Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) SAMDOK-konferansen 2017

Transkript

1 Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) SAMDOK-konferansen

2 Kort om forhistorien 2

3 Arbeidsprosesser for arkiv - det store bildet Behov og forventninger Forvaltningsorgan Arkivinstitusjon Skape Bruke og forvalte Lage og sende arkivversjon Overføre Motta Vedlikeholde Tilgjengeliggjøre Arkivskaper Arkivdepot 3

4 Utfordringene i dagens situasjon Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon (datauttrekk, dokumentasjon, eksport) Utilfredsstillende teknisk kvalitet på arkivversjoner Ressurskrevende vedlikehold av arkivert materiale etter at det har gått ut av administrativ bruk Stort etterslep på overføring av arkiv som har gått ut av administrativ bruk Uten tiltak, vil utfordringene vedvare og øke i omfang etter hvert som informasjonsmengden i arkivene vokser 4

5 Samfunnsmål og effektmål Bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten unødig byrde Bedre vedlikehold av arkivmateriale fram til langtidsbevaring Enklere mottak av arkivmateriale hos arkivinstitusjonene Tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern Tilstrekkelig teknisk kvalitet 5

6 Samarbeid med interessenter Tett samarbeid med KS, Difi og andre nøkkelinteressenter Sammenheng med pågående arbeider i og utenfor Arkivverket Eksterne og interne referansegrupper Styringsgruppe med eksterne medlemmer 6

7 Mange perspektiver Regelverk Informasjonssikkerhet Forvaltningsregime Pris- og finansieringsmodeller Arbeidsprosesser 7

8 Andre føringer og prinsipper Overordnede Krav Prosess og innhold Behovsanalyse Målformuleringer og gapanalyse Overordnede Krav Mulighetsstudie K 1 K 3 K 0 K 2 K 4 Overordnede krav Politiske føringer og prinsipper Analyse av konsepter Samlet vurdering Plan for videre arbeid 8

9 Prosess for å identifisere konsepter Idé-generering Strukturering og beskrivelse Konsolidering Innspill fra leverandører Mulighetsdimensjoner Overlapp Konseptbeskrivelser Konsept K 0+ Konsept K n - Teste konsepter mot kravene og konsolidering - Generere idéer K 0+ Konseptalternativer langs mulighetsdimensjonene Overlapp 9

10 Nullalternativet Dagens situasjon og forventet utvikling Stor variasjon mellom virksomheter og forvaltningsnivå Referansepunktet alle konsepter skal sammenliknes med Mange utfordringer, men også ting som fungerer godt Etterslep på overføring til arkivdepot Bilde: colourbox.com 10

11 Konsept A: Råmaterialekonseptet Ta inn arkivmateriale rått, uten bearbeiding eller standardisering Forflytning av oppgaver fra arkivskaper til arkivdepot Mer dokumentasjon av hensyn til fremtidig tilgjengeliggjøring Bearbeiding kun ved behov og etterspørsel Vedlikehold av filformater Bilde: colourbox.com 11

12 Konsept B: Mellomarkivkonseptet Lette arkivskapers vedlikeholdsoppgaver Kopiere arkivmateriale til et mellomarkiv etter hvert som det skapes Flere arkivskaper kan gå sammen om et felles mellomarkiv Forutsetter standardisering Arkivskaper har selv ansvaret for mellomarkivet 12

13 Konsept C: Danmarkskonseptet Kopiering til arkivdepot ved faste intervaller, uavhengig av administrativ bruk og periodisering Innsynsforespørsler håndteres av arkivskaper så lenge de har arkivmaterialet Forutsetter standardisering Forhåndsgodkjenning av uttrekksfunksjonalitet i nye systemer Bilde: colourbox.com 13

14 Fremdriftsplan Fremdriftsplan April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Mars April 1.0 Beslutningspunkt 1 (BP1) X 2.0 Planlegge konseptfasen 3.0 Konseptutredning og forankring 3.1 Problembeskrivelse og avgrensninger 3.2 Nåsituasjonsbeskrivelse 3.3 Behov, mål og krav 3.4 Mulighetsrom og Alternative konsepter 3.5 Datainnsamling og alternativanalyse 3.6 Samlet vurdering og anbefaling 3.7 Gjennomføringsstrategi 3.8 Involering og forankring 5.0 Prosjektadministrasjon 6.0 Beslutningspunkt 2 (BP2) X 14

15 Spørsmål? 15