Statusrapport SAMDOK 2015 Prioriterte oppgaver (pr )

Transkript

1 Statusrapport SAMDOK 2015 Prioriterte oppgaver (pr ) Oppgave 1 2 Privatarkiv Oppgave 3 5 Kommunale arkiv Oppgave 6 12 Arkiv i eforvaltning Sist oppdatert: /kf

2 Delprosjekt Privatarkiv 2015 prioriterte oppgaver Oppg PRIV-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status / Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 1 Privatarkiv høsting og langtidslagring Martin Ellingsrud (Arbark) Rolf Petter Waage (Stokke AS) Pål Mjørlund (Fylkesarkivet i Oppland) Stig Brunstad (Bergen Byarkiv) Torkel Thime (Statsarkivet i Stavanger, Norsk olje- og gassarkiv) Per Kristian Ottersland (RA) Ellen Røsjø (RA) leder Arne Kristian Groven (RA) fagressurs 1. Deltakende depotinstitusjoner forplikter seg til pilot. 2. Konkrete arkivskapere valgt ut. 3. Metode og verktøy prøvd ut i 4-5 institusjoner (31.12) 4. (2016) Evalueringsrapport og anbefalinger utarbeides Verktøy installert hos depotpiloter (Nordland og Aust- Agder fylkeskommune).noen startproblemer med Archivematica. SIARD installert og i bruk (flere deltakere har lang erfaring med bruk). Parallell pilot i privat sektor med installasjon av Noark5-løsning. Etablering av produksjonsløype i AV for innlasting, mottak og test av fagsystemer. avsluttes i Venter på: _ekstern teknisk bistand på Archivematica. _avklaring rundt valg av mottaksløsning i AV. 2 Danning og bevaring av privatarkiver Anja Jergel Vestvold (FMC/NA) leder June Wahl (IKA Kongsberg) Marit Nørve (NHO) Olav Sataslåtten (RA) Sigrun Rasmussen (RA) Kristin Brattelid (RA) Tor Are Johansen (ArbArk) Silje Bjørnsrud(NRK) 1. Velge ut områder som skal dokumenteres. Gjøres i dialog med arkivarer i privat sektor 2. Skisse ferdig for veiledning private arkivskapere - identifisering og tilrettelegging for arkivdanning, samt langtidsbevaring utkast ferdig (31.12) 4. (2016) Ferdig veiledningsdokument Opprettelse av arbeidsgruppe tok lang tid, men nå er gruppa i gang. Har hatt to møter for arbeidsdeling og planlegging av arbeidet. TIPH-prosjektet (DD-seksjonen). Avlevering fra Enova (Privatarkivseksjonen) avsluttes i

3 Delprosjekt Kommunale arkiv 2015 prioriterte oppgaver KOMM-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status/ Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 3 A-1 Kommunereform / Veiledning Bente Holmen (Larvik kommune) Ute pga sykdom Sidsel Liborg (Spydeberg kommune) Hilde Lange (Troms fylkeskommune) Monika Håland (Aust-Agder museum og arkiv) Petter Pedryc (IKA Trøndelag) Ingrid Nøstberg (Vestfold fylkesarkiv) Knut Knudsen (Statsarkivet i Trondheim) Anna Malmø-Lund (RA) leder I tillegg kommer en bredt sammensatt ressursgruppe 1. Nedsatt arbeidsgruppe som skal utarbeide veiledning 2. Grovskisse for veiledningen ferdig. 3. Utkast/skisse del 1 4. Høringsrunde del 1. (referansegruppe) utkast (del 1) ferdig (31.12) 6. (2016) Endelig utgave veiledning (del 1-3) ferdig Arbeid med del 1 i rute tar for seg fasen før vedtak fattes. Vil inneholde kort beskrivelse av/stikkord for hele prosessen og anbefalinger mht hva som kan gjøres i denne fasen. Arbeid med del 2 og 3 i gang: - Fasen fra vedtak til gjennomføring - Etablering av arkivfunksjon i ny kommune Tilbud fra formgiver som skal bidrar på design. Behov for avklaringer - AVs policy vedr. periodisering, overføring av aktive saker, håndtering av fagsystemer m.m. i reformen - Juridisk avklaring av interkommunale ordninger - personvern/håndtering av sensitive iopplysninger/datatilsynet. Arbeid med kommunereformen i AV KMDs arbeid med veiledning: - Har fått KMDs veiledning til gjennomsyn. - Ønskelig å samordne publisering AV/KMD. Rådmannspakken (nettside) råd til rådmennene om håndtering av arkiv i reformen. sluttføres i 2016med hovedfokus på del 2 og 3. Se også oppgave 3 A-2 Opplæring. 3 A-2 Kommunereform / Opplæring 2016: Arbeidsgruppe med deltakere fra IKA og statsarkiv. Ledes av et IKA/ statsarkiv. En fordel om en av deltakerne også sitter i Opplæringsgruppen. Nedsatt arbeidsgruppe som skal planlegge opplæring for kommunene på regionalt nivå, der statsarkiv og KAI samarbeider. Plan for Samdoks arbeid med kommunereform ferdig (2016) Start opplæring Oppstart våren 2016 Gjennomføres i

4 Oppg KOMM-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status/ Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 3 B Kommunereform / Synliggjøring 4 Digitalt depot i kommunal sektor Ingen arbeidsgruppe arbeidet pågår i delprosjektgruppen: Wenche Risdal Lund (IKA Kongsberg (IKAK)/ fra august Torleif Lind (IKAK) med vara: Anne Overland (IKA Tr.lag) Tom Oddby (LLP/Drammen byarkiv) Kari Myhre (NA/SA Trondheim)/ fra november Jean Philippe Caguet (NA/ Trondheim byarkiv) Anne Mette Dørum (KS) Harriet Terjesen (KS/Vestfold fylkeskommune) Kjetil Reithaug (SAKR) Lars Jørgen Sandberg (SAO) Anna Malmø-Lund (RA) Bjørn Bering (RA) KOMM Delprosjektgruppe (se over) Delprosjektgruppen utarbeider dokumenter om: (31.12) 1. Utfordringene med magasinkapasitet for papirarkiv i forbindelse med kommunereformen (Ingrid Nøstberg) 2. Utfordringene med interkommunale samarbeid og arkiv(tom Oddby) 3. Behovene for og utfordringene med å videreføre og styrke fylkeskommunale og kommunale fagmiljøer og institusjoner for arkiv i forbindelse med reformer(bjørn Bering). 1. Workshop for kommunal sektor. 2. Et omforent dokument som synliggjør de viktigste utfordringene ved digitalt depot i kommunal sektor (31.12) Arbeidet er i rute. Møte 16/12. Workshop gjennomført. Arbeidet med dokumentet noe forsinket. Rapport ferdigstilles innen 31/12. Utkast ferdig til siste møte 16/12. AVs posisjon på spørsmålet om depotløsninger i kommunal sektor Avsluttes i 2015 med ferdige dokumenter pr 31/ : Anbefales overført til AV for strategisk vurdering og videre oppfølging. 5 Synliggjøring av arkiv / tenketank KOMM Delprosjektgruppe (se over) 1. Etablere tenketank bestående av sentrale aktører innenfor arkivfeltet; riksarkivaren, organisasjoner representanter fra KAI m.fl. 2. Utarbeide strateginotat om hvordan arkivsektoren skal synliggjøres og hvordan arkivenes plass i samfunnet skal styrkes Uklart hva tenketanken skal være og hvordan den eventuelt skal supplere andre strategiske fora (SKATE, SAMDOK styringsgruppe m.m.) Anbefales (eventuelt) overført til linjen. Ikke SAMDOK-relevant. SKATE og andre samarbeidsarenaer Lagt på is / Behov avklares med Riksarkivaren 4

5 Delprosjekt Arkiv i eforvaltning 2015 prioriterte oppgaver Oppg EFORV-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status / Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 6 Løpende (tidl: synkron) overføring av digitale arkiv til depot (kommune) Ingen arbeidsgruppe pågår i EFORV delprosjektgruppe Jan Tore Helle (Bergen byarkiv) Tor Eivind Johansen (KDRS) Karin Gjelsten (LLP) Wibekke Danielsen (KS) Gunn Sværen (NA) Vigdis Stensby (SA Hamar) Synne Stavheim (RA) leder Hans Fredrik Berg (RA) Omdefinert i 2015 til kartlegging av pågående prosjekter og vurdering av mulige piloter for earkiv i kommunal sektor. Pilot hos IKA Kongsberg ligger foreløpig på is. Formål: Erfaringsutveksling og mulig basis for standardisering. Milepæler: 1. Grovoversikt ferdig innen 31/ (2016) Rapport med forslag til tiltak. Kartlegging av relevante prosjekter påbegynt i Flere kommuner har behov, men har valgt ulike løsninger. Velge ut eksempler vi vil se nærmere på: IKA-Kongsberg, Bergen kommune, Oslo kommune, (earkiv og Fasit),KDRS, IKAVA m.fl. Div. regionale prosjekter herunder oppgaver som er blitt tildelt midler i sluttføres i Etablere arbeidsgruppe som kan samle resultatene fra kartleggingen og fremlegge en rapport med forslag til videre arbeid. 7 Kompetansemiljø elektroniske arkiv TorEinar Johansen (KDRS) leder Kari Myhre (NA) Thomas Sødring (HiOA) Terje Varlid (SDep) Siw-May Bohlin (KMDep) (for Arkivledergruppa i dep.) 1. Etablering av arbeidsgruppe 2. Sluttføre innhenting av egenvurderinger fra universiteter, statlig sektor og organisasjoner (01.09) 3. Sammenstille egenvurderingene(15.09) 4. Gjennomføre workshop med aktuelle kompetansemiljø (tema: samhandlingsstrategi)(15.11) 5. Utarbeide endelig rapport med forslag til prioriterte samarbeidsområder (15.12) 6. (2016) Sluttføre anbefaling Arbeidet er sterkt forsinket, men ønskes gjennomført av alle parter. Kartlegging på det nærmeste ferdig i Statusrapport pr 31/ SAMDOK-konferansen? Nasjonal læringsplattform for kommunene (KS) Andre grupper/fora? sluttføres i

6 Oppg EFORV-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status / Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 8 Noark5 tjenestegrensesnitt Rune Sandland (KS) leder Kjetil Nilsen (Arkitektum AS) Hans Fredrik Berg (RA) Jon Atle Haugen (RA) Arbeidsgruppen fra 2014 er referansegruppe 1. Formalisere ny prosjektledelse 2. Innarbeide svar fra 1. høring 3. Organisere utvidet 2. høring 4. Innarbeide svar fra utv. høring (15.09) 5. Dokumentere nødvendige endringer i Noark 5(01.10) 6. Endelig rapport (01.11) 7. (2016) Sluttføre veiledning og kravspek Arbeidet er forsinket, men sluttføring er en forutsetning for revisjon av Noark5-standarden. AV har leid inn ekstern hjelp til å dokumentere nødvendige endringer i Noark5 v.4.0. Opprinnelig definert arbeid sluttført i Gjenstår å lage veileding. Revisjon av Noark5(4.0) sluttføres i Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv Anne Mette Dørum (KS) Hans Fredrik Berg (RA) 1. Etablering av arbeidsgruppe 2. Utvalg av relevante digitale tjenester og samhandlingstjenester (eksisterende og planlagte) i og på tvers av kommunal og statlig sektor (15.10) 3. Kartlegging og analyse av praksis og utfordringer ved journalføring og arkivering i slike tjenester, og arkivfaglige konsekvenser ved bruk av disse (01.12) 4. Utarbeidet handlingsplan med tiltak (01.12) Arbeidet er sterkt forsinket pga knappe ressurser i arbeidsgruppen. Oppgaven vurdert som sentral, men for omfattende for SAMDOK. Avgrenset til å finne eksempel på 3-4 relevante tjenestetyper som kan være basis for analyse og eventuelle anbefalinger. SKATE m.fl. 2016: Anbefales overført til AV for oppfølging under AV/KS samarbeidsmøter / faste direktørmøter (fra 1/1 2016). 10 Arkivarkitektur Ingen Opprinnelig definerte tiltak: Kravspesifikasjon Konkretisering av earkivløsningen Kartlegge forutsetninger for implementering av earkiv Utarbeide sluttrapport med anbefalte tiltak Oppgaven utgår pga sterk overlapp med andre tiltak i regi av SKATE, KS, RA m.fl. 6

7 Oppg EFORV-oppgaver Arbeidsgruppe Tiltak og milepæler Status / Videre arbeid Relaterte tiltak Neste aktivitet 11 Dokumentfangst fra e-post Arbeidsgruppe ikke etablert. Arbeidsgruppe fra 2014 ønskes videreført. Følgende personer har meldt interesse for å fortsette: Ivar Hille Lindtvedt (Hafslund) Kristin Sørby (Oslo kommune, plan og bygg) Trine Nesland (NA/ Diakonhjemmet) Lars Petter Marthinsen (BFDep) Gi innspill på sentrale områder til: 1. Revisjon av arkivregelverket 2. Ny Noark-standard 3. Oppfølging av Arkivlabben konkrete tiltak (forutsetter at lab blir opprettet i AV) 4. Arkivverkets nettsider konkret informasjon som bør inngå på ressurssiden for Arkivdanning Formål: å sikre god dokumentfangst fra e-post Gruppen har ikke vært fulgt opp i Rapporten fra 2014 innholdt anbefalinger om flere oppgaver som skulle følges opp i Arkivverket. Ingen konkrete oppgaver det er relevant å følge opp i SAMDOK. AV2020 Strategiske måll4: Effektiv og mer relevant digital dokumentfangst 2016: Anbefales overført til AV ref AV Standarisering av virksomhetsspesifikke metadata Ingen arbeidsgruppe etablert. 1. (01.07) Etablering av arbeidsgruppe 2. (01.07) Workshop om virksomhetsspesifikke metadata og spesialiseringer 3. (01.09) Gjennomgang av mekanismer for spesialisering og organisering av virksomhetsspesifikke metadata i Noark 5 4. (01.09) Identifikasjon av relevante forvaltningsområder der metadata bør standardiseres 5. Organisere definisjon og vedlikehold av felles metadata, inkl.utpeke av ansvarlige og etablere arbeidsgrupper (01.11) 6. Etablering av felles nettsted for definisjoner (nivå2-områder) (01.12) 7. (2016) Gjennomføres med ny tidsramme Ikke påbegynt i Anbefaling for 2016: Utvides og sees i sammenheng med andre oppgaver/aktiviteter som omfatter definisjon/bruk av metadatasett. SAMDOK2014: (Komm5) Felles autoriteter i arkivsektoren SAMDOK2015: _(Priv1) Metodikk for høsting og langtidslagring SAMDOK2016: _(eforv) Tjenestegrensesnitt Noark5 _(Komm) Bevaring fra kommunale fagsystemer NOARK ASTA o.a. Videreføres i Nytt mål: Standardisering av metadatakatalog/ autoritetsregister på tvers av sektorer med sikte på forenklet tilgjengeliggjøring kf/