Referat SAMDOK styringsgruppe

Transkript

1 Referat SAMDOK styringsgruppe Tid: Torsdag 23. juni 2016 kl Sted: Helsedirektoratet Til stede: ArbArk v/ole Martin Rønning, KAI v/ranveig Gausdal (Oslo byarkiv) (delvis), KS v/anne Mette Dørum (delvis), LLP v/tom Oddby, Norsk arkivråd v/marianne Tengs, Arkivverket v/inga Bolstad, Vilde Ronge og Kari Frodesen (prosjektleder). Delprosjektlederne Anna Malmø-Lund, Ellen Røsjø og Synne Stavheim deltok på hele møtet. Saksliste: 0 Godkjenning av referat fra forrige møte DEL I RAPPORTERING 1 Avklaring av saksgang for leveranser fra SAMDOK 2 Statusrapportering pr 31/ leveranser 30/6 3 Videre arbeid 4 Risikoanalyse for SAMDOK-prosjektet DEL II STRATEGI 5 Målbilde for SAMDOK-prosjektet 6 SAMDOK-konferansen Del III ANNET 7 Møteplan styringsgruppa 8 Eventuelt Utsendte dokumenter: Sak 0: Referat fra styringsgruppens møte 11. februar 2016 Sak 2: Delprosjekt Kommunale arkiv: STATUS SAMDOK - Kommunale arkiv pr Rapport KOMM (2015) Oppgave 3B Kommunereform_synliggjøring Vedlegg 3B NotatArkiv og interkommunale samarbeidsordninger i kommunererformen Vedlegg 3B NotatForvaltningsreformerogKAI Vedlegg 3B NotatMagasinkapasitetogkommunereform Rapport KOMM (2015) Oppgave 4 Digitalt depot i kommunal sektor Delrapport KOMM (2016) Oppgave 7 (del 1a) Nasjonal publiseringsplattform Delprosjekt Privatarkiv: STATUS SAMDOK - Privatarkiv pr Rapport PRIV (2016) Oppgave 14 Magasinkapasitet for privatarkiv i Oslo-regionen Vedlegg 14 Oversikt arkivmagasin Oslo pr Delprosjekt Arkiv i eforvaltning: STATUS SAMDOK - Arkiv i eforvaltning pr Sak 3: Revidert Leveranseplan (Milepæler) Total SAMDOK 2016 (pr 31.05) Sak 4: Skisse til risikovurdering for SAMDOK-prosjektet Sak 5: Skisse til diskusjon om samlet målbilde for SAMDOK-prosjektet Sak 6: RA Utspill SAMDOK-konferansen vs Det norske Arkivmøtet NA Tilbakemelding - SAMDOK-konferansen vs Det norske Arkivmøtet LLP Tilbakemelding - SAMDOK-konferansen vs Det norske Arkivmøtet 1

2 Møtet ble innledet med en enkel lunch. Sak 0 Godkjenning av referat fra forrige møte Referatet var utsendt på forhånd. Ingen merknader var kommet inn, og referat fra 11/2 er derved godkjent. DEL I RAPPORTERING ( ) Sak 1 Avklaring av saksgang for leveranser fra SAMDOK Det har tidligere ikke vært tilstrekkelig klare prosedyrer for leveranser fra SAMDOK, herunder: - Når ansees oppgaver som ferdige? - Når (og hvor) skal rapporter/resultater publiseres? - Hvordan skjer oppfølging av anbefalinger? Prosjektgruppen foreslår følgende retningslinjer: Resultater av arbeidet rapporteres til styringsgruppen i henhold til leveranseplan med anbefaling fra delprosjektgruppen om videre arbeid. Resultatene fremlegges i styringsgruppen for uttalelse før publisering. Uttalelser kan eventuelt innhentes på epost dersom dette er hensiktsmessig. Resultater og rapporter publiseres på bloggen samdok.com. Resultatene oversendes Arkivverket (eller andre partnere der dette er relevant) for videre arbeid herunder eventuell publisering på deres nettsider e.a. Prosjektleder følger opp videreføring/implementering av anbefalinger fra SAMDOK. Styringsgruppen slutter seg til forslaget. Sak 2 Statusrapportering delprosjekter pr 31/ leveranser 30/6 Delprosjektlederne presenterte status for sine respektive oppgaver for drøfting. Detaljer vedrørende de enkelte oppgaver fremgår av utsendte saksdokumenter. Presentasjonene vedlegges referatet. Delprosjekt PRIV/Privatarkiv Ellen Røsjø presenterte leveranser og status for pågående arbeid (se utsendte saksdokumenter). Avsluttede oppgaver/leveranser: Oppg. 14 Magasinkapasitet for privatarkiv (papir) i Oslo området - Hovedpunktene i rapport fra arbeidsgruppen ble gjennomgått. - Arkivverket må vurdere anbefalingene i rapporten opp mot sitt eget strategiske arbeid med depot, men kan bruke rapporten som et bakteppe for videre arbeid med depotsituasjonen, i samarbeid med partnerne. - Viktig å trykke på for å få oppmerksomhet på dette; ressuser er som vanlig det store problemet. Rapporten tatt til etterretning. Riksarkivaren bes følge opp innenfor det videre arbeidet med depotsituasjonen. Pågående arbeid (se presentasjon): Oppg. 10 Metodikk for høsting og langtidslagring av privatarkiv (lev: 31/8) Oppg. 11 Arkivdanning og bevaring av privatarkiv (veiledning) (lev: 30/11) Oppg. 12 Finansieringsmodeller privatarkiv (lev: 15/108) Oppg. 13 [samarbeid med KOMM Oppg. 7] 2

3 Delprosjekt KOMM/Kommunale arkiv Flere leveranser fra 2015 er ikke tidligere fremlagt for styringsgruppen (ref sak 1). Anna Malmø-Lund presenterte leveranser og status for pågående arbeid (se utsendte saksdokumenter). Avsluttede oppgaver/leveranser: 2015/ Oppg. 3 Arkiv i kommunereformen 3A Veiledning / Opplæringsopplegg Del 1 levert pr 31/ og overlevert til Arkivverket som har publisert den på sine nettsider. Del 2 og 3, samt opplegg for opplæring, leveres 10/9 (før KAI-møtet). Opplæringsopplegget vil også omfatte elæring (tilleggsoppgave). Tatt til etterretning. 3B Arkiv i kommunereformen synliggjøring Delprosjektgruppen har utarbeidet tre strategiske notater hvor sentrale tema knyttet til reformen behandles. Delprosjektleder har også ansvar for dette området i Arkivverkets linje. Innholdet i notatene og anbefallinger fra delprosjektet ble gjennomgått og diskutert (se presentasjon). Notat1: Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger i kommunererformen (TO) Noen av anbefalingene bør følges videre i SAMDOK, mens noen må følges opp av Arkivverket. Vurderes tatt inn som ny oppgave i SAMDOK Arkivverket er i dialog med KMD via KUD om Stortingsproposisjonen om kommunereformen. Notat2: Forvaltningsreformer og KAI (BB) Arkivverkets rolle overfor KAI-miljøet må avklares. Anbefales tatt inn i Arkivverkets linje for utarbeiding av en policy. Notat3: Magasinkapasitet (papir) og kommunereform (IN/TL) Må se an utviklingen i kommunesammenslåingen. Dette er hovedsakelig kommunenes eget ansvar; partnernes rolle er å sette søkelys på utfordringene. Spilles inn til Arkivverkets linje for videre oppfølging. 2015/ Oppg. 4 Digitalt depot (kommunal sektor) Dette er i utgangspunktet kommunesektorens eget ansvar, og KDRS har en viktig rolle. Det er imidlertid et uryddig landskap hvor KAI-miljøet venter desperat på avklaringer. Det ligger store forventninger i arkivfeltet om at Arkivverket skal ta en aktiv rolle. Mens man venter vokser det frem ukoordinerte lokale og regionale løsninger. Delprosjektgruppen anbefaler en konseptutredning om digitalt depot for kommunal sektor, basert på metodikken i prosjektveiviseren som tar for seg roller, ansvar, drifts- og finansieringsmodeller. Et spørsmål som bør avklares er hva et digitalt depot egentlig er. Med grunnlag i behovskartleggingen i utredningen bør det vurderes å definere et infrastrukturprosjekt for digitalt depot. Overføres til Arkivverket for videre oppfølging. Videre arbeid må involvere alle parter i sektoren på tvers av nivåer. KS kan delta aktivt, eventuelt også med å søke om midler fa KMD til et eventuelt infrastrukturprosjekt. En eventuell konseptutredning om digitalt depot vil kunne være en naturlig forlengelse av MAVOD-utredningen (tidligere earkiv)." Pågående arbeid (se presentasjon): Oppg. 5 Kommunereform veiledning (del 2 og 3) (lev: 10/9) Oppg. 6 Kommunereform opplæring (lev: 10/9) Oppg. 7 Forprosjekt: Nasjonal publiseringsplattform for skanna arkivdokumenter (lev: 31/12) Oppg. 8 Forprosjekt: Utvikling av standardiserte utvekslingsformater for kommunal sektor (lev: 31/12) Oppg. 9 Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystemer (lev: 31/12) 3

4 Delprosjekt EFORV/Arkiv i eforvaltning Synne Stavheim presenterte status for pågående arbeid (se utsendte saksdokumenter). Avsluttede oppgaver/leveranser: Ingen endelig avsluttede oppgaver pr 23/6. Pågående arbeid (se presentasjon): Følgende oppgaver leveres pr 30/6: Oppg. 2 Kompetansemiljø elektroniske arkiv Oppg. 3 Tjenestegrensesnitt Noark5 Øvrige oppgaver: Oppg. 1 Løpende overføring av digitale arkiv til kommunale depot kartlegging (lev: 15/9) Oppg. 4 Standardisering av virksomhetsspesifikke/sektorspesifikke metadata (lev: 31/12) SAMDOK som helhet: - Mange store, tunge oppgaver, men god fremdrift i alle delprosjekter; i all hovedsak i rute på oppgavene. Stor andel deltakelse fra partnere og eksterne aktører gir fremdrift, forankring og bredde. - Bedre kontroll på ressursene til EFORV-oppgavene. Interne ressurser i Arkivverket er tydeligere avklart; i tillegg trekker partnere og eksterne ressurser en større del av lasset. Tett oppfølging fra delprosjektleder opprettholdes. - SAMDOK er definert som strategisk tiltak i AV2020. Rapporteres/følges opp månedlig, noe som sikrer avstemming med andre oppgaver. Avsluttede leveranser overleveres Arkivverket for videre arbeid (ref Konklusjoner ovenfor) Styringsgruppen tar statusrapporteringen til orientering. Sak 3 Videre arbeid a) Revidert leveranseplan 2016 Prosjektleders revidering av leveranseplan pr 31/5 var utsendt til møtet. b) Føringer for arbeidet i 2017 Diskusjonen om aktuelle oppgaver for 2017 er påbegynt i delprosjektgruppene. Fellesmøte avholdes i begynnelsen av september. Ønskelig med signaler om retning for det videre arbeidet. Styringsgruppen ga sin tilslutning til revidert leveranseplan. Føringer for 2017 drøftes etter behandling av sak 5 Målbilde. Sak 4 Risikoanalyse for SAMDOK-prosjektet Fremlagt skisse ble gjennomgått og diskutert. Styringsgruppen hadde en noe annen oppfatning av risikofaktorene og forholdet mellom dem, og skissen ble oppdatert. Øvrige innspill i diskusjonen: - Ønskelig at DIFIs mal for risikoanalyse benyttes - Ønskelig at en SWAT-analyse inkluderes - Ønskelig med en mer detaljert beskrivelse av risikofaktorene. Oppdatert utgave av skissen vedlegges referatet. Ny risikoanalyse utarbeides til neste møte i henhold til innspillene over. 4

5 DEL II STRATEGI ( ) Sak 5 Målbilde for SAMDOK-prosjektet SAMDOKs rolle har vært tema på flere tidligere møter uten at man hadde klart å komme frem til et tydelig målbilde for arbeidet. Partnere var denne gang invitert til å spille inn to forventninger hver til møtet, og disse ble gjennomgått og diskutert. Det viser seg å være store sprik i forventingene til hvilken rolle SAMDOK skal spille i forhold til andre aktører, fora og initiativer. Forventningene ligger på tre nivåer: 1. Et praktisk rettet prosjekt for leveranse av konkrete resultater ( prosjekt-prosjekt ). 2. En arena for strategisk retning på arbeidet hvor partnerne i fellesskap gjør prioriteringer sett opp mot andre fora, satsinger og inititativer. 3. Et strategisk, arkivpolitisk forum for utvikling av arkivpolitikk. SAMDOK ble i sin tid opprettet for å få fart på utviklingsarbeidet i en periode hvor det var liten grad av samordning og dialog mellom partene i arkiv-norge. Hovedfokus var å få ting gjort og i tillegg å skape en arena for dialog hvor alle parter fikke mulighet til å påvirke prioriteringene. Intensjonen var å understøtte og å gi føringer til Arkivverkets strategier og arbeidet med utvikling av arkivfeltet. I ettertid har mye skjedd ikke minst i Arkivverket. Riksarkivaren har fått plass i SKATE, og det strategiske arbeidet i AV2020 gir retning for videre utvikling. I denne sammenheng spiller SAMDOK en viktig rolle som virkemiddel, både som leverandør av konkrete resultater som byggestener i arbeidet med strategiene, og som bakteppe for/legitimering av utviklingsarbeidet. Riksarkivaren ønsker et strategisk forum for samarbeid i arkivlandskapet, innenfor rammen av AV2020. Styringsgruppen i SAMDOK var en aktuell kandidat, som Riksarkivaren foreslo, men etter diskusjon i styringsgruppen var det enighet om at et slikt strategisk samarbeidsforum for arkiv og dokumentasjonsforvaltning må være langt bredere sammensatt enn det partnerskapet i SAMDOK er, og at det derfor må etableres utenom SAMDOK. Forholdet til interessentene i arkivsektoren er en viktig del av Arkivverkets strategi. Hovedfokus vil være arbeidet med et målbilde for digitalisering av offentlig sektor (ref R-notat SKATE). Styringsgruppen anbefaler en oppdeling i to fora: SAMDOKs hovedfokus skal være konkrete leveranser som avstemmes med øvrige strategiske satsinger og utviklingsarbeid internt i Arkivverket og i regi av SKATE og andre. Spesiell fokus på utvalgte piloter, metodikk, kartlegging m.m. valgt ut i henhold til overordnede behov (rolle i listen over). Riksarkivaren tar initiativ til opprettelse av et nytt, utvidet forum for strategisk samarbeid i arkivsektoren. SAMDOK-partnerne inviteres inn. Spesiell fokus på målbilde for digitalisering av offentlig sektor (rolle 3). For det videre arbeidet i SAMDOK: Prosjektleder utarbeider utkast til målbilde for SAMDOK innenfor denne rammen, basert på innspill fra partnerne. Formålet med målbildet konkretiseres. Ettersom 2017 er siste år i SAMDOKs prosjektperiode bør rapporter fra tidligere år gjennomgås for å avdekke eventuelle anbefalinger som bør følges opp når oppgaver for 2017 skal velges (ref sak 3). Styringsgruppen drøfter i neste møte hvordan SAMDOK kan videreføres når prosjektperioden går ut 31/

6 Sak 6 SAMDOK-konferansen Riksarkivet har tatt initiativ til en samordning mellom SAMDOK-konferansen og Det norske arkivmøtet, og har tatt kontakt med Norsk arkivråd og LLP om dette. En praktisk konsekvens er at årets SAMDOKkonferanse skyves til over nyttår. Begge organisasjoner har gitt positive tilbakemeldinger, men har lite ressuser å sette inn i planleggingen av en årlig konferanse. Man ønsker å diskutere detaljer vedr. samordningen nærmere herunder hvordan Privatarkivkonferansen håndteres. Programkomiteen i SAMDOK gjør avsjekk med NA og LLP underveis i planleggingen av programmet. SAMDOK-konferansen 2016 flyttes til begynnelsen av februar Planer for samordning og konkret samarbeid mellom partnerne drøftes i neste styringsgruppemøte. Del III ANNET ( ) Sak 7 Møteplan styringsgruppa a) Det er ønskelig at styringsgruppens møter legges opp i forhold til leveranseplanen. Aktuelle tidspunkter er september/oktober og første halvdel av desember. Prosjektleder sender snarest mulig ut forslag til to møtedatoer for høsten b) Møteplaner for delprosjektgruppene og fellesmøter spilles inn til Arkivverket slik at møtekollisjoner unngås. c) Det er ønskelig at delprosjektlederne deltar på styringsgruppemøtene. Sak 8 Eventuelt Styringsgruppen ønsker at saksfremlegg inneholder forslag til vedtak. Innføres fra neste møte. kf/