Bevaring av fagsystem og Noark 5

Transkript

1 Bevaring av fagsystem og Noark 5 Thomas Sødring Førsteamanuensis Arkiv Høyskolen i Oslo og Akershus [email protected] P-R / /34

2 I dag skal vi Litt om HiOA Snakke litt om Fra danning til bevaring i Noark 5 sammenheng Noark 5 kjerne som TOA Innhold og struktur til Noark 5 avleveringer Demonstrasjon av en åpenkildekode Noark 5 kjerne som er under utvikling og uttrekksmodulen 2/34

3 Bevaring av fagsystem Depot kan lagre eller bevare Lagring av arkiv Lage en SQL/XML Dump av tabellene Tid utfordrer forståelsen Bevaring av arkiv Noe mer ærverdig Arkivteori som ligger i bunn Synlige arkivdokumenter og transaksjoner Tid utfordrer ikke forståelsen 3/34

4 Bevaring av fagsystem Vi vet at det er store problemer tilknyttet bevaring av fagsystem spesielt i kommunalt sektor Disse oppstår fordi man har bare tenkt danning Det finnes to meninger om hva vi skal gjøre Sette inn resurser for å fange produksjonen av arkivdokumenter Start på nytt og bygg noe som gjør jobben riktig 4/34

5 arkivdanning arkivbevaring arkivdanning og arkivbevaring er 2 sider av samme sak Skal danningsbehov bestemme bevaringen? Skal bevaringsbehov bestemme danningen? Eller er det en kombinasjon av begge? Det er her jeg opplever styrken i Noark, stiller krav til hvordan arkivene dannes basert på hvordan de skal bevares Høyskolen i Oslo og Akershus 5/34

6 1 2 3 Noark 5 standarden Metadata katalog Avleverings formater 4 Elmag/DIAS danning bevaring 1) 2) 3) 4) Høyskolen i Oslo og Akershus 6/34

7 arkivdanning Metadata katalog arkivbevaring arkivdanning og arkivbevaring er 2 sider av samme sak Metadatakatalogen binder dem sammen Høyskolen i Oslo og Akershus 7/34

8 Noark 5 indre kjerne Grunnlegende funksjonalitet for journalføring og arkivering Metadata Arkivstruktur Regelverk for arkiv Og krav til moduler Datafangst Søking / fremhenting / vising Administrasjon av kjernen Bevaring og kassasjon Avlevering Høyskolen i Oslo og Akershus 8/34

9 Mulige løsninger Noark 5 Sak/arkivsystem Fagsystem Fellesarkiv Sak/arkiv n5kjerne n5kjerne n5kjerne Fagsystem Fagsystem Det er vanskelig for meg å se en fornuftig implementasjon av fellesarkiv uten en TOA tankegang

10 Noark5 kjerne Det er statens IKT prinsipper om TOA sammen med Noark 5 som virkeliggjør styrken i Noark 5 Godkjente Noark 5 kjerner Visma Steria* Tieto* Dansk Scanning Ida Infront Skipsregistrene NIS og NOR CIBER/JOINT* W3D3 * basert på Documentum Høyskolen i Oslo og Akershus 10/34

11 Fordelene med TOA En Tjeneste Orientert Arkitektur er en måte å bygge programvare på Det er et rammeverk for utvikling av løst koplede programvare Fordelene med TOA og applikasjon server er ofte omtalt som: Bedre data og kode integritet Sentralisert konfigurasjon gir forenklet vedlikehold Økt Sikkerhet Kan resultere i redusert totale eierkostnader 11/34

12 Noark5 som TOA Noark5 åpner for at offentlige forvaltningsorgan selv kan spesifisere hvilke tekniske løsninger som skal ligge i bunnen av Noark systemene Tjeneste Orientert Arkitektur Noark 5 kjerne Tjeneste/Grensesnitt laget (service layer) WSDL Virksomhetslogikk laget (Business Logic Layer) Lagrings laget (Persistence Layer ORM) Noark kjernen implementert med business logic og object relational mapping Relasjonsdatabase 12/34

13 Noark5 kjerne som friprog TOA For meg er det en friprog Noark 5 kjerne utviklet som TOA som kan få fart på problemstillingen Vi trenger en kommunalfelleskomponent Vi må frigjøre oss fra leverandørene og den kontrollen de har på vår data Kan bli en referansesystem Mange som ikke forstår hva friprog er Status Ikke produksjonskvalitet Ikke godkjent Første kvartal 2012 Høyskolen i Oslo og Akershus 13/34

14 Konsekvenser av en friprog kjerne Vi bruker det for undervisning Arkivdanning og bevaring 1 og 2 Arkivteori til uttrekkgenerering Vi bruker det for forskning Integrasjon med SMS Integrasjon med Facebook Datakvalitet Resultatene tilhører alle Flere som vil bruke det som et læringsmiddel Kan brukes til å øke bestiller kompetanse Høyskolen i Oslo og Akershus 14/34

15 Noark 5 kjerne Det finnes 8 forskjellige leverandører å velge mellom for proprietære Noark 5 kjerne Løp og kjøp... Hva er forskjellen mellom disse kjernene? Hva er et Noark 5 kjerne i dag? Høyskolen i Oslo og Akershus 15/34

16 Hva er et Noark 5 kjerne idag? Noark 5 v 1 (4. juli 2008) Noark 5 v 2 (3. april 2009) Noark 5 v 2.1 (3. mai 2010) Noark 5 v 3.0 (1. mars 2011) Versjon 3.0 av standarden ligger til grunn for alle fremtidige søknader om Noark 5- godkjenning Det vil komme flere versjoner Snakkes om integrasjon med BEST prosjektet og dokumentfangst Høyskolen i Oslo og Akershus 16/34

17 Hva er et Noark 5 kjerne nå? Som kunde, er du klar over hva du kjøper når du går til en Noark leverandør? Situasjonen i dag er at det kan bli en del uklarheter rundt hva en Noark 5 kjerne er Hva med alle systemer som har midlertidig godkjenning? De er ikke godkjent mot versjon 3.0 av standarden Må de oppfylle kravene til eller miste godkjenningen? Det blir enda mer komplisert å sammenligne Noark systemer Høyskolen i Oslo og Akershus 17/34

18 Fra Depot siden På danningssiden er det kanskje ikke så viktig hvilken versjon av Noark du har så lenge du kan generere et uttrekk Opplever Noark 5v3 som en enklere format å forvalte fra depot siden enn de tidligere versjonene Høyskolen i Oslo og Akershus 18/34

19 Bevaringsstrategien i Norge Bevaringsstrategien i Norge er migrering og består av å trekke arkivdokumenter ut av arkivdanningssystemet i XML format Beholder arkivstrukturen Beholder konteksten til andre dokumenter I framtiden vil folk kunne forstå dokumentene i sin opprinnelig kontekst Hva med fagsystem? Høyskolen i Oslo og Akershus 19/34

20 OAIS Pakker Det er her vi er Høyskolen i Oslo og Akershus 20/34

21 Noark 5 arkivpakke Høyskolen i Oslo og Akershus 21/34

22 Hva som inngår i en avleveringspakke fil(er) som heter bruker xsd fil Merknad arkivutrekk.xml addml.xsd En fil i ADDML format som beskriver innholdet i pakken på en overordnet nivå arkivstruktur.xml endringslogg.xml loependejournal.xml offentligjournal.xml *.xsd arkivstruktur.xsd metadatkatalog.xsd endringslogg.xsd metadatkatalog.xsd loependejournal.xsd metadatkatalog.xsd offentligjournal.xsd metadatkatalog.xsd Metadata om dokumentene (inkludert logging av hendelser) Logging av endrede metadata Journalrapporter Journalrapporter XML-skjemaer til alle XML-filer Dokumentfilene Skal ligge i en mappe som heter "dokumenter". Filenes extension skal angi arkivformat: pdf, tif, txt. Høyskolen i Oslo og Akershus 22/34

23 Informasjonspakke Høyskolen i Oslo og Akershus 23/34

24 Informasjonspakke Høyskolen i Oslo og Akershus 24/34

25 OAIS BBI og Noark 5 Referanseinformasjon Alle dokumenter i avleveringspakken har en entydig identifikasjon Arkivenheter identifiseres entydig gjennom sin systemid Proveniensinformasjon Dokumentasjon av arkivdokumentenes opprinnelse, f.eks. hvem som er arkivskaper Høyskolen i Oslo og Akershus 25/34

26 OAIS BBI og Noark 5 Kontekstinformasjon De fleste metadataene i avleveringspakken dokumenterer omgivelsene rundt arkivdokumentene Dokumentene knyttes til aktivitetene og prosessene som skapte de gjennom klassifikasjonsystem og klasse Informasjon om når dokumentene ble skapt, hvem som skapte dem og hva de inneholder Dokumenter knyttes til andre dokumenter de hører sammen med hvilke dokumenter som inngår i en felles mappe hvilke dokumenter som har oppstått ved utførelsen av samme type aktivitet Høyskolen i Oslo og Akershus 26/34

27 OAIS BBI og Noark 5 Integritets- og autentisitetsbevarende informasjon Både dokumenter og filer med metadata påføres en sjekksum som garanterer integriteten Autentisiteten opprettholdes gjennom bruk av sjekksum Det kan bevises at pakken ikke er blitt endret i overføringsfasen til arkivdepotet Tilgangsinformasjon Enkelte dokumenter kan være unntatt offentlighet eller klausulert for innsyn Høyskolen i Oslo og Akershus 27/34

28 arkiv arkivdel klassifikasjons system klasse 1. nivå: arkiv (*) 2. nivå: arkivdel 3. nivå: klassifikasjonssystem (*) 4. nivå: klasse 5. nivå: mappe (*) 6. nivå: registrering 7. nivå: dokumentbeskrivelse 8. nivå: dokumentobjekt <arkiv> <arkivdel> mappe <klassifikasjonssystem> <klasse> <mappe> <registrering> registrering <dokumentbeskrivelse> <dokumentobjekt> </dokumentobjekt> </dokumentbeskrivelse> dokument </registrering> beskrivelse </mappe> </klasse> </klassifikasjonssystem> dokument elektronisk </arkivdel> objekt dokument </arkiv> Høyskolen i Oslo og Akershus 28/34

29 arkiv arkivdel 1. nivå: arkiv (*) 2. nivå: arkivdel 3. nivå: mappe (*) 4. nivå: registrering 5. nivå: dokumentbeskrivelse 6. nivå: dokumentobjekt mappe registrering <arkiv> dokument <arkivdel> <mappe> beskrivelse <registrering> <dokumentbeskrivelse> <dokumentobjekt> dokument elektronisk </dokumentobjekt> objekt dokument </dokumentbeskrivelse> </registrering> </mappe> Klassifikasjonsystem vil utgå </arkivdel> for enkelte fagsystemer Høyskolen i Oslo og Akershus </arkiv> 29/34

30 arkiv arkivdel klassifikasjons system 1. nivå: arkiv (*) 2. nivå: arkivdel 3. nivå: klassifikasjonssystem (*) 4. nivå: klasse 5. nivå: registrering 6. nivå: dokumentbeskrivelse 7. nivå: dokumentobjekt klasse <arkiv> <arkivdel> registrering <klassifikasjonssystem> <klasse> <registrering> dokument <dokumentbeskrivelse> beskrivelse <dokumentobjekt> </dokumentobjekt> </dokumentbeskrivelse> </registrering> dokument elektronisk </klasse> objekt dokument </klassifikasjonssystem> Mappenivået kan utgå for </arkivdel> enkelte </arkiv> Høyskolen fagsystemer i Oslo og Akershus 30/34

31 arkiv 1. nivå: arkiv (*) 2. nivå: arkivdel 3. nivå: registrering 4. nivå: dokumentbeskrivelse 5. nivå: dokumentobjekt arkivdel registrering dokument beskrivelse <arkiv> <arkivdel> dokument elektronisk <registrering> objekt dokument <dokumentbeskrivelse> <dokumentobjekt> </dokumentobjekt> Tilfellet der klassifikasjonsystem </dokumentbeskrivelse> </registrering> og mappe utgår </arkivdel> Høyskolen i Oslo og Akershus </arkiv> 31/34

32 arkiv 1. nivå: arkiv (*) 2. nivå: arkivdel 3. nivå: registrering 4. nivå: dokumentobjekt arkivdel registrering dokument objekt elektronisk dokument Tilfellet der kun ett dokument er tilknyttet en registrering <arkiv> <arkivdel> <registrering> <dokumentobjekt> </dokumentobjekt> </registrering> </arkivdel> </arkiv> Høyskolen i Oslo og Akershus 32/34

33 Noark 5 og fagsystem Ta i bruk Noark 5 kjerne hvis du utvikler ny fagsystem hvis du jobber med bevaringsfunkjsonalitet til eksisterende fagsystem Hvis du ønsker en forenkling av bevaring Konkurranse bør fungerer, still krav til leverandørene!! Hva kan friprog gjøre? Kompetanse til å forstå hva du bestiller Etterspør friprog løsninger og hver med å skape et økosystem rundt friprog Høyskolen i Oslo og Akershus 33/34

34 Spørsmål eller kommentarer? Høyskolen i Oslo og Akershus 34/34