Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger

Transkript

1 1. Om interkommunalt samarbeid 2. Kort om Riksarkivarens veileder 3. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid 4. Hva gjør vi med eksisterende 5. Kommunale aksjeselskap

2 1. Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene?

3 1. Om interkommunalt samarbeid, forts. - arkiv ikke en viktig del av - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig

4 1. Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse arkivutfordringer rundt interkommunale? (først og fremst rådmannen)

5 2. Veilederen Arkiv og interkommunale - kokebok for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet rettssubjekt sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter) - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap

6 2. Veilederen, forts. Arkiv og interkommunale - samarbeidsformer: a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens 27 c) samarbeid etter kommunelovens 28 (vertskommune) d) kommunalt aksjeselskap e) samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: a) skal følge offentleglov og arkivlov b) skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven c) skal ikke følge offentleglov eller arkivlov

7 3. Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale? - tør arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir de en del av saksutredningen?

8 4. Hva gjør vi med eksisterende? - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av nærmeste kommunale arkivinstitusjon (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)

9 4. Hva gjør vi med eksisterende? Interkommunale selskaper der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT (D-IKT) ( 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammen Havn (Drammensregionens interkommunale havnevesen) ( 27) Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Teater og Kulturhus, Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse

10 5. Kommunale aksjeselskaper - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova - selskapet kan selv velge å følge arkivloven - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot

11 5. Kommunale aksjeselskaper Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%)

12 Tilslutt: Arkiv og interkommunale Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må sammen spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale kommer på dagsorden i den enkelte eierkommune.