Ny tjeneste fra Arkiv i Nordland. Digitalisering av eiendomsarkiv

Transkript

1 Ny tjeneste fra Arkiv i Nordland Digitalisering av eiendomsarkiv

2 Norge må utnytte mulighetene digitalisering og bruk av IKT gir for økt verdiskaping, innovasjon og bærekraftig utvikling. Formålet med digitaliseringspolitikken er å oppnå forenkling og effektivisering i offentlig sektor, gi bedre tjenester til innbyggerne, fremme innovasjon og verdiskaping i næringslivet og utvikle et bærekraftig og inkluderende

3

4 Personlig oppmøte 80 kr Telefon 40 kr Digital selvbetjening 3 kr

5 Digitalisering av eiendomsarkiv Tilbud til kommunene sendt ut i desember 2018 Prismodell basert på selvkost Flere kommuner har meldt interesse 1 kontrakt underskrevet pr april 2019 Digitalisering av eiendomsarkiv tilbud til IKAN kommunermed prismodell Innledning Arkiv i Nordland (AiN) har fått flere henvendelser fra kommuner i Nordland om mulighet for digitalisering av eiendomsarkiv. Fra 2019 vil AiN introdusere digitalisering av eiendomsarkiv som et nytt tilbud til sine IKAN medlemmer. Drøfting AiN ønsker å etablere digitalisering av eiendomsarkiv som en tjeneste som omfatter alle steg fra papir arkiv til ferdig digitalisert arkiv, inkludert deponering av papir utgaven og digitalt uttrekk for langtidsdeponering av arkivet. Kommunene skal kunne forholde seg til en kun en person gjennom hele prosessen. Digitaliserings prosess Digitalisering av eiendomsarkiv er en tjeneste som er sammensatt av flere prosesser. 1. Avtale inngås mellom AiN og kommune. Arkivet blir inspisert av AiN for å fastslå tilstand og grad av ordning. 2. Arkivet ordnes på gårds og bruksnummer. Overflødige dokumenter fjernes. Binders og annet materiale som kan skade skannere fjernes. Dokumentene legges i kronologisk rekkefølge. 3. Arkivet transporteres til AiN. 4. Arkivet gjøres klart for digitalisering. Det opprettes en digital mappe basert på gårds og bruksnummer fra eiendomsregisteret matrikkelen. Ut fra opplysningene i eiendomsregisteret generes en unik QR kode (todimensjonal strekkode) som knyttes opp mot alle dokumenter og kart som tilhører det respektive gårds og bruksnummer. Dokumenter og kart skannes i formater som er definert i Riksarkivarens forskrift, og innholdet ordnes etter definerte kategorier. 5. De skannede mappene lastes opp til NOARK-5 godkjent server. 6. Det digitaliserte materialet gjennomgår kvalitetssjekk. 7. Det digitaliserte eiendomsarkivet gjøres tilgjengelig for eier kommunen. 8. Papir utgaven av eiendomsarkivet settes i depot ved AiN. 9. Det foretas digitalt uttrekk fra serveren som har det digitaliserte eiendomsarkivet. Uttrekket blir bearbeidet og langtids bevart. Kostnader Alle priser som er oppgitt er pr februar 2019 og kan være gjenstand for justeringer. Prismodellene er basert på et arkiv på 25 hyllemeter.

6 Fordeler Avlevering av fysisk papirarkiv til depot (Avlevering) Digital kopi i NOARK-5 godkjent arkivkjerne (Sikring) Materialet er tilgjengelig 24/7 via webportal for saksbehandlere (Tilgjengeliggjøring) Det kan eksporteres «megler-pakke», utvelgelse og redigeringsverktøy i Documaster Materialet kan gjøres tilgjengelig for publikum etter vurderinger er gjennomført Materialet kan importeres inn i andre NOARK-5 godkjente system

7 Prosessen Arkivet blir grundig gjennomgått, hver eneste sak blir sjekket Grovordner - pakker i bokser Finordner, fjerner stifter, plast osv. Ordner papirene på dato og sak - Legger inn metadata i Documaster - Vi ordner mye arkiv før vi skanner, for å sikre at det ikke dukker opp etterslep / feillagte dokumenter Skanner og rydder filer i pixedit -300 og 400 dpi (dots per inch) -God kvalitet for mulig kassasjon -Laster opp filene i Documaster Åpner hver eneste sak og kvalitetssjekker, evt. Gjør siste endringer - Registrerer filene / sakene i Documaster

8 Prosessen - forts Hva skjer når kommunen leverer en hel serie til oss? Arkiv som er i daglig bruk er kanskje det viktigste å få digitalisert, men saksbehandlerne må ha tilgang på sin dokumentasjon i en digitaliseringsprosess, dette har vi løst med tjenesten «Scan on demand». Vi utnevner en kontaktperson pr kommune som digitaliserer hos oss, slik at kunden får rask og effektiv service. Saksbehandler har sin sak klar til bruk på timer. Vi gjør hele Gnr / bnr ferdig, selv om saksbehandler kun trenger en sak. Saksbehandler vil ikke være uten arkiv mer enn tiden det tar å transportere materialet til oss

9 Produksjonsløype digitalisering av eiendomsarkiv 2 - Fysisk klargjøring for skanning 1 - Tilrettelegging 3 - Verifisering av samsvar mellom elektroniske registreringer og papirarkiv 5 - Skanning 6 - Skanning av avvikende formater 11 - Kvalitetssikring 4 - Generering og utskrift av QR-koder med metadata 9 - Konvertering til PDF/A og OCR-behandling 10 - Kobling av skannede bilder mot registreringer i journaluttrekket 7 - Postprosessering til PDFformat 8 - Opplastning til produksjonsmiljøet Documaster 12 - Lagring og bevaring 13 - Tilgjengeliggjøring

10 Utgangspunktet

11 Utgangspunktet

12 QR (Quick Response) kode genereres

13 QR koden først deretter dokumenter i kronologisk rekkefølge

14 Skanning: QR koden først deretter dokumenter i kronologisk rekkefølge

15 Skanning: sjekke resultatet

16 Skanning: finpuss

17 Overføring til Documaster modul

18 Innlogging Documaster teknisk arkiv og digitalisering

19 Innlogget Documaster teknisk arkiv og digitalisering

20 Dokumenter på gnr/bnr er klar for saksbehandler

21 Gnr/bnr detaljer

22 Spørsmål?

23 Ordning Inspeksjon av arkiv Inspeksjon av eiendomsarkivet blir utført av representanter fra AiN. Reiseutgifter og arbeidstid blir fakturert kommunen. Transport av arkiv Kommunen skal selv stå for pakking og transport av eiendomsarkivet. Dette kan etter avtale utføres av AiN. Transport og arbeidstid blir fakturert kommunen. Ordning Tiden det tar å digitalisere materialet vil bl.a. avhenge av hvor ryddig og oversiktlig materialet er, om det må pakkes om, om det inneholder mye stift, binders, tape, plast-mapper etc., om kunden selv ordner med QR koder eller om det er ønskelig at Arkiv i Nordland tar den jobben, om materialet er skjørt eller robust, om det inneholder mye storformat osv. Ordningen av eiendomsarkivet er et arbeid som kan utføres av kommunen. Dersom det velges å sette bort dette arbeidet til AiN, er følgende priser basert på en kostpris til 600,- timen gjeldende: Antall hyllemeter Ordnet pr. dag Total antall dager Total pris Hyllemeter pris cm cm cm cm