Saksbehandling kva er no det?

Transkript

1 Saksbehandling kva er no det? Rådgjevar Ole Knut Løstegaard Eforvaltningskonferansen 2012, Oslo, 16/2-2012

2 Innleiing «Saksbehandling»: ubestemt omgrep Brukt ei rekkje stader i lov- og forskriftsverket - prosess som kan føre fram til vedtak eller annan avgjerd - element i slike prosessar - handlingar utført av offentlege organ meir generelt, dersom dei heng saman med verksemda til organet? 2

3 Innleiing Saksbehandlingsreglar: reglar om korleis ulike saksbehandlingsprosessar skal skje og kva for element som skal vere med i slike prosessar. Saksbehandlingsfeil: - ugyldig vedtak/avgjerd? - forvaltningslova 41 - forsvarleg saksbehandling 3

4 Innleiing Definisjon av «saksbehandling»? Forvaltningslova? - Kap. III, alminnelege reglar «for saksbehandlingen», ingen definisjon Anna lov? - Ikkje noko lovbestemt omgrep Er dette definert i forskrift? 4

5 Arkivforskrifta Arkivforskrifta 2-6 fyrste ledd andre punktum stiller opp vilkår for at det skal vere journalføringsplikt for dokument. - saksdokument etter offentleglova 4 - «gjenstand for saksbehandling» - verdi som dokumentasjon Kva ligg i at dokumentet må vere «gjenstand for saksbehandling»? 5

6 Arkivforskrifta Ei handling må vere knytt til dokumentet. - Utarbeiding av svar? - Svare på dokumentet pr. telefon? - Ta dokumentet til etterretning? - Lese gjennom dokumentet? - Kaste dokumentet? Kvar går grensa? 6

7 Arkivforskrifta Uttale frå Lovavdelinga 13. november Spørsmål om innsyn i logg over innkomne SMS-ar til ei automatisk SMS-teneste. - Plikt til å journalføre slike SMS-ar? «Svaret».. «..følgjer etter vårt syn av ordlyden i arkivforskrifta.» 7

8 Arkivforskrifta/saksbehandling «Ei automatisk handsaming av innkomne tekstmeldingar, med automatiske svar frå ei SMS-teneste, kan neppe seiast å utgjere noka form for "saksbehandling" i arkivforskrifta sin forstand.» Altså: automatiske svar frå ei slik SMSteneste utgjer ikkje saksbehandling i arkivregelverket sin forstand. (NB! Dette gjeld ikkje behandling av SMS-ar som kjem inn til eit organ elles, i staden for e-post eller brev.) 8

9 Grensa for «saksbehandling?» Kan det setjast opp nærare kriteriar for at noko skal reknast som «saksbehandling» i juridisk forstand? Krevst det eit visst innslag av menneskeleg vurdering eller kontroll? Tradisjonell saksbehandling, utført i all hovudsak av menneske: normalt ikkje noko problem. Automatiserte prosessar; kor langt kan ein gå her og likevel kalle det «saksbehandling»? 9

10 Automatisert saksbehandling og journalføring Elektronisk innsending av rekneskapsmateriale og liknande, med påfølgjande automatisk godkjenning? Automatisk utrekning av stønad og andre ytingar, basert på søknad eller liknande, men utan nokon direkte menneskelege vurderingar i den enkelte saka? Konsekvensar av at noko ikkje er saksbehandling: inga journalføringsplikt. Det ville vore veldig uheldig og ulogisk om slike viktige dokument ikkje skulle vere omfatta av journalføringsplikt. 10

11 Automatisert saksbehandling Kan det setjast opp eit nokolunde fornuftig skilje her? Førehandsprogrammerte svar, altså standardsvar eller svar henta frå eit førehandsbestemt utval, t.d. eit register, typisk heilt elles dels uavhengig av korleis spørsmålet/innkomande dokument er formulert ikkje saksbehandling - Automatiske SMS-svar, automatiske svar på e-post 11

12 Automatisert saksbehandling Derimot: Dersom svaret avheng av innhaldet i det innkomande dokumentet, og grunnlaget for svaret er basert på menneskelege vurderingar (typisk reglar) saksbehandling - Pensjonsutrekning, godkjenning av rekneskap 12

13 Eforvaltningsforskrifta Eforvaltningsforskrifta (forskrift 25. juni 2004 nr. 988) opnar for bruk av elektroniske hjelpemiddel i saksbehandlinga. Forskrifta 6: «henvendelsen er av slik art at den ikkje utløser saksbehandling» Inneber «saksbehandling» her noko anna enn i arkivforskrifta? Ikkje noko som tilseier det. 13

14 Eforvaltningsforskrifta Ein del tryggleikskrav her: sjå til dømes 4, 5, 13, 14 og Brot på desse reglane har ingenting å seie for spørsmålet om ein prosess er å rekne som saksbehandling eller ikkje. - Forskrifta 6: er dette saksbehandling? Andre ledd: ja, tredje ledd fyrste punktum fyrste alternativ: uklart, tredje ledd fyrste punktum andre alternativ : nei 14

15 Tekniske hjelpemiddel i saksbehandlinga Er det spesielle reglar for kva slags hjelpemiddel som kan brukast i saksbehandlinga? - Forvaltningslova: taus om dette - Kan i utgangspunktet bruke kva for hjelpemiddel ein vil for å behandle saker Typiske nye tekniske hjelpemiddel: - Smarttelefonar og andre mobiltelefonar - «Nettbrett» 15

16 Tekniske hjelpemiddel i saksbehandlinga Bruk av slike hjelpemiddel medfører såleis normalt inga avgrensing når det gjeld kva som faktisk er saksbehandling. Det avgjerande er «innhaldet» i prosessen Men enkelte lovfesta krav kan setje grenser for kva hjelpemiddel som kan brukast, til dømes formkrav og krav om signatur. Må avgjerast ut frå kva reglar som gjeld for den aktuelle saka. Elektronisk signatur: lov 15. juni 2001 nr. 81. Sjå til dømes 3, 6 og 8. 16