ARKIVFAGLIG FAGDAG. Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

Transkript

1 ARKIVFAGLIG FAGDAG Hotell Scandic Kristiansand Bystranda 9. september 2016

2 Program for dagen Registrering, kaffe og frukt Velkommen og generell informasjon v. Monika og Gaute - Kommunereform og Riksarkivets veiledere - Ulike typer interkommunale samarbeid, hva med arkivene? Periodisering og uttrekk av e-arkiv v. Tormod Lunsj Arkivplan v. Statsarkivar Kjetil Reithaug - Hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Hvordan beregne ressursbehov? v. Turid og Monika - Ordning og deponering av papirarkiver og uttrekk av e-arkiv Avslutning og oppsummering

3 Kommunereform og Riksarkivets veiledere

4 Hvorfor fokus på kommunereform?

5 Hvorfor fokus på kommunereform?

6 Riksarkivets veiledere ift. kommunereform

7 Riksarkivets veiledere ift. Kommunereform Del II Del II omhandler fasen fra lokalt vedtak er fattet til sammenslåing er gjennomført. Hvilke arkivfaglige oppgaver må gjennomføres i sammenslåingsfasen Konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiver, samt etablering av arkivtjeneste og nye arkiver i ny kommune. Disse tingene er like viktige i ulike samarbeidsløsninger!

8 Avslutte eksisterende arkiver - Viktig å sikre at dokumentasjon blir tilgjengelig - Viktig at innbyggernes behov for innsyn blir ivaretatt - Viktig å forvalte arkivene på en måte slik at bevaringsverdig dokumentasjon blir bevart og tilgjengeliggjort for ettertiden. Etablere ny arkivtjeneste - Organisering og bemanning - Kompetanse og arkivkultur - Nye rutiner Etablere nye arkiver - Hva kan du som arkivleder gjøre?

9 Riksarkivets veiledere ift. Kommunereform Del III Status for arkivarbeidet Lag en tidsplan Prosjektorganisasjonens arkiv Oppfølging av avtaler som ble gjort Rutiner for dokumentfangst og vedlikehold Oppdatert arkivplan Hva fungere og hva må endres på i den nye løsningen

10 Interkommunale samarbeid Samarbeidsavtaler jfr. kommuneloven 27 Interkommunale selskap Stiftelser Aksjeselskap Arkivlova? Organisasjoner og foreninger Gjensidig eide selskap Uformelle fagnettverk og utvalg Vertskommunesamarbeid jfr. kommuneloven 28

11 Interkommunale samarbeid Samarbeidsavtaler jfr. kommuneloven 27 Interkommunale selskap Stiftelser Aksjeselskap Arkivlova? Organisasjoner og foreninger Gjensidig eide selskap Uformelle fagnettverk og utvalg Vertskommunesamarbeid jfr. kommuneloven 28

12 Interkommunale samarbeid Samarbeidsavtaler jfr. kommuneloven 27 Interkommunale selskap Stiftelser Aksjeselskap Arkivlova? Organisasjoner og foreninger Gjensidig eide selskap Uformelle fagnettverk og utvalg Vertskommunesamarbeid jfr. kommuneloven 28

13 Interkommunale samarbeid Samarbeidsavtaler jfr. kommuneloven 27 Interkommunale selskap Stiftelser Aksjeselskap Arkivlova? Organisasjoner og foreninger Gjensidig eide selskap Uformelle fagnettverk og utvalg Vertskommunesamarbeid jfr. kommuneloven 28

14 Interkommunale samarbeid Samarbeidsavtaler jfr. kommuneloven 27 Interkommunale selskap Arkivlova? Stiftelser Aksjeselskap Gjensidig eide selskap Offentleg lova Organisasjoner og foreninger Uformelle fagnettverk og utvalg Vertskommunesamarbeid jfr. kommuneloven 28

15 Interkommunale samarbeid Riksarkivarens veileder fra 2009 Ingen fasit Beskriver ulike former for samarbeid Gir oversikt over berørte lover Kapittel 5 gir en «huskeliste» ved etablering av nye samarbeid

16 Interkommunale samarbeid Riksarkivarens veileder fra 2009 Avklare arkivplikt jfr. arkivlova eller/og offentleglova Definere ansvar, organisering og avleveringsplikt ift. arkiv i avtale/styringsdokumenter Følge opp arkivansvar og arkivorganisering i praksis Avslutt evt. gamle arkiv

17 Hvordan er det i deres kommune? Er arkivtjenesten involvert i planlegging rundt kommunereform? Er arkivtjenesten involvert i planlegging av interkommunale samarbeid?