Arkivering av elevarkiv

Transkript

1 Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

2 Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner

3 Hvilke arkiver finnes på skolene? Generelt Elevarkiv - ulike typer Møtebøker Kopibøker (?) Postjournal (?) Saksarkiv, hvordan? Personalarkiv, hvordan? Elevregistre Klasselister Karakterprotokoller Vitnemålsprotokoller Klassedagbøker Elevmappene

4 Hva skal en elevmappe inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev

5 t k u l k i s - g r S K V ) Hva kan en elevmappe inneholde? Generell informasjon Elevvurdering Skoleskyss Alternativt opplæringstilbud Skader under lek og fritid Overflytting fra XX skole til XX skole Læringsmiljø Tingerstatning Omsorgsforhold Sykdom og helse Spesialundervisning Søknad om å få fortsette ved xx skole/ gå på skole i annen kommune

6 Hva med elevmappen ved overgang fra barneskole til ungdomsskole? Elevmappen følger eleven MEN Bare opplysninger som er nødvendige for videre skolegang IKKE Disiplinære forhold/oppførsel Ikke helseopplysninger Disse krever samtykke Råd: Innfør fast rutine med å innhente samtykke

7 Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk

8 Fagsystem Kan brukes til Elevlister Karakterer Vitnemål Meldinger /vurderinger, varselbrev, flyttemelding osv. Timeplaner, klasseromsfordeling Fravær Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis skole Elektronisk, men

9 Fagsystemer og bevaring Fagsystemer er arbeidsverktøy, men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4/NOARK-5 Eller: Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på den gamle måten

10 Læringsplattformer Samhandling skole/lærer med elev og foresatte. Meldinger Meldingsbok Oppgaver Vurdering av oppgaver Vurdering Fravær? It s learning, Fronter, Learning Gateway Arkivverdig dokumentasjon bør lagres i godkjent system eventuelt integrasjonsløsning

11 Vanskelig dokumentasjon.. Og forslag til rutiner for journalføring og bevaring

12 Kontakt skole-hjem Rundskriv i sekken fra skole til hjem Dette er utgående dokumentasjon som skal bevares. Dette kan gjøres enkelt og elektronisk vha sak/arkiv-systemet

13 Saksmapper for hele skolen: Dokumentasjon som går felles til hele skolen: Om ordensreglementet Skolerute Velkommen til skoleåret Lus Idrettsdag/temauker/mobbe-prosjekter osv.

14 I saksmappe hvert kull: Ting som går ut til hele kull/klasser: Ukeplan Foreldremøter (innkalling/referat) Turinfo Annen korrespondanse om klassen/trinnet

15 Andre saksmapper: Annet som ikke er rundskriv til deler eller hele skolen: Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv) Elevråd (Innkalling/referat osv) Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat osv) Intern administrasjon (budsjett, innkjøp, stillinger, høringsuttalelser m.v.)

16 Sluttappell! Ta grep om den aller viktigste informasjonen først Spesialundervising Karakterer/vitnemål/vurdering Fravær Enkeltvedtak Elektronisk arkiv eller papirarkiv? -Vær bevisst og konsekvent!