Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger. oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 2010

Transkript

1 Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger oppsummering av resultatene etter spørreundersøkelsen 1

2 Svarprosent og svartidspunkt Kommuner (KOM) Svarprosent KOM: 89 % Svarprosent IKA: 68 % Svarprosent Oslo: 94 % Utsendelse 20. desember 1. Purring 10. januar 2. Purring 17. januar IKA Enheter i Oslo

3 Svarlogg 3

4 Hvem har svart? Østfold Vestfold Vest-Agder Telemark Buskerud Aust-Agder Møre og Romsdal Hordaland Rogaland Oppland Sogn og Fjordane Sør-Trøndelag Akershus Hedmark Troms ordland Finmark ord-trøndelag 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 95 % 94 % 93 % 93 % 89 % 88 % 88 % 87 % 85 % 80 % 76 % 76 % 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 120 % 4

5 7. Har organet levert bygningsfaglig tilstandsrapport til Arkivverket (jf. Riksarkivarens rundskriv av 2.7.)? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen 387 5

6 8. Deltar organet i en interkommunal arkivordning (IKA)? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen 395 6

7 8. Deltar organet i en interkommunal arkivordning (IKA)? Pr fylke Vest-Agder Møre og Romsdal Østfold Aust-Agder Hordaland Finmark Sogn og Fjordane Troms Hedmark Rogaland Vestfold Sør-Trøndelag Buskerud Oppland Telemark 100 % 100 % 95 % 94 % 94 % 93 % 91 % 90 % 89 % 88 % 87 % 86 % 86 % 84 % 82 % ordland 64 % ord-trøndealg 53 % Akershus 10 % 7

8 9. Hvilken ordning? 1 IKA Østfold 2 IKA Kongsberg 3 IKA Vest-Agder 4 IKA Rogaland 5 IKA Hordaland 6 IKA Møre og Romsdal 7 IKA Trøndelag 8 IKA Troms 9 IKA Finnmark 10 IKA Opplandene 11 Arkiv i ordland 12 Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane 13 Aust-Agder kulturhistoriske senter Denne undersøkelsen 314 8

9 10. Hvilke tjenester benytter organet hos IKA? 1 Bruker IKA som depot for elektroniske arkiver 2 Bruker IKA som depot for papirarkiver 3 Bruker IKA som faglig ressurs Denne undersøkelsen 319 9

10 11. Har organet benyttet seg av depotfunksjonen i IKAordningen det siste året? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

11 12. Overfører organet arkivmateriale til andre arkivordninger? 1 Fylkeskommunalt arkiv 2 Har arkivdepot hos en annen kommune 3 Et statsarkiv 4 Organet har en egen depotordning 5 Annet, spesifiser her Denne undersøkelsen

12 26. Er organets lokaler for depot i henhold til arkivforskriftens kap. IV når gjelder følgende kriterier? Ja ei Vet ikke avn % % % Vern mot brann 73,6 % 18,7 % 7,7 % 91 Vern mot fukt 70,3 % 17,6 % 12,1 % 91 Vern mot påvirkning fra klimatiske forhold 80,0 % 7,8 % 12,2 % 90 Vern mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang 81,1 % 10,0 % 8,9 % 90 12

13 27. Er organets lokaler for bortsetting i henhold til arkivforskriftens kap. IV når gjelder følgende kriterier? Ja ei Vet ikke avn % % % Vern mot påvirkning fra klimatiske forhold 69,3 % 18,9 % 11,9 % 387 Vern mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang 79,2 % 16,1 % 4,7 % 385 Vern mot brann 64,9 % 24,9 % 10,1 % 385 Vern mot fukt 53,3 % 27,9 % 18,8 %

14 28. Er organets lokaler for daglig arkivering i henhold til arkivforskriftens kap. IV når gjelder følgende kriterier? Ja ei Vet ikke avn % % % Vern mot brann 60,5 % 29,9 % 9,6 % 385 Vern mot fukt 74,8 % 13,8 % 11,4 % 385 Vern mot påvirkning fra klimatiske forhold 77,1 % 12,2 % 10,7 % 384 Vern mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang 73,0 % 18,2 % 8,8 %

15 29. Har organet etablert ordninger for betjening av publikum som ønsker tilgang til arkivene? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

16 33. Benytter organet standardisterte elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer (oark-systemer)? 1 Elektronisk journalføring og papirarkiv 2 Elektronisk journalføring og blandet elektronisk og papirarkiv 3 Elektronisk journalføring og helelektronisk arkiv 4 Benytter ikke Denne undersøkelsen

17 34. Har organet en arkivplan i henhold til arkivforskriften 2-2? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

18 35. år ble den sist revidert? eller før Denne undersøkelsen

19 36. Har organet rutiner for overføring av arkivmateriale fra desentraliserte enheter som skoler og lignende til sentral oppbevaring i organet? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

20 39. Har organet fagsystemer med egen innebygd journal- og arkivfunksjonalitet? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

21 41. Har organet rutiner for regelmessige uttrekk fra fagsystemer og oark-systemer med tanke på bevaring? 1 Ja 2 ei Denne undersøkelsen

22 48. Hvordan håndterer organet utfasede/avsluttede elektroniske systemer? 1 Bevarer systemuavhengig uttrekk 2 Tar vare på server med system 3 Tar utskrift fra systemet, og bevarer informasjonen på papir 4 Har ikke rutiner for dette Denne undersøkelsen

23 49. Dersom organet setter ut tjenester til private, stiller organet da krav om at: Ja ei avn % % Arkivdanningen skal være i henhold til arkivloven med forskrifter 66,8 % 33,2 % 190 Arkivet skal avleveres til organet 61,8 % 38,2 % 173 At organet skal ha eierskap til dataene som produseres 61,6 % 38,4 %

24 50. Dersom organet deltar i interkommunalt samarbeid, hvilke av følgende punkter som regulerer samarbeidet er inkludert i avtalen? 1 Krav om at arkivdanningen skal være i henhold til arkivloven med forskrifter 2 En klar ansvarsfordeling for arkivdanningen 3 Definisjon av hvem som har depotansvar for arkivet som blir produsert i samarbeidet Denne undersøkelsen

25 Spørreundersøkelsen Hva skjer nå? Rapporter tilsendes statsarkivene (uke 8) Statsarkivarene følger opp basert på versting -listen, som er basert på svarene fra tre spørsmål undersøkelsen: 1. Ikke svart på undersøkelsen 2. Ikke medlem i IKA 3. Ikke avlevert/deponert hos IKA eller statsarkiv Statsarkivene rapporterer til Riksarkivaren som en del av årsmeldingen. Riksarkivaren melder funnene videre til departementet og kommer samtidig med tilbakemelding til statsarkivene 25

26 Spørreundersøkelsen 2011 Mulige endringer neste år: Annet utsendelsestidspunkt (sannsynligvis november) Justering av spørsmål Innsetting av tekstfelt til sluttkommentar Endrede rapporter etter innspill fra statsarkivarene Ellers hovedsakelig det samme 26