Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

Transkript

1 Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap IV 1

2 Riksarkivarens forord I kommunene og fylkeskommunene finnes i dag et stort antall eldre fagsystemer som ikke er bevaringsvurdert og en stor mengde papirarkiver som ikke er ryddet og gjennomgått. For å sette bort og avlevere eldre digitale og papirbaserte arkiver må kommunene og fylkeskommunene vite hvilken dokumentasjon som er bevaringsverdige og hvilken dokumentasjon som kan kasseres. For arkiver som ennå ikke er skapt trengs også slik kunnskap. Det må legges til rette for bevaring og kassasjon i systemene og i arkivdanningen. "Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950", som trådte i kraft , beskriver hvilke sakstyper som skal bevares for ettertiden. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner har vært etterspurt lenge. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene fra 1986/1987 var utdatert tallets bestemmelser var laget med tanke på papirarkiv og tok i liten grad høyde for elektronisk arkiv. Endret begrepsbruk og endringer i oppgaver i forvaltningen gjorde de emnebaserte bevarings- og kassasjonsbestemmelsene uaktuelle. Rettighetsdokumentasjon var ikke tilstrekkelig ivaretatt i det gamle regelverket. Riksrevisjonens rapport i 2010 advarte dessuten om at bevaringsverdig materiale kunne gå tapt som følge av utdaterte bevarings- og kassasjonsregler. De nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens oppgaver. Dreiningen i metodikk, fra emnebasert til funksjonsbasert beskrivelse, krever en litt annen tankegang. Veiledningen som foreligger her, har til hensikt å utdype regelverket og selve metodikken som er brukt til å formulere bevarings- og kassasjonsbestemmelsene. Veiledningen er utarbeidet av en prosjektgruppe bestående av Gro Hendriksen (leder, Riksarkivet), Anna Malmø-Lund (Riksarkivet), Kari Remseth (KS), Tormod Engebu (IKAVA), Cecilie Kornsæter (Oslo byarkiv), Wibekke Skjødt Danielsen (Østfold fylkeskommune), May Britt Penne (Bærum kommune), Sidsel Liborg (Spydeberg kommune) og Jon Atle Haugen (Riksarkivet). Prosjektgruppen har innhentet innspill til veiledningen i flere omganger, først på struktur, så på innhold. Kommentarer har kommet fra de kommunale arkivmiljøene, KS og statsarkivene. Riksarkivaren ønsker å takke prosjektgruppen for arbeidet med veiledningen, og håper den vil være til god hjelp for kommunene og fylkeskommunene i arbeidet med bevaring og kassasjon. 2

3 1 Innledning Kort om veiledningen Målgruppe Innhold og struktur Hvorfor er kommunale arkiv viktige? Hva er kommunalt arkivmateriale? Kommunens og fylkeskommunens arkivansvar Administrasjonssjefens ansvar Arkivleders ansvar Hvorfor bør arbeidet med bevaring og kassasjon prioriteres? Gevinster Bevarings- og kassasjonsarbeidet i praksis Bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver Eldre eller nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser? Arkivbegrensing Bevarings- og kassasjonsplan for eksisterende arkiver Bevaring og kassasjon av nettsider Bevaring og kassasjon av foto og tegninger Bevaring og kassasjon av kart Hva innebærer kassasjon? Hvordan legge til rette for bevaring og kassasjon i fremtidige arkiver? Bevarings- og kassasjonsplanen steg for steg Arkivbegrensing i digitale arkiver Hvordan legge til rette for kassasjon og bevaring av innholdet i fagsystemer? Hvordan legge til rette for kassasjon i Noark-systemer? Merknader til forskriftens paragrafer

4 3.1. Innledende bestemmelser Formål Virkeområde Definisjoner Kassasjon Fastsettelse av kassasjonsfrister Vurdering av merbevaring Forholdet til bestemmelser om sletting i annet lovverk Fagspesifikke bestemmelser om materiale som skal langtidsbevares Administrasjon og politikk Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring Personalforvaltning og folkevalgte Kommunal og regional planlegging, byggesak og oppmåling Opplæring og oppvekst Helse og omsorg Sosial- og velferdstjenester Næring, miljø og samfunnsutvikling Kultur, idrett, friluftsliv og kirke Tekniske tjenester, brannvern og samferdsel Søknad om å få benytte eldre bestemmelser på eldre materiale

5 1 Innledning 1.1 Kort om veiledningen De nye bevarings- og kassasjonsreglene for kommuner og fylkeskommuner trådte i kraft De utgjør kapittel IV i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (heretter: Riksarkivarens forskrift) og er hjemlet i arkivforskriften 3-21 tredje ledd, jf. arkivloven 12. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene tar utgangspunkt i metodikken som ble utviklet i Bevaringsutvalgets rapport fra Bestemmelsene angir hva som minimum må bevares for ettertiden av kommunens og fylkeskommunens arkiver av historiske, kulturhistoriske og forskningsmessige hensyn. Bestemmelsene tar utgangspunkt i de to første bevaringsformålene i Bevaringsutvalgets rapport fra De to bevaringsformålene er i kommunal sammenheng: 1) å dokumentere kommunens/fylkeskommunens funksjon i samfunnet, utøvelse av myndighet, og rolle i samfunnsutviklingen 2) å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Regelverket inneholder også bevaringsbestemmelser for arkivmateriale som vil dokumentere rettigheter i svært lang tid fremover. Utover dette kan kommunen og fylkeskommunen selv vurdere hva som skal bevares og hva som skal kasseres (og hvor lenge dokumentasjon som skal kasseres skal oppbevares). Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Bevaring innebærer at arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden og bevart i arkivdepot. Bestemmelsene er funksjonsbaserte. Det vil si at bestemmelsene tar utgangspunkt i kommunens/fylkeskommunens funksjoner og oppgaver. En funksjon eller oppgave sier noe om hva virksomheten gjør. En funksjon eller oppgave vil ofte bestå av flere saksbehandlings- eller arbeidsprosesser som forteller hvordan virksomheten utfører oppgaven. For å lette arbeidet med innføringen av de nye reglene har Riksarkivaren utarbeidet denne veiledningen i bevaring og kassasjon for kommunale og fylkeskommunale arkiv. Veiledningen er laget av en tverrfaglig prosjektgruppe med medlemmer fra Arkivverket, KS, byarkiv, interkommunale arkiv, fylkeskommunale arkiv og kommunale arkiv Målgruppe Målgruppen for denne veiledningen er alle som skal arbeide med bevaring og kassasjon av kommunale arkiver eller som har ansvaret for håndtering av fylkeskommunens eller kommunens dokumentasjon i fagsystemer, sak/arkivsystemer, papirarkiver eller på andre medier. Veiledningen gir: en generell innføring i regelverket 5

6 råd om kassasjon av materiale skapt mellom 1950 og d.d. anbefalinger om hvordan kommunen og fylkeskommunen kan legge til rette for kassasjon i fremtidig arkivdanning merknader til paragrafene om hva som skal bevares innen de ulike fagområdene og sektorene case som belyser utvalgte problemstillinger som er behandlet i veiledningen Innhold og struktur Veiledningen består av følgende kapitler: Kapittel 1 Innledning: Beskriver veiledningens målgruppe, struktur og innhold. Redegjør for kommunens og fylkeskommunens ansvar for kommunale arkiver og for hva som i henhold til arkivoven med forskrifter skal regnes som arkivmateriale. Redegjør for formålet med langtidsbevaring og kassasjon av arkivmateriale. Kapittel 2 Bevarings- og kassasjonsarbeidet i praksis: Redegjør for bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver. Eksisterende arkiver omfatter alt arkivmateriale som ikke er ordnet og deponert, fra eldre og avsluttede arkiver til arkiver som fortsatt er i aktiv bruk. Kapittelet beskriver arbeidet med å lage en bevarings- og kassasjonsplan, herunder organisering av arbeidet, fastsettelse av kassasjonsfrister, bevaring og kassasjon på ulike medier og systemtyper som fagsystemer, Noark-systemer, papirarkiver, foto, kart, tegninger, nettsider m.m. Gir råd og veiledning om hvordan kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for bevaring og kassasjon i fremtidige arkiver. Kapittelet redegjør for viktigheten av dokumentfangst, arkivbegrensing og kassasjon. Det forklarer hvorfor kommunen og fylkeskommunen skal ta stilling til hvor lenge dokumentasjon skal oppbevares i forkant av arkivdanningen, og gjennomgår arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan steg for steg. Kapittelet gir også råd om innføring av nye systemer og hvordan kommunen og fylkeskommunen kan legge til rette for langtidsbevaring og kassasjon i fremtidige systemer. Kapittel 3 Merknader til forskriftens paragrafer: Kapittel 3 skal kunne brukes som et oppslagsverk og intensjonen er at omtalen av hver paragraf skal kunne leses separat. Vi anbefaler at alle leser de innledende bestemmelsene. Der forklares viktige begreper. Kapittel 3: 3.1 beskriver regelverkets innledende bestemmelser, første del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift. De innledende bestemmelsene i behandler regelverkets formål, virkeområde, definisjoner, kassasjon, fastsettelse av kassasjonsfrister og vurdering av merbevaring. Hver paragraf i regelverket utdypes og det redegjøres for endringer i forhold til eldre regelverk. 3.2 tar for seg de fagspesifikke bestemmelser om materiale som skal langtidsbevares, andre del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift. Kommunens og fylkeskommunens oppgaver gjennomgås i 4-8 til og med Hver paragraf i regelverket kommenteres og det 6

7 redegjøres for endringer i forhold til eldre regelverk. Det gis også eksempler på sakstyper som kan kasseres. 3.3 omhandler overgangsordninger og iverksetting, tredje del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift regulerer bruk av eldre bestemmelser på eldre materiale. Paragrafen kommenteres og det redegjøres for endringer fra eldre regelverk. 1.2 Hvorfor er kommunale arkiv viktige? Kommunal sektor har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Kommunale arkiver brukes blant annet til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i skolen, og hvordan pleietrengende ble ivaretatt. Kommunale arkiver er også en viktig kilde til kunnskap om samfunnet, og til lokal identitet. De dokumenterer alt fra endringer i næringsgrunnlaget, regional planlegging, kulturminnevern, krisehåndtering, kloakkutslipp, viltbestanden, foreningslivet, kulturtilbudet, hvor eiendomsgrensene gikk, og til hvilke endringer et bygg har gjennomgått siden det ble oppført. Kommunal og fylkeskommunal saksbehandling blir i økende grad digitalisert, og IKT har endret seg fra å være en støttefunksjon til å bli en integrert del av saksbehandlingen. Det samme gjelder for arkiv. Gode arkiver er en forutsetning for at kommuner og fylkeskommuner skal kunne utføre sine lovpålagte oppgaver, for at lokaldemokratiet skal fungere og for at den enkelte innbygger skal få dokumentert sine rettigheter Hva er kommunalt arkivmateriale? Mange forbinder ordet arkiv med sirlig ordnede rekker av arkivbokser eller sak/arkivsystem som ephorte, Public 360 og så videre. Arkiv i arkivlovens forstand omfatter mye mer enn det. Arkiv omfatter all dokumentasjon som skapes som ledd i kommunens og fylkeskommunens virksomhet, jf. arkivloven 2. Arkivloven definerer dokument som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesning, lytting, fremvisning eller overføring. Dette innebærer at alle aktiviteter som etterlater seg dokumentasjon i en kommune eller fylkeskommune, skaper arkivmateriale. Kommunale arkiver kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. 1.3 Kommunens og fylkeskommunens arkivansvar Kommunens og fylkeskommunens arkivansvar reguleres av arkivloven. Arkivloven med forskrifter regulerer håndteringen av arkiv gjennom arkivets livssyklus fra arkivet oppstår (som en følge av virksomhetens behov for dokumentasjon) og så lenge arkivet eksisterer. Arkivloven pålegger alle offentlige virksomheter, inkludert kommuner og fylkeskommuner, å ha arkiv. Gode arkiver er, som nevnt, en forutsetning for effektiv og etterprøvbar saksbehandling. Mangelfullt arkivhold vil kunne få negative økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for kommunen og fylkeskommunen. I tillegg til arkivloven med forskrifter, har også annet lovverk bestemmelser om arkiv. Offentlighetsloven pålegger kommuner og fylkeskommuner å føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter (offentlighetsloven 10). Særlovgivingen kan også inneholde dokumentasjonskrav og bestemmelser om når ulike typer dokumentasjon tidligst kan slettes. Vedtak som fattes i medhold av 7

8 personopplysningsloven kan gi pålegg om sletting av bestemte typer dokumentasjon, forutsatt at Riksarkivaren er hørt i saken. Kommunale og fylkeskommunale arkiv skal være ordnet og innrettet slik at de er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid (arkivloven 6). Arkivlovens formål er å sikre at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Dette gjelder også kommunale og fylkeskommunale arkiv. Kommunen og fylkeskommunen skaper og forvalter viktig samfunnsdokumentasjon. Kommuners og fylkeskommuners arkivansvar er på flere måter mer omfattende enn statlige organers arkivansvar. Statlige organer har ansvaret for sine arkiver så lenge de er i aktiv bruk, men etter år vil det juridiske eierskapet for bevaringsverdige arkiver overføres fra det statlige organet til Arkivverket. Arkivverket vil da bære kostnadene ved oppbevaring, vedlikehold, tilgjengeliggjøring og formidling av statlige arkiver som skal bevares for ettertiden. Kommunen og fylkeskommunen har selv ansvar for å oppbevare, vedlikeholde, tilgjengeliggjøre og formidle egne arkiver, også etter at kommunen/fylkeskommunen ikke lenger bruker dokumentasjonen aktivt i saksbehandlingen. Arkiver som inneholder rettighetsdokumentasjon skal som regel bevares svært lenge, og arkiver som inneholder dokumentasjon av historisk, kulturhistorisk eller forskningsmessig verdi skal bevares for all fremtid. I henhold til arkivforskriften 5-1 skal kommuner og fylkeskommuner opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiv. Dette inkluderer også digitale arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære: at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert ett sted i kommunen og fylkeskommunen at kommunen/fylkeskommunen har nødvendige lokaler til rådighet for å oppbevare arkiv, jf. kap. IV at kommunen og fylkeskommunen etablerer rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot. Det er ingen tidsbegrensing for kommunens og fylkeskommunens juridiske ansvar for egne arkiver i arkivloven. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning, men beholder selv det juridiske eierskapet til arkivene Administrasjonssjefens ansvar Administrasjonssjefen har det overordnede ansvaret for kommunens og fylkeskommunens arkiver (arkivforskriften 1, andre ledd). Det er administrasjonssjefens ansvar å påse at dokumentfangst, kassasjon og langtidsbevaring skjer i henhold til arkivloven med forskrifter. Dette skal skje på en måte som ivaretar kommunens og fylkeskommunens egne dokumentasjonsbehov, og som bidrar til forsvarlig og effektiv saksbehandling. Administrasjonssjefen har dermed også det overordnede ansvaret for å sikre at bevaringsverdig dokumentasjon blir bevart for ettertiden. Administrasjonssjefen har som øverste adminstrative leder ansvaret for å sørge for at virksomheten har en arkivtjeneste under daglig ledelse av en arkivansvarlig (arkivforskriften 2-1). Arkivtjenesten skal være felles for organet. Det er viktig at administrasjonssjefen sørger for at arkivtjenesten har 8

9 status, bemanning og kompetanse til å håndtere kravene som stilles til arkivtjenesten i en digital kommune eller fylkeskommune. Det er også viktig at administrasjonssjefen involverer den arkivansvarlige i prosesser i kommunen eller fylkeskommunen som får konsekvenser for arkiv og dokumenthåndteringen i virksomheten. Arkivforskriften pålegger kommuner og fylkeskommuner å utarbeide en arkivplan ( 2-2 Arkivplan, Riksarkivarens forskrift). Det er administrasjonssjefens ansvar å påse at virksomheten har en arkivplan og at den til en hver tid er oppdatert Arkivleders ansvar Arkivleder har det operative ansvaret for bevaring og kassasjon av kommunale arkiver. Med arkivlovens vide definisjon av arkivbegrepet, innebærer dette at arkivtjenesten og den arkivansvarlige (arkivleder) må ha oversikt over hva virksomheten skaper av dokumentasjon som ledd i utførelsen av kommunale eller fylkeskommunale oppgaver, og hvor denne dokumentasjonen befinner seg. Arkivleder må lede arbeidet med: å identifisere hvilke typer dokumentasjon som skal bevares i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommunale og fylkeskommunale arkiv å vurdere om kommunen eller fylkeskommunen vil bevare mer enn det som er lovpålagt å utarbeide kassasjonsfrister for dokumentasjon som kan kasseres. Arkivplanen er et viktig verktøy i arbeidet med bevaring- og kassasjon. Arkivleder må sørge for at virksomheten har en ajourført samleplan som viser hva arkivet består av og hvordan det er organisert. Arkivplanen bør omfatte virksomhetens samlede dokumentasjon og inkludere dokumentasjon som befinner seg utenfor det tradisjonelle arkivet. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Vi anbefaler at arkivplanen også viser hvilke arkiver som skal bevares for ettertiden, hvilke som kan kasseres etter et bestemt tidsrom, og hvor lenge materiale som kan kasseres skal oppbevares i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. 1.4 Hvorfor bør arbeidet med bevaring og kassasjon prioriteres? Det er store kostnader knyttet til å oppbevare og vedlikeholde papirarkiver og digitale arkiver. Undersøkelser som er gjort og Riksarkivarens tilsyn med kommunal sektor har avdekket at arkiv er et nedprioritert felt i mange kommuner og fylkeskommuner i dag. Mange kommuner og fylkeskommuner har ikke oversikt over hvilke arkiver som skal bevares eller kasseres. Dette medfører at det brukes like store ressurser på å oppbevare og vedlikeholde arkiver med lav bevaringsverdi som arkiver med høy bevaringsverdi. Tilsyn har avdekket at bevaringsverdige papirarkiver oppbevares slik at de på sikt blir ødelagt av mugg og sopp eller på andre måter går tapt. I tillegg blir det i liten grad tatt uttrekk av eldre fagsystemer. En kartlegging som nylig ble utført i regi av SAMDOK (samarbeid mellom kommunal sektor og Riksarkivaren for å sikre bevaring av samfunnsdokumentasjon), har beregnet at det i dag er minimum bevaringsaktuelle systemforekomster i kommunal sektor fra perioden , mens det bare er tatt 802 uttrekk i henhold til Statistikk for arkiv (2013). Undersøkelsen viser en tendens at antall fagsystemer øker proposjonalt med størrelsen på kommunen, slik at store 9

10 kommuner har et langt større antall fagsystemer enn små kommuner. Med så store etterslep er det viktig at kommunen og fylkeskommunen prioriterer riktig. Dersom det ikke tas grep for å sikre bevaringsverdig dokumentasjon i fagsystemer, vil viktig samfunnsdokumentasjon kunne gå tapt. I en digital verden må det legges til rette for bevaring og kassasjon før systemer tas i bruk og saksbehandlingen starter. Det er som regel både arbeidskrevende og dyrt å kassere arkivmateriale dersom det ikke er tilrettelagt for kassasjon i forkant av arkivdanningen. Dette gjelder digitale arkiver, i enda større grad enn papirarkiv. Dersom det ikke tilrettelegges for kassasjon, må kommunen bevare all dokumentasjon som skapes som ledd i kommunens og fylkeskommunens virksomhet. En sakstype som årlig har et volum på saker i en stor kommune, vil i løpet av en ti års periode akkumulere til saker Gevinster Riksarkivaren mener at et bevisst forhold til bevaring og kassasjon i kommunal sektor, vil frigjøre ressurser til å ta vare på arkivene med størst bevaringsverdi. En gjennomgang av virksomhetens prosesser med fokus på hvilken dokumentasjon som skapes og hvor lenge dokumentasjonen skal bevares, har flere gevinster: 1. Kommunen og fylkeskommunen vil få oversikt over og kontroll med hva slags dokumentasjon som skapes, hvor den lagres og hvem som har tilgang til den: Gjenfinning blir enklere og raskere, når man vet hva man har, hvor det er og ikke oppbevarer mer enn nødvendig Virksomhetskritisk dokumentasjon går ikke tapt Mer effektiv saksbehanding og høyere kvalitet på tjenestene Sensitiv dokumentasjon kommer ikke på avveie Viktig rettighetsdokumentasjon og kulturhistorisk, historisk og forskningsmessig dokumentasjon blir bevart for ettertiden Godt omdømme 2. Kommunen og fylkeskommunen kan kassere dokumentasjon når den ikke lenger har verdi som dokumentasjon. Dette sparer utgifter pga: Kommunen trenger ikke bruke ressuser på oppbevaring og vedlikehold av dokumentasjon lenger enn nødvendig Ikke nødvendig å migrere informasjonen til nye systemer etter et bestemt tidspunkt (når kassasjonsfristen er utløpt) Ikke nødvendig å ta uttrekk fra systemer for langtidsbevaring i depot Ressursene kan brukes på vedlikehold og sikring av virksomhetskristisk dokumentasjon, rettighetsdokumentasjon og dokumentasjon som har forskningsmessig, historisk og kulturhistorisk verdi. 10

11 2 Bevarings- og kassasjonsarbeidet i praksis Riksarkivaren anbefaler at kommuner og fylkeskommuner utarbeider en bevarings- og kassasjonsplan. Planen bør ta stilling til følgende spørsmål: Hva slags dokumentasjon skapes som ledd i kommunens og fylkeskommunens saksbehandling og tjenesteyting? Hvor finnes dokumentasjonen? Hvor lenge og hvor skal dokumentasjonen tas vare på? Kommuner og fylkeskommunr er ikke pålagt å utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan, men Riksarkivaren anbefaler at dette gjøres. Mye av arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan, blant annet beskrivelse av arkivene og setting av kassasjonsfrister, skal uansett gjøres i forbindelse med arkivplan. Planen blir en del av kommunens og fylkeskommunens arkivplan, enten som en integrert del eller som et vedlegg. En viktig grunn til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan er at kommunen og fylkeskommunen er pålagt å fastsette kassasjonsfrister ( 4-5 Fastettelse av kassasjonsfrister, kap. IV, Riksarkivarens forskrift). Det vil være hensiktsmessig å samle fristene i ett dokument, bevarings- og kassasjonsplan. Kassasjonsfrist brukes omtrent synonymt med oppbevaringsfrist. Oppbevaringsfrist betegner tiden fra et dokument blir skapt eller arkivlagt, til det skal kunne fjernes fra arkivet. Dersom man benytter begrepet oppbevaringsfrist sier man bare hvor lenge materialet minimum må bevares, uten at man har stilt krav til kassasjon. Kassasjonsfrist er derfor mer presist fordi det inkluderer at materiale man har bestemt seg for å kassere, faktisk blir kassert på fastsatt tidspunkt. Kassasjonsfrister skal nedfelles skriftlig, for eksempel i bevarings- og kassasjonsplan og/eller arkivplan, jf 4-5 pkt. 3. Kassasjonsfristene angis i egen kolonne i skjema for beskrivelse av arkivene/arkivseriene/systemet. Det må fastsettes kassasjonsfrister ved arkivmaterialet, slik at arkivmateriale ikke kasseres før dokumentasjonsbehovene bortfaller. En kassasjonsfrist angir når saker tidligst kan kasseres. Kassasjon kan tidligst skje når frister for minimumsoppbevaring i annet lovverk, er passert. Ved fastsettelse av kassasjonsfristene, må kommunen/fylkeskommunen vurdere hvor lenge det er behov for å oppbevare materialet av hensyn til: a) bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet lovverk b) organers egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov c) offentlige og private virksomheters og enkeltpersoners juridiske dokumentasjonsbehov. Det kan for eksempel ligge krav i annet lovverk som tilsier oppbevaring av arkivmateriale. Slike krav er styrt av hensynet til kortvarige rettigheter, klagefrister, regnskapsrevisjon m.m. Fristene som settes skal være de samme for ensartet materiale hos likeartede enheter i kommunen/fylkeskommunen. Det betyr eksempelvis at materiale som kan kasseres ved videregående skoler må oppbevares like lenge ved alle videregående skoler i fylket. Kommunen og fylkeskommunen er også pålagt å vurdere merbevaring ( 4-6 Vurdering av merbevaring, kap. IV, Riksarkivarens forskrift). Det er hensiktsmessig, med tanke på videre bruk, å nedfelle kassasjonsfrister og dokumentere at kommunen og fylkeskommunen har vurdert merbevaring i et eget dokument, bevarings- og kassasjonsplanen. 11

12 Bevarings- og kassasjonsplanen skal ikke sendes inn til Riksarkivaren for vedtak eller godkjenning. Den må imidlertid gjøres kjent og godkjennes internt i kommunen og fylkeskommunen, og bør inngå i arkivplanen. Bevarings- og kassasjonsplanen vil være et viktig verktøy når kommunen og fylkeskommunen skal gjennomføre kassasjon og deponere eldre materiale. Den er også et viktig verktøy når kommunen og fylkeskommunen skal legge til rette for bevaring og kassasjon i fremtidige arkiv. Oppsummert har bevarings- og kassasjonsplanen følgende mål: angi hvor dokumentasjonen som kommunen/fylkeskommunen er pålagt å bevare, befinner seg (se kap. 3) gi oversikt over kassabelt materiale beskrive hva kommunen/fylkeskommunen eventuelt ønsker å bevare utover det forskriften krever (merbevaring) gi oversikt over arkivene for å lette gjenfinning angi kassasjonsfrister for det som skal kasseres. I dette kapittelet gir vi praktiske råd om hvordan arbeidet med en bevarings- og kassasjonsplan skal organiseres og gjennomføres. Bevarings- og kassasjonsarbeidet krever ulik tilnærming ut fra om det retter seg mot allerede skapt arkiv eller om det gjelder fremtidig arkiv. Vi har derfor delt kapittelet i to: 2.1 Bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver 2.2 Hvordan legge til rette for bevaring og kassasjon i fremtidige arkiver? 2.1 Bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver På et eller annet tidspunkt oppstår behovet for å sette bort eller deponere eksisterende arkiver. Eksisterende arkiver brukes her om alle arkiver som er skapt av arkiv fra 1950 og frem til i dag, både eldre og avsluttede papirarkiver og fagsystemer. Det kan også være journalsystemer, sak/arkivsystemer eller papirarkiver som ikke er avsluttet, og som kanskje fortsatt er i bruk. I tillegg til journalsystemer og sak/arkivsystemer, benytter kommune og fylkeskommune et stort antall fagsystemer for behandling av sine oppgaver. Fagsystem brukes her om ethvert system som håndterer en eller noen få saksbehandlingsprosesser for virksomheten. Det vil variere i hvilken grad kommunene og fylkeskommunen har gjennomgått og kartlagt sine digitale og papirbaserte arkiver. En del kommuner har satt bort arkiver frem til 1964, mens andre har materiale helt tilbake til 1950 som ikke er gjennomgått med tanke på kassasjon. Mange kommuner og fylkeskommuner har ikke tatt uttrekk av eldre fagsystemer med bevaringsverdig dokumentasjon. I det følgende vil vi gi råd om hvordan man går frem for å lage en bevarings- og kassasjonsplan for arkiver som er skapt fra 1950 og frem til i dag Eldre eller nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser? Forskriften som trådte i kraft er gjort gjeldende for arkiver fra og med Det er gitt anledning til å søke (innen utgangen av 2018) om å få benytte eldre bestemmelser på materiale skapt frem til Man bør snarest mulig bestemme seg for om man vil benytte nye eller eldre 12

13 bevarings- og kassasjonsbestemmelser. Hvis man velger de nye bestemmelsene, trenger man ikke søke Riksarkivaren. Dersom man ønsker å benytte eldre bestemmelser må tillatelse innhentes hos Riksarkivaren. Søknaden om å benytte eldre bestemmelser må begrunnes. Avveiningen av hvilket regelverk som skal benyttes, bør styres av hvilke regler som passer til hvilken arkivdanning, men også i en viss grad av pragmatisme. Der kommunen eller fylkeskommunen allerede er i gang med ordning etter eldre bestemmelser, vil det være fornuftig å fortsette ordning etter de eldre bestemmelsene. Forutsetningen for å få benytte de eldre bestemmelsene er at man tar vare på rettighetsdokumentasjon fra alle individer, slik langvarige rettigheter er identifisert etter det nye regelverket. De eldre bestemmelsene tok ikke tilstrekkelig høyde for langvarige rettigheter. Hvilke bestemmelser som benyttes skal dokumenteres i arkivplanen Arkivbegrensing Når man gjennomgår papirbasert arkiv for bevaring og kassasjon vil man oppdage betydelige mengder materiale som kan arkivbegrenses, det vil si at det som kan fjernes fra arkivet og tilintetgjøres uten videre vurdering. Følgende materiale skal fjernes ved arkivbegrensing: 1. Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er utfylt. Fra dette er det følgende unntak: a) organet som har utstedt slikt materiale, skal arkivere ett eksemplar samt nødvendige forarbeider, b) dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. 2. Konsepter, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Fra dette er det følgende unntak: a) konsepter som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og sakens sammenheng, skal arkiveres, b) kopi av utgåede dokumenter skal arkiveres, c) andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres. 3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv. 4. Sakspapir som medlemmene av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer. 5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Arkivdokumenter som ikke har blitt brukt i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, kan altså arkivbegrenses. Godt gjennomført arkivbegrensning gir bedre oversikt og vil kunne frigjøre plass og ressurser til å beskrive arkiver som skal bevares for alltid eller for en bestemt periode. 13

14 2.1.3 Bevarings- og kassasjonsplan for eksisterende arkiver Riksarkivaren anbefaler kommuner og fylkeskommuner å lage en bevarings- og kassasjonsplan for de arkivene som skal gjennomgås for registrering og avlevering til arkivdepot. Bevarings- og kassasjonsplanen utgjør på den ene siden en liste over arkivbestanden. På den annen side utgjør planen en administrativ-juridisk oversikt, der kommunen/fylkeskommunen har samlet informasjon om bevaringspliktig dokumentasjon og frister for oppbevaring av dokumentasjonen. Administrasjonssjefen har ansvar for at kommunen og fylkeskommunen har oversikt over og har satt kassasjonsfrister for sitt materiale. I praksis vil det ofte være arkivleder eller annen arkivansvarlig som tar initiativ til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan. Det sier seg selv at planen vil variere i størrelse og omfang, fra kommune til kommune og fra fylkeskommune til fylkeskommune. Vi håper likevel å bidra til at planen oppfyller målene, slik de er angitt i innledningen av dette kapittelet Avgrensning av bevarings- og kassasjonsplan Når man går i gang med en bevarings- og kassasjonsplan bør man foreta en avgrensning, for at arbeidet ikke skal bli for omfattende eller til og med hindre at man kommer i gang. En avgrensning innebærer at man velger tilnærming og omfang for bevarings- og kassasjonsplanen. Omfanget bestemmes av hvilken tidsperiode og hvilke arkiver man vil kartlegge. Det vil variere i hvilken grad kommunen/fylkeskommunen har periodisert sine arkiver. Dersom arkivene allerede er delt inn i perioder kan man ta utgangspunkt i denne inndelingen. Dersom man skal i gang med å definere tidsperiode for planen, kan man dele arkivet inn i perioder ut fra endringer i kommunen/fylkeskommunens organisering og skjellsettende arkivmessige endringer. En mulig kartleggingsperiode, som defineres ut fra organisasjonsendringer, vil kunne strekke seg frem til 1964, da den første store kommunesammenslåingen etter 1950 fant sted. En annen endring er innføring av hovedutvalgsmodellen, der det politiske arbeidet i kommunen ble organisert på en ny måte. Perioder kan også bestemmes ut fra endringer i arkivdanningen. En viktig endring i arkivdanningen var omleggingen fra en desentralisert modell, med arkivtjeneste i alle etater og virksomheter, til opprettelse av sentralarkiv som i første omgang gjaldt et felles arkiv for sentraladministrasjonen. Innføring av elektronisk journal er en annen endring som kan gi grunnlag for inndeling i perioder. De ulike arkivnøkkelperiodene kan også danne utgangspunkt for inndeling av arkivbestanden i tidsperioder. Innenfor den tidsperioden som er valgt, kan man ta for seg ett og ett ansvarsområde. Ansvarsområder er for eksempel sosial- og velferdstjenester, grunnskoleopplæring eller kulturminnevern. Det blir et skjønnsspørsmål om man kartlegger et helt ansvarsområde under ett, eller om man stykker opp ansvarsområdet i oppgaver. Man kan for eksempel velge å kartlegge Plan og bygg under ett. Alternativt kan dette fagområdet stykkes opp, ved å ta plansaker for seg, byggesaksbehandling for seg, osv. Så snart man har bestemt hvilken del av arkivet man vil starte med, vet man mer om hvilke fagfolk man vil trenge å trekke inn arbeidet med planen. 14

15 Organisering av arbeidet med bevarings- og kassasjonsplan Arbeidet med bevarings- og kassasjonsplanen kan med fordel organiseres som et prosjekt. Det er viktig at arbeidet ikke defineres som et rent arkivprosjekt, men som et virksomhetsprosjekt. Virksomhetsprosjektet bør ledes av en prosjektgruppe. Sammensetningen av gruppen avhenger av hvordan man velger å avgrense planen og hvilke arkiver man har bestemt seg for å kartlegge. Er det først og fremst papirarkiver man vil fokusere på, eller er fagsystemer inkludert? Arkivpersonalet bør uansett delta i prosjektgruppen, og ofte vil den arkivansvarlige lede arbeidet med planen. Der fagsystemer er inkludert, er det som regel nødvendig å konsultere fagansvarlig for systemet og/eller it-personale. I tillegg til arkivfaglig og IKT-faglig kompetanse, bør prosjektgruppen ha juridisk kompetanse. Gruppen kan med fordel ha representanter fra de store fagmiljøene, de som har skapt mye arkiv. Det kan innhentes ekstern hjelp til arbeidet, men vi anbefaler ikke at oppgaven med å lage en bevarings- og kassasjonsplan settes ut i sin helhet. For prosjektgruppen vil det være mye å tjene på å undersøke de informasjonskilder som allerede finnes i kommunen og fylkeskommunen. Dersom kommunen/fylkeskommunen har arkivplan, er det naturlig å ta utgangpungt i den. Kartleggingen kan gjerne også ta utgangspunkt i eldre kartlegginger, som bestandsoversikter for papirarkiv eller oversikt over kommunens fagsystemer. Andre informasjonskilder vil være: Arkivnøkler, andre framfinningsverktøy og annen dokumentasjon som omhandler ordningsprinsippene og innholdet i arkivene Lover, forskrifter, interne retningslinjer og prosedyrer er indirekte kilder til informasjon om innholdet i arkivene og hva slags saksbehandlingsprosesser arkivene er et resultat av Arkivmedarbeidere og saksbehandlere med lang fartstid i organet er en viktig informasjonskilde, særlig når det gjelder eldre, avsluttede arkiv. For digitalt skapt arkiv vil viktige informasjonskilder være: Arkivnøkler kan være til god hjelp når sak/arkivsystem skal kartlegges Dersom det har foregått saksbehandling i systemet, kan saksbehandlingsrutiner og prosedyrer gi nyttig informasjon Dersom saksbehandlingen er regulert av lover og forskrifter, er det viktig å skaffe seg oversikt over disse Systemdokumentasjon, brukerhåndbøker og datamodeller gir verdifull informasjon om innhold og struktur i elektroniske systemer. Informasjonskildene som er nevnt over, gir viktig bakgrunnskunnskap for kartlegging og omtale av arkivene Generelt om kartlegging Etter at man har valgt hvilken tidsperiode og hvilke arkiver som skal kartlegges, kan det være lurt å systematisere kartleggingen ytterligere. Man kan velge ett av følgende utgangspunkt: kartlegging med utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens oppgaver, eller 15

16 kartlegging med utgangspunkt i de ulike etatenes/tjenestestedenes arkiver Kommunens/fylkeskommunens oppgaver som utgangspunkt for kartlegging Når man skal kartlegge kommunens og fylkeskommunens oppgaver fokuserer man på lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver. Oppgaven eller funksjonen sier noe om hva kommunen/fylkeskommunen gjør eller har gjort. En oppgave kan deles inn i underoppgaver. En oppgave kan bestå av en eller flere saksbehandlings- eller arbeidsprosesser. Prosessen forklarer hvordan kommunen/fylkeskommunen har utført en oppgave. En prosess består av et antall aktiviteter. Eksempel på en kommunal oppgave er forebyggende helsearbeid. En underoppgave kan være 4- årskontroll ved helsestasjon. Prosessen her består av aktivitetene innkalling til kontroll, selve kontrollen og oppfølging av helsekontroll. Dokumenter som skapes av aktivitetene er innkallingsbrevet, innføring i pasientjournal og eventuell dokumentasjon som skapes i forbindelse med oppfølgingen. En kartlegging med utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens oppgaver tar utgangspunkt i oppgavene slik de er beskrevet i bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, område for område. Kommunen eller fylkeskommunen har på forhånd tatt stilling til om den skal følge eldre eller nye bestemmelser for bevaring og kassasjon, se Når man tar utgangspunkt i oppgaver er første skritt å lokalisere og beskrive den bevaringsverdige dokumentasjonen. Utover journal og sak/arkivsystem - i hvilke andre systemer og løsninger finnes det bevaringsverdig informasjon? I hvilke papirserier eller fagsystemer er oppgaven sluttvurdering dokumentert? Man bør også kartlegge i hvilken grad systemer utveksler informasjon med hverandre. Hvis den samme informasjonen finnes flere steder, for eksempel ved at systemer utveksler informasjon med andre systemer, hvor skal den bevares? Det vil antakelig finnes mye redundant (duplisert) informasjon fra tiden da kommunen organiserte seg som mange arkivskapere. En fordel med å ta utgangspunkt i oppgaver er at kommunens oppgaver som regel er mer stabile størrelser enn det organiseringen av oppgavene er. Kommunens oppgaver strekker seg gjerne over lang tid, særlig hvis oppgaven er hjemlet i lov. En og samme oppgave kan over tid utføres av forskjellige enheter Tjenestesteder som utgangspunkt for kartlegging Som et alternativ til kartleggingen ut fra oppgaver, kan man ta utgangspunkt i de tjenestesteder som hadde ansvar for oppgaven. Man tar for seg ett og ett tjenestested i kommunen/fylkeskommunen, for eksempel plan- og bygningsetaten, et sosialkontor eller de videregående skolene. De ulike sakstyper som er skapt på tjenestestedene, for eksempel byggesaksbehandling ved plan- og bygningsetaten, behandling av søknader om sosialstøtte ved sosialkontoret eller karaktergivning ved de videregående skolene, beskrives nærmere. I kartleggingen av tjenestestedet stilles spørsmål som: Hvilke oppgaver utførte tjenestestedet i den gjeldende perioden? Hvordan var saksbehandlingsprosessen til den enkelte oppgaven og hva slags dokumentasjon resulterte saksbehandlingsprosessen i? Skal dokumentasjonen bevares eller kasseres i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene? 16

17 Ved kartleggingen av tjenestestedet vil det være nyttig å involvere de fagansvarlige for å fange opp alle oppgavene. Saksbehandlere som jobbet med fagsystemer er sentrale her. Når man har skaffet seg oversikt over arkivmaterialet må man beskrive materialet nærmere. Til hjelp i beskrivelsen kan man benytte skjema. I tillegg til skjematiske opplysninger vil det ofte være nødvendig med omtale av arkivmaterialet i fritekstfelt. Til sammen danner den skjematiske fortegnelsen og fritekstomtalen arkivbeskrivelsen. For mange vil dette være den mest spennende, men kanskje også mest krevende delen, av bevarings- og kassasjonsarbeidet. Beskrivelse av systemer og papirserier kan gjenbrukes i arkivplan og arkivkataloger. I neste avsnitt går vi nærmere inn på hvordan man kan beskrive arkiver, serier og systemer Kartlegging av papirarkiver Prosedyrene for beskrivelse av arkivene vil variere ut fra om det gjelder digitalt arkiv eller papirarkiv. For papirarkiv tar man gjerne utgangpunkt i serier. Serie er vanlig nivå i registreringsstrukturen til for eksempel Allment arkivskjema og ASTA, m.m. En serie inneholder vanligvis arkivsaker med ensartet innhold. Det kan være arkivsakene til samme saksbehandlingsprosess, for eksempel søknader om drosjeløyve. I slike tilfeller snakker man om enstypeserier. En serie kan også bestå av materiale med samme format, for eksempel møteprotokoller eller kopibøker. Når det gjelder papirarkiv er det naturlig å bruke mest tid og plass på å omtale de store seriene. Det kan være serier knyttet til bestemte oppgaver eller saksbehandlingsprosesser, eller serier som tilsvarer en kode i arkivnøkkelen. Dersom en velger å knytte bevarings- og kassasjonsbestemmelsene til kode i arkivnøkkelen, må arkivnøkkelen være egnet til formålet, altså at den er enkel å forstå og gir et dekkende bilde av materialet. Dersom bevarings- og kassasjonsplanen omfatter et svært langt tidsrom, kan det i enkelte tilfelle være aktuelt å la arkivperiodene danne enhetene i planen, som det blir knyttet bevarings- og kassasjonsbestemmelser til. Så langt det er mulig, bør en likevel prøve å identifisere serier innenfor en arkivperiode og la seriene være enhetene man omtaler og knytter bevarings- og kassasjonsbestemmelsene til. Papirbasert arkiv kan registreres ut fra hvordan arkivet er stilt opp, eller til og med etter arkivnøkkelen. For digitalt skapt arkiv har man ikke de samme mulighetene. Digitale arkiver benyttes her hovedsakelig om journalsystemer, sak/arkivsystemer og fagsystemer, men også nettsider, prosjektsider og læringsplattformer er digitale løsninger som kan skape arkiv Generelt om kartlegging av digitale arkiver Når man skal lage en bevarings- og kassasjonsplan for digitalt skapt arkiv, bør man først og fremst skaffe seg oversikt over hvilke systemer som har vært i bruk hos kommunen/fylkeskommunen. Man vil raskt finne ut at det har vært brukt en rekke digitale løsninger for håndtering av de kommunale oppgavene. I arbeidet med å skaffe oversikt, vil man finne både systemer som følger Noark-standarden og systemer som ikke følger Noark-standarden. Systemer som følger Noark-standarden er i all hovedsak 17

18 (generelle) sak/arkivsystemer. Disse systemene inneholder saksdokumenter og/eller dokumenter som journalføres. Det finnes også en større gruppe systemer som i arkivfaglige miljøer kalles fagsystemer, inkludert spesialiserte saksbehandlingssystemer, støttesystemer og registre som vanligvis ikke er basert på Noark-standarden. Systemer som er basert på Noark-standarden og andre IT-systemer, fagsystemer, beskrives i det følgende hver for seg Kartlegging av Noark-baserte systemer Systemer som er bygget etter Noark-standarden kan til en viss grad behandles likt når det gjelder bevaring og kassasjon. Riksarkivaren ga i 2010 retningslinjer for hvordan man skal foreta bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger, jf. rundskriv Som beskrevet i rundskrivet anbefaler Riksarkivaren følgende praksis for bevaring og kassasjon av journaler og arkivsystemer basert på Noark-standarden: Journalsystem basert på Noark-standarden versjon 1-3: Dokumentasjonen i Noark-baserte løsninger som følger standarden i versjonene 1, 2 eller 3, skal bevares. Årsaken til at man gir fritak for krav om kassasjon, er at etterkoding for bevaring eller kassasjon i eksisterende journalsystemer vil være omstendelig og tidkrevende. Journalsystem basert på Noark-standarden versjon 4 og 5 uten elektroniske dokumenter: Dokumentasjonen i Noark-baserte løsninger som følger standarden i versjon 4 eller 5 uten elektroniske dokumenter kan bevares. Hovedregelen er at informasjonen i slike systemer bevares, men dersom det allerede er kodet for bevaring eller kassasjon i henhold til Noarkstandarden så kan kassasjon gjennomføres på disse. Journal- og arkivsystem basert på Noark-standarden versjon 4 og 5 med elektroniske dokumenter: For systemer basert på Noark-standarden versjon 4 eller 5, der systemet har elektroniske dokumenter, kan det foretas kassasjon. Forutsetningen er at kassabelt materiale lar seg skille ut ved konkrete arkivkoder eller sakstyper. Arkivmateriale som er lagt i egne arkivdeler med kassasjon som formål eller arkivdeler som er mottatt som kopier fra andre arkivskapere, kan kasseres. Der kassasjon viser seg vanskelig av ovennevnte grunner bør dokumentasjonen bevares. Kommunal systemkartlegging i regi av SAMDOK-prosjektet viste at litt under 10 prosent av kommunale IT-systemer er NOARK-godkjente sak/arkivssystemer. I neste avsnitt beskrives prosedyre for kartlegging av systemer som ikke følger Noark-standarden (fagsystemer) Kartlegging av fagsystemer En hovedgruppe systemer som vanligvis ikke følger Noark-standarden, er fagsystemer. Begrepet ble tidligere brukt i arkivfaglige miljøer om IT-systemer som ikke var i henhold til Noark-standarden. Fra og med Noark-5 er ikke dette lenger tilfelle, da også fagsystemer nå kan være i henhold til Noarkstandarden (Noark-5). Fagsystem er et upresist begrep som tolkes veldig forskjellig. Noen definerer fagsystem kun som et elektroniske system som håndterer en eller noen få saksbehandlingsprosesser innenfor spesialiserte områder. Andre bruker begrepet om alle typer IT-systemer, herunder ulike støttesystemer og 18

19 registre som ikke håndterer saksbehandlingsprosesser, men som likevel oppbevarer informasjon som er vesentlig for å dokumentere virksomheten. Fagsystemer er bygget opp på mange ulike måter. Dette har inntil nylig betydd at hvert system måtte vurderes og håndteres individuelt hva gjelder bevaring. Metoder og verktøy har ikke vært særlig tilgjengelig, noe som har gjort bevaring veldig kostnadskrevende. Konsekvensen har vært at informasjonen i fagsystemer i alt for liten grad er blitt bevart. Noen faktorer taler imidlertid for at dette er i ferd med å kunne endre seg: 1) Det har internasjonalt de siste 5-10 årene blitt utviklet en del kvalitativt gode IT-verktøy som kan lette bevaring fra fagsystemer. 2) Svært mange av fagsystemene bruker relasjonsdatabaser og det finnes gode og effektive verktøy for å bevare informasjon fra slike baser. Når man skal kartlegge og beskrive fagsystemer, må man først spørre seg om systemet inneholder bevaringsverdig dokumentasjon i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, jf. Riksarkivarens forskrift kap. IV. Samme spørsmål må stilles hvis dataene skal migreres til nyere systemer eller systemversjoner. Hvis systemet ikke inneholder bevaringsverdig dokumentasjon kan det kasseres. Eksempler på systemer som inneholder utelukkende kassabel dokumentasjon kan være de fleste biblioteksystemer, tidsregistreringssystemer, visse økonomisystemer, og systemer for tidsregistrering eller planlegging av arbeidstid og turnus. Hvis systemet inneholder bevaringsverdig dokumentasjon, må det beskrives mer utfyllende. Dersom de bevaringsverdige oppgavene ikke allerede er beskrevet for det spesielle systemet, bør det gjøres senest innen man slutter å drifte systemet. System som håndterer saksbehandling må gjennomgås nøye. Hvis innholdet i systemet er unikt, det vil si at informasjonen ikke samtidig finnes i sak/arkivsystemet, bør man vurdere å bevare informasjonen fra systemet. Hvis all bevaringsverdig informasjonen som er lagt i systemet, også er arkivert andre steder, er ikke systemet å anse som bevaringsverdig. Det samme kan være tilfelle hvis systemet bare er «et steg på veien». Eksempler på dette er håndtering av anbud, tilbud etc., hvor det er anbudsprotokollen og selve kontrakten eller avtalen informasjonen resulterer i, som er bevaringsverdig. Så lenge sluttresultatet er tatt vare på i andre systemer som for eksempel sak/arkivsystem, er ikke et slikt fagsystem å anse som bevaringsverdig. Men her skal man kontrollere svært nøye at alt av bevaringsverdig informasjon er tatt vare på andre steder, før kassasjon kan skje. I enkelte tilfeller kan pdf-dokumentet danne tilstrekkelig dokumentasjon i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene. I svært mange andre tilfeller er ikke pdf-dokument tilstrekkelig, dette vil redusere gjenfinnings- og bruksverdien i depot. Derfor bør informasjonen som en hovedregel overføres til depot i strukturert form. Når man skal innlevere bevaringsverdig informasjon fra et system til depot, anbefales man allerede i startfasen å ta kontakt med sin kommunale arkivinstitusjon dersom kommunen er tilknyttet et kommunalt arkivdepot. Når man kartlegger fagsystemer i forbindelse med bevarings- og kassasjonsplan, må man beskrive systemet og innholdet i det. Innholdet i et fagsystem kan beskrives ved fritekst og/eller i tabellform, ofte vil begge nivåer være nødvendig. Registreringsnivået for digitalt skapte arkiv vil variere ut fra hvilken løsning som skal beskrives. Der et fagsystem har håndtert en enkelt saksbehandlingsprosess, vil oppgave og innhold kunne samsvare, slik at innholdet kan beskrives som en serie. På et logisk 19

20 nivå vil et fagsystem som håndterer søknad om barnehageplass kunne betraktes som en serie. Det anbefales at man beskriver systemet så godt som mulig. Navnet på systemet sier sjelden mye om systemet og hva det er blitt brukt til. Det er uansett nødvendig å beskrive hva slags funksjon systemet har eller hadde, og hva systemet inneholder. Minimumsopplysninger er: hvilken/hvilke arkivskaper/e har benyttet systemet systemets formål, hvilke oppgaver håndteres av systemet registreringsrutine og saksbehandlingsprosessen i systemet tidsrom systemet er benyttet. Den arkivfaglige beskrivelsen må suppleres med systemdokumentasjon. Ved kartlegging og beskrivelse av digitalt skapt materiale må man gjøre rede for hvordan systemet er bygget opp. Hvis systemet ikke er kartlagt eller beskrevet tidligere, må det kartlegges nå. Det må blant annet stilles spørsmål om systemet etterfølger et tidligere system, samt hvordan informasjonsflyten er mellom systemet og andre system eller registre. Kartleggingsskjema med flere spørsmål er vedlagt denne veiledningen. Nyere systemer er gjerne bedre dokumentert enn eldre systemer. Ved kartlegging av eldre systemer vil det mange ganger være nødvendig å intervjue it-medarbeidere og saksbehandlere som kjenner systemene godt. Så fremt det er mulig, anbefales det å se systemene i bruk. Det er i mange kommuner foretatt integrasjon mellom fagsystemer og kommunens sak/arkivsystemer. Et eksempel på en integrasjonsløsning er mellom et skoleadministrativt system og kommunens sak/arkivsystem. Integrasjonen håndterer gjerne arkivering av vitnemål til sak/arkivsystemet, samt knytning av dokumenter opp mot elevmapper i sak/arkivsystemet. Sak/arkivsystemet er da tenkt å ivareta det arkivverdige innholdet i fagsystemet. I slike tilfeller er det svært viktig å ha oversikt over om all relevant informasjon er med i integrasjonen, og ikke bare enkelte deler av systemet. Et system har mange muligheter for registrering av data. Bevaringsverdig informasjon kan derfor ofte ligge andre steder enn i pdf-dokumentene, eksempler er notatfelter, meldingsfelter eller i strukturert form. I tillegg vil informasjonen i et slikt system ofte være avhengig av en helhetlig samling av metadata for å være nyttig i ettertid. Hvis et fagsystem inneholder informasjon ut over det som blir overført gjennom integrasjonen med et sak/arkivsystem, eller det som blir overført ikke skaper et dekkende bilde av de prosesser fagsystemet er satt til å håndtere, skal også informasjonen i fagsystemet bevares. Det vil være nyttig å beskrive innholdet i systemene godt. Spesielt bør man skille mellom fagsystemer med bevaringsverdig dokumentasjon og fagsystemer med kassabel dokumentasjon. Kommunen og fylkeskommunen kan dermed slippe å ta uttrekk av dokumentasjon som ikke lenger har verdi eller som lovverket krever slettet av personvernhensyn. For alle digitale løsninger, dvs. fagsystemer med enstypeserier, mer komplekse fagsystemer, integrasjonsløsninger eller nettsider, er vellykket bevaring avhengig av om det er mulig å foreta 20