Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2015 PRIORITERT OPPGAVE KOMM 4 Digitalt depot for kommunal sektor Utarbeidet av Rapportdato

2 1 av 4 OPPGAVE for kommunal sektor Ansvarlig delprosjekt Arbeidsgruppens leder Arbeidsgruppens medlemmer Målformulering /Privatarkiv/Arkiv i e-forvaltning Delprosjektet har vært arbeidsgruppe Identifisert og synliggjort de viktigste problemstillingene knyttet til depotsituasjonen for digitalt skapt materiale i kommunal sektor Sammendrag <Her oppsummeres hovedpunkter fra innholdet og konklusjoner> Vedlegg Omtale av workshopen Program for workshopen Oppsummering fra workshopen med utfyllende kommentarer (ettersendes styringsgruppen når dokumentet er ferdigstilt). Oppfølging 2016 <Her oppsummeres forslag til tiltak/videre arbeid> Videre arbeid med dette i SAMDOK Ev. oppgaver som forventes fulgt opp i linjen

3 2 av 4 1. Innledning Det er en stor utfordring i kommunal sektor å sikre digitalt skapt arkivmateriale. Langt fra alle kommuner og fylkeskommuner har pr. i dag en depotfunksjon. Ca. 60 % av kommunene/fylkeskommunene har via sin KAI tilgang til Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS). Bergen kommune har eget depot i Bergen byarkiv. De resterende kommuner/fylkeskommuner har pr. i dag ikke digitalt depot på plass. Kommende kommunereform aktualiserer problemstillingene, da så vel papirarkiver og digitalt skapte arkiver fra de tidligere kommunene skal avsluttes og avleveres depot. Det er viktig å synliggjøre alvoret i situasjonen for ansvarlige myndigheter, slik at det kan settes i gang nødvendige tiltak. 2. Målbeskrivelse og leveranseplan (milepæler) herunder eventuelle forsinkelser m/forklaring Delprosjektet skulle i 2015 identifisere og synliggjøre de de viktigste problemstillingene knyttet til depotsituasjonen for digitalt skapt materiale i kommunal sektor. Det skulle utarbeides et omforent dokument som synliggjorde de viktigste utfordringene knyttet til digitalt depot i kommunal sektor. Dokumentet skulle kunne brukes politisk og strategisk av partnerne i SAMDOK. Fristen for utarbeidelsen av dokumentet var 1.11, viste seg å være urealistisk. Stor uenighet i delprosjektet om hva utfordringene med digitalt depot i kommunal sektor bestod i medførte mange og lange diskusjoner. En workshop som delprosjektet planla avholdt i september ble utsatt en måned pga interne forhold i Arkivverket. I tillegg ble arbeidsbelastningen totalt for stor for medlemmene av arbeidsgruppen. Alle disse faktorene bidro til at arbeidet ble forsinket. 3. Hvem har deltatt i arbeidet (gruppesammensetning m.m.) Delprosjektet har vært arbeidsgruppe. har ledet arbeidet og forfattet dokumentet. Anne Mette Dørum og arrangerte workshopen om digitalt depot. De øvrige i gruppen har bidratt med innlegg på workshopen, kommentarer og tilbakemeldinger. 3. Fortolkning av oppgaven underveis Det etter hvert klart at det ikke var realistisk å utarbeide et omforent dokument, selv om gruppen innhentet innspill eksternt via workshopen. Ressurssituasjonen og tidsrammene innebar at det ikke var realistisk med en større utredning. Det ble derfor besluttet at dokumentet skulle være en kort oppsummering av synspunkter fremkommet på workshopen, supplert med innspill fra medlemmene i delprosjektet. Dokumentet blir derfor ikke omforent mht utfordringene, men en redegjørelse for de ulike posisjonene som langt dette lar seg gjøre. 4. Andre prosjekter/aktivititeter/aktører som er relevante for oppgaven SAMDOK-oppgave 3 Arkiv i kommunereformen KDRS-satsingen Dialog mellom Riksarkivet og KS

4 3 av 4 5. Resultater / måloppnåelser i 2015 Dokumentet er ikke ferdigstilt, men forventes ferdigstilt 1. kvartal Det ble arrangert en vellykket workshop med bred deltakelse fra KAI, KDRS, NA, LLP, KS, AV og kommuner/fylkeskommuner. Workshopen hadde 90 påmeldte og var i seg selv et viktig synliggjøringstiltak. 6. Kommentarer om arbeidet med oppgaven Diskusjonene i delprosjektet våren 2015 avdekket at det var så stor uenighet i delprosjektet om hva som er utfordringene på dette området, at vi kom frem til at det ikke ville være realistisk å utarbeide et omforent dokument med utgangspunkt i diskusjonene i gruppen. Løsningen ble å arrangere en workshop med innledere (fra delprosjektet og eksterne) og åpne den for alle interesserte. Delprosjektet fikk mange og gode innspill på workshopen, og vi har fått mange positive reaksjoner fra deltakerne. Selv om workshopen opprinnelig ikke var en leveranse, har den i ettertid kanskje vist seg å være den viktigste leveransen i oppgave i Ev videre arbeid 8. Ev. vedlegg a. I SAMDOK: Oppgaven er ikke meldt inn som en oppgave for 2016 (fordi vi da oppgavebeskrivelsene ble laget fremdeles trodde det var realistisk å sluttføre dokumentet tidlig i januar). Vi fullfører allikevel dokumentet i SAMDOK i 2016, men der ikke behovet for å definere det som en oppgave for 2016 (med oppgavebeskrivelse osv). b. Ev. oppfølging i Arkivverkets linje: Arbeidet med digitalt depot for kommunal sektor bør følges opp av AV når dokumentet foreligger.

5 4 av 4