Innhold Veileder for arkiv i interkommunale samarbeid... 3 Interkommunale samarbeid og arkiv... 4 Fase I Etableringsfase... 6 Skaffe oversikt...

Transkript

1 Innhold Veileder for arkiv i interkommunale samarbeid... 3 Interkommunale samarbeid og arkiv... 4 Fase I Etableringsfase... 6 Skaffe oversikt... 7 Rådmann / Ansvarlig leder for fagområdet må:... 7 Arkivleder må:... 7 Gode råd... 8 Til rådmann / ansvarlig leder for fagområdene:... 8 Til arkivleder:... 8 Konkrete tiltak... 9 Etablere arkivorganisasjon... 9 Etablere journalsystem og arkiv... 9 Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status... 9 Utarbeide rutiner Oppdater arkivplan Utarbeid eller oppdater bevaring- og kassasjonsplan Ordne avsluttede papirarkiver Planlegg uttrekk av avsluttede systemer Fase II - Driftsfase Hva som bør gjøres i den nye arkivorganisasjon Hvordan arkivfunksjonen i det nye samarbeidet fungerer Videre drift av arkiv og dokumentasjonsforvaltningen Fase III Endringer i samarbeidet og avvikling Case 1-27 m/eget styre To kommuner i samarbeidet slås sammen til en ny kommune og antall deltagere i samarbeidet reduseres Case b vertskommunesamarbeid - En kommune trer ut av samarbeidet Case 3 IKS Interkommunalt selskap To kommuner tiltrer samarbeidet Faktabokser: Hva er arkivansvar? Hva er et arkivfaglig konsekvensnotat og en politisk orienteringssak? Hva er proveniensprinsippet? Hva er en arkivplan? Hva er en bevarings- og kassasjonsplan? Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status

2 Hva er et arkivdepot? Hva er arkivuttrekk? Hva er arkivuttrekk av et Noark-system? Hva er et tabelluttrekk? Hva er digitalt depot? Samarbeidspartnere Ekstern informasjon / Nyttige lenker

3 Veileder for arkiv i interkommunale samarbeid Arkivverket og samarbeidspartnerne i SAMDOK (Samla samfunnsdokumentasjon), har laget en veiledning om arkiv i interkommunale samarbeid. Dette er en veileder i håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning for virksomheter som planlegger et interkommunalt samarbeid. Formålet med veilederen er å vise hvilke krav arkivregelverket stiller til håndteringen av arkiver fra interkommunale samarbeid og gi anbefalinger til beste praksis. Veilederen inneholder en oversikt over de mest sentrale samarbeidsformene og gir en praktisk innføring i arkivarbeidet knyttet til nedleggelse av eksisterende tjeneste, opprettelse av interkommunale samarbeid, utfordringer under driften av samarbeidene og nedleggelse av interkommunale samarbeid. SAMDOK, er et samarbeidsprosjekt i regi av Riksarkivaren for å sikre samfunnsdokumentasjon fra kommunal, statlig og privat sektor. Veilederen består av tre deler og eksempler på endringer og avvikling. Etableringsfase Driftsfase Avvikling-/endring etter drift Del 1 Omhandler fasen fram til etablering av den interkommunale virksomheten. Her får du råd om hvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres før oppstart. Denne delen gir også konkrete råd om håndtering av eksisterende arkiv, samt etablering av dokumentasjonsforvaltning og arkiver for det nye samarbeidet. Del 2 Driftsfasen inneholder råd om daglig drift og langsiktig arbeid med arkiv og dokumentasjonsforvaltning i samarbeidet. Del 3 Omhandler vesentlige endringer i samarbeidet som kan ha konsekvenser for arkivene, især endringer som følge av at samarbeidende kommuner trer ut av samarbeidet eller nye kommuner kommer til. Avvikling av samarbeidet stiller likeledes krav til ryddig og korrekt behandling av arkivene som har blitt dannet i den interkommunale tjenesten. Dette er beskrevet ved hjelp av eksempler som viser forskjellige scenarier. 3

4 Interkommunale samarbeid og arkiv Kommunene utfører et bredt spekter av tjenester gjennom interkommunale samarbeid, og omfanget på landsbasis er betydelig. En undersøkelse fra 2013 avdekket at det fantes om lag 850 formelle interkommunale samarbeid. Arkivene som dannes som ledd i samarbeidenes virksomhet er nødvendige i den daglige driften av tjenestene og dokumenterer de samarbeidende kommunenes tjenesteyting overfor sine innbyggere. Riksarkivaren publiserte en veileder for arkiv i interkommunale samarbeid i Det er flere grunner til at man igjen ser behovet for å fokusere på forvaltningen av arkiver i interkommunale samarbeid og utarbeide en ny veileder: Kommunesammenslåingene som er vedtatt gjennomført i 2018 og 2020 vil endre kommunelandskapet, og dermed behovet for interkommunale samarbeid. De nye kommunene vil måtte ta stilling til hvilke tjenester de selv vil utføre og hvilke tjenester de ønsker å samarbeide om. Som følge av endringer i kommunestrukturen vil også mange av kommunene som ikke blir sammenslått, måtte finne nye samarbeidspartnere. Arkivforskriften og de utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelsene i riksarkivarens forskrift er nylig revidert og de nye forskriftene trådte i kraft Revisjonen har bakgrunn i behovet for å tilpasse regelverket den pågående overgangen til digitale arkiver i offentlig forvaltning. I tillegg til endringer i kommunestrukturen og lovverket har man sett et behov for en mer praktisk rettet veileder som setter kommunene og de interkommunale samarbeidene i stand til å behandle arkivene på en forsvarlig og hensiktsmessig måte i tråd med gjeldende regelverk. Målgruppe Målgruppen for denne veilederen er rådmenn, tjenesteledere og arkivledere, som alle har viktige roller for å sikre en forsvarlig forvaltning av arkivene i interkommunale samarbeid. Veilederen skal kunne benyttes både ved opprettelse av nye samarbeid og ved behandlingen av arkiver fra alle de samarbeidene som allerede eksisterer. Ulike samarbeidsformer Tabellen nedenfor gir en oversikt over ulike typer samarbeid og hvorvidt de er pålagt å følge arkivlovens regler for offentlige arkiver. Om samarbeidet er et eget rettssubjekt, er det som hovedregel ikke pålagt å følge arkivloven, men vi anbefaler det. Hjemmelsgrunnlag Hensikten bak modellen Eget rettssubjekt Øverste organ Pålegg om anvendelse av arkivloven kap. II Offentlige arkiv: Koml. 27 Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid Koml b. Drift av felles oppgaver, herunder også lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet Særlig tilpasset lovpålagte oppgaver, bl.a. offentlig myndighetsutøvelse. Kan delegeres myndighet til å treffe vedtak i Kan være Styre Ikke eget rettssubjekt: JA Hvis eget rettssubjekt: NEI Nei Nei JA 4

5 Administrativt vertskommunesamarbeid saker som ikke er av prinsipiell betydning Koml. 28-1c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt Særlig tilpasset lovpålagte oppgaver, bl.a. offentlig myndighetsutøvelse. Kan delegeres myndighet til å treffe vedtak i alle typer saker Nei Felles folkevalgt nemd JA Lov om interkommunale selskap Primært utviklet for samarbeidsområder av mer forretningsmessig preg. Formålet med samarbeidet skal stå i selskapsavtalen, og er det rettslige grunnlaget for samarbeidet mellom kommunene Ja Represent antskap og styre NEI Aksjeloven Oppgaver av forretningsmessig art. Selskapets virksomhet skal stå i vedtektene og inngå i aksjeselskapets stiftelsesdokument. Ja Generalfor samling og styre NEI Stiftelsesloven En stiftelse er selveiende, med en formuesverdi selvstendig stilt til rådighet for et bestemt formål. Formål skal stå i vedtektene og i stiftelsesdokumentet. Ja Styre NEI 5

6 Fase I Etableringsfase Oppstartsfasen er hektisk og det er mye som skal gjøres før det interkommunale samarbeidet kan starte sin virksomhet. Det viktigste for arkivleder er å sørge for at all informasjon vedrørende arkiv som er nødvendig for å etablere samarbeidet er tilgjengelig ved å Skaffe oversikt. Det er viktig at rådmann i god tid informerer arkivleder og ansvarlig leder for fagområdet om plan for etablering av samarbeid. Det må opprettes god dialog mellom rådmenn, arkivledere, ansvarlige ledere og fagansvarlige for fagområdet i hver av kommunene som skal inn i samarbeidet. God dialog, informasjon og forankring i egen kommune og i kommunene som skal samarbeide er avgjørende for et godt resultat. Alle må vite hva det dreier seg om. Samarbeidet må forankres hos alle deltakerne og dypt i organisasjonene. Vi har utarbeidet Gode råd til rådmann, leder for fagområdet og arkivleder. Fase I bør også brukes til å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringene knyttet til interkommunale samarbeid overfor politisk og administrativ ledelse i kommunen. Erfaringene fra tidligere og pågående samarbeid viser at det er mange tunge oppgaver knyttet til arkiv og dokumentasjonsforvaltning som skal gjennomføres i et forholdsvis kort tidsrom. Ressurser må sikres for å kunne håndtere eksisterende arkiver fra samarbeidende kommuner og etablere nye arkiver i samarbeidet. Vi har også laget en oversikt over Konkrete tiltak som bør gjøres før vedtak foreligger. 6

7 Skaffe oversikt Sørg for at du har all informasjonen som er nødvendig for å planlegge etableringen av samarbeidet. Det viktigste du kan gjøre er å skaffe oversikt over status i din egen kommune. Her har vi noen gode råd som kan være nyttig i den forbindelse. Rådmann / Ansvarlig leder for fagområdet må: Etablere samarbeid med arkivleder. Avklare hvilke samarbeidsformer som er aktuelle og hvilke arkivfaglige konsekvenser de forskjellige samarbeidene får. Avklare hvilket lovverk (generelt lovverk og særlover) som vil gjelde for samarbeidet. Vurdere behov for å etablere prosjektorganisasjon. Arkivleder må: Undersøke om kommunen er tilknyttet en kommunal arkivinstitusjon, be om rådgiving og å få oversikt over hva de kan bidra med. Få oversikt over hvem som har ansvaret for fagområdets arkiver fra danning til overføring depot. Få oversikt over arkivene og dokumenthåndteringen for fagområdet det skal samarbeides om. Undersøke om arkivplanen er oppdatert med oversikt over arkivbestand for fagområdet, elektroniske systemer (inkludert fagsystemer) og rutiner. Undersøke om det er utarbeidet kassasjonsfrister for fagområdet. 7

8 Gode råd Til rådmann / ansvarlig leder for fagområdene: Sikre forankring og ressurser Utarbeide en politisk orienteringssak, pek på konsekvenser og sørg for at det politiske miljøet er informert. Om mulig lag likelydende sak for alle kommunene som planlegger samarbeid. Informer arkivleder og ansatte på samarbeidsområdet om plan for etablering av samarbeid Sørge for at arkivleder gis tilstrekkelig myndighet til å ivareta det arkivfaglige ansvaret. Påse at de arkivfaglige utfordringene og arkivansvaret for samarbeidet blir avklart i stiftelsesdokumentet. o Omfattes samarbeidet av reglene om offentlig arkiv i arkivloven og/eller av offentlighetsloven. o Plasser arkivansvaret jamfør. arkivforskriften 1 og deleger nødvendig myndighet for de ansvarlige. o Avklare hva som skal skje med eldre og avslutta arkiv jfr. arkivforskriften 18 om arkivdepot og avleveringsplikt, både før etableringen, under driften og ved en eventuell avvikling. Forankre planer for samarbeid hos egen enhet og beregne behovet for ressurser til å behandle eksisterende arkiver og etablere nye. Til arkivleder: Ta initiativ selv ikke vent! Arkivleder er kanskje ikke den første som får vite om planer for interkommunale samarbeid, men det er viktig å ta initiativ selv når du får kjennskap til slike planer. Utarbeid et arkivfaglig konsekvensnotat til kommunens rådmann og din nærmeste leder. Bistå rådmann slik at de arkivfaglige utfordringene og arkivansvaret for samarbeidet blir tatt med i stiftelsesdokumentet. Vær i dialog med IKT i kommunen Kontakt arkivlederne i de øvrige kommunene som planlegger samarbeid og bli kjent. Undersøk hvilke personer som kan bidra i prosessen. Forsøk å få til lik forankring og tilnærming til arkiv i alle kommunene som skal samarbeide.? Hva er arkivansvar?? Hva er et arkivfaglig konsekvensnotat og en politisk orienteringssak?? 8

9 Konkrete tiltak Det er mye praktisk arbeid som må gjøres ved etableringen av et interkommunalt samarbeid. Forberedelsene bør starte så tidlig som mulig slik at arkivfunksjonen er operativ når samarbeidet trer i kraft. Er kommunen medeier i en kommunal arkivinstitusjon (IKA, byarkiv, fylkesarkiv), anbefales det å ta kontakt for videre veiledning. Vi har laget en oversikt over konkrete tiltak som bør gjennomføres før samarbeidet trer i kraft: 1. Etablere arkivorganisasjon 2. Etablere journalsystem og arkiv 3. Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status 4. Utarbeide rutiner 5. Oppdater arkivplan 6. Utarbeid eller oppdater bevaring- og kassasjonsplan 7. Ordne avsluttede papirarkiver 8. Planlegg uttrekk av avsluttede systemer Etablere arkivorganisasjon I etableringsfasen er det viktig å få på plass en hensiktsmessig arkivfunksjon for det nye interkommunale samarbeidet. Samarbeid med arkivpersonale i deltakende kommuner er viktig. Arkivleder må undersøke hvilke forutsetninger som er lagt for arkivorganisering og drift i stiftelsesdokumentene. Det er særlig viktig å finne ut av hvor arkivansvaret er plassert og om samarbeidet kommer inn under reglene om offentlig arkiv i arkivloven og/eller inn under offentlighetsloven. Det må avklares hvilke ressurser som trengs for å etablere en arkivfunksjon, hvilken kompetanse finnes og hvilke behov en vil ha i fremtiden. Det er spesielt viktig å bestemme hvor postmottak skal være og hvem som skal håndtere det. Post til virksomheter i dag kommer på mange forskjellige plattformer; papirbrev, e-post, digital post via Altinn/KS Fiks, sosiale medier m.fl. Det må også avklares hvem skal journalføre dokumenter som kommer inn til eller opprettes av samarbeidet. De som skal registrere og arkivere må få nødvendige tilganger til postmottak og elektroniske system. Etablere journalsystem og arkiv Alle virksomheter som omfattes av reglene om offentlige arkiv har behov for et system for å registrere sine dokumenter. Kartlegg hvilke arkiver som vil dannes som ledd i samarbeidets virksomhet og om dere ønsker fullelektronisk arkiv eller papirarkiv. I et Noark-system bør dokumentene arkiveres elektronisk. Skal samarbeidet benytte et fagsystem ikke er godkjent etter Noark-standarden, må arkiveringen av dokumenter løses gjennom en integrasjon med et Noark-system eller gjennom papirutskrifter. Uansett er det viktig å ta en veloverveid avgjørelse på hvilke systemer som skal tas i bruk. Ved implementering av systemer bør du gjøre deg kjent med mulighetene for konfigurasjon i systemene som skal brukes. Systemets oppsett og rutinene for arkivdanning avgjør hvilken informasjon som blir arkivert og hvilke uttrekk som kan overføres til depot senere. Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status Når en kommunal oppgave overføres til et interkommunalt samarbeid, vil den nye interkommunale tjenesten som regel ha behov for tilgang til deler av arkivmaterialet som har 9

10 blitt til i de samarbeidende kommunene. Dette gjelder især saker som er aktive ved etableringen av samarbeidet. Dersom et offentlig organ blir lagt ned og saksområdet blir overtatt av et annet offentlig organ, skal arkivet ifølge arkivforskriften 21 overføres nytt organ. Dersom saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlig arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren. Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig, fylkeskommunal eller kommunal status, skal arkivet avleveres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlova 10 andre og tredje ledd. Om avsluttede arkiver overføres til det nye interkommunale samarbeidet, må man i tråd med proveniensprinsippet sørge for at de overførte arkivene ikke sammenblandes med arkivene som blir dannet i samarbeidet. Ved avslutning av arkiver bør aktive arkiver prioriteres fremfor eldre bortsatte. Det økonomiske ansvaret for avslutning av arkiver fra samarbeidende kommuner påligger kommunen som har dannet arkivene.? Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status? Hva er proveniensprinsippet? Utarbeide rutiner Etablering av interkommunale samarbeider er en unik mulighet for å gå gjennom arbeidsprosessene for fagområdet og se på dokumentasjonen som håndteres. Denne oppgaven må utføres i samarbeid med arkivleder og fagpersoner for å få en felles forståelse og gode praktiske rutiner iht. lovverket som gjelder. Sett deg godt inn i dokumentasjonsbehovene for samarbeidet og kravene til bevaringstid. En slik gjennomgang munner ut i nye rutiner for det nye samarbeidet og disse må gjøres kjent i organisasjonen og legges inn i arkivplanen. Det er også viktig å huske på at både nye rutiner og bruken av nye systemer krever informasjon og opplæring til saksbehandlerne. Noen rutiner som er viktig å avklare: Håndtering av postmottak Papirpost, epost, digital post m.fl. Håndtering av skanning, journalføring, kvalitetskontroll og restansekontroll. Registrerings og saksbehandlingsrutiner Hva skal registreres hvor og hvordan. Håndtering av innsyn i eldre og nytt arkivmateriale. Håndtering av klagebehandling i samarbeidet. Periodiske arkivrutiner Denne listen er ikke uttømmende. Oppdater arkivplan Arkivplanen er et nyttig verktøy i planleggingen av arkivarbeidet, men er spesielt viktig i forbindelse med store organisasjonsendringer som etablering av interkommunale samarbeid. 10

11 Samarbeidsavtalen og rutiner må ligge som vedlegg i arkivplanen og vise organisasjonsform, arkivansvar, arkivrutiner for samarbeidet og gi en oversikt over arkivmaterialet, herunder elektroniske system og papirarkiver. Samarbeidsavtalen må også inneholde beskrivelse av hva som skjer med arkivene ved eventuelle endringer i samarbeidet.? Hva er en arkivplan? Utarbeid eller oppdater bevaring- og kassasjonsplan Bevaring- og kassasjonsplanen (BK-plan) er et nyttig verktøy og angir hvilke papirarkiver som skal deponeres til depotinstitusjon og hvilke systemer det skal tas uttrekk av til depot. BK-planen angir tidspunkt for destruksjon og arkiver som skal kasseres. Kassasjon kan ikke gjennomføres uten at det er gjennomført en bevaring- og kassasjonsvurdering og satt en kassasjonsfrist. Kassasjonsfristen skal nedfelles skriftlig, gjerne i en BK-plan som kan være en del av eller et vedlegg til arkivplanen. Om det er nedfelt og implementert kassasjonsfrister skal kassasjon faktisk gjennomføres iht. plan.? Hva er en bevarings- og kassasjonsplan? Ordne avsluttede papirarkiver Klargjøring av papirarkiver for å overføre til arkivdepot kan være en ressurskrevende prosess. De detaljerte bestemmelsene om ordning og listeføring er å finne i arkivforskriften 20, Riksarkivarens forskrift 4-3 og kapitel 6. Det er derfor smart å starte opp planleggingen av dette arbeidet allerede nå, slik at både tid og ressurser kan settes av i god tid. I hovedsak dreier det seg om å skaffe seg oversikt og samle sammen arkivmateriale. Dersom kommunen er medeier i en kommunal arkivinstitusjon (IKA, kommunearkiv, fylkesarkiv), kan du ta kontakt med denne for nærmere praktisk veiledning. De fleste kommunale arkivinstitusjoner har utarbeidet egne veiledninger for overføring av arkiv til depot. For mer praktisk informasjon om selve ordningsjobben, se veileder for arkiv i kommunereformen: Papirarkiver den praktiske ordningsjobben? Hva er et arkivdepot? Planlegg uttrekk av avsluttede systemer Det skal tas uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale systemer for langtidslagring. Dersom det ikke gjøres en aktiv handling for å ta vare på digitalt skapt materiale, vil dette materialet gå tapt. Den teknologiske utviklingen gjør at systemene går ut på dato, og vil i verste fall etter hvert «slette seg selv». Det er også svært kostbart å opprettholde lisenser for systemer som ikke lenger er i bruk. 11

12 Før de elektroniske arkivene avsluttes er det viktig å gå i dialog med saksbehandlere vedrørende restansekontroll, kvalitetssikring av registrering og arkivering samt avslutning av saker i systemene.? Hva er arkivuttrekk?? Hva er arkivuttrekk fra et Noark-? Hva er et arkivuttrekk fra tabell?? Hva er digitalt depot? For mer informasjon om avslutning av systemer se Avslutte eksisterende arkiver i veilederen for kommunereformen. For mer informasjon vedrørende bevaring- og kassasjonsvurdering av digitale arkiv se veilederen for bevaring- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner. Se også Arkivverkets nettsider for generell informasjon om digitale arkiver. For ytterligere veiledning innenfor temaene i oppstartsfasen, er det god veiledning å hente i «Kommunereform veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv». 12

13 Fase II - Driftsfase Hovedoppgaven i fase I var naturlig nok å få på plass arkivfunksjon og arkiver i det nye samarbeidet. Rutiner for arkivarbeidet, arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan skulle også utarbeides. I tillegg skulle eksisterende arkiver i de tidligere virksomhetene avsluttes og enten avleres eller overføres til det interkommunale samarbeidet. Nå er det på tide å se på Hva som bør gjøres i den nye arkivorganisasjon. Etter en tids drift bør man gå tilbake og se på Hvordan arkivfunksjonen i det nye samarbeidet fungerer. Det må utarbeides langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i den på Videre drift av arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Arkivplan og rutiner må kvalitetssikre og oppdateres fortløpende. 13

14 Hva som bør gjøres i den nye arkivorganisasjon Nå er samarbeidet i drift og alle rutiner som ble utarbeidet i oppstartsfasen følges og oppdateres ved behov. Selv om det er gitt opplæring i oppstartsfasen vil det underveis i den daglige driften også være behov for kursing og oppfølging av saksbehandlere. Rutiner for kvalitetssikring og restansekontroll må utarbeides og gjøres kjent i organisasjonen. For arkiver som er skapt før samarbeidet er etablert og deponert til arkivdepot i kommunen, er opprinnelig kommune/arkivskaper fortsatt ansvarlig. Aktive arkiver hvor saksområdet overføres til nytt interkommunalt samarbeid overføres det nye samarbeidet sammen med ansvaret. Dette må fremgå av arkivplanen.? Se Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status Nå er det på tide å ta tak i de oppgavene som gjenstår fra fase I for eksempel avslutning av elektroniske arkiver i kommunene og uttrekk. 14

15 Hvordan arkivfunksjonen i det nye samarbeidet fungerer Etter oppstarten av det nye interkommunale samarbeidet, er det viktig å evaluere det arkivfaglige arbeidet som ble gjort i fase I. Blant annet må det vurderes om det er oppgaver som gjenstår, eller om det er områder som er oversett eller eventuelt kan forbedres. For eksempel må arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan oppdateres. Nedenfor er det listet opp noen momenter som kan være med i en slik evaluering, men listen er på ingen måte uttømmende. Er det overordnede retningslinjer eller rutiner på enkelte tjenesteområder som mangler eller ikke fungerer? Har saksbehandlerne på tjenesteområdet tilgang til den dokumentasjonen fra de tidligere virksomhetene som de trenger for å fortsette saksbehandlingen i det nye samarbeidet? o Bruker arkivtjenesten mye tid på å finne frem gamle saker? Hvordan fungerer rutinene for innsyn? o Får personer og bedrifter raskt og enkelt tilgang til rettighetsdokumentasjon? Hvordan fungerer rutinene for dokumentfangst og journalføring? o Blir dokumenter fra prosjektrom, lederplattformer, e-postregistre og filområder som ikke kan arkivbegrenses, arkivert? o Medfører arkivering og journalføring mye manuelt arbeid for arkivtjenesten eller saksbehandlere? o Hva med versjonshåndtering av dokumenter under utarbeidelse? Hvordan fungerer rutinene for arkivbegrensning og kassasjon i det nye samarbeidet? Har samarbeidets arkivfunksjon riktig organisering, bemanning og kompetanse? Fungerer samarbeidet med andre enheter og fagmiljøer i kommunene med hensyn til dokumentfangst, anskaffelse av nye systemer m.m.? Hvilke forventninger har saksbehandlere og ledelsen til arkivet og blir de innfridd? Blir arkivtjenesten tatt med på råd og hørt når samarbeidets tjenester skal digitaliseres og nye digitale løsninger skal anskaffes? Er det utfordringer knyttet til tekniske løsninger eller kompetanse? Er det noen spesielle problemområder som det må tas tak i? 15

16 Videre drift av arkiv og dokumentasjonsforvaltningen Det må utarbeides overordnede retningslinjer for dokumentfangst og vedlikehold av arkiver i det interkommunale samarbeidet. Dette vil være sentrale oppgaver for virksomhetsleder og arkivansvarlig. Alle rutiner og retningslinjer som berører arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal dokumenteres i arkivplanen. Kvalitetssikre og oppdatere arkivplan Arkivplanen må oppdateres og kvalitetssikres når oppstart av det interkommunale samarbeidet er gjennomført. For mer informasjon, se omtalen av arkivplan i fase II (lenke). Kvalitetssikre og oppdatere bevarings- og kassasjonsplan Bevarings- og kassasjonsplan for det interkommunale samarbeidet må oppdateres og kvalitetssikres når oppstarten er gjennomført. For mer informasjon, se omtalen av bk-plan i fase I (lenke) Utarbeide langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i samarbeidet I oppstartsfasen ble det tatt beslutninger og utarbeidet retningslinjer som vil legge føringer for arkivarbeidet i samarbeidet. Når organisasjonen har etablert seg og en evaluering (lenke evaluering fase III) er gjennomført, kan det være behov for å gjennomgå overordnede retningslinjer, langsiktige planer og strategier på nytt med tanke på forbedringer. Dersom det nye samarbeidet planlegger å igangsette digitaliseringsprosjekter eller systemanskaffelser er dette ekstra viktig. Alle retningslinjer, planer og strategier som berører arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal inngå i arkivplanen. 16

17 Fase III Endringer i samarbeidet og avvikling I et interkommunalt samarbeid skapes det felles arkiver for flere kommuner og avvikling eller endring påvirker arkivene i større eller mindre grad. Ifølge arkivforskriftens 21 skal arkiv fra offentlige organ som blir nedlagt og hvor saksområdet overføres til et annet offentlig organ, overføres dette organet. Dersom saksområdet ikke blir videreført og overtatt av et annet organ, skal kommunale arkiver overføres arkivdepot. Om saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlige arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren.? Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig, fylkeskommunal eller kommunal status, skal arkivet avleveres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlovens 10 andre og tredje ledd. Når interkommunale samarbeid etableres er det viktig at avtaledokumentene gir tydelige føringer for hvordan arkivfunksjonen skal organiseres, herunder bestemmelser om hvordan arkivene skal behandles ved en eventuell avvikling av samarbeidet. Når et interkommunalt samarbeid skal avvikles må arkivtjenesten gjøre mange av de samme vurderingene og oppgavene som i etableringsfasen. Se info i Fase I Etableringsfase. Endring underveis i samarbeidet: I driftsperioden i et interkommunalt samarbeid kan det oppstå flere endringer underveis i sammensetningen av kommuner. Dette har vi visualisert ved forskjellige caser: Case 1-27 m/eget styre To kommuner i samarbeidet slås sammen til en ny kommune og antall deltagere i samarbeidet reduseres. Case b vertskommunesamarbeid - En kommune trer ut av samarbeidet Case 3 IKS Interkommunalt selskap To kommuner tiltrer samarbeidet 17

18 Case 1-27 m/eget styre To kommuner i samarbeidet slås sammen til en ny kommune og antall deltagere i samarbeidet reduseres. Kommunene Fjell, Vik, Nes og Fjord samarbeider om PP-tjeneste. Tjenesten er etablert som et interkommunalt samarbeid med eget styre hjemlet i kommuneloven 27. Det er nedfelt i vedtektene at samarbeidet ikke er et eget rettssubjekt. Den interkommunale PP-tjenesten er lokalisert i Fjord kommune som er den største av de fire. Etter gjensidige vedtak i kommunestyrene og deretter i Stortinget, besluttes det at Fjord og Vik skal sammenslås til Fjordvik kommune. Alle de fire kommunene er godt fornøyde med den interkommunale PP-tjenesten, og til tross for sammenslåingen vurderes det som hensiktsmessig å videreføre samarbeidet. Formalisering av arkivansvar Ettersom to av kommunene i samarbeidet skal sammenslås, må vedtektene endres. Samarbeidets vedtekter omtaler ikke ansvar for virksomhetens arkiver eller hvordan arkivene skal behandles ved opprettelse og nedleggelse av samarbeidet. Siden tjenesten er lokalisert i rådhuset i Fjord kommune har arkivene i praksis blitt behandlet som en del av Fjord kommunes arkiver. I og med at det må gjennomføres et skarpt periodeskille i alle arkivene i Fjord kommune i forbindelse med sammenslåingen, beslutter PP-tjenesten og arkivtjenesten i Fjord kommune at PP-tjenestens arkiver også skal periodiseres. De eksisterende arkivene blir å betrakte som avsluttede arkiver som enten skal deponeres eller overføres til det organet som skal overta saksområdet. De samarbeidende kommunene benytter kommunesammenslåingen og revideringen av samarbeidets vedtekter til å formalisere arkivansvaret. De skisserer nye vedtekter hvor Fjordvik får ansvar for samarbeidets arkiver, men også for arkivene som ble skapt i samarbeidet før kommunesammenslåingen. Det presiseres at arkivansvaret også medfører ansvar for arkivene som ikke lenger er i administrativ bruk og at disse skal overføres til Fjordviks arkivdepot. Vedtektene fastslår at i tilfelle en av kommunene velger å tre ut av samarbeidet, kan aktive saker overføres til den uttredende kommunens nye PP-tjeneste. Avslutting av eksisterende arkiver og etablering av nye Selv om to av de fire kommunene i samarbeidet skal sammenslås, skal PP-tjenesten yte de samme tjenestene ovenfor de samme innbyggerne også etter sammenslåingen. Arkivtjenesten i Fjord kommune og den interkommunale PP-tjenesten må i samråd finne en løsning som tar høyde for både behovet for orden i arkivene og hensynet til den løpende saksbehandlingen etter kommunesammenslåingen. PP-tjenesten registrerer klientrettet dokumentasjon i eget fagsystem, men saksdokumentene arkiveres på papir i klientmapper. I og med det uansett skal settes et skarpt periodeskille ved sammenslåingen, ønsker Fjord og Vik å benytte anledningen til å innføre elektronisk arkivering av saksdokumentene som registreres i fagsystemet. Overgangen til elektronisk arkivering innebærer en grunnleggende endring i arkivdanningen. Fjord og Vik starter arbeidet med å anskaffe en Noark-godkjent løsning. Arkivtjenesten sørger for at det nye systemet og arkivrutinene, inkludert instrukser og retningslinjer påkrevd etter Riksarkivarens forskrift 18

19 kapittel IX, blir dokumentert i nye Fjordvik kommunes arkivplan. Fjord kommune tar uttrekk av det gamle fagsystemet for deponering. Informasjonen gjøres samtidig tilgjengelig for PP-tjenesten som en historisk base tilknyttet det nye fagsystemet. PP-tjenestens leder utfører noe saksbehandling i vertskommunens sak-/arkivsystem. I forbindelse med kommunesammenslåingen blir sak-/arkivsystemet periodisert skarpt, men den nye kommunen får tilgang til den avsluttede perioden som en historisk database. I tiden fram mot sammenslåing arbeider Fjord kommune med å rydde i saker etter elever som er ferdig med grunnskolen. Sakene pakkes, det settes opp lister som viser hvilke saker som er arkivert i arkiveskene og arkivmaterialet overføres til Fjord kommunes depot. De sakene som skal følges opp også etter sammenslåingen, blir likeledes avsluttet ved overgang til ny kommune. Denne dokumentasjonen trenger saksbehandlerne tilgang til i arbeidet med elever som fortsatt er i grunnskolen, og disse mappene forblir hos PP-tjenesten så lenge det er i administrativt bruk, men de tilføres ikke nye dokumenter. De elevene som med aktive saker ved sammenslåingen, får nye saker i det elektroniske arkivsystemet. 19

20 Case b vertskommunesamarbeid - En kommune trer ut av samarbeidet Kommunene Vik, Fjell, Nes, Fjord og Sund har felles barneverntjeneste. Samarbeidet er organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 b og Vik er vertskommune. I Sund kommune har man i lengre tid vært misfornøyde med tjenestene det interkommunale samarbeidet har ytt og kommunen velger til slutt å tre ut av samarbeidet. I kraft av å være vertskommune har Vik ansvaret for samarbeidets arkiver. Arkivlederne i Vik og Sund kommune og leder for den interkommunale barneverntjenesten avtaler et møte for å se på hvordan arkivene skal håndteres når Sund går ut av samarbeidet. Det viser seg på møtet at samarbeidsavtalen ikke inneholder bestemmelser om arkivansvar og hvordan arkivene skal behandles om en av kommunen skulle trekke seg ut. Skaffe oversikt Vik kommune har en komplett og oppdatert arkivplan som gir oversikt over hvem som har ansvar for samarbeidets arkiver, organiseringen av arkivarbeidet, arkivenes struktur og rutiner for danning og sikring av arkivene. Arkivplanen viser at barneverntjenestens arkivdanning i hovedsak skjer i tilknytning til et fagsystem, men at saksdokumentene arkiveres på papir i mapper ordnet på objekt. Barneverntjenestens leder har i tillegg tilgang til kommunens fullelektroniske sak- /arkivsystem hvor administrative saker og saker som ikke er rettet mot klienter arkiveres. Tilgjengeliggjøring av arkivmateriale i administrativ bruk for ny tjeneste I møtet beslutter de to arkivlederne og tjenesteleder at mappene til barna bosatt i Sund som er tilknyttet barneverntjenesten når kommunen trer ut av samarbeidet, skal overføres til den nye barneverntjenesten i Sund kommune. I og med at klientmappene har et betydelig omfang, vurderer de det som upraktisk å ta kopier av alle dokumentene. Ettersom det er snakk om arkivmateriale som gjelder kommunens egne barn, anser man overføring av mappene som en mer naturlig løsning enn et utlån. Selv om saksdokumentene arkiveres på papir, vurderer de det som nødvendig for den nye barneverntjenesten i Sund kommune å ha tilgang på relevant informasjon fra fagsystemet som ikke lar seg skrive ut. Etter å ha rådført seg med den interkommunale arkivinstitusjonen og leverandøren av fagsystemet, viser det seg at det ikke lar seg gjøre å sile ut opplysningene om barna fra Sund. Det besluttes derfor å ta kopi av all informasjon i systemet til den interkommunale tjenesten og gjøre den tilgjengelig gjennom en historisk base i fagsystemet som skal tas i bruk i Sund kommune. Barneverntjenestens arkivering i sak-/arkivsystemet har et lite omfang. I møtet blir man enig om at Sund kommune skal få tilgang til aktuelle dokumenter i kopi på forespørsel etter som behovet melder seg. Behandling av bortsettingsarkiver 20

21 I lokalene til den interkommunale tjenesten oppbevares det en mengde avsluttede klientmapper tilhørende barn fra Sund kommune. Denne dokumentasjonen er imidlertid ikke sentral for den daglige driften av barneverntjenesten. Disse mappene forblir derfor hos det interkommunale samarbeidet og skal med tiden overføres til Vik kommunes depot i tråd med samarbeidets rutiner. Ivaretakelse av hensyn til arkivenes proveniens og effektiv saksbehandling De involverte planlegger det videre arbeidet med å avslutte de aktive sakene som gjelder barn fra Sund kommune. Klientmappene skal ordnes og pakkes og det skal settes opp en liste over hvilket arkivmateriale som overføres til Sund kommune. I prosessen dokumenterer arkivlederne i Vik og Sund overføringen av arkivmaterialet og de øvrige grepene tatt ved kommunens utmelding i kommunenes arkivplaner. Det daglige arkivarbeidet i den interkommunale barneverntjenesten blir i liten grad påvirket av at en av kommunene trekker seg ut av samarbeidet. I den nyopprettede barneverntjenesten i Sund kommune har de enkel tilgang til informasjonen fra det gamle fagsystemet og mappene til de barna tjenesten har ansvar for å følge opp. Nye dokumenter vedrørende barn i Sund kommune arkiveres i egen mappe. Barna som var tilknyttet tjenesten før Sund gikk ut av samarbeidet har derfor to mapper. 21

22 Case 3 IKS Interkommunalt selskap To kommuner tiltrer samarbeidet Kommunene Vik, Sund, Fjell og Nes samarbeider om felles brannvesen. Samarbeidet er organisert i FK-regionen brannvesen IKS. Brannordningen er et velfungerende samarbeid og har blant annet avtale med Storregionen 110-sentral IKS om varsling og alarmering. Kommunene Fjord og Vidde ønsker nå å tiltre i samarbeidet og har innledet samtaler med styret til FK-regionen brannvesen IKS. Representantskapet får forelagt henvendelsen og beslutter at FK-regionen brannvesen IKS kan utvides med kommunene Fjord og Vidde. Daglig leder og styret starter i samarbeid med alle eierkommunene arbeidet med å utarbeide ny selskapsavtale for det interkommunale samarbeidet. Sørge for at dokumentasjonsforvaltning og arkiv innlemmes i ny selskapsavtale Selv om FK-regionen brannvesen IKS er velorganisert og følger kravene Brann- og eksplosjonsvernloven stiller til dokumentasjon og rapportering, er særlig Vidde kommune bekymret for at gjeldene selskapsavtale ikke stiller krav til dokumentasjonsforvaltning og arkivering. Brann- og eksplosjonsvernlovens (jmf. 9-10) krav til dokumentasjon er nedfelt i fellesdokumentet Brannordning, men heller ikke her har FK-regionen brannvesen IKS tatt inn arkivansvar og arkivering. For å være sikker på at branntjenesten følger beste praksis med både journalføring og arkivering, innarbeider Vidde kommune et tillegg i selskapsavtalen under samme paragraf som at Forvaltningsloven og Offentlighetsloven gjelder for IKS et; Selskapet skal følge Arkivlovens kapittel II Offentlig forvaltning og underliggende forskrifter som omfatter kommunal sektor. Vidde kommune tar videre initiativ til at FK-regionen brannvesen IKS ved en eventuell oppløsning får avlevere arkivet til Storfylket interkommunale arkiv AS, som samtlige av kommunene har eierandel i. Siden FK-regionen brannvesen IKS er et privat rettssubjekt, inngår FK-regionen brannvesen IKS og Storfylket interkommunale arkiv AS en avtale for privatarkiv om jevnlige avleveringer fremover. Kostnadene dekkes av FK-regionen brannvesen IKS, noe som ved en eventuell oppløsning vil kreve undersøkelse av behov for avsetning til fremtidig bevaring. Ordningen tas også inn i den nye selskapsavtalen, som saksbehandles og vedtas av kommunestyrene i Vik, Sund, Fjell, Nes, Vidde og Fjord. Skaffe oversikt og avslutte eksisterende arkiver Det avholdes et møte mellom arkivlederne og tjenestenes ledere (brannsjefer) i Vidde kommune og Fjord kommune. Daglig leder og arkivansvarlig i FK-regionen brannvesen deltar også. Møtet avdekker blant annet at det ikke finnes en arkivplan for IKS et og at de heller ikke har fullelektronisk saks- og arkivsystem. IKS et bruker imidlertid samme fagsystem for administrasjon av brannvern som Vidde og Fjord kommune. I møtet informerer arkivlederen i Vidde kommune om regelverket for arkiv etter organ som får ny status. Siden FK-regionen brannvesen er organisert som et IKS og som privat rettssubjekt ikke omfattes av forskriftene for offentlig arkiv vil de søke råd hos Riksarkivaren. De beslutter likevel å samarbeide om å foreta uttrekk av fagsystemet for brannvernadministrasjon og å klargjøre for deponering hos Storfylket interkommunale arkiv AS. I tillegg vil de lage tre historiske databaser til bruk i FK-regionen brannvesen. 22

23 Anskaffe og ta i bruk nytt saks- og arkivsystem Nye FK-regionen brannvesen IKS holder et møte med daglig leder, arkivansvarlig og tjenesteleder tilstede. I en overgangsperiode har Vidde kommune stilt både arkivleder og IT-leder til rådighet, de deltar derfor også på møtet og bidrar med viktig kompetanse og gode råd på veien. For å oppfylle krav i henhold til Arkivlovens kapittel II Offentlige arkiv, besluttes det å anskaffe et Noark-godkjent saks- og arkivsystem. Arkivtjenesten utarbeider i samarbeid med Viddes IT-tjeneste en kravspesifikasjon for anskaffelse. Arkivtjenesten sørger også for at det nye systemet og arkivrutinene, inkludert instrukser og retningslinjer påkrevd etter Riksarkivarens forskrift kapittel III, blir dokumentert i FK-regionen brannvesens helt nye arkivplan. En arbeidsgruppe bestående av tjenesteledere og arkivleder utreder i tillegg om det er behov for anskaffelse av nye fagsystem og igangsetter prosess for anskaffelser. I prosessen tas det høyde for å utrede og spesifisere behov for arkivkjerne og Noark-godkjente løsninger. Nye fagsystemer tas inn i arkivplan. 23

24 Faktabokser: Her finner du forklaring på ulike begreper vi bruker i veiledningen. Hva er arkivansvar? Arkivloven 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha arkiv. Arkivene skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. I dag skaper offentlige organer arkiv på nye og ulike plattformer; saksbehandlingssystemer, fagsystemer, registre med mer. Arkivansvaret innebærer en plikt til å sørge for at alt organet har av arkivmateriale blir håndtert på en slik måte at det blir sikret som informasjonskilde mens kommunen bruker arkivene og etter overføring til arkivdepot. Det innebærer også at de som skal utføre det daglige arkivarbeidet i virksomheten må få de nødvendige fullmakter til å gjennomføre dette i praksis. Kommunen må legge til rette for å ivareta arkivpliktene allerede i utforming og innkjøp av IKT-system som blir brukt til arkivpliktig informasjon. Det er ikke tilstrekkelig å anskaffe et sakarkivsystem og etablere en arkivtjeneste for at intensjonen i arkivloven 6 skal være oppfylt. I kommuner og fylkeskommuner er arkivansvaret en del av ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommuneloven 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommuneloven 20. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan fastsette hvilke institusjoner og enheter som skal ha egne arkiver. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfatter også arkiv som er overført til arkivdepot. Et offentlig organ har det overordnede arkivansvaret for offentlige utvalg som organet har nedsatt. Hva er et arkivfaglig konsekvensnotat og en politisk orienteringssak? Det kan være lurt å gjøre administrativ og politisk ledelse i egen kommune oppmerksom på hva som vil være de arkivfaglige utfordringene knyttet til et samarbeid. Dette kan gjøres gjennom å utarbeide et arkivfaglig konsekvensnotat til administrativ ledelse og en orienteringssak til politisk ledelse. Hvis det er avklart hvilke kommuner som vil være aktuelle samarbeidspartnere, er dette noe arkivlederne i alle kommunene kan gå sammen om å forberede. Det viktigste med notatet og saksfremlegget er å synliggjøre at et samarbeid vil ha arkivfaglige konsekvenser og at det er mange oppgaver knyttet til arkiv som må gjennomføres i oppstarten av samarbeidet. Det kan være aktuelt å trekke frem følgende momenter på et overordnet nivå i konsekvensnotatet og orienteringssaken: Dokumentasjon det nye samarbeidet trenger i sin fremtidige saksbehandling er arkivert i sakarkivsystem og fagsystemer i samarbeidskommunene. De arkivfaglige valgene som tas i oppstartsprosessen vil få konsekvenser for det nye samarbeidets tjenesteproduksjon og oppgaveløsning i lang tid fremover. Ikke minst er dette tilfelle dersom det nye samarbeidet ønsker å digitalisere tjenester og arbeidsprosesser. Kommunale arkiver inneholder store mengder viktig rettighetsdokumentasjon og historisk dokumentasjon. Det er et kommunalt ansvar å gi partsinnsyn og å bistå ved innsyn til forskningsformål i avsluttede arkiver. Dette gjelder også arkivdokumenter som er produsert eller lagret i fagsystemer. 24

25 Dokumentasjon skapt i kommunen før samarbeidet er etablert, er kommunen fortsatt ansvarlig for. Arkivansvaret gjelder så lenge arkivene eksisterer. Å sørge for at kommunen har gode depotordninger for papirarkiver og digitale arkiver er et politisk og administrativt ansvar. Dersom du som arkivleder har skaffet deg oversikt over hva som er status i din kommune, er det en fordel å ta med noen av hovedfunnene i konsekvensnotatet og evt. i politisk orienteringssak. Aktuelle funn kan være at kommunen ikke har en fullgod depotordning, at det er mange bevaringsverdige papirarkiver som ikke er ordnet og deponert, at viktig rettighetsdokumentasjon eller dokumentasjon kommunen trenger i sin saksbehandling står i fare for å gå tapt fordi systemene er utdaterte osv. Det kan være lurt å peke på hvilke konsekvenser dette vil kunne få ved et eventuelt samarbeid, og redegjøre for hvilke forebyggende tiltak som kan gjennomføres. Det kan også være en god ide å trekke frem eksempler som viser at ressurser anvendt på arkiv og dokumentasjonsforvaltning har gitt gode resultater, dersom statusgjennomgangen avdekker det. Hva er proveniensprinsippet? Proveniens betyr «herkomst, opphav, avstamning». Det benyttes innen mange fagområder, blant annet innen botanikk, arkeologi, kunsthistorie og arkivteori. Proveniensprinsippet som et begrep innen arkivfaget ble etablert på 1800-tallet. Kjernen i proveniensprinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet, og ikke blandes med andre arkiv. Det er viktig å beholde og dokumentere konteksten (eller sammenhengen) som arkivdokumenter oppstår i. Dette bidrar til å bevare arkivdokumentenes verdi som rettsdokumenter og historiske kilder. Arkivets indre orden skal respekteres i hele arkivets livsløp, og ikke endres når arkivene avsluttes. For mer informasjon se omtalen av proveniens på Arkivverkets hjemmesider. Opprettholdelsen av den opprinnelige orden i arkivet er først og fremst viktig i forbindelse med gjenfinning og gjenbruk av materialet. Men proveniensprinsippet har også betydning for etableringen av arkiver i den nye kommunen. Arkivene gjenspeiler på mange måter den organisatoriske strukturen i en kommune. Det er derfor viktig med periodeskille ved overgangen til ny kommune. Dersom arkivene fra de gamle kommunene videreføres i ny kommune, vil den nye kommunen også arve feil og dårlige løsninger fra de gamle kommunene.. Et skarpt skille krever mye ressurser i overgangsfasen, men det viser seg erfaringsmessig at arkivtjenesten og kommunen for øvrig opplever langt færre utfordringer i etterkant. Hva er en arkivplan? Offentlige organ skal til en hver tid i henhold til arkivforskriftens 4 1. ledd ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiver i organet. I arkivforskriftens 4 2. ledd pålegges den øverste ledelse i organet å påse at arkivarbeidet blir omfattet av internkontroll. Arkivplanen er et viktig redskap når kommunens og fylkeskommunen skal forvalte og utøve internkontroll med egen dokumentasjon. Den skal dokumentere organiseringen av arkivfunksjonen/arkivtjenesten, herunder hvor oppgaven med å koordinere det arkivfaglige arbeidet i kommunen/fylkeskommunen er plassert, og inneholde alle delegeringsfullmakter på arkivområdet. Arkivplanen bør inneholde rutiner for dokumentfangst (arkivering), journalføring og innsyn samt 25

26 kvalitetssikring, oppbevaring og sikring av arkivene. Den bør også inkludere klassifikasjonssystemer (arkivnøkler) som kommunen/fylkeskommunen benytter. Arkivplanen skal inneholde en samlet oversikt over virksomhetens arkiver, for eksempel i form av en systemoversikt som viser hvilke systemer som inneholder arkivdokumenter og hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i. Arkivplanen bør også inneholde en bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for implementering (vedlikehold, uttrekk og sletting). I og med at kommunen og fylkeskommunen har ansvaret for egne arkiver i hele arkivets livsløp, bør arkivplanen også inneholde strategier for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av bevaringsverdige arkiv, f.eks beskrivelse av valgte depotordning og hvilke avtaler og rutiner som regulerer deponering, bruk og tilbakelån av arkivmateriale. Mange kommuner benytter verktøyet Arkivplan.no i arbeidet med arkivplan. Hva er en bevarings- og kassasjonsplan? En bevarings- og kassasjonsplan (BK-Plan) er en oversikt som viser hvilke arkiv eller arkivmateriale som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres og når det skal kasseres. Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Bevaring innebærer at arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden og bevart i et arkivdepot. Offentlige organ skal i henhold til arkivforskriften 16 utarbeide kassasjonsregler for arkivmateriale som ikke reguleres av bestemmelsene om arkivbegrensning i 14 eller bevaringspåbudene i 15. Riksarkivaren har utarbeidet utfyllende regler om tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver jfr Riksarkivarens forskrift kapitel 7 del III. Bestemmelsene angir hva som minimum må bevares for ettertiden av kommunens arkiver av historiske og forskningsmessige hensyn eller fordi de dokumenterer svært langvarige rettigheter. Fordi bestemmelsene er minimumsbestemmelser er kommunen pålagt å vurdere merbevaring, dvs. vurdere om mer materiale skal bevares enn det som er angitt i Riksarkivarens bestemmelser. Kommunen er også pålagt å fastsette kassasjonsfrister og nedfelle dem skriftlig. Kassasjonsfristene angir hvor lenge materiale som kommunen har vedtatt å kassere minimum skal oppbevares før det slettes eller destrueres. For å implementere reglene i den enkelte kommune, anbefaler vi at kommunen utarbeider en bevarings- og kassasjonsplan som gir en oversikt over hva som skal overføres til depot og hva som kan slettes/destrueres i den enkelte kommune, samt tidspunkt for sletting/destruering. Bk-planen kan enten være et selvstendig dokument vedlagt arkivplanen eller en del av arkivplanen. Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status Når man har fått oversikt over kommunens bevaringsverdige arkivmateriale, må man vurdere hvilke arkiver som skal overføres til depot og hvilke som skal overføres nytt samarbeid jfr. Arkivforskriften 21. Arkiv som ikke lenger er aktive bør overføres til depot. Dette kan være avsluttede perioder i det emneordnede sakarkivet eller objektmapper for objekter som ikke lenger er aktuelle. Behovet for tilgang til eksisterende arkiver, kan møtes på ulike måter, og kommunene må gjøre en konkret vurdering av hva som er hensiktsmessig i det enkelte tilfelle ut fra forventet bruksfrekvens, 26