Prosjektplan prosjekt ny instituttstruktur for SVT fakultetet

Transkript

1 Prosjektplan prosjekt ny instituttstruktur for SVT fakultetet Bakgrunn Instituttstrukturen ved SVT fakultetet har stort sett vært uendret de siste åra, og det er i dag en heterogen instituttstruktur preget av institutter som er svært ulike i størrelse og innretning. Både når det gjelder forskning og utdanning kan det stilles spørsmål ved om dagens organisering er den mest optimale for å nå NTNUs og SVT fakultetets strategiske mål. SVT fakultetet har i tidligere dialogmøter med rektor, senest i siste dialogmøte med nåværende rektor høsten 2013, blitt utfordret på å se på sin egen instituttstruktur med et kritisk blikk. På denne bakgrunn har fakultetsledelsen signalisert at det er behov for å foreta en gjennomgang av dagens struktur. Behovet for og prosessen rundt en utredning av instituttstrukturen ble diskutert i flere instituttledermøter høsten 2013, og fakultetsstyret vedtok den 6. desember 2013 mandat for ei utredningsgruppe som skal utrede framtidig instituttstruktur. Gruppa har fått i oppgave å kartlegge dagens struktur og komme med forslag til flere mulige nye modeller for organisering. Utredningsgruppa skulle opprinnelig levere sin rapport innen utgangen av juni Dette er nå utsatt til 15. august Dersom gruppa foreslår organisatoriske endringer som SVT sin ledelse finner å være fornuftige som svar på mandatet og som ledelsen ønsker å gå videre med, så utløser dette behov for å sette i verk en del prosesser som følger naturlig av en omstillingsprosess i en statlig virksomhet som NTNU/SVTfakultetet. Dette dokumentet beskriver disse prosessene, hvilke aktører som skal delta og en tentativ tidsplan for de forskjellige prosessene. Prosjektorganisasjon For å håndtere helheten og kompleksiteten i det videre arbeidet med en endring i instituttstruktur er det opprettet en prosjektorganisasjon. Prosjektansvarlig og leder er Dekan ved SVT fakultetet. Dekanen har det overordnede ansvaret for organisering og gjennomføring av prosjektet og at prosjektets mål nås. Det er nedsatt en prosjektgruppe med følgende medlemmer: Marit Reitan, dekan Tone Aune, seksjonssjef HR Harald Aspen, Lars Kristian Fossum, kontorsjef Erling Hove, hovedverneombud ved SVT Wenche M. Rønning, Forskerforbundet (vara: Luitzen de Boer, Tekna) Thomas Ferstad, NTL (Vara: Bård Tommy Nilsen, Parat) Henrik Dahl, Studentrepresentant

2 Målsettinger En overordnet målsetting for prosjektet blir i tråd med mandatet for utredningsgruppa å få en instituttstruktur ved SVT fakultetet som ivaretar følgende mål: Den framtidige instituttstrukturen ved SVT fakultetet skal være bygd opp av robuste fagmiljøer preget av faglig konsentrasjon og høy internasjonal kvalitet. Den framtidige instituttstrukturen ved SVT fakultetet skal gi rammer for fagmiljøer som både er i stand til å levere forskning, undervisning og formidling som svarer på samfunnsoppdraget og som fremmer disiplinær forskning og undervisning. Den framtidige instituttstrukturen ved SVT fakultetet skal være organisert på en måte som legger til rette for forskningsbasert utdanning preget av kvalitet på internasjonalt nivå, både faglig og pedagogisk Den framtidige instituttstrukturen ved SVT fakultetet skal være organisert på en måte som gir instituttene økonomisk handlingsrom til å foreta strategiske prioriteringer og en administrasjon preget av kvalitet og effektivitet Den framtidige instituttstrukturen ved SVT fakultetet skal være organisert på en måte som bidrar til et godt faglig og sosialt arbeidsmiljø og gode rammer for medvirkning Andre målsettinger for prosjektet er knyttet til prosessen rundt en strukturendring: Omorganiseringen skal skje i tråd med lov og avtaleverk Ansatte og studenter skal ha en opplevelse av at medvirkning, informasjon og HMS er ivaretatt på en god måte gjennom hele prosessen Overordnet tidsplan: Fase 1: April 2014 juni 2014 Opprettelse av prosjekt og planlegging av omorganiseringsprosessen Fase 2: August 2014 februar/mars 2015: Valg av modell Fase 3: Mars 2015 juni 2015 (?) Detaljering av framtidig organisering Fase 4: Juli 2015 desember 2015 (?) Iverksetting Detaljerte planer for fase 2 følger vedlagt dette notatet. Innholdet i og tidsrammer for fase 3 og 4 vil til en viss grad være avhengig av hva som besluttes i fase 2, men tentative planer for disse fasene vil bli utarbeidet i løpet av høsten Rammer for gjennomføring av prosjektet: En god gjennomføring av en mulig omorganiseringsprosess er en forutsetning for og er kritisk for å nå målsettingene med prosjektet. Medvirkning, blant annet gjennom god informasjon og bred involvering av ansatte, vil her være svært viktig. I tillegg er det et klart mål for gjennomføringen av en eventuell omorganiseringsprosess at den skal være i tråd med lov og avtaleverk (Hovedavtalen, Tilpasningsavtalen, HTA, AML, Tjenestemannsloven og annet lovverk), og i tråd med NTNUs retningslinjer for omstilling, og Veiledning og retningslinjer Personalpolitikk ved omstillinger i staten. I arbeidet med prosjektplanen er blant annet følgende vektlagt:

3 Medvirkning: Ved NTNU ivaretas medbestemmelsesretten både som representativ medbestemmelse gjennom tillitsvalgte, men også som direkte medvirkning hvor den enkelte medarbeider selv medvirker i utformingen av de beslutninger som berører arbeidssituasjonen. Også i prosjektplanen er det lagt opp til både representativ og direkte medvirkning: Representativ medbestemmelse Alle organisatoriske endringer som tilfredsstiller tre kriterier; a) endret organisasjonskart, b) varighet over 6 måneder og c)omdisponering av personale/utstyr, skal ifølge Hovedavtalen og tilpasningsavtalen forhandles med de tillitsvalgte, dvs LOSAM. Videre skal saker som stillingsstruktur og bemanningsplaner drøftes i LOSAM, og tjenestemannsorganisasjonene har rett til å delta i prosjekter som faller inn under begrepet omstilling i statlig sektor. Direkte medvirkning I tillegg til representativ medbestemmelse gjennom tjenestemannsorganisasjonene og LOSAM, skal det utøves direkte medvirkning: «Gjennom direkte medvirkning skal ansatte ha informasjon om og gis mulighet til medvirkning på de forhold som berører sin arbeidssituasjon. Dette skal skje slik at medvirkningen skjer så tidlig som mulig og dermed blir reell» (fra Tilpasningsavtalen). Informasjon: Arbeidsgiver har et spesielt ansvar for at alle tilsatte blir særlig godt orientert i saker av stor betydning for de tilsatte, f.eks i forbindelse med organisasjonsendringer. Arbeidsgiver skal utarbeide informasjonsopplegg for omstillingsprosessen, i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene. Informasjonsopplegget skal dekke perioden forut for selve omstillingen, selve omstillingsperioden og tiden etter at omstillingen er gjennomført. Som del av denne planen skal det utarbeides en tidsplan. Lederne på de ulike nivåer har ansvar for at informasjon gis så fort som praktisk mulig. Med informasjon menes alle referater og saksdokumenter som er relevant for det enkelte prosjekt og den enkelte arbeidstaker. I tillegg til muntlige redegjørelser (fra Retningslinjer for omstilling ved NTNU). HMS/arbeidsmiljøperspektiv: Endring og omstilling er i dag en naturlig del av arbeidslivet. Allikevel kan endringer medføre store konsekvenser for en enhets arbeidsmiljø. I Arbeidsmiljøloven 3 1 nr. 2 heter det bl.a. at «systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid innebærer at arbeidsgiver skal under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak.» NTNU har utarbeidet en prosedyre for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger. Denne skal sikre at planlagte endringer og omstillinger ved NTNU som i betydelig grad påvirker arbeidsmiljøet for en eller flere arbeidstakere blir konsekvensvurdert med hensyn til arbeidstakernes arbeidsmiljø. Det forutsettes at dette gjøres tidlig nok til at resultatene av konsekvensutredningen kan tas hensyn til i selve omstillingen. LOSAM og verneombudene skal påse at prosedyren følges.

4 Vedlegg 1: fremdriftsplan / tidsplan for fase 2 NÅR FORA Kommentar/innhold Høst august Allmøte Presentasjon av utredningsgruppas rapport. 27. august møte Drøfte forslag til høringsnotat 1. sept Høringsinstanser Høringsnotat sendes til aktuelle høringsinstanser 8. sept Allmøte Kl D10 1. oktober Høringsinstanser Høringsfrist 15. oktober møte Oppsummering av høringsuttalelser 22. oktober LOSAM Oppsummering av høringsuttalelser 30. oktober Fakultetsstyremøte Informere om status og drøfte veien videre 12. november møte Drøfte 2. høringsnotat 14. november Høringsinstanser 2. høringsnotat sendes til aktuelle høringsinstanser 20. nov Allmøte Kl D10 9. des Høringsinstanser Høringsfrist 10. des møte Muntlig oppsummering av høringsuttalelser 11. des Fakultetsstyremøte Muntlig oppsummering av høringsuttalelser, samt drøfting av veien videre Vår 2015 Januar 2015 møte Oppsummering av høringsuttalelser + diskusjon om forslag til vedtak Januar 2015 LOSAM Oppsummering av høringsuttalelser Februar 2015 LOSAM Forhandling om ny instituttstruktur Feb/mar 2015 Fakultetsstyremøte Behandle sak om ny instituttstruktur Mar/apr 2015 NTNUs styre Behandle sak om ny instituttstruktur

5 Kommunikasjonsplan fase 2 NÅR TILTAK MÅLGRUPPE HVEM KOMMENTARER 2014 Juni Opprette meldingskanal på Innsida Alle ansatte Kari Legge inn all dokumentasjon vi har til nå og medlemmer i de to gruppene Juni ut prosjektperioden Referat og momenter fra alle møter hvor dette er en egen sak legges ut på Innsida. Hyppige og korte oppdateringer Alle interesserte ansatte Prosjektgruppa Medio juni Invitere til allmøte 15. august, lenke til ny meldingskanal Alle ansatte Prosjektgruppa/ Kari 15. august Rapport fra ekspertgruppa legges først fram på allmøte Alle ansatte Prosjektgruppa Opptak av allmøtet legges på Innsida Etter allmøtet Universitetsavisa og evt Under Dusken opplyse om arbeidet Hele NTNU Marit R. 1.sept Allmøte Alle ansatte Dekan / Prosjektgruppa 20. nov Allmøte Alle ansatte Dekan / Prosjektgruppa 2015 Feb./mars Informere om vedtak i fakultetsstyret Alle ansatte Sekretær fak.styremøte Opptak av allmøtet legges på Innsida Opptak av allmøtet legges på Innsida Vær kjapt ute med vedtak etter møtet (Innsida) Mar/apr Informere om vedtak i NTNUs styre Alle ansatte Kari Vær kjapt ute med vedtak etter møtet (Innsida) Mar/april Gå ut i Universitetsavisa og Under Dusken med vedtak Hele NTNU Marit Reitan Etter fakultets eller NTNUbehandling? Legge inn et allmøte i perioden jan mars 2015?

6 Vedlegg 3 Plan for HMS fase 2 Tiltak Ansvar Kommentar Informere i personalmøter, etc Gi rom for diskusjon, innspill Ha fokus på omorganiseringsprosessen i de jevnlige møtene med verneombud Foreta risikovurdering ifht psykososialt arbeidsmiljø I samarbeid med verneombud Felles møte for verneombudene Dekan / HVO I løpet av september/oktober