Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det?

Transkript

1

2 Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det?

3 Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle erfaringar og dele innhald undervegs Ingen er heilt i mål, slik eg ser det.

4 Kva treng me? Ein plan som følgjer lovverket Ein plan som er brukandes

5 Arkivforskrifta 2-2: Eit offentleg organ skal til ein kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, [ ]. Praktisk behov Styringsverktøy for å kvalitetssikra og effektivisera dokumenthandsaminga og arkiva i ein kommune eller fylkeskommune Rutinar og strategiar som sikrar dokumentfangsten

6 Kva treng me? Me er pålagde å følgja lover og forskrifter Me treng eit verktøy for å kvalitetssikra: Arkivdanningsprosessen Periodedeling, bortsetting og avlevering Me treng eit oversyn for brukarar av arkivet i notid og for brukarar av arkivet i framtida

7 Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland Kva skal ein arkivplan innehalda? Arkivforskrifta 2-2, 2-6, 2-14 og Arkivplan Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. 2-6 Journalføring og anna registrering 2-14 Anna elektronisk 3-12 Journalperiodar arkivmateriale Arkivplanen skal Leiinga for organet kan innehalde eit For fullstendig elektroniske register fastsetje og at enkelte delar og ajourført databasar oversyn krevst det ikkje av sakarkivet (t.d. over dei systema arkiveksemplar som på papir. personalmapper) Men skal blir nytta til systema journalføring som dei inngår haldast i, skal utanfor og eventuelle vere andre godt nok dokumenterte periodiseringa til at eller følgje former for registrering materialet kan nyttast særskilde også etter prinsipp for av saksdokument. overføring til arkivdepot, periodisering. jf. kap. Slike unntak Elektroniske V. system Dokumentasjonen skal skal skal inngå spesifiserast i i vere fullgodt arkivplanen arkivplanen. dokumenterte. 7

8 Kva skal ein arkivplan innehalda? Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap og Interne ansvarsforhold og rutiner Før systemet tas i bruk, skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å administrere og ajourholde brukerrettigheter til systemet. Det skal utarbeides instruks som 3-2. Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet beskriver følgende ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av systemet: 1) ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner 2) hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere 3) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post 4) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. [ ] Arkivplanen skal inneholde oversikt over arkivstrukturen, herunder eventuell inndeling i arkivdeler. herunder tidspunkt for konvertering (forts.) 8

9 Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland Kva skal ein arkivplan innehalda? Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap og 3-3. (forts.) 5) operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter 6) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen 7) dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken 8) rutiner som definerer opplegg og ansvar for: - fordeling av dokumenter, - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, - avskrivning av ferdigstilte dokumenter, - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet, - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. 9) nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift 9

10 Kontaktkonferansen 2010 Ole Stian Hovland Kva skal ein arkivplan innehalda? Rutinar Oversyn Bør dekke alle oppgåver som rører ved dokumentet sin veg gjennom organisasjonen. Bør dekke ansvarsforhold, innhald, systemrelasjonar/ plassering, bevaringsvurdering m.v. Eit godt oversyn gir store fordeler ved bortsetting og avlevering. 10

11 Kva treng me? Eit oversyn skal seia noko om: Kva arkiv finst i organet? Kva system er i bruk? Kva slags informasjon blir lagra i systema Er den unik? Er den arkivverdig Er fagsystema integrerte med andre system, kva dokumentasjon vert overført mellom systema? Tilfredsstiller systema og rutinane lovkrava?

12 Korleis skal me gjera det? Fylkesarkivet sitt mål: Forankra i leiinga Definert prosjekt i forhold til styring, ressursar og målsetjingar

13 Korleis skal me gjera det? Det er kommunen/fylkeskommunen sjølv som lyt styre arbeidet Arkivleiar prosjektleiar og ansvarleg for gjennomføring Organisering Planlegging Innkalling til møter Rapportering

14