Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Transkript

1 Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir, Postpapir, Trækpapir, stemplet Papir og ældgammelt Papir med fillede kanter... Papiret æsede formeligt du over Rummene, saa de Ulykkelige som færdedes der, syntes at maatte være forberedte paa at drukne i papir eller redde seg ved Svømming (Alexander L. Kielland, Arbeidsfolk; 1881)

2 Tiltak mot dokumentflommen Arkivbegrensning Kassasjon Ny teknologi/ikt

3 Begreper Arkivbegrensning: Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. (Arkivforskriften 3-19) Kassasjon: Å kassere vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. (Arkivforskriften 3-21) Merk! Kassasjon forutsetter hjemmel i lov eller reglement.

4 Arbeidsrekkefølge/tema 1. Vurder bevaring - ut fra 3-20 i Arkivforskrifta 2. Foreta arkivbegrensning - etter 3-19 i Arkivforskrifta som en del av postbehandlingen, ved arkivlegging eller ved bortsetting av arkivet 3. Vurder kassasjon - etter 3-21 i Arkivforskrifta og annet regelverk. Denne tematiske rekkefølgen disponerer dette foredraget.

5 Bevaringspåbud: Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast (Arkivforskrifta 3-20) a) arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført, b) møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse, (Merk! Gjeld berre eigne, andre sine kan kasserast. Utstedar har arkivansvar.) c) organets eigne årsmeldingar, d) kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister, e) journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister, f) alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt,

6 Bevaringspåbud: Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast (Arkivforskrifta 3-20) g) arkivplanar, h) presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak, i) kart, unnateke trykte kart utan påteikningar, j) teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive, k) grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval.

7 Arkivbegrnsning

8 Arkivforskrifta Arkivbegrensning Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging. Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, slettast eller kastast.

9 Arkivforskrifta pkt. 1 Trykksaker, rundskriv, anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale og blankettar som ikkje er utfylte. Frå dette er det følgjande unntak: a) det organet som har utferda slikt materiale, skal arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida, b)dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. (Arkivuverdige rundskriv oa. kan settes i ringperm og kasseres ved behov. Husk! Utsteder har arkivansvar.)

10 Arkivforskrifta pkt. 2 Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Frå dette er det følgjande unntak: a) konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast, b) kopi av utgåande dokument skal arkiverast (på sak og kopibok hvis papirarkiv), c) andre kopiar m.v. som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast (vedlegg/underbilag).

11 Arkivforskrifta pkt. 3, 4 og 5 3. (Kontekstløse) Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett frå det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek, med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemen representerer. (Vedleggserie til møtebok) 5. Anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. (F.eks. reklame).

12 Arkivbegrensning Er en måte å tenke og arbeide på Bør inngå i post- og ekspedisjonsrutinene Eller foretas ved arkivlegging eller bortsetting. Siste frist er overføring til arkivdepot. MERK! Bør også brukes i earkiv.

13 Hvor arkivbegrenser man?

14 Hva kan oppnås med god arkivbegrensning? Bevisst bruk kan mange steder redusere arkivet med 50%. Gir bedre arkivøkonomi over tid. I papirarkiv sparer vi: Rom, hyller, arkivbokser, tid Å skille "skit og kanel" er en god beskrivelse av gevinsten i earkiv.

15 Rensing Vil si å følge reglene for arkivbegrensning ved arkivlegging, bortsetting eller overføring til arkivdepot av papirarkiv. I tillegg fjernes: Plastomslag Binders Stifter (?) Ringpermer Konvolutter Annen unødvendig emballasje

16 Kassasjon

17 Kassasjon et utgangspunkt I overført betydning: All rimelig tvil skal komme tiltalte til gode All rimelig tvil skal komme kassasjonsvurderte saker/dokumenter til gode. (Juridisk prinsipp) TVIL BETYR BEVAR

18 Huskeregel Kasser ALDRI arkivmateriale uten hjemmel i lov/reglement. Du skal ikke kassere, du KAN kassere.

19 Kassasjon lov og regelverk Lov om arkiv 9 Forskrift om offentlege arkiv 3-21 Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

20 Arkivloven 9 pkt. c Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale: [...] c. kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren.

21 Arkivforskrifta 3-21 For materiale som ikkje kjem inn under arkivavgrensinga i 3-19 eller bevaringspåbodet i 3-20, skal det utarbeidast kassasjonsreglar. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast og kva som kan eller skal kasserast, eventuelt kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. [...]

22 Arkivforskrifta 3-21 For kommunar og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar. Dersom materiale som etter reglane kan kasserast ikkje er skilt ut frå det bevaringsverdige før avlevering til arkivdepot, må alt materialet oppbevarast i spesialrom for arkiv, jf. kap. IV. Nye bevarings og kassasjonsregler fra

23 Arkivforskrifta 3-21 Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale blir kassert i strid med føresegnene i 3-20 og paragrafen her, med mindre Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke, jf. arkivlova 9. Brot på denne føresegna kan straffast etter arkivlova 22.

24 Arkivloven 22 - Straff Den som med vilje handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter.

25 Hvorfor kassere? Arkiver krever plass. Dermed et kostnadsspørsmål hvor mye vi kan bevare. Spørsmålene blir da: Hvorfor bevare? Hvorfor kassere? Hva gjør vi egentlig når vi kasserer arkiv?

26 Hva gjør vi når vi kasserer? Fjerner og tilintetgjør originale dokument fra arkiv når vi mener de er uaktuelle. Reiser noen viktige spørsmål: Hvilke dokumenter? Hvor viktige er de? Når uaktuelle? Uaktuelle for hvem? Hvor unike er de? Hvem har oppbevaringsansvaret? Hvor lette er de å kassere?

27 Kassasjon velger: Framtidens kildegrunnlag Virksomhetens hukommelse Tilfeldig kassasjon er derfor uheldig. Arbeid med kassasjon må være planmessig og knyttet til arkivplanen.

28 Hvorfor bevare hvorfor kassere? Forvaltningen må sikres tilstrekkelig dokumentasjon for en rasjonell saksbehandling. Enkeltpersoner og institusjoners juridiske rettigheter må kunne dokumenteres. Framtidens forskning må sikres et tilstrekkelig og representativt kildemateriale.

29 Kassasjonsprinsipp Etisk kassasjon Eks. Stjal bil som 13-åring, fikk et oppgjør med politiet som arkiverte saken. Etter at du har gjort opp mener mange at du bør få begynne med blanke ark og at saken bør kasseres. Utvalgskassasjon Kasser rutinesaker/bevar presedenssaker Representativt utvalg Periodisk utvalg Regionale utvalg Utvalg etter fødselsdato Saksrettet kassasjon Bestemte sakskompleks kasseres etter grundige vurderinger. Eks: Stemmesedler og valgmateriale kasseres når nytt valg er avholdt. Regnskapsbilag kasseres etter 10 år.

30 Hvor foretas kassasjon?

31 Kasseringen Strimlemakkulering Brenning earkiv dokument: Shift_del earkiv database: TRUNCATE