Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Transkript

1 Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA

2 Dagens program Velkommen Arkiv i skolen? Hva skal arkiveres? Innhold elevmappe LUNSJ Elektronisk arkiv Oppsummering

3 Hvorfor arkiv? Arkivets primærfunksjon Arkivets sekundærfunksjon

4 Skolens arkiv Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner

5 Hvilke arkivtyper har skolene? Møtebøker Kopibøker (?) Postjournal (?) Saksarkiv Personalarkiv Elevarkiv Ulike typer

6 Elevarkiv Elevregistre Klasselister Karakterprotokoller Vitnemålsprotokoller Klassedagbøker Elevmappene

7 Postrutiner

8 Rutiner for postbehandling Postmottak Papir og elektronisk post Sortering og åpning Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook?

9 Arkivverdig eller ikkearkivverdig? Arkivverdig Saksbehandling Vedtak Oppfølging Saksdokument Saksbehandlerens ansvar Personlige notater? Arkivuverdig Informasjonsskriv Rundskriv Brev til orientering Utskrift av møtebøker Utkast, kladder Trykksaker Underlagt saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

10 Hvilket arkiv? 1. Elevarkiv 2. Personalarkiv 3. Saksarkiv 4. Stempling?

11 Postjournal Journalføringsdato Saks- og dokumentnr. Sender og/eller mottaker Opplysninger om sak,innhold, emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte

12

13 Utgående post/notater Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok(?) Journalføring umiddelbart Faks og e-post Sensitive opplysninger? Journalføre notater?

14 Saken avsluttes Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Alle dokumenter på plass Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?

15 Utlån av elevmapper Lånekort Bare brukes på skolen

16 Melde- eller konsesjonsplikt Nei Skole, SFO Personopplysninger Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir. Personopplysningsloven med forskrifter

17 Utlevering/overføring av elevopplysninger Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova

18 Når eleven flytter til annen kommune Overføring av opplysninger Nødvendige for videre skolegang Elev/foresatt orienteres/uttalerett Med samtykke kan andre sensitive opplysninger overføres Disiplinære forhold Overføring bare kopier

19 Overgang barneskole til ungdomsskole Elevmappen følger eleven MEN Bare opplysninger som er nødvendige for videre skolegang IKKE Disiplinære forhold/oppførsel Ikke helseopplysninger Disse krever samtykke

20 Overgang barnehage til skole Informasjon som er relevant for videre opplæring kan sendes som kopi. Foresatte underrettes Øvrig dokumentasjon om helse og oppførsel krever samtykke

21 Elevsaker til behandling i folkevalgte organer Anonymisert Uten navn, fødselsdato eller referanser som kan identifisere eleven.

22 Hva skal en elevmappe inneholde? VIKTIG: Bare en elevmappe per elev

23 Dokumenter i elevmappe: Alle elever: Vedtak skoleplassering Skriftligvurdering Fravær Skademelding og skaderapportering forsikringsselskap Samtykke til overføring av opplysninger til annen komm. el. skole Klage på karakter Flyttemelding Søknad innsyn

24 Dokumenter i elevmappe: Spesialundervisning ol IOP sakkyndig vurdering Dokumentasjon søknad, tildeling tilrette-legging av spesialundervisning Referat ansvarsgruppemøter Vedtak morsmålsundervisning,tospråklig fagopplæring Søknad fritak for fag, fritak for vurdering i fag Dokumentasjon tilrettelegging eksamen og heldagsprøver

25 Dokumenter i elevmappe: Orden og oppførsel Varselbrev Fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel Disiplinære forseelser Dokumentasjon vedrørende bortvisning

26 Dokumenter i elevmappe: Barnevern Notater som har/ kan få betydning for skolegang Bekymringsmelding, korrespondanse barnevern ol

27 Dokumenter i elevmappe: Avbrutt opplæring Melding om elev som avbryter opplæringen Skolens notat om avbrutt opplæring

28 Journalføringsplikt dokumenter i elevmappe Krav : 1 Saksbehandling Eksempel: 2 Verdi som dokumentasjon Forhåndsvarsel og enkeltvedtak skoleplassering Søknad fra foresatte om fri Enkeltvedtak om spesialundervisning

29 Vanskelig dokumentasjon..

30 Kontakt skole-hjem Rundskriv i sekken fra skole til hjem Dette er utgående dokumentasjon som skal bevares. Dette kan gjøres enkelt og elektronisk vha sak/arkiv-systemet

31 I saksmappe hvert kull: Ting som går ut til hele kull/klasser: Ukeplan Foreldremøter (innkalling/referat) Turinfo Annen korrespondanse om klassen/trinnet

32 Saksmapper for hele skolen: Dokumentasjon som går felles til hele skolen: Om ordensreglementet Skolerute Velkommen til skoleåret Lus Idrettsdag/temauker/mobbeprosjekter osv.

33 Andre saksmapper: Annet som ikke er rundskriv til deler eller hele skolen: Foreldreutvalg (Innkalling/referat osv) Elevråd (Innkalling/referat osv) Samarbeidsutvalg (Innkalling/referat osv) Intern administrasjon (budsjett, innkjøp, stillinger, høringsuttalelser m.v.)

34 Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud Arkivmateriale eldre enn 1950 Møtebøker, eventuelle vedleggsserier Egne årsmeldinger Kopibøker Journaler Andre register Arkivplaner Presedenssaker Kart Tegninger og fotografi Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg

35 Kassasjon Som basisår skal 1950 være felles for alle landets kommuner hvor avgangsprøver, elevmapper, klientjournaler og annet materiale som behandler elevenes utvikling i forhold til skolen, bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år. og elever født 1.11.,21. hver mnd

36 Kassasjon Spesialpedagogiske tiltak Enkeltsaker vedrørende elevene 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor gitte regler.

37 Kassasjon Undervisning i institusjoner Elever i utlandet Inn- og utmelding, flytting/overføring av elever Fag- og timefordeling Timeplaner Klassedeling, elev-/klasselister Elev-/klasselister bevares. Klassedeling Skoletid, -ferier og -fridager 10

38 Elektronisk arkiv i skolen

39 Hva kan det være? Sakarkivsystemer ephorte, Public 360, WebSak Fagsystemer Wis skole, Oppad, IST Extens Læringsplattformer It s learning, Fronter Skolens hjemmeside MinSkole

40 Sak/arkiv-system Kan brukes til Generell saksbehandling Personalsaker Elevmapper? Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk

41 Fagsystem Elevlister Karakterer Vitnemål Meldinger /vurderinger Timeplaner og lignende Eksempler: Oppad, IST Extens, SATS, Wis skole Elektronisk, men

42 Fagsystemer og bevaring Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring import til NOARK-4 NOARK-5.. Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

43 Læringsplattformer Samhandling skole/lærer med elev og foresatte. Meldinger Oppgaver Vurdering av oppgaver Vurdering It s learning, Fronter, Learning Gateway

44 Er dette saksdokumenter? Oppgave = saksdokument Vurdering = Vedtak med klagerett DVS Journalføring 2-6 og 2-7 Men dette har aldri vært praksis Kreves ikke journalføring avoppgaver/eksamen

45 Arkivverkets mann sier: MEN det fritar ikke lærestedene for å sørge for dokumentasjon som kan vise at de oppfyller de lovverket de er underlagt, at prosedyrene for karaktersetting og vurdering er korrekte og pålitelige, og at studentenes rettigheter til innsyn og klage oppfylles. Arkiveringsplikten går ut over journalføringsplikten, og den er uavhengig av om dokumentasjonen finnes på papir eller elektronisk. I utgangspunktet ikke krav om NOARK-standard for LMS

46 Journalføring, arkivering, bevaring LMS ikke tilfredsstillende Arkivverdig (administrativt, juridisk, fastsatt bevaring RA) Bevares som papirarkiv Ikke sletting i LMS før vurdering av RA Unngå journalføringspliktige dok. i LMS

47 Sosiale medier? Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Nettby Journalføring? Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar

48 Fagsystemer og integrasjon Oppad IST Extens Vigo LMS Fronter EDB ESA Sak og arkiv ephorte P360

49 Eksempelet Rett i mappa Mål Sikre arkivverdig elevdok. Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer Spare tid og penger

50 Forslag til rutiner

51 Hvordan gjør vi? En, men bare en elevmappe på hver elev delt inn i ulike saker/omslag Elevmappe opprettes på hver eneste elev i 1. og 8. klasse I tillegg kommer karakaterlister, eksamens-protokoller og fraværslister

52 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Egen arkivdel for elevmapper sak/arkiv-systemet Arkivkode personnummer Finn passende sakstittel Ressurser til spesialundervisning for skoleåret 2009/2010 for Ole Hansen.

53 Hvordan gjør vi/ forslag til rutiner: Unnta fra offentlighet bare dersom nødvendig Ver obs på skjerming av tittel og adressefelt

54 Hvordan gjør vi? Hvorfor elevmappe i sak/arkivsystem? Alle skal ikke ha tilgang på alt Bevaring og journalføring sikres!!! Sensitiv helsedokumentasjon for seg Orden og oppførsel for seg Interne notater?

55 Elektronisk Del opp elevmappen i flere saker som i et personalarkiv, gnr/bnr -arkiv Tilgangsstyring Avslutning av saker Overføring av dokumentasjon

56 Viktig Alt som går ut fra skolen skal bevares! Vurderinger Rundskriv Det viktigste er likevel fortsatt viktigist Tilrettelagt undervisning/spesialundervisning, barnevern