Uttrekk fra elektroniske arkiver

Transkript

1 Uttrekk fra elektroniske arkiver

2 Program Kl. 09:30 Registrering og kaffe Kl. 10:00 11:00 Velkommen og innledning v/morten Evensen Arkivverket orienterer og demonstrerer Arkade 5 v/joachim Fugleberg (Arkivverket) Kl. 11:00 11:45 Vi presenterer prosjekterfaringer og ser nærmere på feiltyper, årsaker og metode for retting. v/morten Evensen og Paul Hoseth (Stiftelsen Asta og Netcompany) Lunsj med enkel servering Kl. 12:30 13:15 Presentasjon og demonstrasjon av Asta Mapper. v/morten Evensen og Trond Negaard (Stiftelsen Asta)

3 Stiftelse etablert av Riksarkivet, Statsarkivene og Arkivforbundet (tidl. Landslaget for lokal- og privatarkiv) Arkivsystem: ASTA 5 (historiske arkiv) Publiseringsløsning: ARKIVPORTALEN Digital deponering: ASTA MAPPER Kartlegging, bevarings- og kassasjonsplaner, ordning, arkivdanning og klargjøring av papirarkiver for avlevering Totalleverandør av arkivtjenester: Arkivordning Uttrekk av elektroniske arkiver Andre arkivfaglige konsulenttjenester Lagring 35 høyt kvalifiserte ansatte med mange års erfaring med arkivarbeid

4 Bevaringsverdig informasjon Under 10% av kommunalt materiale fra er sikret

5 Uttrekk fra arkivsystemer 54% av norske kommuner har aldri gjort det

6 Vi står i fare for å miste Norges hukommelse for tiden Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) Kostnad ved uttrekk for langtidsbevaring: opptil 2 mrd. i samlet kostnad deponeringer ligger i backlog

7 Bakgrunn Digital saksbehandling og arkivering innføres Svært få deponeringer fra elektroniske arkivbaser skaper et «etterslep» Arbeid med ASTA MAPPER igangsettes Inntaksstopp midlertidig for digitale arkiver (!) ASTA MAPPER ferdigstilles

8 ASTA MAPPER ASTA MAPPER er et system for maskinell deponering av arkiv. Det etablerer raskt oversikt over arkivets tilstand feil og avvik rettes og dokumenteres i henhold til Arkivverkets deponeringskrav

9 ASTA MAPPER ASTA MAPPER er et system for maskinell deponering av arkiv. Det etablerer raskt oversikt over arkivets tilstand feil og avvik rettes og dokumenteres i henhold til Arkivverkets deponeringskrav

10 ARKIVVERKET Deponering og Arkade 5

11 Uttrekk av elektroniske arkiver

12 Asta Mapper Analyse Rette Bevare

13 ASTA MAPPER ASTA MAPPER er et system for maskinell deponering av arkiv. Det etablerer raskt oversikt over arkivets tilstand feil og avvik rettes og dokumenteres i henhold til Riksarkivets deponeringskrav

14 ASTA MAPPER ASTA MAPPER er et system for maskinell deponering av arkiv. Det etablerer raskt oversikt over arkivets tilstand feil og avvik rettes og dokumenteres i henhold til Riksarkivets deponeringskrav

15 ASTA MAPPER Tre erkjennelser som ligger til grunn for utviklingen av Asta Mapper

16 1. ALLE ARKIVER MÅ ORDNES Heller ikke arkivdatabaser er feilfrie. Ryddejobben kan synes uoverkommelig. ASTA MAPPER gjør dette maskinelt. - Logiske feil spesielt skumle. Inkonsistens Feil i arkivdata Mangelfulle registreringer

17 2. DATAENE MÅ «OVERSETTES» Hvert system har sin måte å lagre dataene. Arkivverket har utarbeidet standardiserte deponeringskrav - Språk (XML) - Struktur og omfang (Noark) - Tester (Arkade m.fl)

18 3. DET MÅ STILLES KRAV TIL PROSESSEN - Når leverandørenes uttrekksprogrammer er ikke «godt nok» - Hva som skjer med dataene fra databasedump til deponering kan ikke være en sort boks - En god prosess fjerner feilkilder og standardiserer

19 KONTROLL PÅ PROSESSEN? - Når leverandørenes uttrekksprogrammer er ikke «godt nok» - Hva som skjer med dataene fra databasedump til deponering kan ikke være en sort boks - En god prosess fjerner feilkilder og standardiserer Script Analyse Uttrekk System uttrekks modul Database Deponering

20 KONTROLL PÅ PROSESSEN? - Når leverandørenes uttrekksprogrammer er ikke «godt nok» - Hva som skjer med dataene fra databasedump til deponering kan ikke være en sort boks - En god prosess fjerner feilkilder og standardiserer Script Analyse Uttrekk Avvist System uttrekks modul Database Deponering

21 ASTA MAPPER Hvem gjør hva?

22 ASTA MAPPER Hvem gjør hva? Det finnes mange teknikere

23 ASTA MAPPER Hvem gjør hva? Det finnes mange teknikere og vi har mange arkivarer

24 ASTA MAPPER Hvem gjør hva? Relativt få sånne Det finnes mange teknikere og vi har mange arkivarer

25 ASTA MAPPER Hvem gjør hva?

26 ASTA MAPPER Hvem gjør hva?

27 ASTA MAPPER Hvem gjør hva? TEKNIKEREN Utfører tekniske oppgaver på oppdrag fra uttrekkskonsulenten. Tekniske løsninger gjenbrukes i fremtidige prosjekter av uttrekkskonsulenten. UTTREKKSKONSULENTEN Arkivkyndig og ansvarlig for uttrekksprosessen ovenfor arkiveier. ARKIVEIER Formelt ansvarlig for innholdet i uttrekket. Beslutningstaker.

28 ASTA MAPPER TEKNIKER KONSULENT ARKIVEIER Depot

29 ASTA MAPPER - uttrekk Public 360..og fagsystemer

30 ASTA MAPPER - analyse

31 ASTA MAPPER - korreksjon

32 ASTA MAPPER - deponering

33 ASTA MAPPER TEKNIKER KONSULENT ARKIVEIER Depot

34 ASTA MAPPER TEKNIKER KONSULENT ARKIVEIER Depot

35 Asta Mapper Analyse Rette Bevare