NTNU Samlokaliseringsprosjektet - fusjon. Status januar 2018

Transkript

1 NTNU Samlokaliseringsprosjektet - fusjon Status januar 2018

2 Mål for fusjonen og samlokaliseringstiltakene Hente synergi fra fusjonen og de interne omorganiseringene Styrke kvaliteten i utdanningene bedre læringsmiljø Integrere læringsmiljøene for utdanninger på bachelor og masternivå Skape klassetilhørighet og identitet til studieprogrammene for forebygge frafall fa studiene 2

3 Samlokalisering etter fusjon flyttinger: KALVSKINNET Elektroniske systemer Elkraft Tekn. kybernetikk Allmennfag Fornybar energi Bygg og miljø Maskinteknikk og logistikk Geologi og berg (til Valgrinda) Materialteknologi Datateknikk og informatikk IT Studieadm. Dokumentasjonsforv. (fra Dragvoll) Lærerutdanning Økonomiavdelingen GLØSHAUGEN MOHOLT Samfunnsøkonomi DRAGVOLL Kunnskap for en bedre verden 3

4 Samlokalisering etter fusjon nye lokasjoner: IE - Elektrolabber, Allmenn forkurs IV Fornybar energi IV Maskin og logistikk NV Matteknologi (utredes) NV Materialteknologi IV - Program for Industriell økologi (IndEcol) IV Bygg og miljø Datateknikk og informatikk IV Geologi og berg Fellesadm.: Bygg, Campusservice IE Elektroniske systemer, El.kraft, Tekn. Kyb, Allmenn ØK Samfunnsøkonomi Lærerutdanning Fellesadm. HR-HMS-avd, Øk.avd, IT-avd, Studieadm., Dok.forvalting 4

5 Samlokalisering etter fusjon - sentrale beslutninger og aktiviteter Beslutninger Juni 17. Fysisk plan samlokalisering Sept 17. Hovedplan Kalvskinnet og Gløshaugen Aktiviteter Nov 17. Detaljert plan Kalvskinnet Nov 17. Samlet kostnadsramme Des 17. Detaljert plan Gløshaugen Okt- Des Jan- juli aug- des jan juli aug - des Jan juli aug - des Utflytting Realfagbygget A-blokk, Høgskoleringen 3 ++ Økonomifakultetet ombygging og flytting Lærerutdanningen samling på Kalvskinnet Nybygg Valgrinda bygging og flytting Gløshaugen stegvis ombygging og flytting Fellesadministrasjon stegvis ombygging og flytting Jan 18 - IT, Matematikksenteret, Renatesenteret, Skolelab, Studentarbeidsplasser Høst 18 - Samfunnsøkonomi Jan 18 Lærerutdanning fra Rotvoll Jan 19 Lærerutdanning fra Moholt Aug 19 Geologi og berg Aug 18 Elektroniske systemer, elkraftteknikk, teknisk kybernetikk, allmennfag Aug 18 - Fornybar energi, Jan 19 - Bygg og miljø, Maskinteknikk og logistikk Jan 20 - Indecol, Datateknikk og inform., Juli 20(?) Materialtek. og kjemi Høst 20 IT-avd, Stude., Dok.forvalt, Øk.avd Kunnskap for en bedre verden 5

6 Ny nettside for Samlokalisering etter fusjon 6

7 Samlokalisering etter fusjon - prosjektorganisasjon Rektor Rektorat Fakultetene Fakultetene Fakultetene Fakultetene Fakultetene Økonomi og eiendomsdirektør Styringsgruppe Hovedprosjektleder Prosjektlederteam Organisasjonsprosesser Prosjektleder Prosjektstøtte - Eiendomsutvikling - Beslutning/forankring - Kommunikasjon - HMS - Medvirkning - Organisasjon - Læringsmiljø - Flytting Byggeprosesser Prosjektleder Prosjektstøtte - Programansvarlige - SHA - Eiendomsforvaltning - Innkjøp - Prosjektstyring (plan, økonom, fremdrift, risiko) - Leieforhold - Læringsmiljø - Tekniske flyttinger Eiendomsavdelingen Avd. for Campusservice 7 fakultet/avdeling bygging

8 SAMLOK v/ Fellesadm. FAKULTET/AVDELING SAMLOK Byggeprosess SAMLOK Org.prosess SAMLOK prosjektet Samlokalisering etter fusjon organisasjon- og byggeprosess Styringsgr: Fastsetter detaljert areal- og fremdriftsplan PL: Evt. avklaringer programnotat Utarbeider utkast programnotat Evt. behandling SESAM Endelig programnotat, beslutning gjennomføring Evt. behandling i AMU Utflytting berørte lokaler Innflytting til nye lokaler, utstyr medarbeidere, evt møbler PL: Etablerer delprosjekt, utpeker delprosjektleder (DL) DL: Utarbeider skisse romplan DL: Oppstartsmøte inkl. befaring DL: Detaljert romplan/ prosjektering, SHArisikovurd. DL: Kontrahering entrepenør og gjennomføring bygging. DL: Flytting teknisk utstyr Org.analyse, felles målbilde integrasjon/ faglig synergier Lokalisering som virkemiddel integrasjon/ faglig synergier Informasjon om programnotat i LOSAM/ vernelinje Brukermedvirkning romplan Behandling av romplan i LOSAM/ vernelinje Risikoanalyse HMSperspektiv (alt utenfor byggeplass) Tiltak og oppfølging risikoanalyse Brukermedvirkning prosjektering, representant med fullmakt Medvirkning organisering av arbeidsplassen, og den enkeltes plassering Behandling LOSAM organisering arbeidsplass, plassering medarb. Organisasjonsutvikling etter samlokalisering Bistår i organisasjonsanalyse Bistår i prosessene Bistår medbestemmelse Bistår medbestemmelse CAMPUS- SERV: Teknisk og bygningsfaglig innspill prosjektering Bistår med prosess AMU Bistår Risikoanalyse CAMPUS- SERV: Bistår i flytting og til rettelegging Bistår medbestemmelse CAMPUS- SERV: Bistår i flytting og til rettelegging Bistår i prosessene 8

9 HR-HMS prosesser Organisasjonsanalyse organisert som brukerprosess Felles målbilde faglig integrasjon/-synergi (medvirkning dokumenteres) Lokalisering som virkemiddel bruk av tilgjengelige rom og areal (hvilke muligheter ligger det i programnotatet) Medarbeiderperspektivet konkrete løsninger innen romløsningen, ny arbeidsplass (Måleskala: aksept tilfredshet entusiasme) Aktiv medvirkning i utforming av detaljert løsning/grunnlag prosjekteringen (del av byggeprosess) Formell medvirkning AMU/SESAM/LOSAM Medvirkning og medbestemmelse etter Tilpasningsavtale/Hovedavtale Medvirkning i byggesaker etter Arbeidsmiljøloven HMS-prosesser Risikoanalyse HMS-perspektiv (alt utenfor byggeplass) Arbeidsplassutforming Psykososialt arbeidsmiljø 9

10 Mandat 10 Gjennomføre de nødvendige organisasjons-, bygge- og flytteprosesser for å samlokalisere fagmiljøer og avdelinger å Kalvskinnet og Gløshaugen etter fusjonen Prosjektet skal sikre helhetlige prosesser i grensesnittet mellom organisasjonsutvikling, realisering av faglige synergier, og behov for tilpasning og utvikling av infrastruktur. Prosjektet skal sikre at konkrete flytte- og tilpasningsprosjekter skjer med bakgrunn i NTNUs overordnede faglige utviklingsmål (ikke hvert enkelt fagmiljøs behov) og iverksettes i samsvar med prinsipper og plan for NTNUs totale campusutvikling. Prosjektet skal sikre kommunikasjon og mobilisering, og lede involvering på tvers av enheter og fakultet slik at enkeltprosesser ikke går på tvers av eller er i motstrid til NTNUs overordnede strategi. Prosjektet skal gjennom medvirkning, forankring og brukerinvolvering ha særlig fokus på å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og læringsmiljø for de som berøres av tiltakene, og sikre at brukerperspektivet ivaretas i de løsningene som utarbeides.

11 Prosjektroller Styringsgruppe Ansvarlig for styring Rapporterer til rektor om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder Hovedprosjektleder Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter. Rapporterer til styringsgruppe/prosjekteier om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og fortetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til prosjektleder byggeprosesser Prosjektleder organisasjonsprosesser Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen organisasjonsprosessene Fastsetter bestilling (programnotat) som bestilling til byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Prosjektleder byggeprosesser Ansvarlig for styring og gjennomføring av prosjektets aktiviteter innen byggeprosessene Rapporterer til hovedprosjektleder om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Beslutter tildeling av usikkerhetsavsetninger til delprosjektleder byggeprosjekter Delprosjektleder byggeprosjekter Ansvarlig for styring og gjennomføring av tildelte byggeprosjekter Rapporterer til prosjektleder for byggeprosessene om status og ved behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger Kontaktperson fakultet Ansvarlig for koordinering og bistand for å gjennomføre prosjektets aktiviteter innen fakultetet Rapporterer til prosjektleder for organisasjonsårosesser om status og behov for vesentlige endringer i prosjektets rammer og forutsetninger innen fakultetet Prosjektstøtte Bistår prosjektleder med kompetanse og kapasitet innen sitt fagområde Deltar i gjennomføring av øvrige prosjektaktivitetene ut fra kompetanse og kapasitet 11