Referat fra møte 12. mai 2015

Transkript

1 Referat fra møte 12. mai 2015 Samdok - arbeidsgruppe for utarbeidelse av veiledning for håndtering av arkiv i kommunereformen Til stede: Forfall: Sted: Sidsel Liborg, Bente Holmen, Hilde Lange, Knut Knudsen, Monika Håland, Anna Malmø-Lund, Ingrid Nøstberg Petter Pedryc Riksarkivet, Rentekammeret 1. Velkommen Anna ønsket alle velkommen, og orienterte om arbeidsgruppens "oppdrag" gitt av strategigruppen i Samdok-kommunale arkiv. 2. Deltakerne presenterer seg Alle presenterte seg, med arbeidssted og bakgrunn. Samlet sett har gruppen en bred og variert kompetanse på arkiv i kommunal sektor. Deltakerne i ressursgruppen ble også presentert. Hilde foreslo at arkivleder på Universitetet i Tromsø, Anita Dalberg, evt. kunne inviteres inn i ressursgruppen. Universitetet har vært gjennom flere fusjoneringer, og har opparbeidet god kompetanse på endringsprosesser og håndtering av arkiv i disse prosessene. Hilde forhører seg med Dalberg om dette evt. kunne være aktuelt. Det kan evt. også være relevant å få med en representant fra NAV i ressursgruppen. Det er høyst sannsynlig mange erfaringer som ble gjort i NAV-reformen som kan være nyttige mht. kommunereformen. 3. Kort presentasjon av SAMDOK Ingrid presenterte de prioriterte oppgavene for Samdok Tre oppgaver ligger til delprosjekt kommunearkiv, hvorav Arkiv i kommunereformen (oppg. 3) er den mest omfattende. De to andre oppgavene er Digitalt depot i kommunal sektor (oppg. 2) og Synliggjøring av arkivenes rolle i samfunnet (oppg. 4). Begge disse oppgavene har også en forbindelse med de utfordringene som er i forbindelse med kommunereformen. Det er definert 6 tiltak under Arkiv i kommunereform: 1. Nedsette en arbeidsgruppe som skal utarbeide veiledning for hvordan arkivarbeidet i kommunen praktisk skal håndteres når kommunereformen iverksettes. Veiledningen skal omfatte både analogt skapt og digitalt skapt materiale, og ta for seg arkivdanning. 2. Sørge for at kommunal sektor blir informert om resultatene av Samdoks arbeid med kommunereformen 3. Nedsette en arbeidsgruppe som skal planlegge opplæring for kommunene på regionalt nivå, der statsarkiv og KAI samarbeider. Opplæringen skal starte opp i Strategigruppen utarbeider et dokument om utfordringene med magasinkapasitet for papirarkiv i forbindelse med kommunereformen. 5. Strategigruppen utarbeider et dokument om utfordringene med interkommunale samarbeid og arkiv. 1

2 6. Strategigruppen utarbeider et dokument om behovene for og utfordringene med å videreføre og styrke fylkeskommunale og kommunale fagmiljøer og institusjoner for arkiv i forbindelse med reformer i regional- og lokalforvaltningen (fylkeskommuner og kommuner). Arbeidsgruppen vår skal jobbe med tiltak 1. Gruppen rapporterer til strategigruppen for Samdokkommunale arkiv. Parallelt med arbeidet i Samdok jobbes det med en tiltaksplan for kommunereformen internt i Arkivverket. Anna orienterte kort om dette arbeidet. Tiltaksplanen tar for seg konkrete tiltak Arkivverket kan iverksette for å bidra til at arkivene blir ivaretatt gjennom kommende forvaltningsreformer. Synliggjøring og bevisstgjøring av utfordringene er noe av det som vektlegges i denne planen. Planen skal være klar før sommeren, og blir da overlevert Arkivverkets ledergruppe. 4. Diskusjon om innhold og utarbeidelse av forslag til mandat Gruppen diskuterte først fritt hva som er utfordringene for arkiv i kommunereformen, og hvilke temaer en veiledning bør inneholde. Følgende momenter ble trukket fram: Kommunereformen favner videre enn bare sammenslåing av kommuner og fylkeskommuner. Det innebærer også endringer i oppgaveløsning, med overføring av oppgaver mellom ale forvaltningsnivå (fra fylkeskommune til kommune, fra stat til kommune). Veiledningen må favne alle disse reformene som har konsekvenser for arkivene. Organiseringen - den viktigste utfordringen. At arbeidet prosessen settes i gang i den enkelte kommune, at arkiv blir med i planleggingsprosessene. De "gamle" kommunene må "stenges", og det må startes på nytt. Informasjon til de ansvarlige (dvs. rådmenn) er avgjørende, slik at det settes av tilstrekkelige ressurser, og planleggingen kommer i gang. Begrepet dokumentasjonsforvaltning er lettere å "selge inn" enn arkiv. Leverandører har en rolle i kommunereformen: Alle kommuner skal avslutte systemer samtidig kødannelse. Leverandørene lukker systemene kommunene ikke tilgang? Deponering av arkiver hos IKAer det blir trolig kødannelse. Viktig at kommunene samarbeider godt med sitt IKA om tidsplan Fagsystemene utgjør en spesiell utfordring. På hvilken måte skal de avsluttes, periodiseres og videreføres? Når det gjelder rettighetsdokumentasjon må det være klinkende klart hvem som har det forvaltningsmessige ansvaret for de ulike arkivene. Veiledningen må si noe om arkivplan, men begrepet er vanskelig å selge. Arkivplanen må derfor inn som en del av kommunens kvalitetssikringssystemer (ISO-sertifisering osv.) Interkommunalt samarbeid innen IKT: I flere regioner er det interkommunale selskaper som drifter felles IT systemer for flere kommuner Interkommunale samarbeidsordninger: Det må gjøres vedtak i kommunene om opphør av interkommunale ordninger. Arkiv må med i vedtaket. Det er lange prosesser ved opphør av interkommunale selskap (jfr. IKS-loven) Det er viktig å følge reformprosessens gang og identifisere viktige milepæler, slik at informasjonen kommer ut på rett tidspunkt. Vi bør lage et tidshjul Det er viktig å ha fokus på at kommunereformen gir en unik mulighet til å få en god arkivdanning i den nye kommunen en ny start med nye, gode rutiner 2

3 Bruk av "case": Det vil være smart å bruke "case", spesielt med tanke på håndtering av fagsystemer - avslutning/uttrekk og overføring til nytt system osv. Relevante fagområder vil være byggesakssystemer og systemer for elevdokumentasjon (systemer som er mye etterspurt) Bergen byarkiv har mye erfaring rundt dette. Vi kan bruke de kommunene/regionene som allerede har slått seg sammen, eller har startet opp prosessen som case. Vi kan spørre om hva de evt. glemte å tenke på, hvordan de forberedte seg på sammenslåingen, hvilke fallgruber man må være obs på o Harstad: sammenslått med nabokommune fra 2013 o Re: Tidligere Våle og Ramnes i Vestfold o Vindafjord, Ølen (på tvers av fylkesgrenser) o Arendal, Hisøy, Tromøy o Kristiansund og Frey o Sandefjord, Andebu og Stokke: har gjort vedtak om sammenslåing (arkivleder i Stokke sitter i ressursgruppen) o Vest-Agder og Aust-Agder: Det er bestemt at fylkesmannsembetene skal slås sammen. Får dette innvirkning på prosessen med en evt. sammenslåing av fylkeskommunene? Foreløpig forslag til innhold: - Råd om oppstart av planlegging - Orientering om ansvarsforhold: Ny kommune overtar ansvaret for de sammenslåtte kommunenes arkiver - Skaff oversikt over materialet (arkivplan) - Forbered avslutning av arkiv i interkommunale ordninger; praktiske forberedelser og juridiske avklaringer - Start med rydding (uttrekk av arkivsystemer, ordning, listeføring, ) - BK-vurderinger (etter de nye BK-reglene) - Avtal med depotordningen (KAI, eller annen ordning) - Forbered oppstart av nytt arkiv Informasjonskanaler: Det må formidles ut at det utarbeides en veiledning, og hva som må gjøres med arkivene. Mulige kanaler kan være: Arkivfaglig forum på Facebook: Dette kan brukes aktivt som et diskusjonsforum, for eksempel etterspørre erfaringer, og informere om at arbeidet med veiledning nå er i gang ( er det noen som har gjort.. osv.) Fylkeskommunenes arkivforum: Det skal være møte første uka i september i Oslo. Hilde har kontaktet arrangøren (Østfold fylkeskommune), og de ønsker at arkiv i kommunereformen blir et tema. KAI-konferansen: Skal være i Arendal sept. Anna skal ha innlegg om arbeidet med arkiv i kommunereformen Norsk Arkivråds høstseminar 3

4 Arkivverkets tiltaksplan vil inneholde konkrete tiltak for informasjon (det skal lages en informasjonsplan). Produkt: Hva skal arbeidet munne ut i, hvilken form skal veiledningen ha? Veiledningen kan bygges opp tematisk, med enkeltstående emner. Dette medfører at temaene kan publiseres etter hvert som de blir klare, i form av ressursdokumenter, og at ikke alt nødvendigvis trenger vente til Publisering kan skje på Arkivverkets hjemmeside. Det er også ønskelig med en trykket papirversjon av veiledningen. Gruppen ønsker å utarbeide en plakat ( warning ) beregnet på rådmenn allerede til høsten. Formen på veiledningen må være kortfattet, og mindre akademisk enn hva Ras veiledninger ofte er. Målgruppe: Det vil være flere målgrupper for veiledningen: - Arkivledere og annet arkivpersonale - Rådmenn og andre beslutningstagere Mandat: På bakgrunn av diskusjonen på møtet ønsker arbeidsgruppen å presisere gruppens mandat. Mandatet kan inneholde følgende momenter: - Målgruppe(r) - Hva veiledningen skal inneholde - Bruk av case - Tidsplan: Anna utarbeider forslag til mandat og sender gruppen for innspill senest 17. juni. Frist for tilbakemelding 26. mai. Forslaget til mandat legges fram for strategigruppen 4. juni. Forslag til navn på veiledningen: Forberedt på kommunereformen? Veiledning i dokumentasjonshåndtering og arkiv 5. Utarbeide forslag til tidsplan En del av veiledningen kan bli ferdig før jul, hvordan man bør planlegge reformen. Milepælsplan (foreløpig): 1.5.: Arbeidsgruppe nedsatt 1.7.: Skisse til innhold i veiledningen foreligger. Oversendes ressursgruppen for innspill 1.12: Veiledning om oppstart av planlegging foreligger : Veiledning klar, overleveres prosjekteier (Arkivverkets ledergruppe) Ressursgruppen brukes etter behov. For eksempel kan navneforslaget oversendes Helen i infostaben i RA, for en sjekk om det fungerer informasjonsmessig. 4

5 7. Neste møte Neste møte blir 24. juni. Følgende forberedes til dette møtet: - Gode temaer som kan egne seg til case alle er ansvarlige (spesielt Sidsel, Bente, Hilde) - Gjennomgå ABM-skriftet om kommunesammenslåinger for å se hva som kan gjenbrukes (hvem er ansvarlig?) - Sjekke med IKA Rogaland om sammenslåing Vindafjord/Ølen, om de har noen rapport om dette (jfr. henvisning i ABM-skriftet) Ingrid ansvarlig - Sjekke erfaringene ved sammenslåingen i Arendalsdistriktet Monika ansvarlig - Sjekke status for sammenslåingen i Kristiansundsområdet Knut ansvarlig - Sjekke om det danske Rigsarkivet har utarbeidet veiledning i forbindelse med structurreformen Anna ansvarlig (sender til gruppa) - Sjekke med Universitetet i Tromsø om de har veiledninger/rapporter i forbindelse med fusjonene Hilde ansvarlig 5