Arkivlovgivning i endring

Transkript

1 Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik

2

3 HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING?

4 Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille virksomhetens eget dokumentasjonsbehov, arkivene skal medvirke til at ulike demokratiske retter blir oppfylt, i tillegg har arkivene kulturhistorisk verdi.

5 Arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift utgjør kjernen i regelverket som regulerer arkivarbeidet i offentleg sektor. Arkivregelverket omfatter system og prosesser helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige virksomheten, til avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot og tilgjengeliggjøring for framtidig bruk.

6 Obs ingen av endringene som presenteres her er vedtatt enda Har vært på høring, er på høring eller skal på høring.

7 FORSKRIFT OM OFFENTLEGE ARKIV (ARKIVFORSKRIFTEN)

8 Arkivforskriftens innhold Arkivforskriften inneholder både overordnede retningslinjer for arkivorganisering og arkivlokaler, og mer detaljerte regler om arkivsystem og arkivprosesser. Forskriften gir i tillegg Riksarkivaren fullmakt til å gi utfyllende forskrift på en del områder.

9 Bakgrunn for revisjon av arkivforskriften Trådte i kraft Etter at arkivforskriften ble vedtatt har offentlege virksomheter i hovedsak gått over til elektronisk arkivdanning og arkivbevaring. En stor del av kommunikasjonen skjer i systemer uten arkivfunksjoner. Dokumentbegrepet i arkivloven er teknologinøytralt, men Mange detaljregler tas ut av forskriften noen videreføres i Riksarkivarens forskrift.

10 Nordland fylkeskommunes høringssvar 1. Arkivansvaret i offentlige organ Departementet foreslår i ny 1 at kravet om at organet skal ha egen arkivleder og arkivtjeneste skal bortfalle. Dette ser vi på som svært uheldig. Dagens krav i forskriftens 2-1 har vært viktig for å plassere et tydelig ansvar for arkivtjenesten, bygge opp om og heve kompetansen på feltet. Ved å ta vekk kravet om arkivleder og arkivtjeneste vil det arkivfaglige arbeidet bli svekket og fare for arkivtap øke. Nordland fylkeskommune ber om at disse kravene ivaretas av den nye forskriften.

11 Nordland fylkeskommunes høringssvar 6. Lagringsmedium Denne eller Riksarkivarens forskrift bør spesifisere om enkelte dokumenter i alle tilfeller skal oppbevares i originalformat og ikke makuleres. Eksempelvis arkivmateriale eldre enn 1950, og særskilt viktige dokumenter.

12 Nordland fylkeskommunes høringssvar 13. Journalperiodar I første avsnitt siste setning heter det: «Arkivperiodane bør vere på minst 4 til 5 år og følgje kalenderåra». Nordland fylkeskommune mener denne setningen bør strykes. Detaljer på dette nivået bør spesifiseres i Riksarkivarens forskrift. Dermed kan anbefalingen endres raskere i tråd med arkivfaglig utvikling.

13 Nordland fylkeskommunes høringssvar 22. Lagring av digitalt materiale utanfor Noreg Nordland fylkeskommune er i utgangspunktet positive til skyløsninger. Det er imidlertid flere problemstillinger knyttet til slike løsninger. Deriblant muligheten for ulovlig innsyn til personsensitiv informasjon og andre personopplysninger. Fylkeskommunen mener at et fullgodt vern av arkivene må sikres gjennom lovverket før en slik endring trer i kraft.

14 I tillegg: Internkontroll for arkiv Begrepet arkivplan byttes trolig ut. Mest positivt.

15 RIKSARKIVARENS FORSKRIFT

16 Riksarkivarens forskrifts innhold Går mer ned i detaljene enn arkivforskriften. Er i tillegg en sammenstilling av tidligere regler som hadde ulike hjemler, og av regler som var nødvendige for å regulere elektronisk arkivering.

17 Bakgrunn for revisjon av Riksarkivarens forskrift Hovedhensikten er å legge til rette for en snarlig iverksetting av den nye arkivforskriften som Kulturdepartementet har hatt på høring. Mye er videreføring, og ikke alt som bør utredes har vært utredet med sikte på å oppdatere regelverket. Forskriften fremstår i en vesentlig ny form - benyttet anledningen til en regelteknisk opprydding. Arkivverket vil fortsette arbeidet med oppdatering av Riksarkivarens forskrift.

18 Ikke alle paragrafer er behandlet i høringen Det er foreløpig ikke utarbeidet nye paragrafer i Riksarkivarens forskrift til følgende paragrafer i arkivforskriften: 4 (unntak fra forskriften for særlige organer), 5 (klassifikasjon), 26 (foreløpig deponering av elektroniske kopier), 27 (avleveringsplaner).

19 Hva er nytt/vesentlig? Krav om at organet utfører risikovurderinger og internkontrolltiltak (internkontroll for arkiv) Arkivverket vil komme med bestemmelser om hvordan internkontrollen for arkiv skal utføres. Skal tilpasses organet (størrelse, aktiviteter osv.). Blir det frislipp innen langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor? Og i så fall hvorfor? KS.

20 Hva er nytt/vesentlig? Forts. Bevaring og kassasjon Oppmykning av bestemmelsen om bekymringsmeldinger i kommunale barnevernstjenester. Kan slettes 5 år etter henleggelsesdato. Uproblematisk?

21 Hva er nytt/vesentlig? Forts. Konvertering fra analoge til digitale lagringsmedier Papirdokumenter kan erstattes av digitale eller andre lagringsmedier og papiroriginalen destrueres. Strenge krav til kvalitetssikring (løpende kontroll og dokumentasjon av prosessen). For eksempel ISO/TR Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records. Krav til å ivareta opprinnelig proveniens og struktur i arkivet. Unntak: Ikke adgang til å destruere papiroriginalen hvis denne kan ha særskilt historisk betydning. Ved tvil skal Riksarkivaren samtykke før evt. destruksjon. Originaldokumenter eldre enn 1950 kan i alle tilfeller ikke destrueres.

22 ARKIVLOVA (ARKIVLOVEN)

23 Om arkivloven Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, og særlig om arkiv i offentleg forvaltning. Formålet med arkivloven er å sikre arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at arkivene blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden, jf. arkivloven 1. Videre fastsetter arkivloven i 6 at «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid».

24 Bakgrunn for revisjon av arkivloven Riksarkivarens uttalelser. Hovedårsak: Det er behov for et tydelig arkivdanningsperspektiv i arkivloven.

25 Hvilke endringer utover arkivdanningsfokus kommer trolig? Bøtelegging compliance? Forankring av privatarkivarbeidet i arkivloven?

26 Arkivaction