SAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg

Transkript

1 SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon KDRS samling Trondheim juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg

2 Tema Arkivmeldingens føringer Strategi Samdok bakgrunn og status Signalprosjekt 2015 Prioriterte oppgaver Arbeidsgruppene Veien videre SAMDOK-bloggen

3 Arkivmeldingen - samla samfunnsdokumentasjon Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.

4 Arkivmeldingen kommunal sektor Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor. Massedigitalisering Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.

5 Arkivverkets strategi Hovedmål Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra statlig, kommunal og privat virksomhet utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Arkivverket skal bidra til at disse arkivene blir sikret og bevart, slik at de samlet dokumenterer det norske samfunnet på en helhetlig måte. Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren. Arkivverket skal være en pådriver og koordinator for arkivutvikling i et bredt regionalt og nasjonalt arkivsamarbeid. Vi skal utvikle metoder og ta i bruk verktøy for å håndtere arkivdanning, bevaring og brukertjenester på arkivmateriale fra offentlig og privat virksomhet. Øke bruken av arkivene. Arkivverket skal legge til rette for å øke publikums bruk av arkivmateriale. For å oppnå dette skal kildemateriale tilrettelegges og gjøres digitalt tilgjengelig, og vi skal yte gode og hensiktsmessige brukertjenester. Arkivene skal aktivt formidles som en samfunnsressurs som fremmer opplevelse og kunnskap.

6 Strategi Resultatområder / VP 1.2: Aktiv og synlig i arbeidet med elektronisk arkivdanning og dokumentfangst Tilsyn SAMDOK Kompetanse 1.3: Redusere avleveringsetterslepet for digitalt skapt arkivmateriale Ordning Kapasitet/effektivitet Tilbakemelding 3.2: Fellesløsninger for behandling av digitalt skapt materiale Felles metodikk og verktøy Organisatorisk samarbeid Standardisering og automatisering

7 Samdok i Riksarkivet Tre prosjektområder Kommunale arkiv Privatarkiv Arkiv i e-forvaltning Prosjektledelse Samdok Anna Malmø-Lund/Ingrid Nøstberg Kommunale arkiv Ellen Røsjø Privatarkiv Hans Fredrik Berg Arkiv i e-forvaltning Programansvarlig: Gunnar Urtegaard avdelingsdirektør BETI Kari Frodesen programsekretær Vilde Ronge seksjonsleder Bevaring og kassasjon Tor Anton Gaarder seksjonsleder Elektronisk arkivdanning Sigrun Rasmussen seksjonsleder Privatarkiv Ole Myhre Hansen seksjonsleder Digitalt depot

8 Samdok - organisering

9 samdok.com

10 SAMDOK status nå Satt av midler (2 mill) og signalisert økt innsats på digitalt skapt materiale Skal gi konkrete resultater i 2014 selv om perspektivet er langsiktig Identifisert innsatsområder/prioriteringer Mange oppgaver går sin gang/blir løst bedre i linjen Forslag til prioriteringer godkjent av Riksarkivaren Prosjektplan for 2014 vekt på gjennomføring Budsjett samlet og for hvert tiltak Bredt samarbeid på tvers av arkivfeltet Felles dugnad for å løse sentrale utviklingsoppgaver Arbeidsgrupper begynner å komme på plass

11 Signalprosjekt 2015 To større initiativ med oppstart i 2015 Synkron avlevering fra arkivskaper til depot Felles søkeinngang til Noark-basert arkivmateriale Har vært drøftet med Samdok-partnerne Dialog med Difi Flere departement på banen Budsjettsøknad inne

12 Prioriterte oppgaver 2014 Arkiv i e-forvaltning Kompetansenettverk for arbeidet med elektronisk arkiv (oppg. 10) Etablering av tjenestegrensesnitt mot Noark 5 (oppg. 11) Dokumentfangst (særlig e-post) beste praksis (oppg. 13) Ny IT-arkitektur for elektronisk arkiv (oppg. 14 & 3) felleskomponenter løpende avlevering Utarbeide handlingsplan med tiltak for å ivareta arkivfaglige aspekt ved Regjeringens digitaliseringssatsing (oppg. 12)

13 Prioriterte oppgaver 2014 Kommunale arkiv (1/2) Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi (oppg. 1) Kartlegging av digitalt skapt, bevaringsverdig materiale i kommunal sektor fra 1985 til 2010 (oppg. 2) Synkron overføring av arkivmateriale fra Noark5-kjerne i produksjonssystem til depot (oppg. 3) pilot(er) signalprosjekt 2015

14 Prioriterte oppgaver 2014 Kommunale arkiv (2/2) Felles søketjeneste mot alle Noark-baserte uttrekk (oppg. 4) signalprosjekt 2015 Digitalisering av kommunalt og privat materiale - status, standarder og felles retningslinjer (oppg. 5) Nasjonal kompetanseportal for arkiv (oppg. 6) Journalføring og arkivering av e-post (oppg. 13)

15 Prioriterte oppgaver 2014 Privatarkiv Etablere felles metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse som grunnlag for bevaringsplaner for privatarkiv (oppg. 7) Forslag til ulike tiltak som kan føre til at det blir bevart flere viktige bedriftsarkiver i Norge lokalt, regionalt og nasjonalt, samt at kvaliteten på de arkivene som bevares, blir bedre. (oppg. 8) Utredning kalt En helhetlig samfunnshukommelse om satsing på privatarkivfeltet, for å oppnå helhetlig samfunnsdokumentasjon (oppg. 9) Danner grunnlag for ny strategi for privatarkivarbeidet i Norge.

16 Arbeidsgrupper E-forvaltning Etablering av tjenestegrensesnitt mot Noark 5 (11) Arbeidsgruppe i gang i KS-regi Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv (12) Kartlegging og utredning i gang i samarbeid med bl.a. Difi Ny IT-arkitektur for elektronisk arkiv (14) Arbeidsgruppe under etablering

17 Arbeidsgrupper - Kommune Kartlegging av digitalt skapt materiale (2) Tor Eivind Johansen, Sigve Espeland, Børge Strand, Pål Mjørlund, Geir Utmo, Arne-Kristian Groven, Ingrid Nøstberg (leder) Journalføring av e-post (13) Ledes av Vilde Ronge Digitalisering av kommunalt og privat materiale (5) Ledes av Ole Myhre Hansen Synkron overføring av arkivmateriale til depot (3) Samarbeid med IKA Kongsberg. Ledes av Hans Fredrik Berg

18 Arbeidsgrupper Privatarkiv Arbeidsgruppe for bedriftsarkiver (7) utarbeide strategi for bevaring av bedriftsarkiver Arbeidsgruppe for bevaringsplaner (8) utarbeide metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiver

19 SAMDOK veien videre Resterende arbeidsgrupper på plass Bred deltakelse Konkret arbeid i gruppene tett oppfølging av status SAMDOK-konferansen oktober Bloggen er hovedkanal for informasjon Velkommen som gjesteblogger! Følg oss på