Hvordan ivareta digital historikk/historie? Geir Harbak, Sjefskonsulent SAK- & PORTALDAGENE 2018

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Hvordan ivareta digital historikk/historie? Geir Harbak, Sjefskonsulent SAK- & PORTALDAGENE 2018"

Bjarne Klausen
5 år siden
Visninger:

1 Hvordan ivareta digital historikk/historie? Geir Harbak, Sjefskonsulent 1

2 HVORDAN BENYTTE ELEMENTS SOM INNSYNSLØSNING 2

3 NÅSITUASJON Det finnes hundrevis av ulike fagsystemer og arkivsytemer, både NOARK og ikke NOARK, i offentlig og privat sektor Veldig mange systemer er gamle, men har data som må tas vare på Veldig mange ulike plattformer og baser. (IT-sjefens mareritt) 3

4 PROBLEMSTILLINGER Enkelte systemer har alle metadata lagret i base Ingen dokumenter Rapporter genereres fra systemet Enkelte har metadata i tabeller og dokumentlager Noen systemer har saksbegrep, mens andre er objektet selve saken Personer, Gbnr, Veier osv 4

5 UTFORDRINGER Hvordan bevare data fra gamle systemer? Hvordan få innsyn i gamle data? 5

6 LØSNINGEN ELEMENTS 6

7 Hvordan? De aller fleste systemer lar seg konvertere til å passe inn i Elements base modell Eventuelle tilpasninger for manglende verdier ordnes i samarbeid med kunden Dette kan være verdier som: Saksnummerering Arkivstruktur Administrativ struktur Tilgangskoder Ordningsprinsipp. 7

8 EKSEMPEL SATS Skolesystem Inneholder enkelte filer og vedlegg Bekreftelser på dokumentert gyldig fravær osv Dokumenter som: Fraværsoversikt Karakterskjema Klasselister Vitnemål genereres fra data i tabeller 8

9 SATS - Grunnlagsdata Systemet har ingen NOARK struktur Må definere opp metadata som Arkiv, arkivdel og journalenhet Ordningsprinsipp og ordningsverdi (ELEV Personnr (med elevens navn som beskrivelse) Tilgangskode og hjemmel Saksansvarlige, saksbehandlere Administrative enheter, personer, adresseregister med mere kan hentes fra SATS Hver skole definert som en adminisitrativ enhet 9

10 SATS - SAK SATS har ikke et eget saksbegrep med saksnummer. Systemet er som mange andre slike systemer objektorientert og data er knyttet mot den enkelte elev, lærer og skole 10

11 SATS - SAK TILPASNINGER: En sak pr elev Saksår avledet av elevens første skoleår og saksdato samme år Saksnummer pr år stigende etter fødselsnummer Sakstittel - «Elevmappe Geir Harbak» der navn er skjermet Saksansvarlig, tilgangskode og hjemmel satt som default verdi Primær klassering ELEV 11

12 SATS - JOURNALPOST SATS har heller ikke et naturlig journalpostnivå TILPASNINGER: 5 typer journalposter Fraværsoversikt Karakterutskrift Klasselister Studentrapporter Vitnemål 12

13 SATS - JOURNALPOST Journalpostens år er satt likt saksåret, da alle klasselister, fraværsoversiker osv ble samlet i en journalpost pr type dokument Journaldato lik saksdato For vitnemål kunne vitnemålets årstall vært benyttet For studentrapportene er rapportens reelle år og dato benyttet Journalpostens beskrivelse Dokumenttype Elevnavn der navn er skjermet «Vitnemål Geir Harbak» 13

14 SATS - DOKUMENT SATS har noen dokumenter knyttet mot elever Eks: - «Eksamen i matematikk muntlig, fagkode MAT0011, ble ikke avholdt pga sykdom hos sensor». - «Gyldig dokumentasjon i forbindelse med fravær er forevist skolen.» - Disse er lagt inn under journalposten «Studentrapport» på den enkelte elevmappa 14

15 SATS - dokument Data for Fraværsoversikt, Karakterutskrift, Klasselister og Vitnemål ligger lagret i ulike tabeller og må genereres ut fra disse Man kunne benyttet tilleggsfeltene til lagring av disse dataene, men en bedre løsning er å generere filer ut fra data 15

16 FRAVÆRSOVERSIKT 16

17 KARAKTERUTSKRIFT 17

18 KLASSELISTE 18

19 VITNEMÅL 19

20 ELEMENTS De konverterte SATS dataen legges inn som en historisk Elementsbase Tilgangsstyring, søk osv likt en hvilken som helst annen Elementsbase 20

21 GEVINST IT kan kvitte seg med et gammelt system og alle kostnader knyttet til å holde dette i live Drift og vedlikeholdskostnader inngår i enhetens eksisterende kontrakt Oppslag fra SATS kan skje fra et kjent standard grensesnitt Historiske baser samlet i ett system Kan generere forenklet NOARK5 avlevering 21

22 SPØRSMÅL? 22

23 Mob Ønsker du å vite mer? Ta kontakt

Like dokumenter

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...