Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
|
|
- Else Ask
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: og Rapportdato: Utarbeidet av: Lillian Lunden og Kjetil Reithaug
2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunnen for tilsynet Mottatt dokumentasjon Gjennomføring av tilsynet Arkivansvar, organisering og arkivsystem Dagens organisering av arkivtjenesten Arkivansvar Arkivplan Journal og arkivsystem Fagsystem Arkivrutiner Behandling av post og saksdokument Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Periodisering av arkiv Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiv Fylkeskommunes arkivdepot Avlevering av papirarkiver Avlevering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Arkiver i skolesektoren Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren Arkivansvar og organisering ved skolen Skolens arkivsystemer Skolens arkivrutiner/arkivdanning
3 6.5 Papirarkiver og eldre skolearkiv Oppsummering av pålegg
4 1. Innledning 1.1 Bakgrunnen for tilsynet Statsarkivet i Kristiansand var på tilsynsbesøk hos Aust-Agder fylkeskommune og Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsvirksomhet er gitt i lov av nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndighet er delegert til statsarkivarene. Statsarkivet i Kristiansand har Aust- og Vest-Agder som sitt distrikt. Hensikten med tilsynet var å undersøke om arkivdanning, arkivlokaler og rutiner knyttet til disse er i overensstemmelse med arkivlov og forskrift. Lov om arkiv LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskriften). Formålet med denne loven er å sikre at arkiver som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for samtid og ettertid. Første dag av tilsynet ble konsentrert rundt temaene organisering av fylkeskommunens arkivtjeneste, arkivplan, arkivlokaler og elektronisk arkivdanning. Andre dag hadde tilsynet særlig fokus på arkivdanningen i skolesektoren, og en eksempelskole ble derfor besøkt: Sam Eyde videregående skole. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet ble varslet i brev av til Aust-Agder fylkeskommune. Statsarkivet i Kristiansand ba om å få tilsendt fylkeskommunens gjeldende arkivplan inkludert arkivrutiner og relevante instrukser i forkant av tilsynet. Fylkeskommunen oversendte følgende dokumenter: - Gjeldende arkivplan - Rutine for saksbehandlere i ephorte - Rutine for arkivmedarbeidere i ephorte - Statistikk over antall journalførte dokumenter for de tre siste kalenderår - Antall restanser eldre enn tre måneder 1.3 Gjennomføring av tilsynet Tilsynet ble gjennomført på fylkeshuset i Arendal og på Sam Eyde videregående skole. Fra Statsarkivet i Kristiansand møtte begge dager: - Statsarkivar Kjetil Reithaug - Førstekonsulent Lillian Lunden Fra fylkeskommunen møtte følgende: - Bjørn Kristiansen - Organisasjonssjef. Deltok i første del av tilsynet. - Natalia Olesckcuk systemansvarlig ephorte - IKT Agder. Deltok i første del av tilsynet. - Martin Zeiffert IKT leder. Deltok i første del av tilsynet. - Nina Høst Avdelingsleder Internservice. Deltok på hele tilsynet. - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. Deltok på hele tilsynet. 4
5 Fra fylkeskommunen/sam Eyde videregående skole møtte følgende på tilsynet: - Karolina Staddeland Arkivleder i sentralarkivet. - Grethe Smit arkivansvarlig ved Sam Eyde videregående skole. - Beate Nielsen Dingsøyr Studierektor ved Sam Eyde videregående skole. 5
6 2. Arkivansvar, organisering og arkivsystem 2.1 Dagens organisering av arkivtjenesten. I følge 2-1 i forskrift om offentlig arkiv skal arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjenesten skal som hovedregel være felles for organet, og ifølge 2-4 i arkivforskriften skal arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tjenlig. I samme paragraf defineres hva som faktisk er kommunens aktive arkiv, der det presiseres at i det aktive arkivet inngår sakarkivet, journaler til dette, register og kopibøker mv. Møtebøker, fagsystem, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomheten til kommunen, er også en del av det aktive arkivet. Aust-Agder fylkeskommune er organisert som et arkivorgan, men har delt det slik at sentralarkiv i fylkesadministrasjonen er en journalenhet og de videregående skolene som egne journalenheter. Arkivleder i sentralarkivet har det faglige ansvaret for oppfølging og veiledning i de ytre enhetene. Det ble orientert på møtet om en pågående omorganisering i fylkeskommunen, og der sentralisering av arkivet var en del av prosessen. Det skal i den sammenheng også anskaffes nye digitale løsninger for sak-/arkivsystem og blant annet nytt skoleadministrasjons system. : Fylkeskommunen er i en omorganisering og sentralisering av arkivtjenesten er en del av denne. Ingen pålegg gis, men Statsarkivet i Kristiansand ønsker å bli orientert når ny organisasjonsstruktur er på plass. 2.2 Arkivansvar : 1-1 i arkivforskriften fastslår at i kommuner er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, og i henhold til arkivforskriftens 2-1 skal det daglige arkivarbeidet ledelse av en arkivansvarlig. Arkivforskriftens 5-1 stiller krav om at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert hos en depotansvarlig. : Det overordnede arkivansvaret er plassert hos fylkesrådmannen. Arkivleder har delegert ansvar for fylkeskommunens sentralarkiv og rektorene ved de videregående skolene har ansvar for arkivene i de respektive skolene. I fylkeskommune organisert som ett arkivorgan vil det normale være at arkivleder er faglig ansvarlig og rådgiver for skolene. På tilsynet ble arkivansvaret for de videregående skolene drøftet. Statsarkivet poengterte på møtet sentral arkivleders ansvar med hensyn til faglig ansvar for arkivene i de videregående skolene, mens rektor på den enkelte skole skal sørge for at det er tilstrekkelig med ressurser til arkivdanning og oppbevaring av eldre arkiver. 6
7 Det var ikke enighet blant representantene for fylkeskommunen om hvorvidt dagens organisering og plassering av arkivansvar er forenlig med arkivforskriften, men det vil etter den pågående omorganisering og sentralisering av de ytre enheter bli tydelig plassert Aust-Agder fylkeskommune har inngått interkommunalt samarbeid med Aust-Agder Museum og Arkiv som er depot for fylkeskommunens eldre og avsluttede arkiv. : Etter sentraliseringen av arkivtjenesten i fylkeskommunen skal arkivleder ha ansvar for alle arkiver i Aust-Agder fylkeskommune. Arbeidsoppgaver knyttet til disse arkivene kan selvsagt delegeres til den enkelte skole. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig få på plass en arkivorganisering som tillegger arkivleder ansvar for arkivet i de videregående skolene. Følgende pålegg gis: Innen må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan Et offentlig organ skal i henhold til arkivforskriftens 2-2 til enhver tid skal ha en oppdatert samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal vise hvilke instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet. Aust-Agder fylkeskommune har utarbeidet arkivplan som omfatter alle enheter. Det er imidlertid ikke utarbeidet rutiner for hvordan planen skal oppdateres. Planen ser ikke ut til å være i aktiv bruk siden den ble utarbeidet i Blant annet er rutiner for arkivmedarbeidere og saksbehandlere endret flere ganger, men ikke oppdaterte i arkivplanen. Det samme gjelder rutiner for hvordan tilganger tildeles i ephorte. Beskrivelse må oppdateres i arkivplanen. Når arkivplanen oppdateres må den utgåtte versjoner av arkivplanen arkiveres i sak-/arkivsystem slik at man til enhver tid har tilgang på gjeldende arkivplan for de ulike periodene i arkivdanningen.. Aust-Agder fylkeskommune må så snart som mulig lage rutiner for oppdatering av arkivplanen, og for arkivering av tidligere versjoner av planen. Følgende pålegg gis: - Innen må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 7
8 2.4 Journal og arkivsystem. Arkivforskriftens 2-6 til 2-9 fastslår at et offentlig organ skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene man oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for kommunen. Når man benytter elektronisk journal, skal man benytte et arkivsystem som følger Noark-standarden. Alle enheter i Aust-Agder fylkeskommune benytter i dag det Noark-godkjente sak-/arkivsystemet ephorte. Drift av dette systemet er satt bort til IKT Agder. Det ble opplyst at fylkeskommunen er i gang med anskaffelse av nye digitale løsninger, og at det er innhentet pristilbud på nytt sak- /arkivsystem. Det anmerkes ingen avvik i forhold til sakarkivsystemet. 2.5 Fagsystem Arkivforskriftens 2-4 definerer arkivdanning bredere enn arkivtjenestens journalsystem med tilhørende papirarkiv. Det betyr at all dokumentasjon som skapes i kommunen skal behandles etter regelverket, både elektroniske register, databaser, fagsystem og papirbaserte arkiver. For elektroniske register og databaser kreves det i utgangspunktet ikke arkiveksemplar på papir. Men systemene de inngår i, skal være dokumentert slik at materialet kan overføres, sikres og brukes i arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systemene produserer eller lagrer saksdokumenter, må systemene og rutinene oppfylle alle krav i arkivforskriftens 2-13, samt Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX. I tillegg til den arkivdanningen som skjer i ephorte, benyttes flere elektroniske fagsystemer. Arkivtjenesten i fylkeskommunen har en oversikt over en god del av de elektroniske fagsystemer som benyttes, men ingen god beskrivelse av hvilke av dem som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. En slik oversikt skal inngå i arkivplanen. Arkivtjenesten mangler også nødvendige opplysninger om de enkelte fagsystemene, som beskrivelse av funksjonsområde, produsent, arkivformat, m.m. Både nødvendige opplysninger og rutiner for samtlige fagsystemer som benyttes, skal inngå i arkivplanen. Det er meldeplikt til Riksarkivaren for systemer man ønsker å benytte til å arkivere elektroniske saksdokumenter dersom systemet ikke følger kravene i Noark-standarden. Melding skal sendes før systemet tas i bruk jf. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser i kapittel IX 4-1. Tre av fagsystemene som brukes i Aust-Agder fylkeskommune er integrert mot sakarkivsystemet. Arkivverdig dokumentasjon fra fagsystemene Demokratimodulen på innbyggerportalen (møtedokumenter for politikere og innbyggere), AD integrasjon (sikker tilgangsstyring Identitetsforvaltning) og Webcruiter blir i dag automatisk overført til sakarkivsystemet. 8
9 Dokumenttyper som ennå ikke er omfattet av integrasjonsløsningen skrives ut, skannes og tas manuelt inn i sakarkivsystemet. Dette er beskrevet i arkivplanen, men en kvalitetssikring på at det faktisk blir gjort er ikke dokumentert. I følge 2-4 i arkivforskriften er fagsystemer arkiv på lik linje med sakarkivsystem. Håndtering av disse arkivene skal også være i samsvar med arkivlov og arkivforskrift. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til sak/arkivsystem, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX
10 3. Arkivrutiner 3.1 Behandling av post og saksdokument Kapittel 3 del A i arkivforskriften stiller krav til rutiner for hele saksbehandlingsprosessen: Fra fylkeskommunen mottar en henvendelse og fram til behandlingen er avsluttet med et svardokument, eller en beslutning om at henvendelsen ikke krever svar. Rutinene må inneholde beskrivelser av hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De må gjelde for hele fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunen har rutiner for saksbehandlingsprosessen som forgår i ephorte. Rutinene inneholder beskrivelser om hvordan alle former for henvendelser skal håndteres. De nyeste rutinene for arkivmedarbeidere og saksbehandlere i ephorte er imidlertid ikke oppdaterte i arkivplanen men ligger som separate rutinedokumenter. Tilsynsmyndighet merker seg at det både for personalmapper og elevmapper kun blir opprettet en sak per elev/ansatt. I forhold til tilgang/skjerming internt og eksternt av opplysninger er dette problematisk. For å kunne avslutte saker fortløpende, og holde mer orden i denne arkivdelen er det anbefalt å velge en delt mappe, men praksis er likevel innenfor gjeldende arkivfaglig regelverk. Det anmerkes som et avvik i forhold til kapittel 3 del A (arkivrutiner) at eksisterende rutiner ikke er oppdatert i arkivplanen. Fylkeskommunen bør dessuten revurdere ordningen med en sak per elevmappe/personalmappe i det elektroniske sakarkivsystemet. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune skal innen utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem Arkivforskriftens 2-10 pålegger kommunen å ha administrative rutiner som sikrer at arkivtjenesten utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Fylkeskommunen har skrevne rutiner som beskriver hvordan man skal gjennomføre kvalitetskontroll av journal- og arkivdatabasen. For å undersøke deler av praksis ble fylkeskommunen under tilsynet bedt om å gjøre enkelte søk i sak- / arkivsystemet. På journalpostnivå ble det bl.a. søkt etter utgående journalposter i status reservert (R). Status R betyr at dette er et utgående brev fra fylkeskommunen som ikke er sendt (er under arbeid). Dersom slike brev er sendt ut og saksbehandler ikke har endret status til Ekspedert, er det umulig for arkivtjenesten å vite om det er sendt eller ikke. Dokumenter i status R kan redigeres og dersom dette skjer etter at dokumentene er ekspedert, vil arkivbasen ikke gjenspeile fylkeskommunens 10
11 virkelige utgående korrespondanse. Dokumenter i status R kommer vanligvis ikke med på Offentlig journal, og de vil da ikke være mulig å finne for journalister og andre interesserte. Søket i basen viste at det var i alt 1438 journalposter i status R. 503 av disse var fra årene før 2013, 245 fra 2013, 403 fra 2014 og 287 fra For at saksbehandlerne og arkivtjeneste kan følge dette opp på en bedre måte, må oppdaterte rutiner på plass i arkivplanen. Oppfølging av saksbehandleres håndtering av dette må følges opp på ledernivå dersom restanselister/varsel fra sentralarkivet ikke fører til reduksjon. Etter søk i journalposter «til journalføring» var det 222 journalposter i ephorte. Dette skyltes delvis etterslep hos sentralarkivet, men også at sentralarkivet ventet 2 dager med å journalføre journalposter i status F. Dette ble begrunnet med at saksbehandler ble gitt mulighet til å rett opp eventuelle feil i dokument dersom det ble oppdaget før utsendelse. Dette har åpenbart vært en praksis som sentralarkiv og saksbehandlere har innarbeidet, men som ikke er en anbefalt rutine blant annet med hensyn til forsinkelse av dokumenter på fylkeskommunens offentlige postliste. Rutinen bør være at dokumenter ikke settes i status F før man er sikker på at de ferdige. Fylkeskommunen har rutiner for arkivtjenestens kvalitetssikring av innførsler i sak-/arkivsystemet, eksempelvis om saks- og dokumenttitler er meningsbærende mv. Rutinen må inn i arkivplanen ved oppdateringen av denne. Tilsynet viser at fylkeskommunes elektroniske sakarkivsystem på flere områder blir kvalitetssikret av arkivtjenesten, men at rutiner for videre oppfølging ikke er tilfredsstillende. Følgende pålegg gis: - Aust-Agder fylkeskommune må innen innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og Aust-Agder fylkeskommune må innen oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 3.3 Periodisering av arkiv : Kravene til periodisering finnes i arkivforskriftens kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles i perioder. I de delene a arkivet der arkivdokumenter skal arkiveres på papir, skal det være samsvar mellom den elektroniske journalen og papirarkivene. Når en arkivperiode i papirarkiver avsluttes, skal arkivmaterialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Når man setter bort arkivet skal det enkelte arkivstykke merkes tydelig, og det skal lages ei fullstendig avleveringsliste. Møtebøker, kopibøker og papirjournaler skal bindes inn. Når en periode blir avsluttet i en elektronisk journal og arkiv, skal saker som hører til den avsluttede perioden tas ut fra den avsluttede basen, eller utgjøre en egen logisk enhet i, eller i tilknytning til, den aktive basen. En elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode skal klargjøres for deponering i kommunens arkivdepot. Data organiseres som det er spesifisert i Noark-standarden, eller kommunen kan benytte et annet opplegg som på fullgod måte ivaretar hensyn til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 11
12 Fylkeskommunen har benyttet systemet Jass i perioden ephorte har vært benyttet siden 2004 og frem til 2009 hadde man elektronisk journal og papirbasert arkiv. Det ble satt skarpt skille i basen og papirarkivet i forbindelse med overgangen til fullelektronisk arkiv i ephorte i Journaldata fra Jass er overført som pre-historisk base i ephorte, og journaldata fra ephorte er overført som historisk base i dagens ephorte. Det fremgikk på tilsynet at det ikke er gjort uttrekk fra tidligere databaser for overføring til depot. Det foreligger p.t. heller ingen planer eller instrukser for datauttrekk / prøveuttrekk av databasen til depot. I arkivplanen har fylkeskommunen rutiner for periodisering av journal og sakarkivsystem. Disse rutinene må til enhver tid være oppdatert. Dette skal fremkomme av ny revidert arkivplan. Ingen pålegg gis, men det henvises til punkt 5.3 vedrørende avlevering av elektronisk arkivmateriale. 12
13 4. Arkivlokaler Arkivforskriften stiller krav til arkivlokaler slik at disse gir arkivene vern mot vann og fukt, mot brann og skadelig varme, mot skadelig påvirkning fra klima og miljø og mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang. Alle rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasseres i vanlige kontorlokaler. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasseres i spesialrom for arkiv. Eldre og avsluttede arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til lokaler for dagligarkiv. Statsarkivet i Kristiansand foretok en kartlegging av arkivlokaler i Aust-Agder fylkeskommune i Det fremgikk at bortsettingslokaler for oppbevaring av papirarkiv i de videregående skolene i Aust- Agder ikke var tilfredsstillende. Aust-Agder fylkeskommune har på bakgrunn av dette utarbeidet en plan for avlevering av alt papirarkiv til depot. Pristilbud fra Aust-Agder Museum og Arkiv på ordning er innhentet, og det opplyses på tilsynet at fylkeskommunen har bevilget midler til gjennomføring av dette. I henhold til planen skal alt papirarkiv være avlevert depot innen høsten Oppgradering av arkivlokaler ved de videregående skolene vil derfor ikke være nødvendig. Det ble bemerket på tilsynet at det stilles samme krav til arkivlokaler som oppbevarer dataservere som det gjør for papirarkiv (bortsettingsarkiv). Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivlokaler. Statsarkivet i Kristiansand ber om å bli orientert om avvik i henhold til den oppsatte plan, samt en melding når avlevering til depot er gjennomført. 13
14 5. Eldre og avsluttede arkiv 5.1 Fylkeskommunes arkivdepot Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter enheter som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, skal avleveres til arkivdepot. Arkivforskriften fastslår at kommuner skal opprette eget arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos en depotansvarlig og at man skal utarbeide rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Aust-Agder fylkeskommune har overlatt depotoppgavene til Aust-Agder Museum og Arkiv (AAMA). Det finnes rutiner for overføring av arkiv til depot. I alt er ca 404,4 hyllemeter arkivmateriale deponert hos AAMA. Materialet er ordnet og listeført slik forskriften krever. Det vises også til punkt 4. i denne rapporten om avlevering og ordning av papirarkiver. Det anmerkes ingen avvik i forhold til rutiner og instrukser for arkivdepot. 5.2 Avlevering av papirarkiver For å sikre at arkiver blir bevart og at det er mulig å bruke dem, har arkivforskriftens 5-4 og 5-5 krav til hvordan arkivmateriale som skal avleveres og bevares i depot, skal være ordnet. Dette er krav i forhold til pakking, for å sikre at arkivene ikke blir ødelagt, og det stilles også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne frem i og bruke materialet. Det vises til punkt 4. i denne rapport og plan for avlevering av fylkeskommunens papirarkiv. : Det anmerkes ingen pålegg. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskriften og Normalinstruksen for arkivdepot i kommune og fylkeskommune stiller krav i forhold til håndtering av elektronisk skapt materiale. Disse gir bestemmelser om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon av systemet og dataene. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte uttrekk av data fra IT-systemer, ikke IT-systemene i seg selv. Dette innebærer at å ha en kopi av avsluttede systemer på en server ikke er en tilstrekkelig løsning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. Aust-Agder fylkeskommune har ikke foretatt uttrekk for overføring til depot fra sak- /arkivsystemer eller noen elektroniske fagsystemer. Det foreligger heller ingen planer for hvilke elektroniske 14
15 fagsystemer som skal avleveres til depot, eller rutiner og planer for gjennomføring av uttrekk for avsluttede elektroniske fagsystemer så langt tilsynsmyndighet kjenner til. : Aust-Agder fylkeskommune mangler klare planer og instrukser for hvordan den skal ta vare på elektronisk skapt arkivmateriale. Dette må følges opp i arkivplanen jf. pkt Det må foretas en gjennomgang, og ut fra dette bestemmes hvilket elektronisk skapt arkivmateriale som skal avleveres depot. I tillegg må det i arkivplanen være en tydelig redegjørelse av hvordan systemet JASS for perioden er konvertert og hvordan arkivverdig data i dette systemet er bevart. Følgende pålegg gis: - Uttrekk av ephorte i perioden må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen Aust-Agder fylkeskommune må innen foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftens 5-6 om tilgjengelighet for publikum til informasjon i arkivene, gir en generell plikt for offentlige arkivdepoter til å legge forholdene til rette slik at publikum kan bruke arkivmaterialet og få tilgang til informasjonen som finnes i arkivene. Det finnes skrevne rutiner og et fast opplegg for bruk av de arkivene om er deponert hos AAMA. Det anmerkes ingen avvik. 15
16 6. Arkiver i skolesektoren 6.1 Generelt om arkivtilsynet i skolesektoren På arkivtilsynet i skolesektoren i Aust-Agder fylkeskommune ble Sam Eyde videregående skole besøkt. I møte med studierektor og skolens arkivansvarlig ble det lagt vekt på å undersøke arkivansvar og organisering, rutinene omkring arkivdanningen i elektronisk sakarkivsystem og fagsystem. Sam Eyde videregående skole har 320 ansatte og ca 1400 elever. 6.2 Arkivansvar og organisering ved skolen : Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivtjeneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtjensta skal vere felles for organet. Arkivforskriftens 2-4 fastslår at Daglegarkivet (aktivt arkiv) skal vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. Dette betyr at enheter so m skolene skal være del av en felles arkivtjeneste og underlagt arkivlederen. Som tidligere nevnt i rapporten, er Aust-Agder fylkeskommune inne i en omorgansieringsprosess der arkivet skal sentraliseres. Det innebærer at arkivleder får overført ansvaret for arkivet ved skolene. Inntil nå har ansvaret for skolenes arkiv ligget hos rektorene ved de respektive skolene. Nytt sak- /arkivsystem skal tas i bruk og nytt skoleadministrasjons system med integrasjon til sak- /arkivsystemet skal anskaffes. Det formelle arkivansvaret skal ligge hos fylkesrådmann og den sentrale arkivtjenesten. På skolen er det rektors ansvar at arkivarbeidet blir gjennomført i samsvar med retningslinjene fra arkivtjenesten. Skolens arkivansvarlig utfører i stor grad det praktiske arkivarbeidet. I tillegg finnes det systemansvarlig for fagsystemene både ved den enkelte skole og ved fylkeskommunes utdanningsavdeling. Denne ansvarsdelingen er ikke beskrevet i arkivplanen. Det anmerkes ingen avvik i forhold til arkivansvaret eller organiseringen ved skolene, men vises til pålegg gitt i punkt 2.2 i denne rapporten. 6.3 Skolens arkivsystemer : Jf. 2-6 og 2-9 i arkivforskriften skal det elektroniske sakarkivsystemet som benyttes for journalføring være fullgodt dokumentert etter Noark-standarden påpeker at andre elektroniske systemer (fagsystemer)som benyttes skal vere godt nok dokumentert til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Sam Eyde videregående skole benytter samme sak- /arkivsystem som sentraladministrasjonen i fylkeskommunen. Det er ca 30 saksbehandlere ved skolen som benytter dette. Enkelte 16
17 saksbehandlere benytter systemet sjelden, og det fører til at kompetansen på bruk av systemet hos enkelte er dårlig enkelte vegrer seg for å bruke systemet. I tillegg finnes det fagsystemer i bruk ved skolen. SATS, Webcruiter, Fronter, Dossier og Landax ble nevnt på tilsynet. Arkivansvarlig ved skolen har i dag ingen fullgod oversikt over hvilke systemer som er i bruk, og hvorvidt systemene inneholder arkivverdig informasjon. Arkivansvarlig er heller ikke tillagt noe ansvar eller oppgaver knyttet til disse systemene, men dette er plassert hos egne systemansvarlige. Dagens skoleadministrasjons system skal byttes ut. Siden det ikke er integrasjon fra dette til sak- /arkivsystemet, blir rapporter nå skrevet ut, samt arkivert som pdf-filer i en digital base. : Aust-Agder fylkeskommune er i gang med anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem og skoleadministrasjonssystem. Ingen pålegg gis, med det vises til pålegg gitt i punkt 2.5 vedrørende beskrivelse av fagsystemer. 6.4 Skolens arkivrutiner/arkivdanning Krav i lovverket: Arkivforskriften 2-4 definerer arkivplikten bredere enn journalføringsplikten. I det aktive arkivet inngår også møtebøker, fagsystem og andre arkivserier og dokument som blir skapt i tilknytning til virksomheten organet driver. Kommunen er ansvarlig for at skolene har rutiner for at alle arkivverdige dokument blir tatt vare på for ettertiden. : Sam Eyde videregående skole følger rutiner gitt av sentralarkivet i fylkeskommunen. I tillegg har arkivansvarlig opprettet egne spesialtilpassede rutiner som gjelder for skolen. Disse er ikke tatt inn i arkivplanen. Det blir opplyst av arkivleder at ved overgang til nytt sak- /arkivsystem og skoleadministrasjonssystem vil nye rutiner felles for skolene bli utarbeidet. Man vil gå nærmere inn i dokumentflyt og prosesser som er felles for skolene, og utarbeide gode rutiner for arkivdanningen. Det finnes ingen rutiner for arkivering av møtereferater som f.eks. AMU møter, elevråd, ansettelsesutvalg. Arkivansvarlig har etterlyst disse, men ikke lykkes med å få de til arkivering. Det kommer også frem på tilsynet at fylkeskommunens arkivplan ikke er i jevnlig bruk som oppslag og verktøy for arkivansvarlig eller andre ved skolen. Dette kan skyldes at arkivplanen i liten grad er oppdatert, og at rutiner som er mest brukt ikke er tatt med i denne. Skolens rutiner vedrørende eksamensbesvarelser levert på digitalt medium ble informert om på tilsynet. Nasjonale prøver ble avlevert i Utdanningsdirektoratets system direkte på eksamensdagen. Andre besvarelser levert digitalt ble lastet opp i en innleveringsmappe i Fronter, og ved behov også lagt på en minnepenn som en ekstra sikkerhetsløsning ved systemsvikt etc. 17
18 Også ved tilsynsbesøket i skolen bemerker statsarkivet den noe uheldige rutinen med at alle dokumenter på en elev ligger på en sak, og ikke i flere saker knyttet til eleven via f.eks. personnummer, kandidatnummer eller liknende. For å sikre gode rutiner og god arkivdanning i skolesektoren vises det til pålegg gitt i punkt 3.1. De videregående skolene bør i samarbeid med Sentralarkivet revurdere ordningen med en sak per elevmappe i det elektroniske sakarkivsystemet, se også konklusjon i pkt Papirarkiver og eldre skolearkiv : Jf. 5-1 i arkivforskriften skal Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) (...) leverast til arkivdepot. Dette er som regel når arkivmaterialet er omlag år gammelt, eller for elevmapper når det er 10 år siden eleven har gått ut av skolen. Arkivlokalene ved Sam Eyde videregående skole tilfredsstiller kravene til bortsettingsarkiv i henhold til rapport/brev fra fylkeskommuenen til Statsarkivet i Kristiansand, datert På tilsynet ble skolens bortsettingsarkiv i kjeller befart. Det er rikelig med plass i lokalene til det som måtte komme av papirarkiver ved skolen i årene fremover. Ingen pålegg gis. 18
19 7. Oppsummering av pålegg 2.2 Arkivansvar - Innen må fylkeskommunen fremlegge en beskrivelse av ansvarsfordeling etter ny organisering av sentralarkivet. Inntil ny organisering trer i kraft, det må fremgå av arkivplanen at arkivleder har det faglige ansvar for arkivene i de videregående skolene. 2.3 Arkivplan - Innen må ny og oppdatert arkivplan for Aust-Agder fylkeskommune forelegges Arkivverket ved Statsarkivet i Kristiansand. 2.5 Fagsystem - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha nødvendige beskrivelser av samtlige fagsystemer med arkivverdig informasjon i arkivplanen, jfr. 2-2 i arkivforskriften. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen ha rutiner for bruk og avlevering av de samme fagsystemene, jfr. kapittel 3 i forskriften. Rutinene skal inngå i arkivplanen. Det innebærer også rutiner for å ta utskrifter av fagsystemer som ikke har integrasjon til arkivkjernen, men som produserer arkivverdig informasjon. - Aust-Agder fylkeskommune skal innen melde inn eventuelle systemer som benyttes til arkivering av saksdokumenter og som ikke følger kravene i Noark-standarden, jfr. Riksarkivarens utfyllende bestemmelser kap. IX Behandling av post og saksdokument - Aust-Agder fylkeskommune skal innen utarbeide oppdaterte arkivrutiner for hvordan alle henvendelser håndteres. Rutinene skal inngå i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring av journal og arkivsystem - Aust-Agder fylkeskommune må innen innføre hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring og avviksrapportering innen arkivering og journalføring, jfr. arkivforskriftens 2-10 og Aust-Agder fylkeskommune må innen oppdatere arkivplanen med rutiner for kvalitetssikring av sak- / arkivsystemet. 5.3 Avlevering av elektronisk arkivmateriale - Uttrekk av ephorte i perioden må foretas, og deretter godkjennes av depot. Dette skal gjøres i samarbeid med AAMA innen Aust-Agder fylkeskommune må innen foreta en gjennomgang og bestemme hvilket elektronisk skapt materiale som skal avleveres depot. - Fylkeskommunen må fatte vedtak som plasserer ansvaret for oppgavene med sikring, uttrekk og deponering av bevaringsverdige elektroniske fagsystemer. Dette må dokumenteres i arkivplanen jf pkt 2.3. Dette må gjøres innen
Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Rennesøy kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Rennesøy kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/847 Dato for tilsyn: 19.04.2017 Rapportdato: 16.05.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTilsyn med arkivene i Lyngdal kommune
ARKIVVERKET - DOKUMENTASJONSFORVALTNING Tilsyn med arkivene i Lyngdal kommune Lillian Lunden Thomas Olsen [02.01.2017] Tilsynsrapport Sak: 2016/2642 Dato for tilsyn: 10.11.2016 Rapportdato: 02.01.2017
DetaljerArkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune
Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Flesberg kommune Rådmann Jon Gjæver Pedersen 3623 LAMPELAND Din ref. Vår ref. Dato 2017/90 2017/889 LILLUN 19.02.2018 Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerTilsyn med arkivene i Holtålen kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Holtålen kommune Sak: 2013/5603 Dato for tilsyn: 12.3.2013 Sted: Rådhuset Tilsynsrapport Kommunen ga tilbakemelding til foreløpig rapport: 27.8.2013 Rapportdato:
DetaljerOm tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerØrland kommune. Tilsyn med arkivene i. Tilsynsrapport STATSARKIVETI TRONDHEIM. Sak: 2013/5637 Rapportdato:
STATSARKIVETI TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune Tilsynsrapport Sak: 2013/5637 Rapportdato: 14.5.2014 Dato for tilsyn: 15.4.2013 5ted,RådhusetØfland Utarbeidet av: GunnarKlippenvågSørumog Knut
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune
Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åfjord kommune Rådmann 7170 ÅFJORD Dato 24.05.2018 Din ref. 4302/2018/057/8MOSK Vår ref. 2018/1280 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hamarøy kommune - ny utsendelse
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hamarøy kommune Oppeid 8294 HAMARØY Dato 03.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/12883 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerTilsyn med arkivene i Askim kommune
Tilsyn med arkivene i Askim kommune Endelig tilsynsrapport Tilsynsdato: 2.11.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrift, mottatt dokumentasjon fra kommunen, rapport fra
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Din ref. Vår ref. Dato 2017/2100-6 2017/12141 THOOVE 26.02.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerTilsyn med arkivene i Ørland kommune
STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkivene i Ørland kommune T ilsynsrapport Sak: 2013/ 5637 Dato for tilsyn: 15. 4. 2012 Sted: Rådhuset Ørland Rapportdato : xx x x Utarbeidet av: Gunnar Klippenvåg Sørum
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Meldal kommune Rådmann Postboks 8 7338 MELDAL Dato 30.04.2018 Din ref. 18/247-7/HETA Vår ref. 2018/1083 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Trondheim kommune Munkeg. 1 7004 TRONDHEIM Dato 20.08.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2914 Saksbehandler Pétur Kristjánsson Endelig tilsynsrapport og varsel
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Hobøl kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Hobøl kommune Elvestad 1827 HOBØL Dato 09.01.2019 Din ref. Vår ref. 2018/11522 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om mulig pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Spydeberg kommune Sidsel Liborg Stasjonsg. 35 1820 SPYDEBERG Dato 11.06.2018 Din ref. 18/135-5 / SLI Vår ref. 2018/1285 Saksbehandler Pétur Kristjánsson
DetaljerKjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER
Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER
DetaljerTilsyn med arkiva i Sogndal kommune
ENDELEG TILSYNSRAPPORT Tilsyn med arkiva i Sogndal kommune Tilsynsdato: 14.9.2017 Tilsynsgrunnlag: Arkivlova, arkivforskrifta, Riksarkivaren si forskrift, motteken dokumentasjon frå kommunen, intervju
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SIRDAL KOMMUNE Tonstadveien 28 4440 TONSTAD Dato 19.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/19903 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og
DetaljerArkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no
Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle
DetaljerTilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Sandnes kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SANDNES KOMMUNE Lene Solhom Tamburstuen Jærveien 33 4319 SANDNES Dato 28.06.2018 Din ref. 17/17344-10 Vår ref. 2018/1124 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig
DetaljerStatsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport
Statsarkivets tilsynsvirksomhet og Riksrevisjonens rapport Oppsummere Riksrevisjonens funn Fokusere på Statsarkivet i Trondheims inspeksjoner av kommuner og våre funn De samsvarer i stor grad med Riksrevisjonens
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Ski kommune Postboks 3010 1402 SKI Dato 24.04.2018 Din ref. 18/538-22 Vår ref. 2018/1072 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
DetaljerKontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver
Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva
DetaljerTilsyn med arkivforhold Alta kommune
Tilsyn med arkivforhold Alta kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/644 Dato for tilsyn: 2.3.2017 Sted: Alta rådhus Rapportdato: 20.4.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Torbjørn Andersen Innhold 1
DetaljerArkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer. Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi
Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Våre tilsyn Arkivverkets tilsynsstrategi 1 Kort om Arkivverket Består av Riksarkivet + 8 regionale statsarkiv (Tromsø, Trondheim, Hamar,
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Nordland fylkeskommune v/fylkesråd for økonomi Dato 25.03.2019 Din ref. 19/6 Vår ref. 2018/20432 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerTilsyn med arkivene i Bærum kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Bærum kommune Endelig tilsynsrapport Sak: 2017/3984 Dato for tilsyn: 15.06.2017 Rapportdato: 2.11.2017 Utarbeidet av: Pétur Kristjánsson Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerTenkte å si litt om...
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Oppdal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4153 Dato for tilsyn: 28.4.2017 Sted: Oppdal rådhus Rapportdato: 30.10.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerArkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerArkivlovgivning i endring
Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille
DetaljerR I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R
R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også
DetaljerNordland. en arkivversting?
Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerArkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse
Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Men først en gjennomgang av forskriftene Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige
DetaljerNorsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015
Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune
DetaljerKonsekvenser Eller: Rydd opp eller ta følgene. Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning Avdeling Forvaltning Arkivverket
Konsekvenser Eller: Rydd opp eller ta følgene Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning Avdeling Forvaltning Arkivverket Litt om tilsyn Omorganisering i 2016 en seksjon Behov for bedre og mer
DetaljerPERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV
PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerOFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017
OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon
DetaljerRiksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010
Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerTilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune
Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: 28.11.2012 Stad: Åmli Rapportdato: 3.1.201311.12.2012 Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO HELSE SØR-ØST RHF Postboks 404 2303 HAMAR Dato 12.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/1181 Saksbehandler MARERV/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Norges
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges delegasjon til EU v/rolf Einar Fife Dato 01.02.2019 Din ref. Vår ref. 2018/9645 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og
DetaljerTilsyn med arkivholdet i Rauma kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivholdet i Rauma kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2017/4158 Dato for tilsyn: 13.6.2017 Sted: Rauma rådhus Rapportdato: 1.8.2017 Utarbeidet av: Thomas Øverby Innhold 1 Innledning...3
DetaljerArkivhistorie i Norge
Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerStatistikk for kommunale arkivtjenester 2014
Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Åsnes kommune v/rådmann Rådhuset 2270 FLISA Dato 24.05.2019 Din ref. 19/71-4/EGN Vår ref. 2019/739 Saksbehandler THOOVE/DOFO Endelig tilsynsrapport
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Rana kommune Postboks 173 8601 MO I RANA Dato 10.04.2019 Din ref. Vår ref. 2019/639 Saksbehandler JONSAN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerDeres ref Vår ref. Dato 2017/2880 GEITUN
Norsk filminstitutt Postboks 482 Sentrum 0105 OSLO Deres ref Vår ref. Dato 2017/2880 GEITUN 6.12.2017 Endelig tilsynsrapport Norsk filminstitutt og varsel om pålegg Vi takker for godt samarbeid i forbindelse
DetaljerArkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift
Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerTilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet
Tilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet Endelig tilsynsrapport Sak 2017/21742 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Sted: Førde, Rådhusgata Utarbeidet av: Geir Ivar Tungesvik Øivind
DetaljerOmorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet
Omorganisering i offentlige organer Veiledning for arkivet Riksarkivaren 2007 2 Riksarkivaren Rapporter og retningslinjer 20 Riksarkivaren, Oslo 2007 ISBN 978-82-548-0101-7 3 4 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norad - Direktoratet for utviklingssamarbeid Dato 18.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9704 Saksbehandler Jon Sandven Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583
Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap
DetaljerForslag til ny forskrift om offentlige arkiv. 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet
om offentlige arkiv 2. november 2016 Magnar Nordtug, Kulturdepartementet 1. Arkivloven med forskrifter (arkivregelverket) 2. Mindre detaljregulering overordnede og funksjonelle krav 3. Tilpasning til digital
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2015 Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen inneholder bl.a. spørsmål om
DetaljerTilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune
Tilsyn med bortsettingsarkiv og depot for eldre og avslutta arkiv i Drangedal kommune Endelig tilsynsrapport Sak 15/8762 Dato for tilsyn: 6.5.2015 Sted: Kommunehuset i Drangedal, Gudbrandsvei 7 Rapportdato:
DetaljerEndeleg tilsynsrapport og pålegg om utbetring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Radøy kommune 5936 MANGER Dato 05.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/13702 Sakshandsamar Pétur Kristjánsson Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbetring
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerRiksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig
DetaljerEi g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer
H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø
DetaljerQuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold
QuestBack kvittering - > lig rapportering om arkivmessige forhold - 211 Side 1 av 5 Dette er en automatisk generert kvittering fra QuestBack. Nedenfor finner du en kopi av svar p lig rapportering om arkivmessige
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 21. Oktober 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
DetaljerBevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
Detaljer