Politiattester. Kirsti O. Sletten

Transkript

1 Politiattester Kirsti O. Sletten

2 Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres.

3 Politiattester Kommuner og fylkeskommuner skal innhente politiattest i tilsettingssaker for en del yrkesgrupper Helsepersonell I skole- og skolefritidsordninger I sosialtjenesten I barnevern og barnehage I kommunale krisesentre

4 Politiattester Finnes det særlover som har bestemmelser om dette? For skoler og barnehager skal politiattesten makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker. Jf. Forskrift til opplæringsloven 15-4 Jf. barnehageloven 5

5 Politiattester For barnevernet heter det at attesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer (forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven 8 Andre særlover har ikke forskrifter som omtaler oppbevaringslengden

6 Politiattester Helsedirektoratet sier i brev fra 2009 at det er tilstrekkelig at det er notert at politiattest er lagt fram i forbindelse med tilbud om stilling eller avtaleinngåelse. Er dette i tråd med arkivlovens bestemmelser? Riksarkivaren fattet i 2007 følgende vedtak om politiattester

7 Politiattester Politiattester som innhentes i tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument jf. Forskrift nr om offentlige arkiv 2-6 Det må registreres i journal at slike dokument er innhentet. Riksarkivaren sier at det ikke er nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem

8 Politiattester Riksarkivaren sier også at disse attestene skal oppbevares så lenge det foreligger et administrativt behov. Riksarkivaren har ikke hjemmel for å pålegge kassasjon i kommunal sektor. Det betyr at kommunen selv er overlatt å utøve skjønn når det gjelder hvor lenge materialet skal bevares.

9 Konklusjon Skoler og barnehager politiattest skal makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker Barnevern politiattest skal oppbevares så lenge personen innehar stillingen Helsepersonell og sosialtjeneste politiattest skal oppbevares så lenge det finnes et administrativt behov

10 Overformynderiet Kirsti O. Sletten

11 Ny vergemålslov Fylkesmannen tar over ansvaret for overformynderiet Opprinnelig dato for overtakelse var Ny dato for overtakelse er flyttet til

12 Viktige oppgaver ved oppstart Hvis kommunen har lagt noen andre oppgaver til overformynderiet, eksempelvis legatforvaltning, må kommunen starte arbeidet med å få plassert disse oppgavene annet sted da disse oppgavene ikke skal følge med til fylkesmannen

13 Viktige oppgaver ved oppstart Noen kommuner har valgt såkalt fellesforvaltning av midlene som er under overformynderiets forvaltning. Disse kommune må få plassert overformynderiets midler slik at de raskt lar seg konvertere til likvide midler. Midler skal etter ny lov plasseres som bankinnskudd på individuelle konti i bank.

14 Viktige oppgaver ved oppstart Kommunen bør også vurdere om det er andre avtaler som bør forberedes sagt opp som følge av reformen herunder mulige avtaler med advokater, revisjon, lokaler og datasystemleverandører. De som er oppnevnt som hjelpeverger vil fortsette i vervet uten at det trengs noen ny oppnevning

15 Hvilke serier finnes Forhandlingsprotokoller Dagbøker (journaler) Kopibøker Store og mindre rulle Protokoll over pantobligasjoner Regnskapsbøker Kassabøker

16 Overformynderiets arkiver Arkivene skal ikke overføres til staten når ny organisering starter. Alt arkivmateriale blir værende i kommunene og skal etter hvert oppbevares i kommunalt depot. Det kan bli aktuelt med skanning eller utlån av dokumentasjon i aktive saker for bruk i videre saksbehandling i statlig regi

17 Overformynderiets arkiver Arkivene ordnes og listeføres Når arkivene avsluttes kan arkivene i sin helhet overføres til IKA Opplandene Viktig å kvalitetssikre arkivene allerede nå slik at avlevering kan skje så effektivt som mulig når den tid kommer.

18 Overformynderiets arkiver Det finnes en del overformynderiarkiver fra både Hedmark og Oppland på Statsarkivet i Hamar. Dette er arkiver før 1890 Dette ble bestemt av Justisdep. Finnes det hull i rekkene kan det tenkes at de er blitt avlevert til Statsarkivet.

19 Kommunale pasientjournaler Kirsti O. Sletten

20 Pasientjournaler I Retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon i kommunale arkiv står det: Bevares for det tidsrom Sosialdepartementets nye forskrifter vil bestemme Deretter bevares pasientjournalene/mappene for personer født den 1, 11 og 21 i hver måned

21 Krav til oppbevaring Forskrift om pasientjournal 21. desember 2000 Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen. Journaler i offentlig virksomhet kommer inn under bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot.

22 Pasientjournaler Riksarkivet sier at kassasjonsregler som er gitt i forskrift av nr ikke er særlig anvendbare, og det bes derfor om at man venter med kassasjon til Riksarkivaren har fattet nytt bevarings- og kassasjonsvedtak.

23 Pasientjournaler Det har også vært snakk om at alle pasientjournaler, både statlig og kommunal, skulle til Norsk helsearkiv på Tynset Riksarkivet har i brev klargjort at det er pasientjournaler fra de somatiske sykehus og poliklinikker, det psykiatriske helsevernet, privatpraktiserende spesialister, rusinstitusjoner, rehabiliterings- og habiliteringsinstitusjoner og sykehusapotekene.

24 Pasientjournaler Riksarkivaren sier videre: Norsk helsearkiv skal følgelig ikke bevare pasientjournaler fra kommunale og fylkeskommunale arkivskapere og har ingen planer som går i den retning

25 Pasientjournaler Dette betyr at kommunale pasientjournaler skal avleveres til kommunalt depot

26 Behandling av forliksrådsenes arkiver Kirsti O. Sletten

27 Oppbevaring Brev fra Riksarkivaren datert Kommunen skal oppbevare materiale frem til omorganiseringstidspunktet Dette inkluderer ordning, pakking og kassasjon

28 Kassasjon For politiet gjelder egne kassasjonsregler som er godkjent av Riksarkivaren i 2005 Disse reglene inkluderer forliksrådene og skal brukes på det materialet som skapes etter omorganiseringen. For forliksrådenes materiale før omorganiseringen gjelder de kommunale kassasjonsregler som er gitt i forskrift av nr. 1566

29 Kassasjon Riksarkivaren skriver imidlertid av disse reglene ikke er særlig anvendbare, og ber derfor om at man venter med kassasjon til Riksarkivaren har fattet nytt bevarings- og kassasjonsvedtak Dette gjelder materialet produsert frem til

30 Overføring Forliksrådene skal overføre deler av materialet til politidistriktene. Materiale fra de 10 siste årene skal overføres skal overføres politiet. Dette inkluderer også papirutskrift av elektronisk journaler/registre.

31 Overføring Politiet skal behandles dette materiale som bortsettingsarkiv og ikke tilføre nye saker. Kommunene må utarbeide overføringsliste og arkivdepot skal motta kopi av denne ved overføring til politiet Forliksrådenes materiale fra perioden frem til skal ordnes og avleveres til arkivdepot. Dette er kommunes ansvar

32 Overføring Kommunene skal utarbeide overføringsliste og avleveringsliste og informere politidistriktene om hvor materialet fra perioden er avlevert.

33 Hvor skal man avlevere Arkiver i tiden før 1930 skal i henhold til rundskriv av , og fra Justisdepartementet avleveres til statsarkivene. Arkivmateriale fra perioden De forliksrådene som allerede har avlevert noe til statsarkivene, skal avlevere til statsarkivene

34 Hvor skal man avlevere De forliksrådene som allerede har avlevert noe til kommunalt arkivdepot, skal avlevere til kommunalt arkivdepot De forliksrådene som har avlevert både til et statsarkiv og til et kommunalt arkivdepot, skal avlevere til kommunalt arkivdepot. De forliksrådene som ikke har avlevert noe tidligere skal avlevere til statsarkivene.