og effektiv earkivforvaltning

Transkript

1

2 Uttrekks- og avleveringsmodul og effektiv earkivforvaltning Kort om: Hva påvirker og styrer «fremtiden»? ACOS Løsningskonsept og vår erfaring Uttrekk & avlevering i teori Uttrekk & avlevering i praksis Spørsmål & svar underveis Ivar Wessel Thomassen Direktør

3 Digital Arkivdanning

4 Våre produkter ACOS leverer produkter innenfor følgende:

5

6

7

8 Bergen kommune «Brøyter vei»

9 Periodisering = 2015?

10 Hvordan møter ACOS uttrekk og avleveringsbehovene?

11

12 ACOS Dokumenthåndtering

13 Arkivdanning og Arkivforvaltningsstøtte WebSak Fokus Hovedsystem for Saksbehandling Arbeidsflyt og Veiledere - sikrer behandlings- og danningskvalitet WebSak 7 Ny klient tilpasset behov for digital forvaltning Ledelsesinformasjon overvåker danningen og kvalitet i «sann tid» ACOS Avlevering Produserer uttrekk- og avleveringspakker til deponiformål

14 WebSak 7 Erstatter gamle WebSak Lanseres i 2016 Rammeverkbasert Mulighet for oppslag og søk i flere perioder fra samme grensesnitt For et og saksbehandlere som vil ha «full pakke» av funksjonalitet

15 WebSak Fokus Hoved grensesnitt for Saksbehandling og Arkivtjenesten Bygget sømløst inn i Microsoft Outlook 201x Alle sentrale funksjoner tilgjengelig på høyreklikk Spesialfunksjoner forenkler og kvalitets sikrer danningen Integrert Arbeidsflyt «motor», avansert søk- og rapportverktøy samt fagspesialist modul for Eiendoms- og planbehandlinger

16 Arbeidsflyt som kvalitets sikrer for et Forenkling for saksbehandler Sikre alltid riktig kategoriseringer, statuser og korrekthet for et Sikrer at rutinene blir fulgt Sikrer at et blir dannet korrekt og dermed mulig å avlevere enklere Sikrer kvalitet og robusthet i rapportering

17 Digital avlevering og deponering Aktuelt tema og «politikk» Hvordan gjennomføre en avlevering steg for steg Hvordan ha kontroll underveis som igjen sikrer at avleveringen blir korrekt ACOS har utviklet eget verktøy for NOARK uttrekk og avleveringer basert på verkets godkjenningsrutiner og tilgjengeliggjort verktøy for KAI miljøet

18 Ledelsesinformasjon Arkivforvaltning i ledelsesinformasjon gir fortløpende statuser Viktig verktøy for oversikt og kontroll Hva kan bruker selv «rydde», hva bør et innstramme av rutiner og hva trenger bistand til å få komplettert og avsluttet saker & behandlinger

19 Veien til avlevering Avlevering Periodisering Arkivdel avsluttes Journalføring Avskrive og ferdigstille

20 Det er deler som periodiseres Sak Periodiseres Saks historisk Avleveres Personal Byggesak Elev Historisk

21 Det er deler som periodiseres Sak Periodiseres Sak historisk Avleveres Ny aktiv del Saks 2

22 Arkivdelen må avsluttes Sak Avsluttes Personal Byggesak Elev Historisk

23 Arkivdelen må avsluttes Sak Opprydding Avsluttes = kvalitetssikre = journalføring = daglig rutine

24 Saker til B: Sak Personal Byggesak Elev Arkivsak: Tittel Arkivdel Metadata Admin.enhet Saksbehandler Klasseringer Historisk

25 Journalføring Sak Personal Byggesak Journalpost: Tittel Dokument Metadata Admin.enhet Saksbehandler Elev Historisk

26 Godkjent format: Sak Personal Byggesak Pdf/a-konvertering ved journalføring Pdf/a-konvertering av pdf-er som kommer som vedlegg på epost = rett pdf/a-variant DOKUMENTBEHANDLER Elev Historisk

27 Avslutte saker: Sak Personal Metadata Restanser Byggesak Elev Historisk

28 Hjelpemidler: Sak Personal Byggesak Elev Historisk Kurver: Arkivsaker til B Til journalføring I U N X Ønskes avsluttet / Beskjed til et

29 Hjelpemidler: Sak Personal Søk: = Mangler verdi Byggesak Elev Historisk

30 Eksempler - live

31 ACOS Uttrekk & Avleveringsprogram for NOARK4 & NOARK5 ACOS verktøy for å utføre selve avleveringen Produserer uttrekk i XML-format Konvertering av dokumentfiler gjøres i egen prosess Produserer lettleste rapporter og logger mangler og feil løpende For NOARK4 benyttes innebygget ARKEN4 verifisering For NOARK5 benyttes standard valideringsrutiner NB: Programmet «rydder» ikke kjernen!

32

33

34

35

36

37

38 Kvalitetssikring: Arkivdeler avleveres Avleveres utfra klasse Alle saker må tilhøre en klasse Alle mapper må ha registreringer Alle registreringer må ha dokumenter Alle dokumenter må ha dokument i godkjent format

39 NOARK5 Test & Validering Beskrevet i standarden av over 80 test-scenarier Test 2 - Kontroll av sjekksummene i uttrekk.xml... 6 Test 3 - Validering av struktur.xml... 7 Test 3 - Validering av endringslogg.xml... 8 Test 3 - Validering av loependejournal.xml... 9 Test 3 - Validering av offentligjournal.xml Test 4 - Antall er i strukturen...11 Test 5 - Antall deler i strukturen...12 Test 6 - Arkivdelen[e]s status i strukturen Test 7 - Antall klassifikasjonssystemer i strukturen Test 8 - Antall klasser i strukturen...15 Test 10 - Antall mapper i strukturen Test 11 - Antall mapper for hvert år i strukturen...17 Test 12 - Kontroll på at mappene bare er knyttet til klasser uten underklasser i strukturen...19 Test 13 - Antall mapper som er klassifisert med hver enkelt klasse i strukturen...20 Test 14 - Antall mapper uten undermapper eller registreringer i strukturen Test 15 - Saksmappenes status i strukturen Test 16 - Antall registreringer i strukturen Test 17 - Journalposttyper og journalposttilknytning i strukturen Test 18 - Antall registreringer for hvert år i strukturen Test 19 - Kontroll på at registreringer bare er knyttet til klasser uten underklasser i strukturen...30 Test 20 - Antall registreringer som er klassifisert med hver enkelt klasse i strukturen...31 Test 21 - Antall registreringer uten dokumentbeskrivelse i strukturen...75 Test 22 - Journalpostenes status i strukturen...76 Test 23 - Antall dokumentbeskrivelser i strukturen...77 Test 24 - Antall dokumentbeskrivelser uten dokumentobjekt i strukturen Test 25 - Dokumentbeskrivelsenes status i strukturen Test 26 - Antall dokumentobjekter i strukturen Test 27 - Start- og sluttdato for dokumentene i strukturen Test 28 - Antall dokumentfiler i uttrekket Test 29 - Antall dokumenter i uttrekket fordelt på dokumentformat...83 Test 30 - Kontroll av sjekksummer...84 Test 32 - Kontroll på om dokumentobjektene i strukturen refererer til eksisterende dokumentfiler i uttrekket...85 Test 33 - Kontroll på at det ikke finnes dokumentfiler i uttrekket som mangler referanse fra strukturen...86 Test 34 - Antall dokumentfiler som blir referert til av flere enn ett dokumentobjekt Test 35 - Antall saksparter i strukturen...88 Test 36 - Antall merknader i strukturen Test 37 - Antall kryssreferanser i strukturen...90

40 Status ACOS Avlevering: Hele KAI miljøet fikk informasjon og opplæring hos ACOS sep 2014 og flere IKA er er i gang med å hjelpe sine medlemskommuner

41 Kort visning: WebSak 7 - Admin ACOS LIS ACOS Avlevering

42 Spørsmål?

43 Takk for meg!

44