Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder. Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks

Transkript

1 Bevaring- og kassasjon; Nytt regelverk og veileder Prinsen hotel 8. mars 2017 Jens Rønning IKA Trøndelag iks

2 Begrepsavklaring Bevaring: Ta vare på arkivmateriale for all ettertid Kassasjon: «arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert»

3 A.l.s formål 1. Føremål Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida

4 Bevaringskriterier: F1: Dokumentere off. organers funksjoner i samfunnet, deres myndighetsutøvelse, deres rolle i forhold til resten av samfunnet og deres rolle i samfunnsutviklingen (dokumentasjonsverdi) F2: Tilgjengeliggjøre materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som setter lys på samfunnsutviklingen (informasjonsverdi)

5 «Nytt» regelverk Gjeldende fra Erstatter kap. IV i Riksarkivarens forskrift Tilbakevirkende kraft (1950) Form av bevaringspåbud Funksjonsbasert Minimumsløsning Ansvar for MERbevaring lagt på kommuner og fylkeskommuner Veileder til regelverket kom april 2015

6 Gammelt regelverk: Pekte på hvilke sakstyper innenfor NKSarkivnøkkel som skulle kasseres. Rutinemessige saker, med liten og/eller kortvarig dokumentasjonverdi

7 Hva skal kasseres?

8 En revolusjon! Før: Hva skal kasseres? Nå: Hva skal bevares?

9 Hva skal bevares?

10 Veilederen til BK-forskriften: Innledning; målgruppe, kommunalt og fylkeskommunalt arkiv og arkivansvar, formål med bevaring og med kassasjon BK-arbeidet i praksis; fremtidige arkiver, eksisterende arkiver Merknader til forskriftens paragrafer; bl.a. endringer i forhold til eldre regelverk

11 Kommunale arkiver: Rettighetsdokumentasjon og kilder lokal og regional historie Alle aktiviteter som etterlater seg dokumentasjon i kommune eller fylkeskommune skaper arkiver Arkivansvaret regulert av arkivloven med forskrifter. Offentligloven og særlover virker også inn. Kommunalt arkivansvar større enn statlig

12 Rådmannens ansvar: «den arkivansvarlige bør ha oversikt over hva virksomheten skaper av dokumentasjon som ledd i utførelsen av kommunale eller fylkeskommunale oppgaver, og hvor denne dokumentasjonen befinner seg» «..rådmannens ansvar å påse at virksomheten har en arkivplan og at den til enhver tid er oppdatert»

13 Hvorfor nytt regelverk? Store kostnader ved bevaring og vedlikehold av både papirbasert og digitalt skapt materiale, samtidig som feltet er lavt prioritert i kommunene Digitalisering av kommunal sektor krever tilrettelegging for dokumentfangst, bevaring og kassasjon før systemer tas i bruk.

14 BK-arbeidet i praksis To deler: 1. Hvordan legge til rette for bevaring og kassasjon i fremtidige arkiver? 2. Bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver

15 BK i fremtidige arkiver: Hva skal dokumenteres? Hvor lenge og hvor skal dokumentasjonen tas vare på

16 BK i fremtidige arkiver: Kommunen og fylkeskommunen vil få oversikt og kontroll over hva slags dokumentasjon som skapes, hvor den lagres og hvem som har tilgang til den

17 BK i fremtidige arkiver: Kommunen og fylkeskommunen kan kassere dokumentasjon når den ikke lenger har verdi som dokumentasjon

18 BK i fremtidige arkiver: Hvilke aktiviteter/ hendelser skal dokumenteres? Hvordan skal de dokumenteres? Hvor skal dokumentasjonen lagres? Hvor lenge skal dokumentasjonen lagres i det digitale arkivet? Skal dokumentasjonen til slutt slettes eller skal den overføres til digitalt depot?

19 Gjennomføring Når? Store endringer Organisering? Prosjekt

20 Gjennomføring Kartlegging: Grov oversikt over kommunens oppgaver og fagområder Planlegg og avtal kartleggingsmøter med ledere og saksbehandlere for ulike fagområder eller tjenestesteder Gjennomfør kartleggingsmøter med leder og saksbehandlere

21 Gjennomføring Hvilke aktiviteter skaper/ burde skape dokumentasjon? Hvor er dokumentasjonen lagret? Er dokumentasjonen lagret flere steder? Kassasjonsvurdering fra leder og saksbehandler Brukes andre enheter/ fagområders dokumentasjon? Brukes dokumentasjonen av andre enheter/ fagområder? Er det hyppige henvendelser fra eksterne om bestemte typer dokumentasjon?

22 Kartleggingsrapport Beskriv fagområdene Hvilke enheter har ansvar for fagområdet? Hva slags dokumentasjon skapes? Hvor lagres dokumentasjonen? Beskriv kommunens sak/ arkivsystem, fagsystemer og evt. papirarkiver Redegjør for hva slags dokumentasjon som lagres i sak/ arkivsystemet eller i fagsystemer med NOARK-funksjonalitet

23 Kassasjonsfrister og merbevaring Vurder hvor lenge kommunen/ fylkeskommunen har behov for dokumentasjonen

24 Kassasjonsfrister og merbevaring Vurder hvor lenge dokumentasjonen har verdi som rettighetsdokumentasjon

25 Kassasjonsfrister og merbevaring Vurder om dokumentasjonen har kulturhistorisk eller forskningmessig verdi

26 Kassasjonsfrister og merbevaring Vurder hva det er hensiktsmessig å kassere i din kommune eller fylkeskommune - økonomiske besparelser - lettere gjenfinning av dokumentasjon

27 Kassasjonsfrister og merbevaring Lag oversikt over hvilken dokumentasjon som skal kasseres (knyttet til sakstyper eller paragraf i regelverket. Nedfell kassasjonsfrister skriftlig BK-plan bør inn i arkivplanen Utført kassasjon bør dokumenteres i arkivplan BK-plan skal ikke godkjennes av Riksarkivaren Meget viktig at BK-plan godkjennes av kommunens/ fylkeskommunens ledelse og gjøres kjent internt og brukes i hele virksomheten

28 Takk for meg!

29 Funksjonsområder: 4-8 Administrasjon og politikk 4-9 Økonomi, virksomhetsstyring, regnskap og innfordring 4-10 Personalforvaltning og folkevalgte 4-11 kommunal og regional planlegging, byggesak og oppmåling 4-12 Opplæring og oppvekst 4-13 Helse og omsorg 4-14 Sosial og velferdstjenester 4-15 Næring, miljø og samfunnsutvikling 4-16 Kultur, idrett, friluftsliv og kirke 4-17 Tekniske tjenester, brannvesen og samferdsel

30 Bevaring og kassasjon 4-12 Opplæring og oppvekst -Barnehage -Grunnskoleopplæring -Videregående opplæring -Skolefritidsordning -Musikk og kulturskolen -PPT -Oppfølgingstjenesten -Barnevern 4-13 Helse og omsorg 4-14 Sosial og velferdstjenester 4-15 Næring, miljø og samfunnsutvikling

31 Bevaringspåbud Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

32 Bevaringspåbud: Om alle elever bevares følgende dokumentasjon: Underveisvurdering, inkl. halvårsrapportering Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakterer og eksamenskarakter Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen

33 Bevaringspåbud: Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler arkivplaner

34 Nye regler for bevaring Alt annet kan kasseres Det store spørsmålet er når? M.a.o. hva er kassasjonsfristen for den enkelte sakstypen? Kassasjonsfristen skal nedfelles skriftlig Ikke forutsatt godkjenning av Ra Kommunens eget ansvar

35 BK-plan Hva skal etter regelverket bevares for all fremtid? Hva skal kommunen MERbevare for all fremtid? Når skal den øvrige dokumentasjonen kasseres?

36 Stor oppgave for kommunene Kartlegge alle funksjoner og all dokumentasjon skapt i hver funksjon Identifisere påbudt bevart dokumentasjon, vurdere MERbevaring, og sette kassasjonsfrister Samle alt i BK-plan

37 Finnes det hjelp? Veileder Trondheim byarkiv; BK-plan ferdig 2017 Innherred samkommune; Landbruksektor Stjørdal kommune: Barnehage Skaun; barnehage NTFK og STFK; BK-plan for fylkeskommuner IKA Rogaland; elevdokumentasjon KS; barnevern Rennebu kommune; Helse- og omsorg

38 Veileder til BK-forskriften 1. Innledning - Arkivets betydning, kommunens ansvar, viktigheten av BK 2. BK-arbeid i praksis 3. Forskriftens paragrafer - Tanken bak de enkelte bevaringspåbud - Forslag til kassasjon pr funksjon

39 Veileder til BK-forskriften 3. Hva skapes av dokumentasjon og hvor er den lagret? - Grov oversikt over kommunens oppgaver og fagområder - Planlegg og avtal kartleggingsmøter - Gjennomfør kartleggingsmøter med saksbehandlere og ledere - Kartleggingsrapport for hvert fagområde med opplysninger om: oppgaver, dokumentasjon, hvordan lagres dokumentasjon

40 Veileder til BK-forskriften 4. Hvor lenge skal dokumentasjonen bevares? - Historisk, kulturhistorisk, forskningsmessig verdi? - Hvor lenge verdi som rettighetsdokumentasjon? - Hvor lenge har kommunen bruk for dokumentasjonen administrativt? Juridisk?

41 Veileder til BK-forskriften 5. Lag oversikt over dokumentasjon som skal kasseres - Nedfell kassasjonsfrister skriftlig - Dokumentasjon på at kassasjon er utført bør inn i arkivplan - Viktig at administrativ ledelse i kommunen godkjenner BK-planen - Viktig at BK-planen gjøres kjent og brukes i hele virksomheten

42 «Bevare eller kaste?» Trondheim byarkivs prosjekt 200% i 3 år Bruker metode fra veilederen Utviklet verktøy Skal resultere i «digitaliseringshåndbok» Vilje til å dele!

43 43

44 Bevaring i depot Arkivet skal være kassasjonsbehandlet Arkivet skal være ordnet etter proveniens

45 Proveniensprinsippet Det viktigste grunnlaget for arkivteorien Vant frem etter den franske revolusjon Består av to deler

46 Ytre proveniens Et arkiv skal holdes samlet og adskilt fra andre arkiver

47 Ytre proveniens

48 Ytre proveniens (Nye) Ole Vig videregående skole (1997) - Ole Vig gymnas ( ) - Ole Vig gymnas/ vgs ( ) - Yrkesskolen i Skatval ( ) - Yrkesskolen i Stjørdal ( )

49 Ytre proveniens Inderøy kommune ( ) Inderøy kommune ( ) Mosvik kommune ( ) Inderøy kommune ( ) Inderøy kommune ( ) Sandvollan kommune ( ) Røra kommune ( )

50 Indre proveniens Arkivet skal bevares i sin opprinnelige orden, slik det ble skapt.

51 Generelt om arkiv og arkivdepot 2. Indre proveniens Arkivet skal bevares i sin opprinnelige orden

52 Indre proveniens 4-12 Opplæring og oppvekst 4) Videregående opplæring g) Lærekontrakt ( ) karakter til fagprøve

53

54

55 Arkivplan Af. 2-2 Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, en arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert.

56 Af. 2-2 (forts.) Arkivplan Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.

57 Arkivplan IKA Trøndelag har arbeidet med regionale samlinger i 4 år Målsetting: få adm. sjef til å godkjenne kommunens arkivplan 32 av 42 eierkommuner har hittil nådd dette målet

58 Arkivplan Al 8: Opplysningsplikt På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfylling av føremåla med lova ( )

59 Arkivplan Hva er overført til depot? Bevaringspåbud i hht gamle og nye regler Instruks for håndtering av eldre og avsluttet arkiv BK-plan

60 IKAs deponeringsinstruks Hjemlet i «Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar» Vedtatt av IKAs representantskap

61 Deponeringsinstruks 1. Hva skal deponeres? 2. Krav til arkiv som skal deponeres 3. Prosedyrer for gjennomføring av deponering 4. eringavpapirbasertarkiv1.1.pdf