Arkivplan Sande kommune

Transkript

1 Innhold Arkivplan Sande kommune 2 Organisering/Ansvar 3 Politisk organisering 4 Administrativ organisering 5 Arkivorganisering 6 Ansvar og fullmakter 7 Arkivleders ansvar og fullmakter 8 Overordnet arkivansvar 9 Reglement 10 Lover og forskrifter 1 11 Arkivloven og arkivforskriften 12 Offentlighetsloven 13 Forvaltningsloven 14 Kommuneloven 15 Personopplysningsloven 16 Lover og forskrifter 2 17 Arkivloven 18 Arkivforskriften 23 Sentralt regelverk 42 Lokalt regelverk 43 Rutiner 44 Kvalitetssikring 45 Daglig kvalitetskontroll 46 Daglig kvalitetskontroll 47 Månedlig kvalitetskontroll 48 Månedlig kontroll 49 Kvartalsvis kvalitetskontroll 50 Kvartalsvis kontroll 51 Daglige rutiner 52 Dokumenthåndtering for saksbehandlere 53 Offentlig journal 54 Offentlig journal 55 Post- og dokumentbehandling 56 Postbehandling 57 Sentralt epostmottak - rutiner 61 Sentralt epost-mottak 62 Utvalgsbehandling 63 Rutiner for utvalgsbehandling i ESA 64 Periodiske arkivrutiner 65 Avlevering depot - IKA 66 Personregistre 67

2 Avlevering av personregistre 68 Eldre og avslutta arkiv 70 Avlevering av eldre og avsluttet arkiv 71 Innbinding 73 Innbinding 74 Periodisering og bortsetting 75 Periodisering og bortsetting 76 Spesialrutiner 78 Oppbevaring og sikring 79 Oppbevaring og sikring 80 Skade på arkivmateriale 83 Skade på arkivmateriale 84 Oversikt (IKKE SLETT) 85 Arkivserie 86 Arkivserier - Journalenhet 1 87 Eksempelserie (Møtebok for kommunestyret) 88 Arkivserier 89 Arkivserier - Journalenhet 2 90 Elektronisk system 91 2 of 93

3 Arkivplan Sande kommune Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Arkivplanen gir videre en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Bestemmelsene i arkivforskriften er lagt til grunn for denne arkivplanen. 3 of 93

4 Organisering/Ansvar 4 of 93

5 Politisk organisering 1-1. Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste. Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen. Arkivplanen gir videre en framstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene. Bestemmelsene i arkivforskriften er lagt til grunn for denne arkivplanen. 5 of 93

6 Administrativ organisering 6 of 93

7 Arkivorganisering Arkivtjenesten - Organisering og oppgaver I arkivforskriften, 2-1, blir det fastsett følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen: 1. Arkivtjenesten registrerer og skanner inngående brev og andre journalverdige forespørsler/henvendelser utenfra (journalføring). 2. Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopier av utgående skriv, oppfølging). 3. Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. 4. Arkivtjenesten sørger og for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere. Sande kommune her et sentralt postmottak for hele organisasjonen. Arkivtjenesten har det daglige ansvaret for kommunens dagligarkiv, bortsettingsarkiv og fjernarkiv. De skal sørge for at alle saksdokumenter håndteres riktig til riktig tid og at de kan stilles til disposisjon for de som spør etter dem (ansatte, presse og publikum). Dette vil gjelde både aktive og eldre saker/ dokumenter. Arkivtjenesten journalfører post for alle kommnens seksjoner, med unntak av dokumenter som journalføres i noen fagsystemer. Per d.d journalfører vi dokumenter i Gerica ( psykisk helse og bofellesskapet for funksjonshemmede), HsPro (helsestasjonen) og Socio (NAV). Barnevern og PPT jornalfører sine egne dokumenter. Papirbasert og elektronisk arkiv Kommunen innførte fullelektronisk saksarkiv per Desentraliserte aktivt arkiv (sak) - barnehage og elevarkiv Desentraliserte aktivt arkiv, fagsystem - Helsestasjonen, barnevern, PPT og Sandetun pleie, og rehabilitering Organisasjonskart - under omorganisering. Kartet vil legges inn når den er ferdig utarbeidet. 7 of 93

8 Ansvar og fullmakter 8 of 93

9 Arkivleders ansvar og fullmakter Arkivleders ansvar og fullmakter Utskriftsvennlig versjon Arkivleder er leder for arkivtjenesten, og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har instruksjonsmyndighet overfor alle brukere av både ESAK og kommunens fagsystemer i forhold til arkivfaglige spørsmål. Arkivleder har videre rett og plikt til: 1. Å rapportere til administrasjonssjefen/rådmannen om arkivtjenestens virksomhet og legge fram forslag til tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet 2. Å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen. 3. Å utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten 4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen 5. Å føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret 6. Å ta initiativ til oppdateringer/endringer i arkivplanen 7. Å bli tatt med råd når kommunen skal kjøpe inn nye fagsystem. 8. Å være kontaktperson med IKA Kongsberg (slettes for de kommuner som ikke er eiere av IKA Kongsberg) Arkivleder skal legge særlig vekt på disse oppgavene: 1. Å holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv 2. Å gi faglig rettledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse 3. Å gi nytilsatte nødvendig opplæring 9 of 93

10 Overordnet arkivansvar Overordnet arkivansvar Utskriftsvennlig versjon Kommunen har etter i 6 i arkivloven arkivplikt. Administrasjonssjefen har i følge kommuneloven og arkivloven ansvaret for kommunens arkiver, og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet skjer i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og arkiv. Innholdet i administrasjonen sitt arkivansvar er ellers fastsatt i Forskrift om offentlege arkiv. Administrasjonssjefen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til administrasjonssjefen. 10 of 93

11 Reglement 11 of 93

12 Lover og forskrifter 1 12 of 93

13 Arkivloven og arkivforskriften Arkivloven Lov nr 126: Lov om arkiv arkivlovforskriften nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv Kapittel 1 Verkeområde og arkivansvar Kapittel 2a Organisering og ordning Kapittel 2b Journal og elektroniske arkivsystem Kapittel 2c Lagringsmedium Kapittel 3a Behandling av post og saksdokument Kapittel 3b Periodisering av arkiv Kapittel 3c Arkivavgrensing, kassasjon, bevaring Kapittel 3d Overføring av arkiv Kapittel 4a Generelt om arkivlokale Kapittel 4b Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging Kapittel 4c Krav til arkivlokale i eksisterande bygningar Kapittel 5a Eldre og avslutta arkiv - Generelt Kapittel 5b Avlevering frå statlege organ til arkivverket Kapittel 5c Avlevering til kommunale og fylkeskommunale arkivdepot Kapittel 6 Iverksetjing og overgangsføresegner 13 of 93

14 Offentlighetsloven Offentlighetsloven Lov nr. 69: Lov om offentlighet i forvaltningen Forskrifter Forskrift om innsyn i edb-lagret materiale Forskrift til offentlighetsloven. Delegering av myndighet 14 of 93

15 Forvaltningsloven Forvaltningsloven Lov nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrifter Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning Forskrift om forvaltningsorganenes vegledningsplikt Forskrift om beregning av saksbehandlingsfrister eforvaltningsforskriften 15 of 93

16 Kommuneloven Kommuneloven Lov nr. 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner Forskrifter Forskrift om fjernmøter og skriftlig saksbehandling 16 of 93

17 Personopplysningsloven Personopplysningsloven Lov nr. 31: Lov om behandling av personopplysninger Forskrifter Forskrift om behandling av personopplysninger 17 of 93

18 Lover og forskrifter 2 18 of 93

19 Arkivloven INNHOLD Lov om arkiv. Kapittel I. Innleiande føresegner. 1. Føremål. 2. Definisjonar. 3. Geografisk verkeområde. 4. Arkivverket. Kapittel II. Offentlege arkiv. 5. Verkeområde. 6. Arkivansvaret. 7. Rettleiings- og tilsynsansvar. 8. Opplysningsplikt. 9. Kassasjon m.m. 10. Avlevering. 11. Refusjon. 12. Utfyllande føresegner. Kapittel III. Private arkiv. 13. Oversyn og registrering. 14. Retningsliner. 15. Opplysningsplikt. 16. Avlevering og deponering. 17. Kopiering. 18. Innskrenka råderett. 19. Privatarkiv med offentleg tilknyting. Kapittel IV. Ymse føresegner. 20. Skifte av status. 21. Tileigning av offentleg arkiv. 22. Straff. 23. Ikraftsetjing. Lov om arkiv. Kapittel I. Innleiande føresegner. 1.Føremål. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. 19 of 93

20 2.Definisjonar. I denne lova vert desse omgrepa nytta slik: a. dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring b. Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd. c. Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ. d. Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ. e. Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv. f. Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv. g. Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining. Endra med lov 15 des 2000 nr. 98 (i kraft 1 april 2001, etter res. 2 mars 2001 nr. 179). 3.Geografisk verkeområde. Kongen kan fastsetja at lova òg skal gjelda for Svalbard, Jan Mayen, dei norske bilanda i Antarktis og den norske delen av kontinentalsokkelen. 4.Arkivverket. Riksarkivet og statsarkiva utgjer det statlege arkivverket, som vert leia av Riksarkivaren. Om ikkje anna vert uttrykkjeleg fastsett, kan Riksarkivaren delegera avgjerdsfullmakter til leiarane for statsarkiva. Kapittel II. Offentlege arkiv. 5.Verkeområde. Føresegnene i dette kapitlet gjeld for alle offentlege organ med unnatak for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombodsmann for forvaltninga og andre organ for Stortinget. 6.Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. 7.Rettleiings- og tilsynsansvar. Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Riksarkivaren kan a. krevja seg førelagt for godkjenning journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar m.m. b. inspisera arkiv. c. gje pålegg som er naudsynte for å oppfylla føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova. 8.Opplysningsplikt. 20 of 93

21 På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfyllinga av føremåla med lova. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar. Plikta til å gje opplysningar etter første leden gjeld ubunde av teieplikt fastsett i lov eller i medhald av lov. 9.Kassasjon m.m. Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale a. avhendast. b. førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta. c. kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. d. rettast på ein slik måte at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom desse har hatt noko å seia for saksførebuinga, vedtak eller anna som etter føremålet med denne lova bør kunna dokumenterast. Føresegner om sletting gjevne i medhald av 27 tredje og femte leden og 28 fjerde leden i personopplysningslova og 7, 8 og 26 tredje leden og 28 andre leden i helseregisterlova gjeld likevel uinnskrenka. Endra med lover 14 april 2000 nr. 31 (i kraft 1 jan 2001, etter res. 30 juni 2000 nr. 641), 18 mai 2001 nr. 24 (i kraft 1 jan 2002, etter res. 18 mai 2001 nr. 502). 10.Avlevering. Statlege arkiv skal avleverast til Arkivverket i samsvar med dei føresegnene som vert fastsette i medhald av 12 i denne lova. Riksarkivaren kan likevel gje samtykke til at statlege arkiv vert avleverte til institusjonar utanfor Arkivverket, eller at dei framleis skal oppbevarast av det arkivskapande organet. Riksarkivaren kan fastsetja at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller annan institusjon, dersom dette er naudsynt for å tryggja arkivet eller når særlege omsyn tilseier dette. Ved avlevering til Arkivverket overtek Riksarkivaren råderetten over arkivet. Kostnadene ved avlevering skal dekkjast av det avleverande organet. 11.Refusjon. Riksarkivaren kan krevja refusjon frå avleverande organ for dei meirkostnadene Arkivverket vert påført, dersom det viser seg at arkivet tidlegare ikkje har vore handsama i samsvar med gjeldande føresegner. Dersom eit offentleg arkiv som framleis er i aktiv bruk, må avleverast til Arkivverket, kan Riksarkivaren som vilkår for avleveringa krevja at meirkostnader ved å måtta henta fram dokument m.m. vert dekte av vedkomande organ. 21 of 93

22 12.Utfyllande føresegner. Kongen gjev utfyllande føresegner om journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar, dokumentkvalitet, arkivutstyr, arkivlokale, arkivavgrensingar, kassasjon, bortsetjingsarkiv, avlevering, refusjonsreglar m.m., og om rett til å klaga over Riksarkivarens avgjerder. Kapittel III. Private arkiv. 13.Oversyn og registrering. Riksarkivaren skal a. halda oversyn over verneverdige privatarkiv. b. føra register over privatarkiv som er tekne vare på av offentlege og private oppbevaringsinstitusjonar. Riksarkivaren kan registrera visse privatarkiv som særskilt verneverdige. Melding om slik registrering skal sendast arkiveigaren. 14.Retningsliner. Riksarkivaren gjev nærare retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket. Riksarkivaren kan fastsetja at desse retningslinene òg heilt eller delvis skal gjelda for a. andre offentlege organ som arbeider med å ta vare på privatarkiv. b. private institusjonar som arbeider for å ta vare på privatarkiv, og som mottek offentleg tilskot til dette arbeidet. 15.Opplysningsplikt. Arkiveigar som har fått melding frå Riksarkivaren om at arkivet er særskilt verneverdig, jf. 13 andre leden, pliktar å gje melding til Riksarkivaren når arkivet skiftar eigar, heilt eller delvis vert planlagt ført ut or landet eller står i fare for å gå tapt. 16.Avlevering og deponering. Dersom verneverdig privatarkiv vert avlevert til eller deponert i Arkivverket eller annan oppbevaringsinstitusjon, kan arkiveigaren fastsetja særskilde avgrensingar i tilgjenget til arkivet. Slike avgrensingar kan ikkje gjerast gjeldande ut over hundre år etter avlevering eller deponering. Ved avlevering går eigedomsretten til arkivet over til mottakarinstitusjonen. Ved deponering har deponenten og seinare ervingane hans eigedomsretten til arkivet. Eigedomsretten går likevel over til mottakarinstitusjonen når ervefølgda etter deponenten vert broten, eller når det er gått hundre år sidan deponeringa. 17.Kopiering. Dersom særskilt verneverdig arkiv skal førast ut or landet eller står i fare for å gå tapt, kan Riksarkivaren krevja å få kopiera arkivdokumenta. Riksarkivaren har tilsvarande rett dersom deponert særskilt verneverdig arkiv vert kravd levert attende. 22 of 93

23 Kopiane skal oppbevarast i Arkivverket eller annan oppbevaringsinstitusjon, som må dekkja kostnadene ved kopieringa. Arkiveigaren kan setja vilkår for tilgjenge til kopiane i samsvar med føresegna i 16 første leden, men kan ikkje krevja vederlag for at dokumenta vert kopierte. 18.Innskrenka råderett. Arkiv som er registrert som særskilt verneverdig, jf. 13 andre leden, kan ikkje delast opp, førast ut or landet, skadast eller øydeleggjast utan samtykke frå Riksarkivaren. Reglane i personopplysningslova og helseregisterlova om retting og sletting av opplysningar vil likevel gjelda fullt ut. Endra med lover 14 april 2000 nr. 31 (i kraft 1 jan 2001, etter res. 30 juni 2000 nr. 641), 18 mai 2001 nr. 24 (i kraft 1 jan 2002, etter res. 18 mai 2001 nr. 502). 19.Privatarkiv med offentleg tilknyting. Dersom privat rettssubjekt mottek faste offentlege driftstilskot som er viktige for verksemda eller har fullmakt til å treffa einskildvedtak eller utferda forskrifter, kan Riksarkivaren fastsetja at arkivet heilt eller delvis skal følgja føresegnene for offentlege arkiv gjevne i eller i medhald av denne lova. Kapittel IV. Ymse føresegner. 20.Skifte av status. Når arkivskapande organ skiftar status frå statleg til kommunalt eller frå offentleg til privat, kan Riksarkivaren fastsetja at arkivet heilt eller delvis skal følgja dei reglane som gjeld for tidlegare status. 21.Tileigning av offentleg arkiv. Ingen kan tileigna seg offentleg arkivmateriale, utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren. 22.Straff. Den som med vilje handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter. 23.Ikraftsetjing. Kongen fastset når denne lova skal ta til å gjelda. 23 of 93

24 Arkivforskriften Forskrift om offentlege arkiv. Kapittel I. Verkeområde og arkivansvar 1-1. Arkivansvaret i offentlege organ 1-2. Særreglar for offentlege utval m.m Særskilde organ Kapittel II. Arkivorganisering og arkivsystem A. Organisering og ordning 2-1. Organisering av arkivarbeidet 2-2. Arkivplan 2-3. Arkivnøkkel 2-4. Arkivordning 2-5. Oppstilling av arkivet B. Journal og elektroniske arkivsystem 2-6. Journalføring og anna registrering 2-7. Opplysningar i journal- og arkivsystem 2-8. Journalar på papir 2-9. Elektronisk journalføring Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkivsystem C. Lagringsmedium Generelt Papirkvalitet Elektroniske saksdokument Anna elektronisk arkivmateriale Mikrofilm som arkivmedium Kapittel III. Arkivrutinar A. Behandling av post og saksdokument 3-1. Mottak og opning av vanleg post 3-2. Behandling av telefaks og elektronisk post 3-3. Behandling av dokument på ulike medium 3-4. Stempling av saksdokument 3-5. Registrering og fordeling 3-6. Behandling av dokument som tilhøyrer den same saka 3-7. Oppfølging av saksbehandlinga 3-8. Avskriving og arkivlegging 3-9. Kopibok Interne utlån, intern informasjon Eksterne utlån B. Periodisering av arkiv Journalperiodar Skarpt periodeskilje eller overlappingsperiode 24 of 93

25 3-14. Bortsetjing av arkivmateriale Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Framfinning i elektronisk journal og arkiv frå avslutta periodar Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot C. Arkivavgrensing, kassasjon, bevaring Definisjonar Arkivavgrensing Bevaringspåbod Kassasjon D. Overføring av arkiv Overføringsliste Behandling av overført arkiv Kapittel IV. Oppbevaring og sikring av offentlege arkiv A. Generelt om arkivlokale 4-1. Allmenne krav til arkivlokale 4-2. Plassering av ulike typar arkiv B. Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging 4-3. Plassering av arkivlokale 4-4. Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale 4-5. Drift av arkivlokale 4-6. Vern mot vatn og fukt 4-7. Vern mot brann og skadeleg varme 4-8. Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø 4-9. Vern mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge C. Krav til arkivlokale i eksisterande bygningar Generelt Kartlegging og planlegging Mellombels løysingar Kapittel V. Eldre og avslutta arkiv A. Generelt 5-1. Arkivdepot og avleveringsplikt 5-2. Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv 5-3. Avlevering av avslutta arkiv 5-4. Generelle krav til materiale som skal avleverast 5-5. Register over avlevert arkivmateriale 5-6. Tilgjenge for publikum til avlevert arkivmateriale B. Avlevering frå statlege organ til Arkivverket 5-7. Fordeling av arkivmaterialet 5-8. Spesifiserte krav til materiale som skal avleverast 5-9. Gjennomføring av avleveringa Tilbakelån C. Avlevering til kommunale og fylkeskommunale arkivdepot 25 of 93

26 5-11. Fordeling av materiale Spesifiserte krav for avlevering til og tilbakelån frå arkivdepot Kapittel VI. Iverksetjing og overgangsføresegner 6-1. Iverksetjing og overgangsføresegner Forskrift om offentlege arkiv. Fastsett ved kgl. res. 11. desember 1998 med heimel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv 12, lov av 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) 8 og 11 og lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 20. Fremja av Kulturdepartementet. Endra 2 mars 2001 nr. 182, 29 juni 2001 nr Kapittel I. Verkeområde og arkivansvar 1-1.Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett. 1-2.Særreglar for offentlege utval m.m. Offentlege utval blir ikkje rekna som eigne organ etter forskrifta her. Med offentlege utval er meint statlege, fylkeskommunale og kommunale råd, utval, nemnder, komitear o.l. Offentlege utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, skal likevel ha eige arkiv med mindre anna er fastsett av det opprettande organet, vedkomande departement eller overordna organ. For andre offentlege utval kan organa nemnde i andre ledd fastsetje at utvalet skal ha eige arkiv. Høvet til å halde eige arkiv etter andre og tredje ledd gjeld likevel ikkje dersom verksemda til eit utval inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ. I slike høve skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos dette organet. Dersom eit offentleg utval ikkje skal ha eige arkiv, skal utvalets saksdokument journalførast og arkiverast hos overordna organ eller hos det organet dette fastset. 26 of 93

27 For offentlege utval som skal ha eige arkiv, gjeld føresegnene i kap. II C, III C, IV og V. Inngåande og utgåande saksdokument til/frå slike utval skal journalførast etter føresegnene i kap. II B. 1-3.Særskilde organ For særskilde organ eller utval, eller grupper av slike organ/utval, kan Riksarkivaren fastsetje føresegner som fråvik forskrifta her. Kapittel II. Arkivorganisering og arkivsystem A. Organisering og ordning 2-1.Organisering av arkivarbeidet Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. 2-2.Arkivplan Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. 2-3.Arkivnøkkel Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem - ein arkivnøkkel - som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Innføring av nye og reviderte nøklar skal meldast til Riksarkivaren for registrering, jf. 7 i arkivlova. I arkivnøkkelen bør det skiljast mellom eigenforvaltning og fagsaker. Dersom ikkje Riksarkivaren har fastsett noko anna, skal statlege organ følgje Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga. Når ein ny arkivnøkkel blir teken i bruk, skal han kunne utvidast på alle nivå. Ved overgang til ny arkivnøkkel skal ein også byrje på ny periode i arkivet, jf. kap. III B om periodisering av arkiv, og alle nye saker skal klasserast etter den nye nøkkelen. 2-4.Arkivordning Daglegarkivet (aktivt arkiv) skal vere sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. I aktivt arkiv inngår a) sakarkivet (som omfattar alle saksdokumenta) med tilhøyrande register og databasar, som journalar, journalregister og kopibøker m.v. b) møtebøker, fagsystem, databasar og andre arkivseriar og dokument som blir mottekne eller skapte i tilknyting til den verksemda organet driv. Sakarkivet frå avslutta journalperiodar og andre arkivseriar som ikkje lenger er i aktiv bruk, skal 27 of 93

28 skiljast ut frå daglegarkivet og plasserast i bortsetjingsarkiv. 2-5.Oppstilling av arkivet Sakarkivet skal vere oppstilt etter arkivnøkkelen. Alle saksdokument skal arkivleggjast i samsvar med føresegnene i 3-8. Med unntak av det som er nemnt i tredje ledd nedanfor, skal dokument som høyrer til den same saka, normalt arkivleggjast samla, og innanfor kvart emne i arkivnøkkelen skal sakene plasserast på grunnlag av journalen. For materiale som ikkje er ordna etter arkivnøkkelen, skal det utarbeidast ein systematisk ordna oppstillingsplan. For databasar og anna elektronisk arkivmateriale skal det utarbeidast dokumentasjon som gjer det mogleg å nytte materialet også etter at den ordinære bruken er avslutta. Arkivdokument som krev spesielle oppbevaringstilhøve, kan skiljast ut frå sakarkivet og forvarast som eigne arkivdelar. I bortsetjingsarkivet skal materialet vere ordna etter den arkivnøkkelen og den oppstillingsplanen som vart nytta da materialet var aktivt arkiv. B. Journal og elektroniske arkivsystem 2-6.Journalføring og anna registrering Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova 2 og 3 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf , registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. Saksframlegg som nemnde i 5 tredje ledd i offentlegheitslova skal likevel alltid journalførast. Dokument som skal haldast utanfor arkivet etter 3-19 i føresegnene her, skal ikkje journalførast. Journalar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte. 0 Endra ved forskrift 2 mars 2001 nr. 182 (i kraft 1 april 2001). 2-7.Opplysningar i journal- og arkivsystem Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn etter 5 eller 6 i offentlegheitslova. Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), 28 of 93

29 c) sendar og/eller mottakar, d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet. I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt. For registrering av tryggingsgraderte dokument gjeld føresegner om informasjonstrygging 4-10 til 4-17 fastsette i medhald av tryggingslova. For registrering av vernegraderte dokument gjeld verneinstruksen 8. I arkivsystemet kan ein i tillegg registrere opplysningar som skal nyttast i den interne saksoppfølginga, t.d. om saksbehandlar, behandlingsfristar o.l. Andre opplysningar enn dei obligatoriske journalopplysningane, jf. første og andre ledd, treng ikkje takast med i den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Dokument som høyrer til same saka, skal i journalen knytast i hop med felles saksnummer eller anna tilvising. 0 Endra ved forskrift 29 juni 2001 nr. 723 (i kraft 1 juli 2001). 2-8.Journalar på papir Ved journalføring på papir må ein sjå til at journalen inneheld dei opplysningane som krevst, jf. 2-7 første og andre ledd. Statlege organ bør nytte ein av statens fellesblankettar. 2-9.Elektronisk journalføring For elektronisk journalføring skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Nye system skal vere godkjende av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkivsystem Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Leiinga for organet må avgjere kven som skal ha høve til å gjere ulike former for registreringar og rettingar i basen. Kvar dag skal det takast tryggingskopi av databasen på elektronisk lagringsmedium. Tryggingskopiane skal lagrast på einingar som er fysisk åtskilde frå dei einingane der databasen ligg. C. Lagringsmedium 2-11.Generelt Til arkivmateriale som etter gjeldande føresegner skal takast vare på for ettertida, skal det nyttast godkjent lagringsmedium, jf Materiale på elektronisk medium må kopierast eller 29 of 93

30 konverterast til nye lagringseiningar i den grad det er nødvendig for å ta vare på og ha tilgang til dokumentinnhaldet Papirkvalitet Papir som lagringsmedium skal vere arkivhaldbart. Det skal oppfylle internasjonal standard for permanent papir (ISO 9706). Riksarkivaren kan fastsetje at det skal brukast spesialpapir til særskilde formål. Han kan også gi føresegner om skrivemateriell etc Elektroniske saksdokument Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak. Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir. Både den elektroniske og ein eventuell papirbasert versjon av dokumenta kjem inn under reglane i kap. V om behandling av eldre og avslutta arkiv. Riksarkivaren kan fastsetje at anten begge versjonane eller berre den eine skal avleverast til arkivdepot Anna elektronisk arkivmateriale For elektroniske register og databasar krevst det ikkje arkiveksemplar på papir. Men systema som dei inngår i, skal vere godt nok dokumenterte til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap. V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom slike system produserer eller lagrar saksdokument, skal dokumenta behandlast etter reglane i Riksarkivaren kan fastsetje, gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak, at elektroniske system som nemnde i første ledd allereie når dei blir oppretta, skal ha eksportfunksjonar som sikrar at bevaringsverdig materiale kan avleverast til arkivdepot på eit eigna lagringsformat og med fullgod dokumentasjon. Opplysningar som ikkje lenger er aktuelle, skal ikkje slettast utan at det ved generelle føresegner eller enkeltvedtak er gitt samtykke til kassasjon, jf. kap. III C. Opplysningar som blir fjerna frå eit register eller ein database ved oppdatering e.l., kan i staden overførast til anna lagringseining («historisk» base eller fil) Mikrofilm som arkivmedium Arkivmateriale på mikrofilm kan erstatte originaldokument på papir dersom ein oppfyller dei krava til rutinar og kvalitetssikring som er utarbeidde av Riksarkivaren. Riksarkivaren kan likevel fastsetje at visse typar originaldokument ikkje kan erstattast med mikrofilmkopiar. Kapittel III. Arkivrutinar A. Behandling av post og saksdokument 3-1.Mottak og opning av vanleg post Inngåande post skal leverast til arkivtenesta. Dersom arkivfunksjonane er desentraliserte, i delarkiv 30 of 93

31 eller eigne journalførande einingar, må ein fastsetje kva for eining av arkivtenesta som skal motta post som er adressert til organet utan nærmare spesifikasjon. Personleg adressert post, dvs. brev der personnamnet er nemnt før namnet på organet, skal leverast uopna til adressaten, med mindre organet har inngått avtale med adressaten om at arkivtenesta kan opne slik post. Dersom brevet viser seg å vere eit saksdokument for organet, skal det straks returnerast til arkivtenesta og behandlast som post til organet. Dette gjeld også post som er adressert til den politiske leiinga i eit organ. Post til organet skal opnast av arkivtenesta. Rekommandert post og verdipost må behandlast etter særskilde reglar. Det same gjeld annan post dersom det er nødvendig av tryggingsgrunnar, jf. tryggingslova og verneinstruksen, eller for å ivareta lovbestemd teieplikt. I samband med opninga av posten skal det gjennomførast arkivavgrensing etter føresegnene i kap. III C. 0 Endra ved forskrift 29 juni 2001 nr. 723 (i kraft 1 juli 2001). 3-2.Behandling av telefaks og elektronisk post Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf. særleg 2-6, 3-1 og 3-8. Organ som nyttar e-post, skal ha eit sentralt e-postmottak for post til organet. E-post til det sentrale postmottaket skal opnast av arkivtenesta. 3-3.Behandling av dokument på ulike medium Dersom organet ikkje nyttar elektronisk arkivering etter føresegnene i 2-13, skal skriftlege saksdokument som blir mottekne på anna medium enn papir, eller på papir som det er grunn til å tru ikkje er arkivhaldbart, straks kopierast eller skrivast ut på slikt papir. Kopien eller utskrifta på arkivhaldbart papir skal i så fall utgjere arkiveksemplaret av dokumentet. Dersom saksdokument som nemnt i 3-2 blir ettersendt i original, kan ein kaste kopi eller utskrift av dokumentet, jf. første ledd. 3-4.Stempling av saksdokument Mottekne saksdokument på papir skal ved journalføringa påførast stempel som identifiserer dokumentet og knyter det til journalen. Stemplet skal minst ha følgjande rubrikkar: namnet på organet, saks- og dokumentnummer (journalnummer) og journalføringsdato. Arkivkode (etter arkivnøkkelen) skal førast på saksomslaget, eventuelt også på dokumentet dersom ein finn dette tenleg. Dersom ein ikkje har saksomslag, skal arkivkoden alltid førast på dokumentet. 3-5.Registrering og fordeling Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagde særskilde behandlingsprosedyrar. 3-6.Behandling av dokument som tilhøyrer den same saka 31 of 93

32 Arkivtenesta må sørgje for at nye saksdokument blir knytte til eventuelle tidlegare dokument i den same saka og arkivlagde saman med desse. Dette bør gjerast ved at ein finn fram tidlegare dokument i saka frå arkivet og legg desse ved det nye saksdokumentet (bilegging) før det går til saksbehandling. Dersom ein ikkje praktiserer bilegging, må dokumenta i ei sak samlast seinast ved arkivlegging, jf. likevel 2-5 tredje ledd. Saksbehandlar er ansvarleg for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er til behandling. 3-7.Oppfølging av saksbehandlinga Arkivtenesta kan påleggjast å registrere forfall (behandlingsfristar) etter retningslinjer som leiinga for organet fastset. Når ei sak nærmar seg forfallsdato, gir arkivtenesta melding til rette vedkomande. Til fastsett tid, i statlege organ normalt fire gonger i året, skal det takast ut oppgåve over saker som ikkje er ferdigbehandla (restanseliste). Oppgåva skal utarbeidast på grunnlag av journalen, men saker som eventuelt er registrerte på annan måte, må også kome med. Leiinga for organet avgjer tidsfristane for restansekontrollen og kan likeins avgjere at visse saker skal haldast utanom restanseoppgåvene. 3-8.Avskriving og arkivlegging Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumenta i saka tilbake til arkivtenesta, og det dokumentet som eventuelt var opphav til saksbehandlinga (det innkomne brevet e.l.), skal avskrivast i journalen. Innkome dokument som ikkje krev svar, eller som det er gitt munnleg svar på, skal avskrivast i journalen når det er påført avgjerd om dette. Når eit dokument får førebels svar eller blir sendt andre til fråsegn, skal det ikkje endeleg avskrivast. Etter avskriving skal saka arkivleggjast. Arkivtenesta må sjå til at arkivkoden er korrekt og at arkivavgrensing er utført. Ved arkivlegging av elektroniske saksdokument må organet gjennom faste rutinar sikre at rett versjon av dokumentet blir arkivlagd, og at ein oppfyller dei krava som er fastsette med heimel i Kopibok Organet skal normalt lage kopibok som inneheld kopi av alle utgåande dokument. Riksarkivaren kan fastsetje, gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak, at elektronisk arkiv på visse vilkår kan erstatte kopiboka, jf Interne utlån, intern informasjon Ingen saker eller dokument må fjernast frå arkivet utan at det er registrert i journalen eller markert ved utlånskort i arkivet. Arkivdokument skal normalt ikkje nyttast til intern sirkulasjon for informasjonsformål. Til dette bør ein nytte kopiar Eksterne utlån For å unngå at arkivmateriale går tapt, skal det ikkje lånast ut saker eller dokument frå arkivet til ekstern bruk med mindre spesielle omsyn gjer dette nødvendig. I staden kan dokumenta kopierast. 32 of 93

33 B. Periodisering av arkiv 3-12.Journalperiodar Sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i periodar. Det skal være samsvar mellom periodeinndelinga i journalen og sakarkivet, men ein periode i elektronisk journal kan omfatte fleire periodar i sakarkivet. Arkivperiodane bør vere på minst 4-5 år og følgje kalenderåret. Leiinga for organet kan fastsetje at enkelte delar av sakarkivet (t.d. personalmapper) skal haldast utanfor periodiseringa eller følgje særskilde prinsipp for periodisering. Slike unntak skal spesifiserast i arkivplanen. Når ein arkivperiode blir avslutta, skal arkivmaterialet frå perioden skiljast ut frå det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiv, journalar, eventuelle journalregister og kopiboka skal setjast i bortsetjingsarkiv etter føresegnene i Elektroniske journalar og sakarkiv skal behandlast etter føresegnene i Skarpt periodeskilje eller overlappingsperiode Ved journalføring på papir skal ein nytte skarpt periodeskilje. Dette inneber at ein set bort alle dokument som vart registrerte i den avslutta perioden. Dokument som tilhøyrer saker som er aktive ved periodeskiljet, kan anten setjast bort saman med den avslutta perioden eller overførast til den nye perioden. I begge tilfelle må ein syte for tilvisingar i journalen og saksmappene som sikrar at ein kan finne att saker eller dokument som kryssar periodeskiljet. Skarpt periodeskilje skal også nyttast når det skjer grunnleggjande endringar i arkivet, t.d. overgang frå papirbasert til elektronisk journal. Dersom journalen er elektronisk, kan ein ved normal overgang mellom arkivperiodar bruke overlappingsperiode i staden for skarpt skilje, slik det er gjort greie for i Noark-standarden Bortsetjing av arkivmateriale Ved bortsetjing skal dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, filmrullar, elektroniske lagringsmedium etc.) merkjast tydeleg med namnet på arkivskapar (dvs. namnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innhaldet i arkivstykket (til vanleg kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom arkivmaterialet omfattar. Arkivavgrensing (som ikkje er gjennomført tidlegare) og kassasjon skal gjennomførast i samsvar med gjeldande føresegner og retningslinjer, jf. kap. III C. Dersom bortsetjingsarkivet inneheld materiale som seinare skal kasserast, skal dette materialet plasserast for seg og ikkje blandast saman med det som skal bevarast. Det skal lagast ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste (tilsvarande avleveringslista, jf. 5-4, 5-8 og 5-12) over det som skal bevarast. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produserast automatisk frå journalsystemet, men nummerering av arkivstykka må påførast særskilt. Møtebøker, protokollar, kopibøker og papirbaserte journalar skal bindast inn seinast ved bortsetjing. Riksarkivaren kan gi retningslinjer for innbinding Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv 33 of 93

34 Når ein periode blir avslutta i elektronisk journal og eventuelt tilhøyrande elektronisk sakarkiv, skal databasen reorganiserast slik at alle saker som høyrer til den avslutta perioden, blir skilde ut (jf. Noark-standarden). Dette kan anten gjerast ved å ta sakene frå den avslutta perioden ut av basen, eller ved å la dei utgjere ei eiga logisk eining i eller i tilknyting til den aktive basen, jf om historisk database Framfinning i elektronisk journal og arkiv frå avslutta periodar Organet skal syte for nødvendige hjelpemiddel til å finne fram i elektroniske journalar og arkiv frå avslutta periodar, så lenge arkivmaterialet er i organets varetekt, jf. 5-2 om avlevering til arkivdepot. Dette kan gjerast ved å opprette ein eller fleire historiske databasar, dvs søkbare databasar for dei avslutta periodane. Dersom berre journalen er elektronisk, kan ein i staden for historisk database basere framfinninga på papirutskrifter, slik det er gjort greie for i Noark-standarden Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. C. Arkivavgrensing, kassasjon, bevaring 3-18.Definisjonar Med arkivavgrensing er meint at dokument som fell inn under definisjonen av arkiv i 2 i arkivlova, men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir halde utanfor eller fjerna frå arkivet. Med kassasjon er meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Med bevaring er meint at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem inn under føresegner om bevaring, kan såleis ikkje kasserast. Til føresegner om bevaring og kassasjon kan det knytast tidsgrenser Arkivavgrensing Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging. Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, slettast eller kastast. Følgjande typar av materiale skal skiljast ut ved arkivavgrensing: 1. Trykksaker, rundskriv, anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale og blankettar som ikkje er utfylte. Frå dette er det følgjande unntak: 34 of 93

35 a) det organet som har utferda slikt materiale, skal arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida, b) dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 2. Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Frå dette er det følgjande unntak: a) konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast, b) kopi av utgåande dokument skal arkiverast, c) andre kopiar m.v. som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett frå det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek, med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemen representerer. 5. Anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon Bevaringspåbod Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: a) arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført, b) møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse, c) organets eigne årsmeldingar, d) kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister, e) journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister, f) alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt, g) arkivplanar, h) presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak, i) kart, unnateke trykte kart utan påteikningar, j) teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive, k) grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval Kassasjon For materiale som ikkje kjem inn under arkivavgrensinga i 3-19 eller bevaringspåbodet i 3-20, skal det utarbeidast kassasjonsreglar. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast og kva som kan eller skal kasserast, eventuelt kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. Riksarkivaren utarbeider generelle kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ. For fagsakene skal statlege organ utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar. Riksarkivaren kan be overordna organ samordna arbeidet med slike reglar der dette er tenleg. Før dei blir sette i verk, skal reglane godkjennast av Riksarkivaren. Dersom eit statleg organ ikkje har godkjende kassasjonsreglar eller ikkje har gjennomført kassasjon før avlevering til Arkivverket, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet, jf. 5-4, eller krevje refusjon for dei meirutgiftene dette medfører, jf. arkivlova of 93

36 For kommunar og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar. Dersom materiale som etter reglane kan kasserast ikkje er skilt ut frå det bevaringsverdige før avlevering til arkivdepot, må alt materialet oppbevarast i spesialrom for arkiv, jf. kap. IV. Det er forbode for tenestemenn å medverke til at arkivmateriale blir kassert i strid med føresegnene i 3-20 og paragrafen her, med mindre Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke, jf. arkivlova 9. Brot på denne føresegna kan straffast etter arkivlova 22. D. Overføring av arkiv 3-22.Overføringsliste Eit offentleg organ som overfører arkivmateriale til eit anna, skal utarbeide overføringsliste. Overføringslista skal utformast som ei avleveringsliste til arkivdepot, jf. 5-4 tredje ledd. Den eller dei arkivnøklane som har vore i bruk, skal følgje med ved overføringa. Når eit statleg organ overfører arkivmateriale til eit anna, skal det meldast frå til Arkivverket Behandling av overført arkiv Dersom eit offentleg organ har teke på seg å oppbevare arkivmateriale for eit anna organ, må det ikkje skje noka samanblanding av arkiva. Dersom eit offentleg organ tek over eit saksområde og det tilhøyrande arkivmaterialet frå eit anna organ, skal dette arkivmaterialet oppbevarast for seg. Riksarkivaren kan etter søknad dispensere frå dette kravet, jf. også 4 andre ledd i arkivlova. Kapittel IV. Oppbevaring og sikring av offentlege arkiv A. Generelt om arkivlokale 4-1.Allmenne krav til arkivlokale Alle rom der ein oppbevarar arkivmateriale over lengre tid, blir rekna som arkivlokale. Arkivlokale kan vere vanlege kontorrom eller spesialrom for arkiv. Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivmaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. 4-2.Plassering av ulike typar arkiv Eldre og avslutta arkiv, jf. kap. V, skal plasserast i spesialrom for arkiv. Bortsetjingsarkiv skal så langt råd er plasserast i spesialrom for arkiv, men arkiv som er i hyppig bruk kan plasserast i vanlege kontorrom. Daglegarkivet kan plasserast i vanlege kontorrom. 36 of 93

37 B. Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging 4-3.Plassering av arkivlokale Arkivlokala skal plasserast slik i bygningen at arkivmaterialet er godt verna. Ein skal særleg vere merksam på risikoen for skader frå installasjonar og verksemder i andre lokale og bygningar. Tilfluktsrom skal ikkje takast i bruk som arkivlokale. Tilfluktsrom kan likevel nyttast til oppbevaring av arkivmateriale som er vedteke kassert etter ei viss tid. Særleg små organ kan plassere bortsetjingsarkiv og eldre og avslutta arkiv i brannsikkert skap i staden for i spesialrom. 4-4.Utforming, dimensjonering og innreiing av arkivlokale I samband med flytting, omorganisering, nybygging o.a. skal ein ta omsyn til behovet for arkivlokale i åra framover. Golv og reolar i arkivlokale skal ha stor nok bereevne for vekta av arkivmaterialet. Det skal vere nok fri golvplass til transport og framhenting av arkivmateriale. I spesialrom for arkiv skal reolar vere av ikkje brennbart materiale. I spesialrom for arkiv skal ein ikkje lagre andre ting som reduserer tryggleiken til arkiva. Arkivmaterialet i slike rom skal ikkje stå tett inntil vegg og tak eller rett på golvet. 4-5.Drift av arkivlokale Alle arkivlokale skal ha fast tilsyn og reinhald. Om ein oppdagar at arkivmateriale har fått skadar på grunn av tilhøva i arkivlokalet, skal ein setje i verk mottiltak så snart råd er. 4-6.Vern mot vatn og fukt Arkivlokala skal vere sikra slik at vatn og fukt ikkje trengjer inn. Ein må ikkje ta i bruk arkivlokale ein veit kan vere truga av flaum eller overfløyming. Ved nødvendig bruk av vatn i arkivlokale skal ein ta omsyn til risiko for skadar på arkivmaterialet. I spesialrom for arkiv skal det ikkje vere vassrøyr. Dersom slike rom i eksisterande bygningar likevel har vassrøyr og det er urimeleg kostbart å endre røyropplegget, kan ein alternativt nytte tekniske løysingar som effektivt hindrar at arkivmaterialet blir skadd av vatn frå røyra, f.eks. fuktfølarar på golvet, tilkopla stengjeventil og/eller alarm. 4-7.Vern mot brann og skadeleg varme 1. Vern mot at det oppstår brann i lokalet Røyking og anna brannfarleg verksemd er forbode i arkivlokale. Det skal ikkje vere anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for verksemda i arkivlokala. Det elektriske anlegget skal utførast i samsvar med forskriftene for slike anlegg i branntrygge lokale. El-sentral med straummålarar, sikringar o.l. skal ikkje vere plassert i arkivlokala. 37 of 93

38 Spesialrom for arkiv skal varmast opp med varmekablar i golv eller i eigne vernekonstruksjonar, eventuelt med varmluftanlegg eller andre varmekjelder som ikkje medfører fare for brann eller på annan måte kan skade arkivmaterialet. 2. Vern mot brannspreiing frå andre rom Alle arkivlokala skal klassifiserast etter dei tekniske forskriftene til plan- og bygningslova. Arkivlokala skal vere separate einingar eller brannceller. I kontorrom skal bygningsdelane minst ha brannmotstandsevne REI 30 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I spesialrom for bortsetjingsarkiv skal bygningsdelane minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I spesialrom for eldre og avslutta arkiv, som organet skal oppbevare for all framtid, skal bygningsdelane ha brannmotstandsevne REI 120 og utførast i ubrennbare materialar. Arkivskap som blir nytta til bortsetjingsarkiv og eldre og avslutta arkiv, jf. 4-3 tredje ledd, skal ha brannmotstandsevne EI 90 eller høgare. Spesialrom for arkiv skal ha sjølvlukkande dør. Dei skal normalt ikkje ha vindauge. 3. Vern mot spreiing av brann i arkivlokalet Branncella kan delast opp i mindre arkivrom. Skiljevegger mellom arkivrom innanfor ei branncelle skal minst ha brannmotstandsevne EI 30 og utførast i materialar som er avgrensa brennbare. I arkivlokale skal ein bruke måling, golvbelegg o.a. som minst mogleg fremjar brannspreiing. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm. For kontorrom er krava til varslingsanlegg dei same som for bygningen elles. Arkivlokale skal ha handsløkkingsapparat. 4-8.Vern mot skadeleg påverknad frå klima og miljø Med omsyn til temperatur, relativ luftfukt, elektriske installasjonar, forureiningar og andre miljøfaktorar skal arkivlokalet vere tilpassa det arkivmaterialet som blir oppbevart der. Det skal vere stabilt klima i arkivlokalet. Lokalet skal kunne varmast opp til vanleg romtemperatur heile året. I bygningsdelar og innreiing skal ein ikkje nytte materiale som kan skade arkivmaterialet ved avgassing, stråling eller på annan måte. Arkivsaker som kan påverke kvarandre negativt, bør ikkje oppbevarast i same arkivlokale. 4-9.Vern mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. C. Krav til arkivlokale i eksisterande bygningar 4-10.Generelt Så snart det er praktisk og økonomisk gjennomførbart, skal ulike typar offentlege arkiv, jf. 4-2, plasserast i lokale som oppfyller krava i Kartlegging og planlegging 38 of 93

39 Innan tre år etter at denne forskrifta tek til å gjelde, skal offentlege organ utarbeide eit oversyn over arkivlokala sine og vurdere om dei oppfyller føresegnene i Dersom nokre av føresegnene ikkje er oppfylte, skal det følgje med ein plan som viser kva som skal til for å rette på dette. Planen skal også omfatte utflytting av arkiv frå tilfluktsrom der slike er i bruk. Planen skal leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning. Sentrale organ sender planane sine til Riksarkivet, mens andre statlege organ sender dei til statsarkivet i vedkomande distrikt, jf. arkivlova 4. Riksarkivaren kan etter søknad gi samtykke til utvida planleggingstid dersom det er rimeleg grunn til det. Arbeidet med å gjennomføre planen skal setjast i gang så snart råd er, og gjennomføringstida skal tilpassast omfanget og kostnadene av dei tiltaka som krevst. Normalt skal planen vere fullført fem - ti år etter at godkjenninga frå Riksarkivaren ligg føre. Riksarkivaren ser til at planen blir gjennomført. Dersom spesielle praktiske tilhøve eller kostnadsgrunnar tilseier det, kan likevel Kulturdepartementet etter søknad gi samtykke til utvida gjennomføringstid. For kommunar som ikkje disponerer eldfast bygningsmasse, og som heller ikkje kan løyse depotbehovet sitt ved å inngå i eit interkommunalt samarbeid, kan Kulturdepartementet i samråd med Riksarkivaren unntaksvis vurdere særskilde ordningar Mellombels løysingar Når offentlege organ mellombels har arkivlokale som ikkje oppfyller krava, skal dei syte for tiltak som sikrar arkiva best mogleg. Arkivverket gir råd om slike tiltak. Dersom arkiv blir oppbevarte på ein slik måte at dei står i direkte fare for å bli skadde, kan Riksarkivaren eller den han gir fullmakt til det, jf. arkivlova 4, gi pålegg om utbetringar som skal gjennomførast straks, jf. arkivlova 7 siste ledd. Kapittel V. Eldre og avslutta arkiv A. Generelt 5-1.Arkivdepot og avleveringsplikt Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot. Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning. 5-2.Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv 39 of 93

40 Arkivmateriale skal avleverast når det er om lag år gammalt. For elektronisk arkivmateriale og materiale på andre optiske og magnetiske medium (film, lydband, video m.v.) kan Riksarkivaren fastsetje at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt. For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova Avlevering av avslutta arkiv Dersom eit offentleg organ skal nedleggjast, skal arkivet klargjerast for avlevering til arkivdepot eller for overføring til eit organ som overtek saksområdet, jf og Klargjeringa av arkivet inngår som del av avviklingsarbeidet. Arkiv som ikkje blir overført til anna organ, skal avleverast straks. Statlege organ skal melde frå til Arkivverket straks nedleggingsvedtaket er gjort. Sentrale organ sender meldinga til Riksarkivet, lokale og regionale organ til statsarkivet i vedkomande distrikt. Den same prosedyren skal nyttast for arkiv skapt av offentleg organ som går over til å vere privat eller som skiftar mellom statleg, fylkeskommunal eller kommunal status, med mindre anna blir fastsett av Riksarkivaren med heimel i arkivlova 10 andre og tredje ledd, jf. også 20. Når eit organ som ikkje er underlagt føresegnene om offentlege arkiv (t.d. statsføretak, offentleg aksjeselskap, privat verksemd) overtek saksområdet til eit offentleg organ, kan det likevel ikkje få overført arkivet frå det offentlege organet utan samtykke frå Riksarkivaren. Offentlege utval som skaper eigne arkiv, jf. 1-2, skal ved nedlegging overføre arkivet til oppdragsgivaren i ordna stand. Utvalsarkivet må ikkje blandast saman med oppdragsgivarens eige arkiv. Avlevering frå oppdragsgivaren til arkivdepot skal skje etter reglane i Generelle krav til materiale som skal avleverast Arkivmateriale som blir avlevert til arkivdepot, skal vere ordna etter opphav (proveniens). Dette inneber at arkiv frå ulike arkivskapande einingar skal haldast for seg, og at den opphavlege orden og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv så langt som mogleg skal haldast ved lag. Før avleveringa skal det vere gjennomført arkivavgrensing og kassasjon etter føresegnene i Dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, filmrullar, elektroniske lagringsmedium etc.) skal ha etikett med opplysning om namnet på arkivskapar, nummer på arkivstykket, innhaldet i arkivstykket (for nyare arkiv vanlegvis kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom materialet omfattar. Ved avleveringa skal det følgje med ei fullstendig arkivliste (avleveringsliste) over alle arkivstykka og kva dei inneheld. Dei arkivnøklane som materialet er ordna etter, skal også følgje med. Materiale på elektroniske lagringsmedium skal vere dokumentert på ein slik måte at informasjonen kan nyttast. 5-5.Register over avlevert arkivmateriale Arkivdepotet skal føre register over arkivbestand og tilvekst. 5-6.Tilgjenge for publikum til avlevert arkivmateriale 40 of 93

41 Arkivdepotet skal leggje tilhøva til rette slik at publikum kan gjere bruk av arkivmaterialet innanfor dei rammene som følgjer av gjeldande føresegner om innsynsrett, teieplikt og gradering. Arkivdepotet avgjer ut frå omsynet til forsvarleg arkivbehandling korleis materialet skal gjerast tilgjengeleg, og skal i rimeleg mon etter oppmoding gi avskrift, utskrift eller kopi av dokument. Originalmateriale skal berre gjerast tilgjengeleg under tilsyn frå arkivdepotet. Materiale som er under ordning eller konservering, eller som er i ein fysisk tilstand som gjer hyppig bruk utilrådeleg, kan mellombels sperrast for publikumsbruk. Arkivdepotet kan krevje betaling for avskrift, utskrift og kopi av arkivmateriale etter satsar fastsette av Kulturdepartementet. B. Avlevering frå statlege organ til Arkivverket 5-7.Fordeling av arkivmaterialet Sentrale statlege organ skal avlevere arkivmaterialet sitt til Riksarkivet, mens regionale og lokale statlege organ skal avlevere til statsarkivet i vedkomande distrikt. Arkivmateriale som er oppstått i sentrale, regionale eller lokale organ av Forsvaret etter 1. januar 1940, skal likevel avleverast til Riksarkivet. Riksarkivaren kan fastsetje unntak frå denne fordelinga. 5-8.Spesifiserte krav til materiale som skal avleverast Med utgangspunkt i 5-4 fastset Riksarkivaren spesifiserte krav til materiale som skal avleverast til Arkivverket. Krava omfattar ordning, listeføring og dokumentasjon, merking, type, format og kvalitet på avleveringsmedia, fysisk tilstand, eventuelle ekstra eksemplar m.v. Dersom materiale som skal avleverast, ikkje oppfyller Riksarkivarens krav, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet eller krevje refusjon for meirutgifter, jf. arkivlova 11 første ledd. 5-9.Gjennomføring av avleveringa Organ som tek sikte på å avlevere arkivmateriale, skal varsle vedkomande arkivdepot (Riksarkivet eller eit av statsarkiva) i god tid før arbeidet med avleveringa tek til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte. Arkivdepotet skal kvittere for det materialet som er motteke Tilbakelån Dersom det er nødvendig for saksbehandlinga, får organet låne tilbake arkivmateriale. Materialet skal da sikrast like godt som i arkivdepotet, jf. kap. IV om krav til oppbevaring av arkiv. Dersom dette ikkje let seg gjere, kan materialet i staden gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare til andre utan samtykke frå arkivdepotet. Arkivmateriale på elektronisk medium kan ikkje lånast tilbake. I staden kan det produserast kopi av slikt materiale. Kostnadene ved produksjon av slik kopi skal dekkjast av lånaren. 41 of 93

42 C. Avlevering til kommunale og fylkeskommunale arkivdepot 5-11.Fordeling av materiale Kommunale og fylkeskommunale organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til eit kommunalt arkivdepot, med mindre Riksarkivaren har fastsett noko anna, jf. arkivlova 10 tredje ledd Spesifiserte krav for avlevering til og tilbakelån frå arkivdepot Kommunen/fylkeskommunen fastset spesifiserte krav til materiale som skal avleverast til arkivdepot, og reglar for tilbakelån frå arkivdepot. Riksarkivaren utarbeider normalinstruks for slike spesifikasjonar, jf. 5-8 og 5-10 og arkivlova 7. Kapittel VI. Iverksetjing og overgangsføresegner 6-1.Iverksetjing og overgangsføresegner Forskrifta her blir sett i verk frå 1. januar Kulturdepartementet fastset nødvendige overgangsføresegner. 42 of 93

43 Sentralt regelverk Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv En samlet oversikt over Riksarkivarens bestemmelser om behandling av offentlige arkiver er samlet i en forskrift. Forskrift til arkivloven av nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften ble gjort gjeldende fra og er gitt med hjemmel i diverse paragrafer i arkivforskriften. Forskrifter Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 43 of 93

44 Lokalt regelverk 44 of 93

45 Rutiner 45 of 93

46 Kvalitetssikring 46 of 93

47 Daglig kvalitetskontroll 47 of 93

48 Daglig kvalitetskontroll Utskriftsvennlig versjon Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter Arkivtjenesten søker daglig opp journalposter med status E, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode, riktig arkivert i ESA. Konverteres til PDF Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Kontroll av konvertering Kontroll av offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal: 2 personer fra arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før publisering. Kontroll av importerte skjema Daglig tas det opp et søk for statuskode M Elektroniske skjema) for midlertidig registrert som blir kvalitetssikret og registrert. Stikkprøver Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc. 48 of 93

49 Månedlig kvalitetskontroll 49 of 93

50 Månedlig kontroll Utskriftsvennlig versjon Arkivtjenesten skal en gang pr. måned: - utføre kontroll med journalposter med status R (reservert) - uferdige konsept som ikke er ferdigstilt for journalføring. 50 of 93

51 Kvartalsvis kvalitetskontroll 51 of 93

52 Kvartalsvis kontroll Utskriftsvennlig versjon Sentralarkivet skal 4 ganger årlig ta ut rapport over saker som ikke er ferdigbehandlet/avskrevet. De kvartalsvise listene (restanselister) skal leveres avdelingsleder som er ansvarlig for at saksbehandler eller andre behandler saken. 52 of 93

53 Daglige rutiner 53 of 93

54 Dokumenthåndtering for saksbehandlere Dokumenthåndtering.pdf 1,62 MB Ved planlegging av overgang til ESA er nye rutiner under arbeid. 54 of 93

55 Offentlig journal 55 of 93

56 Offentlig journal Ifølge Kommunelovens 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for at et levende lokaldemokrati er mulig. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette. Alle tilsatte i Sande kommune skal derfor praktisere meroffentlighet i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse. Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger. Gradering av saker Hele arkivsaker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken. Gradering av dokumenter Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt det ikke skal unntas i medhold av lov. Inn-/utgående dokumenter Alle arkivverdige inn- og utgående dokumenter skal journalføres. Her skal meroffentlighetsprinsippet ligge til grunn ved gradering. Dette er et lederansvar. Interne notater generelt Alle interne notater som gjelder forvaltningssaker skal journalføres. Det er viktig å huske at interne notater kan - ikke skal unntas offentlighet. Interne notater og publikum/presse Alle interne notater av mer offisiell art, interne notater som er en del av et saksframlegg i en utvalgssak og interne notater som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker (Mapper) som ikke er unntatt fra offentlighet i utgangspunktet, skal være offentlige. Interne notater og politikere Politikere skal ha adgang til å få oversikt over alle interne notater som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne notater unntatt fra offentlighet. Hvorvidt et internt notat unntatt fra offentlighet ikke skal gjøres tilgjengelig for politikerne er et lederansvar. Interne notater og part i saken I Sande kommune skal alle parter i en sak i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokumenter i saken. Det skal være svært tungtveiende grunner for at et internt notat ikke skal kunne utgis til partene i en sak. Dokumenter underlagt taushetsplikt Saker/dokumenter som er taushetsbelagte, skalunntas fra offentlighet. Formålet med taushetsplikt er ikke å unndra dokumenter fra offentlighet, men å sørge for at dokumenter som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Bl.a. har noen av reglene om taushetsplikt som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold blir offentlig. Hvis et dokument er unntatt fra offentligheten, skal lovhjemmelen for unntaket opplyses. For å ivareta hensynet til den politiske beslutningsprosessen kan en praktisere utsatt offentlighet. Dette kommer spesielt til anvendelse når det gjelder økonomiske saker. Utsatt offentlighet kan praktiseres hvis organet ikke skal foreta et endelig vedtak men bare får saken til orientering. 56 of 93

57 Post- og dokumentbehandling 57 of 93

58 Postbehandling 1.1 Målsetting Rutiner for postbehandling skal sikre: rask og korrekt fordeling og registrering av post at inngående post blir registrert og fordelt til saksbehandler samme dag den er mottatt at utgående post blir registrert før utsending at postjournalen blir oppdatert daglig 1.2 Definisjoner Avskrivning: Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er avsluttet. Journal/ Register for fortløpende og systematisk føring av kortfattede opplysninger om postjournal: inn- og utgående dokumenter, f.eks. avsender, mottaker, innhold, dato, arkivkode osv. Journalføring: Registrering av journalopplysninger. Se også registrering. Registrering: Elektronisk innføring av journalopplysninger i postjournal. Postliste Utskrift av postjournal som inneholder alle registrerte opplysninger, (intern): offentlige opplysninger så vel som opplysninger unntatt offentlighet. Postliste Utskrift av postjournal som kun inneholder offentlige opplysninger. (ekstern): Svarfrist: Dato for når en henvendelse eller sak skal være behandlet/besvart. 1.3 Mottak og grovsortering av post Formål beskriv-else av rutine ANSVAR/ MYNDIGHET hjemmel Rask og effektiv postbehandling. Posten leveres av Posten Norge i resepsjonen Post-/arkivtjenesten sorterer og fordeler posten Post som leveres personlig til saksbehandler eller til servicekontoret levere til post-/arkivtjenesten for registrering/journalføring på ordinær måte. Post-/arkivtjenesten Administrativ bestemmelse i Sande kommune. 58 of 93

59 1.4 Registrering og håndtering av inngående (ekstern) post Åpning, stempling, registrering og fordeling av inngående (ekstern) post Formål Korrekt og enhetlig håndtering av inngående post. Systemet (ESA) skal vise hvor dokumenter fysisk er arkivert. 59 of 93

60 beskrivelse av rutine 1. Innkommet post åpnes. Personlig post blir lagt direkte i hyllen til vedkommende. Han/hun er selv ansvarlig for å få sendt til post/arkivtjenesten om det skulle være arkivverdig. 2. All post journalføres av post-/arkivtjenesten, også i noen fagsystemer. 1. Post som ikke skal registreres i ESA sorteres ut, bla.: møteinnkallinger offentlige invitasjoner og referater (bruk skjønn) kursinvitasjoner hotell- og billettbestillinger ordrebekreftelser fakturaer/fakturagrunnlag regnskapsbilag terminoppgaver arbeidsgiveravgift/forskuddsskatt lønns- og trekkoppgaver timelister/reiseregninger sykemeldinger orienteringssaker fra andre instanser (bruk skjønn) 1. Øvrig post påføres journalstempel og registreres i ESA. Følgende opplysninger påføres dokumentet med blå lysekte penn: Saksnummer Dokumentnummer Dato Seksjon/avdeling og ansvarlig saksbehandler Arkivkode Unntatt offentlighet med henvisning til lovhjemmel 1. Etatsjefene har ansvar for at arkivleder har oppdaterte oversikter over ansvarlige saksbehandlere for de sakstyper etaten behandler. Dersom ansvar for saksoppfølging ikke er klarlagt påføres saksbe-handler slik: virksomhetsleder når fordeling ikke er klarlagt rådmann/kommunalsjef når fordeling mellom virksomheter ikke er klarlagt rådmann/kommunalsjef når rutine for koordinering og saksoppfølging ikke er utarbeidet Virksomhetsleder sørger for avklaring og påfører korrekt saksbehandlerkode i ESA og på dokumentet. 1. Post adressert til ordfører og som kun krever ordinær administrativ behandling/saksoppfølging fordeles til saksbehandler iflg. pkt. 5. Saksbehandler har ansvar for å orientere ordfører om at sak er mottatt. (Minimum kort melding på skjerm om hvem og hva saken gjelder.) 1. Ferdig registrert post fordeles i posthyllene unntatt dokumenter som tilhører sakarkivet som er fullelektronisk Ikke registrert post fordeles direkte til saksbehandler/den som har ansvar for oppfølging. 2. Saksbehandler har ansvar for offentlighetsvurdering av sine dokumenter. ANSVAR/ MYNDIGHET hjemmel Post-/arkivtjenesten, virksomhetsledere og saksbehandlere Administrativ bestemmelse i Sande kommune 60 of 93

61 1.4.2 Registrering og håndtering av rundskriv Formål beskrivelse av rutine ANSVAR/ MYNDIGHET hjemmel ESA skal vise hvor dokumenter fysisk er arkivert 1. Rundskriv blir kun registrert inn i systemet hvis det har betydning for kommunen. Ellers blir dette lagt direkte i posthyllen til den avdelingen det måtte gjelde. Post-/arkivtjenesten og virksomhetsledere Administrativ bestemmelse i Sande kommune Registrering og håndtering av telefaks og ekstern e-post. Formål beskrivelse av rutine ANSVAR/ MYNDIGHET hjemmel ESA skal vise hvor dokumenter fysisk er arkivert 1. Inngående telefaks/e-post skal behandles som inngående (ekstern) post. Saksbehandler bør får en kopi med en gang faksen er mottatt. 2. Dersom telefaks/e-post senere mottas som ordinært brev, skal brevet stemples og påføres samme registeringsnummer og mottaksdato som ble gitt inngående faks/e-post. 3. Saksbehandler skal ha beskjed om at brevet erstatter tidligere mottatt telefaks/e-post, og er ansvarlig for at tidligere registrert faksen/e-posten blir fjernet fra saksmappa. Post-/arkivtjenesten. Administrativ bestemmelse i Sande kommune 1.5 Registrering og håndtering av intern post (interne dokumenter) Formål beskrivelse av rutine ANSVAR/ MYNDIGHET hjemmel Korrekt og enhetlig håndtering av interne dokumenter. ESA skal vise hvor dokumenter fysisk er arkivert. 1. Dokumentet/journalposten journalføres kun en gang. 2. Saksbehandler besørger kopi til arkivet Eksempel på interne dokument er notat møtereferat notat som sendes mellom virksomheter (Brev benyttes ikke for intern korrespondanse). Saksbehandlere Administrativ bestemmelse i Sande kommune 61 of 93

62 Sentralt epostmottak - rutiner 62 of 93

63 Sentralt epost-mottak Sande kommune har sentralt epostmottak med e-postadresse: Virksomhetens offisielle e-postmottak skal åpnes/betjenes av arkivtjenesten, eller av utpekt personale i overensstemmelse med arkivtjenesten, minst en gang daglig. Arkivverdig e-post registreres i Sak/arkivsystemet. Saksbehandlere eller andre som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn virksomhetens offisielle e-postadresse, må selv sørge for at forsendelsen bringes videre til virksomhetens offisielle e-postmottak. Dersom det i medhold av lov stilles krav til underskrift, skal epost avises. Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg. 63 of 93

64 Utvalgsbehandling 64 of 93

65 Rutiner for utvalgsbehandling i ESA Sakene som skal behandles i møte skal være lagt inn i ESA med vedlegg. Rådmannen skal godkjenne sakene. Sakene overleveres utvalgssekretær/post/arkiv av Rådmannen. Møteinnkalling (sakspapirer) blir i forkant av møte (1-2 uker) produsert i EDA Sak og arkiv. Møteinnkalling: Utvalgssekretær sjekker at alle vedlegg er lagt til saksframleggene i ESA. sjekker at sakene er satt "klar fra saksbehandler". klargjør innkalling og saksliste. generer og publiser møteinnkalling i pdf-format. sjekker at møteinnkalling og saksframlegg er publisert på hjemmesiden. Dersom møteinnkallingen inneholder saker unntatt offentlighet må det i tillegg lages en offentlig versjon. Møteprotokoll: Utvalgssekretær registrerer fremmøte. klargjør og genererer møteprotokoll i Word-format. redigerer dokumentet. genererer og publiserer møteprotokoll i pdf-format. publiser saksprotokollene. lager samlet saksfremstilling. sjekker at møteprotokoll og saksprotokoll er publisert på hjemmesiden. 65 of 93

66 Periodiske arkivrutiner 66 of 93

67 Avlevering depot - IKA 67 of 93

68 Personregistre 68 of 93

69 Avlevering av personregistre Utskriftsvennlig versjon 69 of 93

70 Hva skal avleveres? I tråd med arkivplanens bestemmelser skal følgende kommunale personregistre avleveres til IKA: Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene Klientarkiv (klientmapper) fra PPT Klientarkiv fra flyktningekontor Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten Tidspunkt for avlevering Barnehagemateriale skal avleveres 5 år etter siste kontakt (siste innføring), øvrig materiale skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Første avlevering - listeføring og pakking Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser. Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger: Navn Fødselsdato/år Personnummer (hvis det er registrert) Arkivperiode (opprettet/avsluttet) Antall mapper i arkivboksen Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen. Samleliste over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks overleveres IKA sammen med et følgeskriv. Avleverende instans må sørge for å ha kopi av alle arkivlistene. Disse må oppbevares i låst arkivskap. De enkelte arkivboksene skal være fortløpende nummerert med henvisning til avleveringsliste og ha opplysninger om: Navnet til kommunen Navnet til arkivskaperen (etat/avdeling) Innhold (klientarkiv, elevarkiv, brukerarkiv) Hvilket tidsrom materialet omfatter (for eksempel utgått ) Hvordan mappene er ordnet (f.eks. A til E eller født osv) Hos noen arkivskapere finnes det såkalte morsarkiv. Det vil si at arkivskaper har tatt ut mappene på personer som har avgått med døden, og opprettet et eget arkiv for disse. Dette forekommer ofte hos arkivskapere innen helse/pleie- og omsorgssektoren. Er det morsmapper skal det stå MORS, hvilke år arkivet omfatter, og hvordan det er ordnet. I de tilfeller hvor arkivskaper ikke har opprettet et eget arkiv for morsmapper skal dette ikke gjøres. La mappene stå i sin opprinnelige sammenheng, men marker at de er avsluttet. Alle arkivbokser skal pakkes i pappesker som merkes med kommune, arkivskaper og hvilke løpenumre som ligger i esken. Andre avlevering - behandling av tilvekst Det er viktig å huske på fortløpende nummerering. Ved første avlevering til depot skal boksene nummereres fortløpende - 1, 2, 3 osv. Når samme arkivskaper etter en tid ønsker å foreta ny avlevering skal den forløpende nummereringen fortsette. Hvis første avlevering omfatter 6 arkivbokser nummerert fra 1 til og med 6, skal neste avlevering starte med boks 7. Frakt og ansvar Arkivskaper (avleverende instans) sørger for å få fraktet materialet til IKA under sikre forhold. I små kommuner anbefaler vi at flere arkivskapere går sammen om frakten. Frakt eller forsendelse skal skje på sikrest mulig måte. Personregistrene skal for eksempel ikke fraktes på åpen tilhenger. Materialet skal helst leveres av kommunen selv, men kan også sendes med fraktselskap eller i posten (rekommandert). Rekommandert forsendelse er bare å anbefale hvis det er svært lite materiale i forsendelsen. Dere bør vurdere om en person som representerer behandlingsansvarlig bør følge med hvis materialet sendes med fraktselskap. Arkivmaterialets sikkerhet er den registeransvarliges ansvar helt til IKA har materialet i hende. Etter avlevering Kvittering for mottatt arkivmateriale fås fra IKA. Materialet blir plassert i IKAs depot under sikre forhold. Arkivmaterialet (mappene) skal registreres inn i et databaseregister, men framfinning skal også kunne baseres på avleveringslistene. Det er derfor viktig at disse har med de opplysningene som det ble vist til ovenfor. 70 of 93

71 Eldre og avslutta arkiv 71 of 93

72 Avlevering av eldre og avsluttet arkiv Utskriftsvennlig versjon 72 of 93

73 Avleveringsplikt Alle arkivskapere i Sande kommune skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet. Framgangsmåte Papirbasert arkivmateriale Tidspunkt for avlevering Eldre arkiv skal avleveres år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen. Organisering av arbeidet Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder (Fagleder arkiv), som sammen med arkivdepotet (IKA) vil veilede arkivskaperne i dette arbeidet. Avleverende instans (arkivskaper/kommunen) skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt. Klargjøring av materialet Arkiv som er fra tiden før 1980 skal ordnes og katalogiseres av IKA. De enkelte arkivskaperne trenger derfor ikke gjennomgå hvert enkelt arkivstykke, men sørge for grovsortering og enkel listeføring. Grovsortering vil si å skille mellom ulike arkivskapere og ulike serier (møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv). Det skal utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll, ringperm) med referanse til den pappesken de er pakket i. Alle pappeskene skal merkes med navn på kommunen og eventuelt arkivskaper, og nummereres fortløpende. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal kommunen selv ta vare på. Arkiv fra tiden etter 1980 skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering. Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saknivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet. Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape. Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen). Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle. Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles. Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og begge eksemplarene skal avleveres. Materialet skal være etikkettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer. Avleveringslisten skal gi fortløpene oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen. Transport Materialet stables i rekkefølge inn i bilen. Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst i bilen. Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til IKAs lokaler i Kongsberg. Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift. Bilen skal ikke forlates underveis til Kongsberg. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten. Kommunen dekker alle kostnader ved transport. 73 of 93

74 Innbinding 74 of 93

75 Innbinding Utskriftsvennlig versjon Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournaler til innbinding hos IKA skal følgende være gjort: Fjern binders, stifter o.l. Fjern eventuelle hullforsterkere. Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4). Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først). Påse at ingen saker mangler i bøkene. Påse at eventuelle registre er med. Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra). Det må være tydelig skille mellom hver møtebok (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.). Hver møtebok skal være tydelig merket med: kommunenavn, etat/virksomhet, utvalg/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.), årstall (evt. fra-til). Lag liste over bøkene på møtebok-skjema med kopi til IKA. Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes møtebøker i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen). La møtebøkene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding Ved tilbakelevering: Sjekk at antall bøker stemmer og at arbeidet er korrekt utført. Gi oss straks beskjed ved uoverensstemmelser. Plasser møtebøkene brannsikkert i hvelv, safe, bortsettingsarkiv, e.l. 75 of 93

76 Periodisering og bortsetting 76 of 93

77 Periodisering og bortsetting Utskriftsvennlig versjon 77 of 93

78 Periodeinndeling av arkivene I følge arkivforskriften skal saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet (aktivt arkiv) og plasseres i bortsettingsarkiv. Behandlingen av arkivene i Sande kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, som f.eks. ved nedlegging eller sammenslåing av virksomheter med egne arkiver, flytting av store saksområder eller oppgaver, bytte av forvaltningsnivå eller privatisering, ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og ved skifte av arkivnøkkel. Arkivet skal rutinemessig deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal avsluttet arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år Formål Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få avlevert matarialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale settes bort. Hvordan periodisere? Metoden avhenger av årsaken til hvorfor man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert postjournal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal. Uavhengig av årsak skal det settes strek ved en bestemt dato, arkivet avsluttes og det startes opp et nytt ved tidsskillet. Hva skal periodiseres? Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres møtebøker, vedtaksprotokoller, kopibøker, postjournal og saksarkiv hvert fjerde år. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Det er utarbeidet egne periodiseringsregler for objektordnete arkivserier, som innebærer at uaktuelle saker skilles ut og settes bort ved jevne mellomrom. Planlegging og gjennomføring Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide. Skarpt skille Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger. Framgangsmåten er som følger: Dato for skille D skal settes og nytt saksarkiv gjøres klart. Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling. Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper. Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe. Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell). Det skal opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Nye saker vil dermed automatisk bli knyttet til arvtakeren, og ikke til gammel del med status U. Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Dette gjennomføres i samarbeid med IKA. Overlappingsperiode (mykt skille) Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-4 standarden. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en ovelappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden. Framgangsmåten er som følger: Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv. Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet. Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet. Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping). Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren. De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i ovelappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker. Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk. Dette gjøres i samarbeid med IKAT. Bortsetting av fysisk arkiv Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv. Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensinsg og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med: navn på kommune navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling) arkivdel (kopibok, saksarkiv osv.) innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen) tidsrom arkivmaterialet omfatter nummerering av arkivstykkene Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt. 78 of 93

79 Spesialrutiner 79 of 93

80 Oppbevaring og sikring 80 of 93

81 Oppbevaring og sikring ARKIVLOKALER Krav og frister Alle arkivskapere er forpliktet til å sørge for tilfredsstillende oppbevaringsforhold for sine arkiver. Rom som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille kravene til arkivrom i Forskrift om offentlige arkiv (kap. IV). Forskriften har ikke tilbakevirkende kraft. Arkivskapere som ikke tilfredsstiller kravene ved det tidspunkt forskriftene forelå, skal tilstrebe kravene så snart det er praktisk og økonomisk gjennomførbart. Alle arkivlokaler i nybygg skal tilfredsstille kravene. Alle arkivlokaler skal oppfylle kravene senest innen 13 år etter at forskriften trådde i kraft (2012). Utforming og dimensjonering Ved planleggingen av arkivrom skal en ta rom for framtidig tilvekst. Golv og reoler i arkivlokaler skal ha stor nok bæreevne til å tåle belastningen av arkivmaterialet. Reoler og hyller skal være laget av ikke-brennbart materiale (tilsvarende flammelakkert stål). Hyllene bør være regulerbare i høyden og hyllelengden bør vær en meter. I spesialrom for arkiv må reoler og hyller plasseres slik at materialet ikke står inntil vegg, tak eller på gulv. Nederste reolhylle skal ikke plasseres nærmere gulvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal være 5 cm. Lokalene skal innredes med fri gulvplass til transport (min. 120 cm.) og reolganger til framhenting av materialet (min. 70 cm.). Arkivlokalene skal være utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom dette ikke er teknisk mulig, skal arbeidsplassen være i umiddelbar nærhet av arkivlokalet. Arkivlokalene skal være utstyrt med tilstrekkelig belysning av godkjent kvalitet. Sikring mot vann og fukt Arkivlokalene skal generelt være slik plassert og utformet at vann og fukt ikke trenger inn. Lokaler som kan trues av oversvømmelse kan ikke brukes til arkivrom. Spesialrom for arkiv skal ikke inneholde vannførende rør eller radiatorer. For midlertidige løsninger som ikke tilfredsstiller dette kravet, skal lokalene utstyres med fuktføler, stengeventil og alarm. Sikring mot brann og varme Arkivlokaler skal generelt være sikret mot brann og skader som følge av sterk varmeutvikling. Det skal ikke være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for driften i lokalet. Det elektriske anlegget skal være etter forskrifter om branntrygge lokaler. Røyking er ikke tillatt i noe arkivlokale. Alle arkivlokaler skal utgjøre egne separate brannceller. Vanlige kontorrom som oppbevarer dagligarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A30 eller B30. Spesialrom for bortsettingsarkiver skal ha brannmotstandsevne min. A60 eller B60. Arkivskap som blir benyttet til bortsetting og eldre arkiver skal ha motstandsevne min. A 90. Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min. A120. Maling, gulvbelegg og annet må være av en slik art at det ikke fremmer brannspredning. Lokalet skal varmes opp med varmekabler i gulv, 81 of 93

82 alternativt med egne vernekonstruksjoner eller varmluftsanlegg som ikke medfører brannfare. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknyttet brannvesenet og det skal være installert håndslukkingsapparat. Spesialrom skal ikke ha vinduer og de skal være utstyrt med selvlukkende dør. Klimatisk sikring Arkivlokaler skal generelt være sikret mot skader på materialet forårsaket av temperatur, luftfuktighet, forurensing og støv. Alle arkivlokaler skal ha fast rengjøring. Temperaturen og klima skal være mest mulig konstant. I kontorlokaler som inneholder papirmateriale skal temperaturen være mellom grader. I spesialrom for arkiv som inneholder papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen være stabil rundt 15 grader. Den relative luftfuktighet skal være stabil mellom 40-60% for papir og 50% for elektronisk materiale. I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen være stabil mellom 6-8 grader. Fargenegativer og lysbilder skal oppbevares under temperatur på minus 5 grader. Den relative luftfuktigheten i rom for oppbevaring av foto skal være stabil mellom 25-30%, mens det for nitratfilm og våtplater kreves luftfuktighet mellom 30-40%. Sikring mot innbrudd og ulovlig tilgang til materiale. Alle arkivlokaler skal være sikret mot innbrudd og mot at uvedkommende kan få adgang til materialet. Alle arkivlokaler skal ha regler for tilgangen til lokale. Spesialrom for arkiv skal sikres med særskilt innbruddsalarm. Ettersyn Alle arkivlokaler skal ha fast tilsyn og skal kontrolleres med jevne mellomrom med hensyn til sikringstiltakene. UTSTYR Innkjøp Ved innkjøp av utstyr skal en så langt mulig benytte seg av inngåtte rammeavtaler. Arkivtjenesten gir råd om godkjente kvaliteter o.a. Bestandighet For alt materiale som skal oppbevares for ettertid skal det nyttes godkjent lagringsmedium. Foto, film og elektronisk materiale skal konverteres over til annet lagringsbestandig medium i den grad det er nødvendig for bevaringen. Papirkvalitet Papir som lagringsmedium skal være arkivholdbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO Elektroniske dokument Elektronisk lagringsmedium kan bare nyttes dersom de er basert på systemer, rutiner og formater godkjente av Riksarkivaren til dette bruk. Mikrofilm Mikrofilm kan bare erstatte originaldokument på papir dersom de følger Riksarkivarens krav til rutiner og kvalitetssikring for dette bruk. 82 of 93

83 Foto For oppbevaring av fotografi skal det brukes syrefrie konvolutter o.a. utstyr som tilfredsstiller Riksarkivarens krav til oppbevaring av slikt materiale. Skrivemateriell Merking av omslag, mapper, bokser o.a. som skal bevares, skal skje med lysbestandig blekk. Arkivskap Arkivskap skal være låsbart. Arkivskap til dagligarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høyere. Arkivskap som brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høyere. Bokser og annet oppbevaringsutstyr Arkivbokser og oppbevaringsutstyr skal være syrefrie, tette, med fast lokk og uten metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard for dette. Hyller og reoler Hyller og reoler skal være av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarende brannmotstand og bæreevne. SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT Taushetsplikt Alle arbeidstakere har taushetsplikt etter forvaltningsloven og de særlover deres arbeidsområde kommer inn under. Adgang Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i avlåste skap så langt det er tjenlig. Kun arkivtjenesten har adgang til arkivskapene. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Fortrolig informasjon skal kun gis til den som har autorisasjon for de aktuelle opplysninger. Adgangen til elektronisk materiale reguleres av datasikkerhetstiltak for dette. Kontorsikkerhet Fortrolig materiale som er under saksbehandling skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått / utlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Datasikkerhet Hver dag skal det tas sikkerhetskopi av all ny arkivverdig dokumentasjon. Det skal være utarbeidet rutiner for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggesystemer o.a. Alle programmer skal være utstyrt med automatisk viruskontroll. 83 of 93

84 Skade på arkivmateriale 84 of 93

85 Skade på arkivmateriale Utskriftsvennlig versjon TILTAK VED STORE VANNSKADER Vannskadet arkivmateriale skal legges i tette plastposer/sekker og fryses ned snarest mulig. Dette gjøres for å stanse soppvekst og annen nedbrytning av papirmaterialet. Send arkivmaterialet i nedfrosset tilstand til et spesialfirma som kan frysetørke arkivsakene. Ta kontakt med IKA Kongsberg for en vurdering av behovet for konservering etter frysetørkingen. TILTAK VED MINDRE FUKTSKADER Arkivmaterialet lufttørkes. Protokoller bør åpnes eller legges med trekkpapir mellom sidene. Kaldluftvifter kan gi god lufting, men bruk ikke varme. Det øker nedbrytningshastigheten i papiret og fremmer soppdannelser. SOPPSKADER Soppskadet arkivmateriale bør håndteres med forsiktighet. Soppsporer er ikke heldig å puste inn. Ved ordning av soppskadet arkivmateriale bør man bruke bomullshansker og støvmaske. Rommet man befinner seg i bør ha god ventilasjon. Soppen børstes, eventuelt støvsuges bort. Hvis dokumentene fremdeles er fuktig tørkes disse og soppen fjernes. 85 of 93

86 Oversikt (IKKE SLETT) 86 of 93

87 Arkivserie as 87 of 93

88 Arkivserier - Journalenhet 1 Mappen slettes dersom det ikke er behov for den. 88 of 93

89 Eksempelserie (Møtebok for kommunestyret) Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Innhold: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Overføring: Kassasjon: Type: Merknader: Godkjent av: Arkivleder Sentralarkivet Sentralarkivet Originale godkjente referat: Saksfremstilling, fremlegg til vedtak, forhandlinger og vedtak. Kommunestyresaksnummer 4 år - følger kommunevalgperioden Papir Oppbevares i sentralarkivet Overføres til bortsettingsarkiv ved periodens utløp. Etter år overføres serien til arkivdepot. Nei Original Møtebøker skal jf. arkivforskriftens 3-14 bindes inn. Møtebok for kommunestyret bindes inn årlig. Arkivleders navn. Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Tilgjengelighet: Konfidensialitet: Integritet: Nei Nei Nei 89 of 93

90 Arkivserier Arkivserier Sentralt saksarkiv Postjournal Kopibok Elevmapper Barnehagemapper Eiendomsarkiv Personalarkiv Klient barnevern Klient ppt Klient psykisk helse/bofellesskap Helsekort Klientarkiv sandetun pleie og rehabilitering Skatt Møtebøker Vedtak delegerte administrative NAV sosiale tjenester Startlån Bostøtte Kommunal bolig Teknisk arkiv 90 of 93

91 Arkivserier - Journalenhet 2 Mappen slettes dersom det ikke er behov for den. 91 of 93

92 Elektronisk system 92 of 93

93 Systemnavn: Eksempelsystem Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Innhold: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Merknader: Eksempelserie (Møtebok for kommunestyret) Hvilke typer dokumentasjon inneholder systemet? Journalfunksjon, elektroniske saksdokumenter, elektronisk arkiv? Navn (som regel kommunens navn) Hvem er brukere av systemet Navn, tittel Navn, tittel Har systemet noen relasjon til andre systemer? Er det for eksempel koblinger mot det sentrale sak-/arkivsystemet? Fylles ut hvis nødvendig. Navn, versjon osv. Navn på produksjonsformat Dersom systemet konverterer til arkivformat - f.eks.pdf Tekniske data bør fylles inn av, eller i samarbeid med, kommunens IT-avdeling. I feltet "merknader" fylles eventuelle merknader ang. de tekniske data inn. Avlevering Kassasjon: Hjemmel: Tabelluttrekk: Overføring: Merknader: Godkjent av: Nei Fylles inn bare dersom systemet er kassabelt Hvilke tabeller er bevaringsverdige? Til arkivdepot ved periodisering eller ved systemavslutting. Feltene som hører inn under "avlevering" bør fylles ut i samarbeid med IKA Kongsberg. Arkivleders navn Dato: Infosikkerhet 93 of 93