Seminar i regi av Norsk Arkivråd Torsdag 14. mars 2019 Anneli Dahl

Transkript

1 Seminar i regi av Norsk Arkivråd Torsdag 14. mars 2019 Anneli Dahl

2 Agenda Kort introduksjon til Norsk Helsenett (NHN) Litt om bakgrunnen for at NHN leverer arkivtjenester Presentasjon av avdeling Arkiv og dokumentforvaltning Ubesvarte oppdrag til Helse- og omsorgsdepartementet Tiltak vi har gjennomført Pågående og planlagte tiltak Hva kan andre (kanskje) lære av oss?

3 Kort introduksjon til Norsk Helsenett (NHN)

4 Tromsø Trondheim hovedkontor 400 ansatte Bergen Oslo

5 Hva gjør vi? Helsenettet Drift av nasjonale tjenester og registre Sikkerhet Administrative tjenester

6

7 Litt om bakgrunnen for at NHN leverer arkivtjenester

8 FORENKLE, FORBEDRE, FORNYE! Foto: Thomas Haugersveen, Statsministerens kontor

9 Tjenestesenteret i NHN ble opprettet 1. januar 2017 for å levere anskaffelser, IKT og arkiv til etatene i helseforvaltningen. Arkiv kom på plass i juni Samfunnsmål: Effektivisering og redusert ressursbruk Tilrettelegge for større og mer robuste kompetansemiljøer Kvalitets- og kompetanseheving i administrative tjenesteledd

10 IKT ANSKAFFELSER ARKIV

11 Tidslinje og bakgrunn for etablering av arkivtjenester i NHN November «NHN sin forståelse er et mål om full samordning av arkivtjenestene i alle etatene. NHN vil Klarlegge implikasjoner av full samordning (systemmessige, organisatoriske og økonomiske) Etablere tidsplan for samordning per etat som inkl. muligheter/hindringer, avhengigheter og risiko Tilrettelegge for en involverende og forutsigbar prosess» Etablering av arkiv i NHN Videre samordning av arkiv - Del 2 Plan for digitalisert arkivfunksjon Konsernmodellutredningen Konseptutredning for arkiv Plan for etablering av arkiv (konsept 2) Oppdrag om gjennomføring av utvidet konsept for arkiv Dialogmøte med HOD desember 2017 om hvordan oppdraget skal forstås Prosjekter for å svare ut oppdraget

12 Avdeling arkiv og dokumentforvaltning Presentasjon av avdelingen

13 D-dag: Avdeling arkiv- og dokumentforvaltning etablert

14

15 Administrative tjenester Anne-Lise Härter Arkiv- og dokumentforvaltning Vilde Ronge Anskaffelser Anett Nakken Arkiv 1 Marianne H. Tengs Arkiv 2 Anneli Dahl

16 Postmottak Arkivforvaltning

17 Arkiv- og dokumentforvaltnings tjenester: Faglig styring og utvikling innen arkivområdet i helseforvaltningen

18 Ulike kunder og kundegrupper Kundene i helseforvaltningen Fullservice arkiv: Postmottak:

19 Avdeling arkiv og dokumentforvaltning Ubesvarte oppdrag til Helse- og omsorgsdepartementet

20 1. Videre samordning på arkivfeltet Utrede og planlegge videre samordning for arkivområdet for Helsetilsynet (HTIL), Statens legemiddelverk (SLV), Norsk pasientskadeerstatning (NPE) og Helseklage (HK) innen NHN skal sammen med berørte etater overlevere en anbefaling til virksomhets-overdragelse av arkivområdet til NHN innen I tillegg til anbefalingen skal det også overleveres en realistisk detaljert framdriftsrapport, og en risikovurdering av virksomhetsoverdragelsen. HOD skal deretter beslutte.

21 2. Plan for digitalisert arkivfunksjon i alle etatene i helseforvaltningen

22 Interne forhold og behov

23 No man is an island

24

25 1 terabyte 25 terabyte

26

27 klikk metadatafelter for å lagre og beskrive ett dokument

28 klikk metadatafelter 5 % mnd sendte e-poster

29 Arkivprogram Styringsgruppe NHN Ledergruppe Programeier Anne-Lise Härter Divisjonsdirektør Administrative tjenester Vilde Ronge (NK) Strategisk gruppe Programleder NN Utrede og planlegge videre samordning Plan for digitalisert arkivfunksjon i etatene Linjeaktiviteter Prosjektleder Lars Brække Prosjektleder Lars Brække Ansvarlig Vilde Ronge Standardisere postmottak Kartlegge nåsituasjon 2019: Mål, strategi & budsjett Prosjektleder Anne Halvorsen Prosjektleder Espen Haakestad Ansvarlig Vilde Ronge

30 Avdeling arkiv og dokumentforvaltning Tiltak vi har gjennomført

31 Kompetansekartlegging - og kompetanseplan

32 Nullpunktsvurdering av fullservicekunder

33 Standardisering av postmottak

34 Faggruppe for systemadministrasjon og opplæring

35 Handlingsplan for 2019

36 Bygge en kultur og et lag!

37 Avdeling arkiv og dokumentforvaltning Pågående og planlagte tiltak

38 Nåsituasjonsbeskrivelse av arkivtjenestene og modenhetsanalyse

39 Etablere arkivfaglig nettverk

40 Revidere tjenestebeskrivelsen for arkiv

41 Standardisere arkivforvaltning

42 Jobbe mer på tvers, utnytte fagmiljøet

43 Avdeling arkiv og dokumentforvaltning Hva kan andre (kanskje) lære av oss?

44 1. Studér arkivtjenesten, ned til minste detalj!

45

46 DEKONSTRUERT, MEN FORTSATT EPLEKAKE

47 3. Standardiser!

48 og sett verdi på hvert lille element!

49 Og husk:

50 Vi er leverandører, brukerne våre kunder!

51 Vi er liten del av en større helhet!

52 Vi kan ikke bare være administratorer, utførere eller masekopper Vi må være strategiske partnere i virksomhetens helhetlige informasjonsforvaltning

53 ?

54 Takk for meg! - og ta gjerne kontakt: anneli.dahl@nhn.no