer prosessen. Det vises for øvrig til vedlegg 1 og 2 som inkluderer oversikt over brukergruppene og deres oppgaver. 4) Kommunikasjon Det legges opp til to løp, internt og eksternt. I tilknytning til nybygget skal det utarbeides en egen kommunikasjonsstrategiplan der den eksterne delen samkjøres med Statsbygg sin. Den interne kommunikasjonen skal være utfyllende og bidra til at alle ansatte får best mulig innsikt i byggeprosessen, og tilrettelegge for at spørsmål underveis besvares, samt tilby de ansatte en kanal der de kan komme med tilbakemeldinger. Det vil legges ut informasjon på khib.no fortløpende om byggeprosjektet (hva skjer på byggeplassen og hva som er nært forestående) med oppdaterte bilder. Parallelt med dette skal det informeres om brukerutstyrsprosjektet og status for prosjektgruppens arbeid. Det vil etter hvert tilbys guidede turer til byggeplassen, i samarbeid med prosjektledelsen. Det har vist seg å være en suksess i tidligere byggeprosjekter, og vil være med på å gi eierskapsfølelse til nybygget. Det må vurderes om det trengs det jevnlige informasjonsmøter til ansatte og studenter. Til den eksterne kommunikasjonen trengs en helhetlig fortelling om KHiB som er forankret i ledelsen og styret, som redegjør hva bygget betyr for den faglige virksomheten ved KHiB, samt visjonene for nybygget på et overordnet institusjonelt plan. Sammen med Statsbygg vill det samarbeides om felles medieutspill, visuelt pressemateriale og arrangementer som nabomøter etc. Kommunikasjonen om nybygget skal rettes mot utvalgte redaksjoner, lokalt, nasjonalt og internasjonalt, også for å formidle milepæler underveis. Det er også andre aktører det bør vurderes om vi skal samarbeide med: skal vi f.eks. inngå dialog med Kulturseksjonen i Utenriksdepartementet og Utenriksstasjonene (ambassadene) og Visit Bergen? Dette er aktører som kan løfte prosjektet internasjonalt, og som har ressurser til å gjøre det. Er KHiB villig til å ta i bruk egne økonomiske midler for å få internasjonal oppmerksomhet? Snøhettas internasjonale renommé vil være av stor betydning for å lykkes i et slikt arbeid. Det vil også være relevant at det nå for første gang bygges et bygg til dette formålet her i landet (også sjelden i europeisk kontekst). Andre kanaler som vil benyttes utover egen hjemmeside: sosiale medier som alt er i bruk (som Facebook og Twitter), nyhetsbrev i ny drakt, og dessuten opprette en Instagram-konto. 2

4 Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Styret merker seg at det er god fremdrift i brukerutstyrsprosjektet. Styret tar videre til orientering den nye sammensetningen av styrings- og prosjektgruppene. Bergen, Cecilie Ohm høgskoledirektør 2 vedlegg 3

5 Vedlegg 1. KHiBs prosjektorganisasjon Prosjekt nybygg Arbeidsmiljøutvalg Styringsgruppe Cecilie Ohm, høgskoledirektør Gerd Tinglum, rektor Johan Sandborg, prorektor, prosjektleder, ass. prosjektleder Øystein Hauge, tillitsvalgt Referansegruppe Endre Laastad, HiB Læringsmiljøutvalg Prosjektgruppe Bente Irminger Eamon O'Kane Eli Winther Bjarte Bjørkum Øivind Skaar Interiør-Ark Scenario: Camilla Krogh, prosjektleder Eli Kirstin Eide Frans Jacobi Utstyrsprosjekt Inventura: Matias Haukom, leder IT/AV Per Steinar Bendiksen Diego Valle Torkell Bernsen Rådgiver: Sweco Dørmiljø Per Steinar Bendiksen Roald Steensen Kristian Skjold Vidar Lidtun drofus Bjarte Bjørkum Flytting Inventura: Matias Haukom Flyttekonsulent Økonomi/husleie Øivind Skaar Cecilie Ohm HMS Eli Winter Øystein Hauge Brukerutstyrsgruppene Bjarte Bjørkum

6 Beskrivelse av KHiBs prosjektorganisasjon Styringsgruppen Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for styringen av prosjektet. Leder av styringsgruppen er prosjekteier. Styringsgruppen er ansvarlig for prosjektets resultat, og bistår og følger opp prosjektleder for å sikre at prosjektet når sine mål. Medlemmene i styringsgruppen er ansvarlige for realiseringen av prosjektet og for å sikre gode arbeidsforhold for prosjektet. Styringsgruppen foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå. Gruppen sikrer at KHiB lever opp til sine forpliktelser overfor prosjektet. Det er styringsgruppens ansvar å sikre at prosjektets ressursbehov dekkes. Mandat: Fatter beslutninger knyttet til prosjektet, herunder endringer til Statsbygg. Møtefrekvens: Møtes ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som arkiveres i P360. Prosjektgruppen Mandat: Tett oppfølging av byggeprosjektet fra brukerståstedet. Sikre brukernes medvirkning i de ulike fasene i prosjektet. Sikre at KHiBs ordinære oppgaver forløper som normalt gjennom hele byggeprosessen. Leveranser fra prosjektgruppen følger prosjektbeskrivelsen daterte Møtefrekvens: Møte ukentlig. Møtene skal ha en agenda, og det skal føres referat som arkiveres i P360 Referansegruppe Rolle i prosjekt Nybygg: Siden Høgskolen i Bergen nettopp har vært igjennom et tilsvarende byggeprosjekt, er de involverte herfra en viktig bidragsyter i KHiBs prosjekt. Gjennom erfaringsutveksling og diskusjoner håper KHiB å kunne dra nytte av HiBs kompetanse. Møtefrekvens: Ved behov Arbeidsmiljøutvalg Rolle i prosjekt Nybygg: AML kapittel 7. AMU skal delta i arbeidet for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i prosjektet. Det skal behandle planer for hele HMS-området i prosjektet. Disse planene utarbeides i HMS-delprosjektet. Læringsmiljøutvalg Rolle i prosjekt Nybygg: LMU er studentenes inngang til innflytelse. Her sitter tre studentrepresentanter. LMU har ca. 3 møter i semesteret

7 InteriørARK Leder: Eli Kerstin Eide Mandat: Sørge for et godt, faglig samarbeid mellom KHiBs egne ressurser på interiør, brukergruppene, interiørarkitektene Scenario, prosjektgruppen og Inventura. Kvalitetssikring. Følges opp av ass. prosjektleder. Utstyrsprosjekt Leder Inventura v/matias Haukom Mandat: Forvalte tilgjengelige midler etter KHiBs ønsker/vedtatte budsjett. Inventura styrer anskaffelsene, og inngår disse kontraktene. Brukergruppene, IT/AV, dørmiljø og flytting er svært viktige ressurser inn i arbeidet for å sikre gode innkjøp. Følges opp av ass. prosjektleder. IT/AV Leder: Per Steinar Bendiksen Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alt AV/IT-utstyr i nybygget. Sikre fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. Følges opp av prosjektleder. Dørmiljø Leder: Per Steinar Bendiksen Mandat: Utarbeide behovsanalyse. Utarbeide planer for alle Lås- og sikringssystemer i bygget. Sikre fremtidsrettede og best mulige anskaffelser av IT/AV-utstyr. Følges opp av prosjektleder. drofus Leder: Bjarte Bjørkum Mandat: Sikre best mulige data i drofus, og legge til rette for en god prosess i forhold til anskaffelser. Følges opp av prosjektleder. Flytting Leder: Inventura v/matias Haukom Mandat: Sikre en god flytteprosess. Gjenbruk/avskaff. Koordinering/tidsplan. Byggeplass/Installasjon. Entrepriser med Statsbygg. Lede prosessene som er knyttet til flyttingen. Følges opp av ass. prosjektleder. Økonomi/husleie Leder: Øivind Skaar Mandat: Sikre gode rutiner for økonomien i prosjektet. Samarbeid med Inventura knyttet til utstyrsprosjektet. Brukergrupper Leder: Mandat: Gjennomgang og verifisering av drofus. Fatte beslutninger knyttet til hva man ønsker å beholde, hva man ønsker å kjøpe nytt, utarbeide prioriteringslister og kuttlister. Utarbeide oversikt over brukerutstyr og inventar, samt kostnader med dette. Det er til sammen 8 brukergrupper, og hver av disse har en egen leder som beskrevet over. HMS Leder: Eli Winter Mandat: Utarbeide ROS-analyse for byggeprosessen, forberede og iverksette tiltak. Utarbeide mål for HMS i prosjektet. Følges opp av ass. prosjektleder.

8 Prosjektleder Prosjektleder er gitt myndighet til å styre prosjektet slik at det når sine mål innenfor mandatet; økonomi, tid og ressurser. Prosjektleder har daglig ledelse av prosjektet og prosjektgruppen. Ass. Prosjektleder Ass. Prosjektleder skal: Konkrete oppgaver i prosjektet: Bistår PL med prosjekt casens leveranser punkt. 2. B utarbeidet d Bistå prosjektleder, gjennom nært samarbeid, i å sikre prosjektets praktiske og ledelsesmessige gjennomføring når det gjelder økonomi, fremdrift, kvalitet og arbeidsmiljø Bistå prosjektleder i arbeidet som operasjonelt bindeledd mellom KHiB og øvrige aktører i byggeprosjektet, og sikre et konstruktivt samspill mellom alle partene Bistå prosjektleder i å sørge for at nødvendig dokumentasjon sikres, både i KHiBs arkivsystem, Public 360 og i MS Project Bistå prosjektleder i utarbeidelsen av tidsplaner og praktisk gjennomføring Bistå prosjektleder i å utarbeide utkast til styrende dokumenter Ha oversikt over status i prosjektet hva gjelder hendelser, frister, problemer, endringer og leveranser Ha koordineringsansvar for oppfølging av enkeltsaker Samarbeide med ansatte i KHiB i brukerutstyrsprosjektet og flytteprosjektet Være fast medlem av prosjektgruppen Delta i styringsgruppemøtene og her ha rollen som referent Rapporterer til prosjektleder Undergruppene Undergruppene er beskrevet på neste side. Hver gruppe har en leder som har ansvar for å drive fremdriften innenfor sitt område i tråd med prosjektet for øvrig. Hver gruppe blir fulgt opp av enten prosjektleder eller ass. prosjektleder.