FS-25/10 Første utkast til styringsdokument for fellesstyret

Transkript

1 FS-25/10 Første utkast til styringsdokument for fellesstyret Vedlagt følger et første utkast til styringsdokument for fellesstyret. Utkastet skal gi en pekepinn på hvordan dette dokumentet kan utformes. På styreseminaret juni 2010 er det primært lagt opp til å diskutere og formulere hvilke konkrete arbeidsoppgaver fellesstyret står ovenfor og skal løse. Sekretariatet og ledergruppen har derfor indikert noen arbeidsoppgaver i stikkordsform. Det er opp til fellesstyret å føye til eventuelt ytterligere arbeidsoppgaver og spesifisere disse. Sekretariatet og ledergruppen oppfordrer derfor styrets medlemmer om å forberede seg godt til styremøtet. Til neste styremøtet 31. august 2010 legges det opp til å fremme et helhetlig utkast til styringsdokument for fellesstyret. I denne versjonen av dokumentet vil også detaljerte tidsfrister mv. fremkomme. Forslag til vedtak: Fellesstyret ber sekretariatet og ledergruppen om å fremme et endelig utkast til styringsdokument på fellesstyrets møte 31. august Saksframlegget skal være basert på diskusjon og innspill i dagens møte. Vedlegg 1

2 Fellesstyret NVH - UMB Prosjekt Rubicon styringsdokument Versjon 1, 4. juni 2010

3 Innholdsfortegnelse 1 Om styringsdokumentet Bakgrunn og formål Stortingets og Kunnskapsdepartementets retningslinjer for fellesstyrets arbeid Om organisering av Prosjekt Rubicon Prosjekteier og organisering av prosjektet Nærmere om ledergruppen og sekretariatet Ledergruppens rolle Sekretariat for fellesstyret Overordnede mål og rammer Overordnet mål for Prosjekt Rubicon Grensesnitt mot andre prosjekter Grensesnitt mot den løpende virksomhet ved NVH og UMB Prosjektstrategi Arbeidsoppgaver Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til strategi og visjon Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til styring og administrasjon Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til faglig organisering Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til bygg og anlegg Arbeidsprosess Informasjon og kommunikasjon Prosjektstyring og -administrasjon Tids-, ressurs- og framdriftsplaner Opplegg for rapportering... 8

4 1 Om styringsdokumentet 1.1 Bakgrunn og formål et skal være et overordnet plandokument, som skal lede frem til bestemmelser som er retningsgivende og avklarende for Kunnskapsdepartementet (oppdragsgiver), alle interne aktører og relevante eksterne aktører (Veterinærinstituttet, Statsbygg, eksterne rådgivere og overordnede etater mv.). et skal revideres når ny relevant styringsinformasjon blir tilgjengelig (for eksempel etter overordnede vedtak, styrevedtak, kontraktsinngåelser, revisjon av kostnadsramme, endrede fremdriftsplaner, eller ved overgang til ny prosjektfase). Fellesstyret utarbeider en samlet plan for gjennomføring av samorganisering av Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), og for samlokalisering av NVH og Veterinærinstituttet (VI) på Campus Ås. Samorganiseringen skal resultere i opprettelse av et nytt universitet som viderefører og videreutvikler det to institusjonenes utdannings- og forskningsvirksomhet i tråd med forutsetningene for beslutningen om fusjon. Fellesstyret skal innen 30. juni 2013, i tråd med Kunnskapsdepartementets (KD) mandat, gjennomføre disse oppgavene: - Utarbeide mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet. - Utarbeide og vedta styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodell for den nye institusjonen. - Utarbeide og vedta en utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. - Sikre fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingstiltak. Det nye universitetet har et definert samfunnsansvar. Visjon og kjerneverdier for det nye universitetet skal utvikles i nært samarbeid med de to institusjonenes ansatte og studenter. Navn på det nye universitetet utvikles på samme måte. 1.2 Stortingets og Kunnskapsdepartementets retningslinjer for fellesstyrets arbeid I tillegg til Stortingets og Kunnskapsdepartementets retningslinjer, vil fellesstyret vil bygge videre på anbefalingene og vurderingene som interimsstyret har tatt opp i sin rapport. I tillegg vil vurderinger gjort av smitteutvalg(ene) bli lagt vekt på. Merknad: Det skal refereres til flere aktuelle dokument som St.prp. nr. 30 ( ), Innst. S. nr. 176 ( ) Stortingsvedtak romertall I og II, samt oppdragsbrev til Statsbygg fra KD. 2 Om organisering av Prosjekt Rubicon Prosjekt Rubicon er Fellesstyrets redskap for å nå målet om å etablere ett nytt universitet i forbindelse med flyttingen av Norges veterinærhøgskole til. Fellesstyret har valgt Rubicon som prosjektnavn, for å understreke at arbeidet bygger på en endelig beslutning i fellesstyret om å utforme en ny, ambisiøs institusjon i det norske og internasjonale FoU-arbeidet. 2.1 Prosjekteier og organisering av prosjektet. Kunnskapsdepartementet er overordnet myndighet og fellesstyret er prosjekteier av Prosjekt Rubicon. Prosjekt Rubicon vil omfatte en rekke ulike virkemidler og tiltak for å levere de forventede resultater innen sommeren Disse tiltakene vil omfatte en rekke delprosjekter, utredninger og konsulentvurderinger på ulike nivåer. Sentrale deler av Pro-

5 sjekt Rubicon vil bestå av delprosjekter. Ansatte og studenter vil bli aktivt involvert i utformingen av det nye universitetet. Prosjektet har en ledergruppe bestående av fellesstyrets leder, de to rektorene og administrerende direktører for NVH og UMB og sekretariatsleder ansatt av KD. Fellesstyret rapporterer til Kunnskapsdepartementet. Ledergruppen rapporterer til Fellesstyret. Organiseringen av Prosjekt Rubicon kan skjematisk skisseres på følgende måte: Merknad: Statsbygg er ikke definert i figuren nedenfor, men Statsbygg vil definert i en stiplet linje i forhold til Fellesstyret. KD Fellesstyret Sekretariatet Ledergruppen Rektorene Administrerende direktører Strategi-og visjon Bygg og anlegg Faglig organisering Styring og administrasjon Arbeidsoppgaver/prosjekt er på overordnet nivå fylles ut etterhvert Arbeidsoppgaver/ prosjekter på et overordnet nivå fylles ut etterhvert Arbeidsoppgaver/prosjekt er på overordnet nivå fylles ut etterhvert Arbeidsoppgaver/prosjekt er på overordnet nivå fylles ut etterhvert Det legges opp til at delprosjekt om faglig organisering ledes av rektorene, mens delprosjekt for styring og administrasjon ledes av administrerende direktørene. Delprosjektene for strategi og visjon vil sortere direkte under ledergruppen. Som vist i figuren vil boksene under de fire hovedprosjektene i Prosjekt Rubicon fylles ut etter hvert. 2.2 Nærmere om ledergruppen og sekretariatet Ledergruppens rolle Fellesstyret har vedtatt oppretting av en ledergruppe som koordinerer og iverksetter arbeidsoppgaver. Ledergruppen består av styreleder, rektorene, administrerende direktører og sekretariatsleder. Øvrige deler av sekretariatet deltar på møter i ledergruppen etter behov. Ledergruppen har en rådgivende funksjon og vil fungere som tilrettelegger for fellesstyret. Saker til fellesstyret vil bli drøftet i ledergruppen på forhånd. Det er administrerende direktører som har arbeidsgiveransvar for de ansatte ved NVH og UMB, og ansvar for å implementere fellesstyrets vedtak i henhold til de forskjellige institusjonene, i den grad beslutningene angår de to institusjonene Sekretariat for fellesstyret Sekretariatet forbereder og innstiller saker for fellesstyret og møter i ledergruppen. Sekretariatet har videre det daglige ansvaret for koordineringen med Statsbygg i saker som gjelder fellesstyrets ansvar for utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokali-

6 sering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. Sekretariatet iverksetter også fellesstyrets vedtak i samarbeid med ledergruppen. Sekretariatsleder er tilsatt på fulltid, med ca % sekretariatsstøtte fra UMB og NVH, KD, FKD og LMD. 3 Overordnede mål og rammer 3.1 Overordnet mål for Prosjekt Rubicon Kunnskapsdepartementet har gitt fellesstyret i oppdrag å forberede etableringen av en ny institusjon ved fusjon av UMB og NVH. Fellesstyret skal utvikle strategi for det nye universitetet, utforme organisasjonen og lede arbeidet med nye bygg. Disse to fusjonerende institusjonene skal i fellesskap utvikle ny faglig synergi på en rekke områder som har sterk politisk fokus. Disse områdene omfattes også av regjeringens prioriterte forskningsområder. Det er også lagt vekt på at det skal utvikles et sterkt, samlet veterinærfaglig miljø på Ås ved at NVH samlokaliseres med Veterinærinstituttet og at de faglige- og funksjonelle og økonomiske synergier med denne samlokaliseringen blir ivaretatt i prosjektet. Vi har observatørstatus i Fellesstyret. Fellesstyret legger opp til og vedtavisjon, navn og kjerneverdier høsten 2010 etter at ansatte og studenter har deltatt i utformingen av de overordnete målene. 3.2 Grensesnitt mot andre prosjekter Prosjekt Rubicon gjelder i all hovedsak etableringen av et nytt universitet i firbindelse med samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB NVH og UMB må holde fellesstyret informert om andre prosjekter som de to institusjonene vil gjennomføre i mandatperioden, dersom disse prosjektene har innvirkning på Prosjekt Rubicon. Dette gjelder spesielt prosjekter med langsiktige virkninger. Det er en rekke eksterne prosjekter som har betydning for Prosjekt Rubicon. Sekretariatet har sammen med ledergruppen ansvaret for å rapportere til fellesstyret om pågående eller planlagte prosjekter som kan innvirke på Prosjekt Rubicon. (resten av instituttsektoren, andre utviklingsprosjekt som innovasjonsbygget) 3.3 Grensesnitt mot den løpende virksomhet ved NVH og UMB Ledergruppen skal søke å koordinere virksomheten ved de to institusjonene i mandatperioden. Fellesstyret skal ha oversikt over pågående eller planlagte prosjekter som en eller begge institusjoner har startet eller vil starte. 4 Prosjektstrategi 4.1 Arbeidsoppgaver Arbeidsoppgavene følger av Kunnskapsdepartementets mandat for fellesstyret. Prosjekt Rubicon skal levere disse resultatene til KD: 1. Utarbeide en samlende visjon og samfunnsoppdrag for det nye universitetet, nytt navn for den nye institusjonen og en strategisk plan for det nye universitetet med et internasjonalt ambisjonsnivå. 2. Utarbeide en samlet plan for styring, ledelse og administrasjon av det nye universitetet med en organisasjonsmodell for utdanning og forskning med utgangspunkt i fakultetsmodellen og med spesielt hensyn til infrastruktur, sentre og drift av det nye universitetet. 3. Utarbeide en samlet plan for flytting av ansatte og studenter fra Adamstuen til Ås som omfatter behov for nybygg, bruk av eksisterende bygningsmasse og tilleggsbehov som må dekkes for å nå målene for det nye universitetet.

7 4. Utarbeide opplegg for faglig organisering, utvikling av samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og eventuelt nødvendige omstillingstiltak Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til strategi og visjon Oppgaver knyttet til strateg, visjon, samfunnsoppdrag, verdier, relasjoner til andre interessenter, identitet, kultur, profil, kommunikasjon mv. ). Mer spesifisert: Nytt navn og profilering av det nye universitetet en samlende visjonsamfunnsoppdrag og kjerneverdier for det nye universitetet mål for utdanning, forskning og formidling Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til styring og administrasjon Oppgaver knyttet til budsjett, administrativ organisering, samkjøring av administrative systemer, styring og ledelse som må sees i sammenheng med faglig organisering. Mer spesifisert: Administrativ organisering på ulike nivå nye felles styrings- og koordineringsorgan på Campus Ås. kravspesifikasjon for administrasjon på ulike nivåer budsjettmodell for tildeling av midler, herunder rapportering fastsetting av intern husleie bemanningsplan omstilling og kulturbygging felles teknisk- administrative systemer/ samkjøring av per nå forskjellige systemer (håndteres av direktørene?) Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til faglig organisering Oppgaver knyttet til utdanning, forskning, formidling, faglig organisering og studentvelferd. Mer spesifisert: Utvikling av ny faglig synergi definering faglig ledelse organisering av faglige enheter/sentre for utdanning og forskning, organisering av klinikkvirksomheten Nærmere om arbeidsoppgaver knyttet til bygg og anlegg Oppgaver knyttet til å planlegge det nye universitetets nye bygg, sanering av deler av bygningsmassen, samarbeid/sambruk med Campus Ås og universiteter/institusjoner utenfor Ås. Mer spesifisert: Forprosjekt utstyrsprosjekt andre tilstøtende byggesaker, for eksempel utvidelse av areal for flyttet IHAvirksomhet, rehabiliteringen av for eksempel Urbygningen. 4.2 Arbeidsprosess Prosjekt Rubicon organiseres med fire delprosjekter, tilsvarende resultatkravene nevnt i ovenstående punkt 4.1. Det må stå åpnet om alle arbeidsoppgaver i regi av fellesstyret skal knyttes til et delprosjekt. Sekretariatet og ledergruppen vil komme tilbake til de ulike arbeidsoppgavene.

8 Hovedprosjektene er: 1. Strategi og visjonsprosjektet. Fellesstyret fatter beslutning i 2010 om visjon, navn og samfunnsoppdrag. 2. Styring og administrasjonsprosjektet. Fellesstyret fatter vedtak om organisering av det nye universitetet. 3. Faglig organiseringsprosjektet med utarbeidelse av opplegg for nødvendige omstillingstiltak. 4. Bygg og anleggsprosjektet. Fellesstyret fatter beslutning om dimensjonering av nye areal og bruk av eksisterende areal. Dette delprosjektet må gjennomføres i tett samarbeid med Statsbygg. Fusjonen mellom UMB og NVH er avhengig av at det bevilges tilstrekkelig midler til bygging av hovedsakelig nye lokaler for NVH og VI slik at det kan skje en flytting av hele det veterinærfaglige miljøet fra Adamstuen til Ås. De enkelte delprosjekter under hovedprosjektet bør fremstilles på eksempelvis følgende måte: Prosjektnavn og nummer Prosjektleder (rapporterer til) Prosjektdeltakere Mandat Budsjett Interessenter Dato for oppstart/aktivitetsplan Kommentarer Fremdriftsplan/avrapportering Dato for prosjektets slutt Fellesstyret er prosjekteier og skal godkjenne mandat og ledelse av de fire delprosjektene Strategi og visjonsprosjektet, Styring og administrasjonsprosjektet og Faglig organiseringsprosjektet og Bygg og anleggsprosjektet. Ledergruppen skal utarbeide forslag til mandat, ledelse og sammensetning av delprosjektene. Sekretariatsleder legger frem samlet prosjektplan for de fire delprosjektene til fellesstyret. Lederne for delprosjektene rapporterer til sekretariatsleder. Fellesstyret må planlegge den nødvendige ressursbruk. Dette omfatter medarbeidere med nødvendig kompetanse på Adamstuen og Ås, kjøp av eventuell ekstern konsulenthjelp og midler til informasjonsinnhenting, studieturer og drift av prosjektene. Prosjektlederne utarbeider forslag til budsjett for delprosjektene som godkjennes av ledergruppen. Hvert av delprosjektene i Prosjekt Rubicon skal ha prosjektleder med høy faglig kompetanse, erfaring fra tilsvarende arbeid og evne til samarbeid og teambygging. Prosjektene skal ha fast sekretær som utpekes av prosjektleder og godkjennes av ledergruppen. Alle prosjekter sorterer under ledergruppen, men prosjektleder i de enkelte delprosjekter rapporterer i det daglige arbeidet til sekretariatet. Fellesstyrets vedtak iverksettes fortløpende, hvis ikke fellesstyret vedtar noe annet. 4.3 Informasjon og kommunikasjon Ledergruppen har ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjekt Rubicon. De to direktørene har ansvar for at informasjon og kommunikasjon koordineres med institusjonenes kommunikasjonsledere. Sekretariatet koordinerer informasjon som gjelder fellesstyret i samarbeid med kommunikasjonsdirektørene. Det er utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi for fellesstyret. 5 Prosjektstyring og -administrasjon 5.1 Tids-, ressurs- og framdriftsplaner Mandatperioden for Prosjekt Rubicon er 1. mars 2010 til 30. juni Tidspunkt for iverksettelse av Fellesstyrets forslag er ikke fastsatt

9 Medlemmer i sekretariatet fra NVH og UMB inngår midlertidige arbeidskontrakter for prosjektperioden med egen leder, som fastsetter arbeidsoppgaver og stillingsandel som skal benyttes. Prosjektledelsen kan også engasjere medarbeidere som har egen tidsregistrering. 5.2 Opplegg for rapportering Sekretariatsleder skal orientere om fremdrift av Prosjekt Rubicon på hvert av fellesstyrets møter. Det skal utarbeides halvårlige rapporter til fellesstyre om avsluttede aktiviteter og planlegging av nye. Ledergruppen har ansvar for å innarbeide disse planlagte aktivitetene i årsplanene for de to institusjonene i mandatperioden. Prosjektledelsen for de fire delprosjektene rapporterer hver måned til sekretariatsleder om fremdrift og planlagte tiltak.