Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv

Transkript

1 Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Dato: 31. oktober 2014 Sted: IKA Kongsberg Til stede: Forfall: Gunn Sværen (Norsk Arkivråd/NA), Harriet Marie Terjesen (KS), Tom Oddby (LLP), Ingrid Nøstberg (Riksarkivet, møteleder), Wenche Risdal Lund (IKA Kongsberg), Kjetil Reithaug (Statsarkivet i Kristiansand), Vilde Ronge (Riksarkivet, ref.) Anne Mette Dørum (KS), Bjørn Bering (Kulturrådet), Gunnar Urtegaard (Riksarkivet), Anna Malmø Lund (Riksarkivet) Gunn Sværen opplyste at NA ikke har bestemt hva slags grad av Samdok-deltakelse som blir aktuelt for dem til neste år. De etterlyser også møte med Riksarkivet og de andre partnerne. Det ble bemerket fra gruppa at NAs deltakelse er ønsket. 1. Referatet fra møtet 27. august - Riksarkivarens deltakelse i Skate (punkt 3): Vilde orienterte om status; møte 17. september, avventer tilbakemelding. - Kommunereform (pkt. 5): Vilde orienterte om status; notat foreløpig ikke utarbeidet, avventer snarlig beskjed om deltakelse i delprosjekter under Difi/Kartverket. Når RA får avklaring om når og om de tre prosjektene setter i gang, jobbes det videre med konkrete tiltak knyttet til arkivfaglige utfordringer knyttet til kommunereformen. - Signalprosjekter 2015: Det ble stilt spørsmål om signalprosjektet som ikke fikk midler på statsbudsjettet, vil det si at det er lagt på is? Nei, de videreføres innenfor Samdok-rammene. Wenche orienterte om status for IKA Kongsbergs prosjekt om synkron overføring. 2. Prioriteringer for Samdok kommunale arkiv i 2015 Først gjennomgang av de prioriterte oppgavene for 2014: Oppgave 1: Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi Er det behov for å videreføre denne til 2015? Det er på gang samarbeid med Skate, noe som er veldig bra. Men det er også ønskelig med en kontakt direkte med KMD. Kan Riksarkivaren etablere en form for fast møtestruktur med KMD, uten å gå via KUD? Kan den nye riksarkivaren invitere seg selv til en presentasjonsrunde som ny leder av Arkivverket? Det er viktig å sikre at arkiv blir tatt med i Kommunereformprosessen så tidlig som mulig. Det kan for eksempel være relevant å få arkiv inn i omstillingsmidlene som KMD nå stiller til rådighet for kommuner ifm Kommunereformen. 1

2 Oppgave 2: Etterslep digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 Rapporten fra kartleggingen klar innen 15. desember. Oppgaven som sådan blir dermed sluttført i Resultatene vil vise behov for betydelige ressurser og en enklere metodikk. Ressursbehov må adresseres - til KS, KMD? Metodeutvikling et ansvar for RA, KDRS? Problematikken rundt etterslepet kan videreføres som en del av oppgaver knyttet til Kommunereformen for Det ble påpekt at man må tenke helhetlig strategi for digitalt skapt materiale, uavhengig av forvaltningsnivå og sektor, det er de samme utfordringene som gjelder. Felles løsninger, felleskomponenter, digitalisering av Norge er viktige temaer. Mye av dette jobbes det med i SAMDOK e-forvaltning, og dette vil bli videreført i Oppgave 3: Synkron overføring av digitale arkiv til depot Overført til delprosjekt e-forvaltning. Videreføres gjennom piloter i Oppgave 4: Felles søketjeneste i alle NOARK-baserte uttrekk Videreføres gjennom piloter i Oppgave 5: Felles retningslinjer for digitalisering av kommunalt og private materiale Kartleggingen er gjennomført og det har vært møte i ressursgruppa, skal munne ut i en rapport i Ønsker å få etablert autoritetsregistre, ført og fremst aktørregister i Dette er en omfattende gjørejobb og det er ikke bestemt i hvilken form og hvor denne jobben skal gjøres. Oppgave 6: Nasjonal kompetanseprofil for arkiv Er gått ut av Samdok 2014, videreført hos KS Læring. Oppgave 13: Dokumentfangst fra e-post Er i rute og leverer liste over tiltak i god tid innen fristen Det vil orientert nærmere om status på neste strategigruppemøte. Diskusjon av nye oppgaver i 2015: Kommunereform stikkord fra diskusjonen: - Ønsker å ta fram igjen ideen om regionalt samarbeid/regionarkiv (jfr. Nysæter-utvalgets rapport). Er det mulig å teste dette ut i en/flere prøveregioner? Hvilke lovendringer trengs i så fall? - Kommunenes selvråderett hvorfor brukes det alltid som argument mot statlig inngripen på arkivfeltet? Er det sånn at kommunene er skeptiske til statlige føringer på arkivfeltet? Selvråderetten fungerer som et hinder for utvikling på kommunearkivfeltet må stå i kommunereformens navn. Hvordan skal kommunene håndtere sammenslåing når det gjelder arkiv? Vi må ikke bare på depotsiden, men hele syklusen. Det er ikke bare avlevering som skaper problemer, det er like mye her og nå, i skaping av arkivene. - Regionale samarbeidsprosjekter rundt depotløsninger en god tanke 2

3 - Offentlige arkiver (stat og kommune) må ses på som en helhet organiseringen rundt det må være rett rigga - Det er et stort problem at depotene ikke er rustet til å ta i mot avsluttede arkiver, både papir og elektronisk. Et stort praktisk problem som må løses. - Kommunereformen må innebære mer enn hvordan man rigger arkivdepotene. Arkivdanningen må sterkt inn. - Det er ikke rett timing å se på organisering av arkivlandskapet, men må heller fokusere på mer konkrete tiltak som trengs. - Trenger et forenklingsprosjekt. Hvordan håndtere arkiv når det skjer endringer, helt konkret og praktisk. Hvilke systemer skal vi bruke når vi er slått sammen? Hvordan skal migrering av data skje og hva slags kompetanse krever det? Vi skal ha arkivtjenestene oppe å gå fra dag én etter at kommunene er sammenslått. Det handler om liv og død for enkelte kommunale tjenester. Innbyggerne/brukerne har jo fortsatt sine elektroniske mapper som skal fortsette i nye kommune-konstellasjoner. - Kommunene har selv et ansvar for håndteringen av arkiv i forbindelse med sammenslåinger. Arkivledere m.fl. må påpeke at det er knyttet store kostnader til dette, og det må inn i kommunenes budsjetter. - Det er mange konkrete og praktiske oppgaver som må løses knyttet til kommunereformen. Det må komme en veiledning til helt konkrete løsninger på de arkivfaglige utfordringene kommunene som skal slås sammen møter. Det må komme raskt, slik at de kan forberede seg. - Det må komme veiledninger: Hva må gjøres i gammel enhet (altså enkeltkommunene som skal inn i en bykommune for eksempel) og hva må gjøres i ny enhet (den sammenslåtte storkommunen). Helt konkret. - Det må komme noe overordnet fra RA - Viktig å huske på at de kommunale tjenestene skal fortsettes uavhengig av om kommuner slås sammen eller ei, og dokumentasjonen er i daglig bruk her og nå, brukerne forsvinner ikke. Kan ikke bare ha depotperspektivet. - Det må etableres samarbeid med KMD på nasjonalt nivå om arkiv. Her har både RA, KS og evt. organisasjonene et ansvar. - Utfordringene må adresseres. - Kan riksarkivaren utnytte situasjonen at hun er ny, og besøke alle departementer? - Kan noen av KMDs omstillingsmidler som er avsatt til kommunereformen brukes til arkiv? - Det er rett at vi må konsentrere oss om Kommunereformen, men går vi glipp av andre oppgaver da, som kanskje også må prioriteres? Minne om at Samdok er blitt til som svar på Arkivmeldingen, det favner flere problemstillinger. - Arkivmeldingen var ikke god når det gjelder bl.a. arkivdanning, og Kommunereformen er en gylden anledning til å få det inn også. Kan bruke Kommunereformen til å løfte fram en del problemstillinger. - Er det etablerte kommunale arkivlandskapet robust nok til å takle utfordringene? Det gjelder bevaringen av elektroniske arkiver (jfr. Etterslepet av digitalt skapt materiale, oppg. 2), etterslepet av papirarkiver etter forrige kommunereform i 1964 osv. KDRS er foreløpig ikke robust nok mht. finansiering, og dekker ikke hele kommune-norge. Alt dette må vurderes og utredes. En utredning om mulige organisasjonsformer for å løse problematikken. Må se både på organiseringen av dette og finansieringen. 3

4 - Viktig å tenke på arkivkompetansen i kommunene, det er så utrolig stor variasjon i nivået. Vi må forvente at alle kommuner klarer å håndtere arkivene i en sammenslåing, basert på Riksarkivets retningslinjer, men disse kan ikke være på detaljnivå for hver enkelt kommune. Man må benytte anledningen til å si til kommunen at dersom arkivleder ikke har god nok kompetanse for å utføre tiltakene, er det kommunens problem. Kommunen må sørge for å tilføre kommunens arkivtjeneste tilstrekkelige ressurser og kompetanse. - Viktig å bruke anledningen til synliggjøring av arkivtjenesten, de tekniske sidene, migrering av data er en stor og krevende oppgave for eksempel. - Syns det kommer veldig lite konkret, mye diskusjon, men hvor er de faktiske tiltakene/oppgavene som vi kan sette i gang i 2015? - Kommunereformen er en hovedoverskrift for 2015 dette er alle er enige om. - Noen må lage veileder for 2015, hva må gjøres? Riksarkivet må gjøre det. - Utfordringene og behovene må identifiseres. Hva slags ressurser skal følge med? KS og RA i partnerskap kanskje? - Nettstedet kommunereform.no RA må inn med info der! - En mulig konkret oppgave kan være synliggjøring av arkivfaglige perspektiver ved Kommunereformen. En gruppe burde jobbe med dette. Kommunereform.no, KS sine sider, RA sine sider. Sikkert andre også. - Arrangere konferanse/workshop/fagdag om arkivfaglige konsekvenser før neste sommer? Hadde vært supert mht synliggjøring. - Det kommer en melding om oppgavefordeling og regioner fra KMD i mars. Må vente til den er analysert før vi har konferansen. - En konferanse om kommunereform bør arrangeres i samarbeid med KS for å løfte ansvaret for arkivfaglige konsekvenser, at også rådmenn eller andre fra administrativ ledelse kommer, ikke bare arkivpersonale. Konklusjon på diskusjonen: Det ble påpekt som viktig at de Samdok-oppgavene som er i skjæringspunktet mellom kommune og e-forvaltningsgruppa videreføres og sluttføres i Dette gjelder synkron overføring (oppg. 3), felles søketjeneste (opp. 4), tjenestegrensesnittet (oppg. 11), arkivkjerneprosjektet (oppg. 14). Dette er deler av en større helhet av betydning for hele offentlig sektor, inkl. kommunene. I tillegg til dette ble kommunereformen definert som det viktigste temaet for Det må klargjøres hva som kan egne seg som tiltak innenfor Samdok, og hva som må løses via andre kanaler. RA har et ansvar, KS har et ansvar, kommunene selv har et ansvar osv. Konkrete Samdok-oppgaver relatert til kommunereformen må identifiseres og drøftes videre. Kommunereformen bringer fram i lyset en del problemstillinger av mer overordnet karakter (er kommunearkivinstitusjonene godt nok rustet til å møte utfordringene? Rett organisering? Tilstrekkelig finansiering?) Kan kommunereformen brukes til å sette kommunearkivene på dagsorden? Det må på dagsorden i de rette foraene; KMD, KS osv. Dette må drøftes videre på neste strategigruppemøte. 4

5 Foreløpig tiltaksplan for 2015: 1. Kommunereform Dialog med KMD: Det er bra med deltakelse i Skate, men også behov for direkte kontakt med KMD, helst på politisk nivå. Dette er RA og KS sitt ansvar Kontakt med KS: Må prøve å få innpass i KS sine Rådmannsmøter (RA) Veiledninger: Det er stort behov for veiledninger om hva som må gjøres ved kommunesammenslåinger. Det kan evt. nedsettes en arbeidsgruppe som skal klargjøre hvilke veiledninger det er behov for, evt. for ulik målgrupper. KS, NA, LLP og kommuner av forskjellige størrelser bør være representert. (Tom lager forslag til Ingrid). RA har et spesielt ansvar for å utarbeide veiledninger. Synliggjøring: Kommunereformen og konsekvenser for arkiv må på dagsorden i relevante fora, som for eksempel Kommunereform.no, AVs hjemmesider, Kommunal rapport osv. En arbeidsgruppe kan jobbe med dette. Utredning om kommunale arkiv: Det er behov for en utredning/fou om kommunearkivsektoren. Er kommunearkivinstitusjonene godt nok rustet til å takle utfordringene i forbindelse med en kommunereform? Rett organisering? Nok ressurser? Forholdet stat/kommune? Fagdag/workshop om kommunereformen, evt. en stor konferanse for alle kommunale arkivledere. Arrangeres i samarbeid med KS 2. Andre tiltak (dvs. i hovedsak en oppfølging av 2014-oppgavene) E-forvaltning: Videreføring av pågående Samdok-oppgaver. Dette del av en arkivarkitektur Dokumentfangst: Må vurdere om det er aktuelt med videreføring av tiltak knyttet til Samdok-oppgave Rapport fra arbeidsgruppene Ble tatt under gjennomgangen under punkt Informasjon om aktuelle saker: Dette er et nytt punkt på møteagendaen. Enighet i gruppa at dette bør være et fast punkt på strategigruppemøtene. KS KS har satt i gang et FOU-arbeid i forbindelse med Kommunereformen, og dokumentasjon og arkiv skal også behandles, men ikke før i KS ønsker å ta det overordnete først, deretter ta for seg de ulike delområdene sett i lys av kommunereformen. LLP - Tidsskriftet Arkiv er relansert, det bør vi alle være med å profilere, fint mht synliggjøring av arkiv. Seminar om Noark 1. des. 5

6 - LLP har bedt om et møte med riksarkivar Inga Bolstad og får det før jul. Kommer også til å diskutere Samdok der. Blir Samdok berørt av kutt i budsjettet? - LLPs landsmøte er april - Tom fungerer som leder av LLP for tiden, Karin Gjelsten har permisjon inntil videre. NA - Jobber mest med konferanser og kurs. Høstseminaret er i neste uke med tema dokumentasjon fra digital postboks til digitalt depot. - Revisjon av arkivloven, hva skjer? NA vil sende en henvendelse til KUD og spørre. Riksarkivet - Veileder til nye BK-regler kommuner/fylkeskommuner er utsatt til 1. mars Årsaken er at vi får anledning til å ha en pilot i hhv Bærum og Spydeberg kommune der de skal implementere BK-reglene i sitt sakarkivsystem og det er et viktig erfaringsgrunnlag som vi må ha med oss inn i veilederen. 5. Eventuelt - Informasjon om de prioriterte Samdok-oppgavene for 2014 er oppdatert på Samdok-bloggen (Ingrid). - Evaluering fra Samdok-konferansen er jevnt over god (Ingrid). - Møteplan for våren 2015 må på plass. Ingrid sender ut forslag om møtedatoer før neste møte. Torsdager er den ukedagen som passer best for gruppa Neste møte: Onsdag 26. november på Riksarkivet 6