Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T

2 1. Hva er gjort så langt? 1 av 4 September August Juni-Juli Mai April Mars Februar Januar Ca Prosjektleiarar på plass KAI-konferansen 2013, Arkiv i endring. Riksarkivaren om lovrevisjon og SAMDOK-arbeidet. Invitasjon til oppstartsmøter i strategigruppene (oktober) Etablert strategigrupper Foredrag Riksarkivaren på kontaktkonferansen i Møre og Romsdal Dialogmøte i Riksarkivet med KS, LLP, Norsk arkivråd og arkivleiarar i departementa Fagdag i Riksarkivet Ny metodikk i arbeidet med elektroniske arkiv med IKA Kongsberg og NXC Dialogmøte i Riksarkivet - KAI og Statsarkivene Møte med statsarkivarane om tilsynsarbeidet Utlysing av 2 stillingar (prosjektleiar). Søknadsfrist 16. april Innspel frå eksterne og interne til strategi-2017 Invitasjon til dialogmøte med KAI-leiarar og statsarkivarar (april) KAI leiarkonferanse ( ) Info til KAI-leiarar Notat frå Riksarkivaren om oppfølging av stortingsmeldinga 2. Hovedpunkter fra Arkivmeldingen Bevaring og tilgjengeleggjering av eigne arkiv er av dei lovbundne oppgåvene som kommunar og fylkeskommunar skal løyse innanfor ramma av det kommunale sjølvstyret. Dette er i tråd med det som gjeld for dei fleste oppgåvene i kommunal sektor, og det fører mellom anna til at oppgåvene må prioriterast innanfor det rammetilskotet som kommunane og fylkeskommunane disponerer. Arkivverket er i gang med å systematisere og forsterke tilsyns- og rettleiingsfunksjonane for kommunal sektor. Kulturdepartementet skal i styringsdialogen med Arkivverket fastsetje resultatkrav og krav til rapportering frå tilsyns- og rettleiingsarbeidet. Arkivverket skal i den samanhengen vurdere om tilsyn, rettleiing og andre verkemiddel er effektive for å nå resultatkrava i kommunal arkivsektor. Som ein del av Riksarkivarens rettleiings- og tilsynsfunksjon skal etaten medverke til at digitale depotordningar for

3 2 av 4 kommunal sektor blir etablerte. Dette skal skje i nært samspel med relevante aktørar i sektoren. Riksarkivaren skal ha eit nasjonalt ansvar for å føre dette samarbeidet vidare og utvide det til også å omfatte organisatoriske løysingar for eitt eller fleire digitale depot for kommunal sektor. Her bør ulike modellar kunne vurderast, medrekna reine samarbeidstiltak i kommunal regi og ei statleg vertsteneste for kommunale aktørar på oppdrag. Det er ein føresetnad her som elles at ansvaret for dei kommunale arkiva skal liggje hos den aktuelle kommunen, og at eventuelle tenester frå statens side har form av oppdragsverksemd. (Sitat St. M. nr 7 s ) 3. Hovedpunkter fra Ivars notat av 9. januar Meldingen slår fast at kommunale arkiver er kommunenes ansvar, dvs. en lovpålagt oppgave som skal løses innenfor rammen av det kommunale selvstyret og det statlige rammetilskuddet til kommuner og fylkeskommuner. Arkivverkets oppgaver er derfor avgrenset til å være tilsynsmyndighet, veileder og støttespiller for å bidra til gode løsninger. Vi skal ikke overta ansvaret for kommunale arkiver (ut over det som måtte følge av vedtak gjort med hjemmel i arkivloven 10 tredje ledd). Det er likevel lagt opp til at Arkivverket skal styrke sin virksomhet overfor kommunal sektor, som en videreføring og utvidelse av den systematisering og forsterking av innsatsen som allerede er i gang. Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel (min utheving) i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. Arbeidet skal også her i skje i nært samarbeid med relevante arkivfaglige miljøer og institusjoner. KUD vil i styringsdialogen med oss fastsette klarere resultatkrav. Hva ligger så i et bredt spekter av virkemidler? Dette må vi nok delvis finne ut av selv, men noe er også spesifisert (side 83f og 110): Det er sagt litt indirekte at vi bør føre videre de generelle tiltakene som vi mener har gitt viktige resultater i kommunal sektor: etablering av og støtte til IKAer og tilsvarende ordninger, oppdatering av regelverket (herunder spesielt vurdere normalinstruksen ), utdanningstiltak, Noark-standarden samt faglig samarbeid og veiledning. Systematisering og styrking av tilsyn og veiledning overfor den enkelte kommune og fylkeskommune, som vi allerede er i gang med. Utarbeidelse og innføring av nye kassasjonsregler: utarbeidelse er fullført, høringsrunde avsluttet, eventuell bearbeidelse samt implementering gjenstår. Videreføre samarbeidet om faglige løsninger for digitalt depot og utvide dette til også å omfatte organisatoriske løsninger (nasjonalt pådriveransvar hos Ra, bred forankring i sektoren, KS skal trekkes inn). Se også pkt. 5 nedenfor.

4 3 av 4 Massedigitalisering og digital publisering se også pkt. 6 nedenfor. Mye av dette er som nevnt i gang. I budsjettet for 2013 er det tildelt 3-4 stillinger til statsarkivene, spesifikt for dette formålet, og også i de andre statsarkivene er det vel foretatt en styrking av disse funksjonene. I BK-seksjonen i RA ble det opprettet en koordineringsstilling i Vi må vurdere om det er behov for ytterligere styrking av dette området, og i så fall med hvilken innretning. Videre må vi vurdere hvordan vi skal profilere vår innsats på området overfor kommunal sektor. 4. Oppsummering av eksterne innspill Tilbakemeldingene fra kommunal sektor beskriver et bredt spekter av utfordringer, fra arkivdanning til formidling: Mange er opptatt av dokumentfangsten i kommunal sektor og etterlyser mer fokus på arkivdanning som skjer utenfor tradisjonelle sak- og arkivsystemer, i fagsystemer, cloudløsninger osv. Det er bekymring for arkivdanningen i interkommunale samarbeid. Flere etterlyser et oppdatert regelverk som er tilpasset dagens elektroniske arkivdanning og gjerne ser litt fremover. Det er et uttrykt ønske i flere tilbakemeldinger om et nærmere samarbeid rundt Noark 5, tilsyn, bevaring og kassasjon, regelverksarbeid og om dokumentfangst i kommunal sektor generelt. Det er et betydelig behov for å styrke kommunenes bevissthet og kompetanse rundt elektronisk arkivdanning og langtidsbevaring. Det er ønskelig at Arkivverket kan ha en koordinerende rolle i dette. En viktig del av arbeidet må bestå i å spre kompetansen bedre utover i Arkivverket. Mange av tilbakemeldingene beskriver utfordringer og mulige tiltak innen digitalt depot, blant annet metodeutvikling knyttet til elektronisk skapt materiale, uttrekksløsninger og digitalt sikringsmagasin. Et helhetlig og oppdatert rammeverk for digitalt depot etterlyses.

5 4 av 4 Flere av innspillene beskriver også utfordringer knyttet til avlevering og ordning av papirarkiver. Det er et ønske fra kommunal sektor om utvidet samarbeid med Arkivverket om utvikling av gode løsninger for digitalt depot. Det er også ønsker om ASTA-samarbeid, og et samarbeid om utvikling av standarder og gode løsninger for digitalisering og tilgjengeliggjøring. Det er et bredt ønske om mer kontakt med Arkivverket, gjerne på et lavterskelnivå. Jevnlige kontaktmøter og annet etterlyses. Det er ønskelig at Arkivverket skal ha raskere saksbehandling og bedre informasjon om vedtak som berører kommunal sektor. Flere vil ha mer fokus på kompetanseutvikling og profesjonalisering av arkivfaget, særlig innen elektronisk arkiv, og ser dette som et potensielt samarbeidsområde.