Public. earkiv 360. Integrasjonsmuligheter og nye metoder for import Stian Gregory

Transkript

1 earkiv 360 Integrasjonsmuligheter og nye metoder for import Stian Gregory

2 Innhold earkiv 5.0: Hva kommer / hva er nytt? Integrasjon/import - bakgrunn / hvorfor Eksisterende metoder for import Manuell import Løpende import Nye metoder for integrasjon/import GI Arkivoppdatering Fra ikke sak/journal Fra Excel Fra andre systemer Fra mappestruktur/filserver 2

3 earkiv 5.0 hva kommer? Oppdatert brukergrensesnitt Får samme utseende som Public 360 3

4 earkiv 5.0 hva kommer? Ny søkemotor Elastic / Azure search 4

5 earkiv 5.0 hva kommer? 5

6 earkiv 5.0 hva kommer? 6

7 earkiv 5.0 hva kommer? 7

8 Nytt: Sladding og sletting - Ny funksjonalitet for å sladde/fjerne eller anonymisere informasjon/felter - I Public 360 og earkiv Tilgjengelig kun for navngitte brukere - GDPR Eksempler: - Fjerne/sladde enkeltfelter på sak/dokument/annet - «Anonymisere» et felt - Fjerne/sladde relatert informasjon - Kontaktinformasjon/annet - Mer omfattende sletting også mulig 8

9 Nytt: Sladding og sletting - Man definerer en Mal for sladding - Med utgangspunkt i en entitet (Sak / Dok. / etc.) - Knytter til Work Units - Utfører pre-definert sladding/sletting - Lages etter behov - Hvilke sak/dok. som skal sladdes defineres ved et søk - Lagre søket som favoritt 9

10 Nytt: Sladding og sletting 10

11 Integrasjon/import - bakgrunn SOAP/REST Informasjonen skapes ikke i earkiv Den arkiveres i earkiv EA - Automatisk - Manuelt Integrasjon og import <XML> 11

12 Manuell import - Import av deponeringsuttrekk - Ferdige definerte import profiler - Eks: Fra P360 eller andre NOARK løsninger - NOARK4 eller NOARK5 format - Typisk en eller flere arkivdeler - Import for historisk søk - Eks: Ved bytte av leverandør / sammenslåing - Samler alt i et arkiv - Strukturert i arkivdeler som speiler kildene 12

13 Manuell import - Skreddersydd import - Der vi ikke har ferdig import profil - Data som ikke er NOARK/sak/journal - Finnes kanskje ikke et definert format for uttrekk - Begrep som arkivdel og klassifikasjon finnes kanskje ikke i kilden - Kanskje det bare er meta data, ikke filer - Kanskje det bare er filer, ikke meta data - I slike tilfeller kreves som regel - Workshop: definere innhold og struktur, samt. forventningsstyring - Lage eksport fra systemet - Lage skreddersydd import til EA 13

14 Løpende import - Fra Public 360 til earkiv Løpende overføring/deponering - Ved «Lukking av sak» eller «Journalføring» - Små «NOARK 5» pakker - Sendes fra P360 til EA360 - Eks: «En sak» - Saken flagges som «Overført til earkiv» i P360 - Fra «annet» til earkiv Via integrasjonsmotor - Eks: TEIS - Små pakker, på samme måte 14

15 Nytt integrasjonspunkt Har snakket om Import Dreier seg om import av datafiler enten manuelt aller automatisert Annen måte å arkivere data i earkiv 360 GeoIntegrasjon Web tjeneste 15

16 GeoIntegrasjon GI Arkiv web tjeneste Standard for integrasjon mot arkivsystemer fra fagsystemer som har journal- og arkiveringsbehov, eller behov for innsyn i arkivdata. Hovedformålet med GI-Arkiv er å gi fagsystemer mulighet for å ivareta sine arkiveringsbehov uten å implementere en lokal arkivkjerne/arkivfunksjon i fagsystemet. Definerer et programmeringsgrensesnitt for å finne og registrere/oppdatere arkivdata i et arkivsystem som følger NOARK standarden. 16

17 GeoIntegrasjon earkiv støtter Integrasjon med fagsystemer basert på GIstandarden Fra og med Service Pack 9 Feature Pack 7 Støtte for aktuelle web tjenester via GI Arkiv Innsyn GI Arkiv Oppdatering Komplett oversikt over metoder, se egenerklæring 17

18 GeoIntegrasjon Eksempler på bruk (Arkiv oppdatering) NySaksmappe Oppretter ny Saksmappe, potensielt med saksparter, beskrivelse, ekstern nøkkel, tilleggsinformasjon m.m. OppdaterMappeAnsvarlig Oppdaterer ansvarlig person på saken NyJournalpost Oppretter journalpost i saksmappen, med tittel, korrespondanseparter, tilleggsinformasjon m.m. OppdaterJournalpostStatus Eks. endre status på journalposten NyAvskrivning Registrere avskrivning på journalposten OppdaterMappeStatus Eks. lukke saken 18

19 GeoIntegrasjon Eksempler på metoder (Arkiv innsyn) FinnJournalposter FinnJournalposterGittNoekkel FinnSaksmapper FinnSaksmapperGittNoekkel HentKodeliste m.m. 19

20 Import til earkiv fra arkiv/systemer Andre (nye) metoder for overføring til earkiv fra arkiv og fagsystem Hel arkivdel fra Public 360 til earkiv 360 Data fra Business 360 til earkiv 360 Data fra andre fagsystem til earkiv 360 Filer fra filserver til earkiv

21 Arkivdel fra Public 360 til earkiv 360 Overføre en arkivdel fra Public 360 til earkiv 360 Benytter samme interne mekanismer som løpende overføring «Knapp» i web-admin i P360 for å overføre en arkivdel Krav til datakvalitet på lik linje med NOARK5 deponering/avlevering. Sak og dokument i henhold til NOARK5 Alle saker må ha en arkivkode m.m. Gjenstand for validering og kontroller Data som ikke er av god nok kvalitet blir ikke overført/eller blir avvist 21

22 Fra x 360 til earkiv 360 Metadata og filer trekkes ut fra Business 360/ P 360 i et predefinert XML format Typisk data som ikke er «Sak/journal» Tilleggs felter kan også trekkes ut Det benyttes et eget program for å foreta uttrekk Uttrekket importeres til earkiv 360 ved å benytte en standard Import Profil Manuelt uttrekk / Manuell import 22

23 Fra system X til earkiv 360 Fra system X trekkes det ut data i henhold til en spesifikasjon Data legges inn i en Excel fil Pre-definerte felt/kolonner for meta data om mappe(sak) og dokument Kun et fåtall felt er obligatoriske / støtter tilleggs felt Excel fil bearbeides av et program Resultatet blir en XML Import pakke (uttrekk) Uttrekket importeres til earkiv 360 ved å benytte standard Import Profil 23

24 Fra katalog/fil til earkiv 360 Med utgangspunkt i en katalog, med underkataloger og filer Verktøy som leser gjennom katalogene og produserer en pakke som kan importeres til earkiv 360 med standard import profil I earkiv får man en arkivstruktur (klassering) som gjenspeiler katalogstrukturen som innholdet importerte fra. En fil blir til Et dokument 24