RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR AVLEVERING AV KOMMUNALE ARKIVER TIL BERGEN BYARKIV (Retningslinjene er utarbeidet med hjemmel i Forskrift om offentlege arkiv og vedtak i Hovedutvalg for administrasjon ) 1. Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine arkiver til Byarkivet når de ikke lenger trengs i det daglige arbeidet. Avleveringsplikten gjelder også privat arkivmateriale avdelingen måtte ha i sin varetekt. 2. Arkivet skal avleveres så komplett som mulig innenfor den tidsperiode materialet dekker, og/eller den virksomhet materialet stammer fra. Spørsmål om kassasjon (=makulering/kasting/sletting) av materiale skal forelegges byarkivaren for avgjørelse. 3. Ved avleveringen skal arkivmaterialet være ordnet, listeført og merket i samsvar med retningslinjene og vedlagte veiledning for avlevering. 4. Følgende prosedyre skal følges ved avlevering: 4.1. Forespørsel om avlevering må skje skriftlig. Henvendelsen bør inneholde kort omtale av materialet, samt overslag over mengde og tidsrom En eller flere representanter på avdelingen gjennomgår et kurs (ca. 4 timer) på Byarkivet i hvordan arkivet skal ordnes før avleveringen Arkivet gjennomgås etter anvisning fra Byarkivet. Avdelingen utarbeider så oversiktsliste over arkivets serier, der bl. a. Forslag til kassasjoner føres opp. Det benyttes skjema 002 og 003. Listene skal utarbeides etter Allment arkivskjema (se vedlegg) Oversiktslisten vurderes av Byarkivet som gir tilbakemelding om hva som kan kasseres og hva som skal avleveres, og i hvilken rekkefølge dette skal opplistes Arkivet ordnes og pakkes. De enkelte arkivstykker skal registreres i standard database evt. på avleveringsliste (skjema 003 og 020) etter anvisning fra Byarkivet Registreringen/avleveringslisten skal godkjennes av Byarkivet før avlevering Etter at registreringen/listen er godkjent, etiketteres arkivsakene i overensstemmelse med listen. Avdelingen sørger for transport til ett av Byarkivets magasiner. 5. For kompliserte arkiver, eldre enn 1972, kan det avtales andre vilkår.

2 Veiledning ved avlevering av kommunale arkiver til Bergen Byarkiv 1. Avleveringsplikt 1.1 Bergen Byarkiv - kommunens sentrale fjernarkiv Avleveringsrutinene er fastsatt med hjemmel i ΑForskrift om offentlege arkiv av ", som fastsetter at alle kommuner skal opprette arkivdepot med ansvar for eldre og avsluttede arkiver, samt at alle kommunale organ skal avlevere til dette, videre 5-4 som fastsetter generelle krav til avlevert materiale, samt 5-12 som overlater kommunen å fastsette spesielle retningslinjer mht avlevering, med Riksarkivets retningslinjer som mal. ΑByarkivets oppgaver og virkeområde, vedtatt av hovedutvalg for administrasjon forelagt bystyret Bergen Byarkiv har bl.a. oppgavene - som kommunal arkivmyndighet å utvikle og kontrollere kommunens arkivfunksjoner, herunder å utarbeide arkivinstrukser for kommunen, og -som kommunens sentrale fjernarkiv skal det oppbevare, sikre og betjene de avleverte arkivsaker fra bl.a. kommunal virksomhet. Med hjemmel i sistnevnte HOAD-vedtak har Byarkivet tidligere utarbeidet retningslinjer for avlevering. Disse er nå justert slik at de følger kravene i Arklivlov og Arkivforskrift. I en del tilfeller er bestemmelser som er direkte hjemlet i forskriften utstyrt med referanse til relevant paragraf.) Kommunale avdelinger, institusjoner og bedrifter har plikt til å avlevere sine arkiver til Byarkivet når de ikke lenger trengs i det daglige arbeidet (Afsk 5-1). Avleveringsplikten gjelder også privat arkivmateriale avdelingen måtte ha i sin varetekt Når avlevere Som hovedregel avleveres arkivmateriale fra avdelingene til Byarkivet etter år. Kommunens arkiv organiseres i arkivperioder (Afsk kap 3B) i takt med bystyreperiodene på følgende måte: Det daglige arkivet overføres hvert fjerde år - ved inngangen til ny bystyreperiode - til avdelingens eget fjernarkiv hvor det oppbevares i 8-12 år før avlevering til Byarkivet Når en virksomhet opphører eller avdeling blir nedlagt, skal avviklingen omfatte arbeidet med å klargjøre arkivet (arkivene) for avlevering til Byarkivet, evt. Overføring til annet organ som overtar arbeidsområdet (Afsk 5-39). Overføring til annet organ setter samme krav til ordning og listeføring som avlevering til byarkivet (Afsk 3-22) Arkiv etter kommunalt oppnevnt utvalg eller tverretatlig prosjekt med eget sekretariat skal avleveres til Byarkivet straks arbeidet er avsluttet. Arkiv etter utvalg eller prosjekt som har benyttet kommunal administrasjon som sekretariat kan innlemmes i vedk. Administrasjons arkiv, men som en klart identifiserbar enhet. Det påhviler utvalgets/prosjektets leder å sørge for at arkivet avsluttes i ordnede former (Afsk 5-3) Avlevering av arkivmateriale på elektroniske medier vil bli behandlet i et spesielt regelverk Avvik fra avleveringsrutinene kan avtales med Byarkivaren i de tilfeller der arkivskaper må ha lett adgang til arkivsakene for et lengre tidsrom. 2

3 2. Hva skal avleveres 2.1. Det er viktig at et arkiv blir avlevert så komplett som mulig. Dette av hensyn til senere bruk av arkivet i forbindelse med kommunal saksbehandling, og en eventuell forskningsmessig utnytting av materialet. Et arkiv etter en virksomhet vil omfatte alt skriftlig materiale etter virksomheten (møtereferater, registre, korrespondanse/ saksarkiv, egenproduserte trykksaker m.m.), men også andre informasjonsbærere som kart, tegninger, fotografier, film, lydopptak, magnetiske media, faner osv. Stempler, signeter o.l. som ikke lenger er i bruk skal avleveres sammen med arkivsakene (Al 2) Personregistre og annet konsesjonspliktig materiale i Bergen kommune skal avleveres til Bergen Byarkiv. Dette gjelder også registre der konsesjonen inneholder slettingsbestemmelser. Etter avtale med datatilsynet skal slike registre avleveres til Byarkivet når konsesjonens slettingstidspunkt inntreffer. For øvrig vil det gjelde en del særlige avleveringsprosedyrer. Databaser, som BKSAK, GAB, GIS o.a.. utgjør også arkivserier som skal bevares for ettertiden og med tiden skal avleveres (Afsk , ). Det vil bli utarbeidet særskilte retningslinjer for slikt materiale. 3. Ordning 3.1. Arkivmaterialet skal være ordnet etter opphav (proveniens) (Afsk 5-4). Dvs. at arkivsaker holdes ordnet etter arkivskapende enhet og adskilt fra andre. Dette innebærer at om en avdeling oppbevarer arkivsaker fra en annen avdeling (arkivskaper) må disse holdes adskilt og føres på separate skjema. Den opprinnelige struktur i hvert enkelt arkiv skal beholdes Hvis en avdeling overtar virksomheten til en annen og nedlagt avdeling, skal arkivet etter den nedlagte enheten avsluttes og kun de deler som er helt nødvendig innlemmes i arkivet til gjenværende avdeling. F. eks. ved nedleggelse av en skole og overføring av elever og lærere til en annen skole, skal kun de elevmapper og personalmapper som er opprettet for de elever/lærere som overføres til ny skole overføres til det nye arkivet. Alt annet skal avsluttes og avleveres til Byarkivet Arkivet skal ordnes i serier og evt. underserier etter naturlige funksjonsmessige, systematiske eller fysiske kriterier. F. eks. møtebøker, kopibøker, saksarkiv, regnskapsbilag, klientmapper, tegninger, foto osv. Prinsippet for seriedanning, betegnelser og for standard rekkefølge finnes i veiledning til allment arkivskjema, som kan fås fra Byarkivet. Hver serie vil inneholde arkivstykker eller volumer, (F.eks. protokoll, arkivboks, kartrull, fotoalbum, fane) som skal registreres. Det vil lønne seg å vente med volumregistrering til seriestrukturen er godkjent av Byarkivet. (Se ) 4. Avleveringsprosedyre Følgende prosedyre skal følges ved avlevering (Afsk 5-12): 4.1. Forespørsel om avlevering må skje skriftlig. Henvendelsen bør inneholde kort omtale av materialet, samt overslag over mengde og tidsrom. En kan godt ta telefonkontakt underveis, men av hensyn til arbeidsmengde, kontrollbehov og avtaler, er det nødvendig å formalisere selve avleveringsprosessen En eller flere representanter for avdelingen gjennomgår et kurs (ca. 4 timer) på Byarkivet i 3

4 hvordan arkivet skal ordnes før avleveringen. Kurset omhandler grunnprinsipper for arkivordning, listeføring, pakking og merking, og vil gi avdelingen den informasjon som er nødvendig for å foreta avleveringen Arkivet gjennomgås etter anvisning fra Byarkivet. Avdelingen utarbeider så oversiktsliste over arkivets serier, der bl.a. forslag til kassasjoner føres opp. Se vedlagte skjema 002 og 003 som kan fås på diskett fra byarkivet. Listene skal utarbeides etter Allment arkivskjema (se vedlegg). Oversiktslisten tjener som grunnlag for en dialog mellom avdelingen og Byarkivet om hva som er bevaringsverdig og hva som kan kasseres, hva som kan avleveres nå, og hvordan dette bør struktureres og listeføres. Et godt grunnlagsarbeid er forutsetningen for et godt resultat Oversiktslisten vurderes av Byarkivet som gir tilbakemelding om hva som skal kasseres og hva som skal avleveres, og i hvilken rekkefølge dette skal opplistes. Byarkivet vil ved tilbakemeldingen også gi noen referansekoder som skal brukes i det videre arbeidet: - Et avleveringsnummer i formen årstall/ løpenummer (1995/047). Dette er referansen for selve avleveringen. - Arkivsignatur og/ eller tilvekstnummer. Arkivsignatur (f.eks. A-2937) er en betegnelse for arkivet som helhet, og kan benyttes alene dersom Byarkivet ikke har mottatt arkivsaker fra vedkommende avdeling før. Tilvekstnummer benyttes for å knytte materialet til avleveringen, og er spesielt viktig dersom det avleverte er et tillegg til tidligere innlevert materiale. Begge brukes som identifikasjon på hvert enkelt arkiv ved listeføring og merking. En avlevering kan bestå av ett eller flere arkiv/ tilvekster. - Seriesignaturer som skal brukes som identifikasjon på hver enkelt arkivserie ved listeføring og merking Arkivet ordnes og pakkes. Avdelingen skriver avleveringsliste etter anvisning fra Byarkivet. For mindre arkivmengder kan en ta imot arkivlister skrevet i tekstbehandlingsverktøy. For store og middels store arkiver skal materialet registreres i databasen Asta, og listene tas ut som papirutskrifter herfra. Se nedenfor. Vedrørende prinsipper for ordning vises til omtale ovenfor og til veiledning i bruk av allment arkivskjema (eget dokument). Arkivlister På grunnlag av oversiktslistene (4.3) vil avleverende avdeling ha blitt underrettet om hvilke arkivserier som skal avleveres og hvordan disse skal organiseres. Hver serie skal registreres i databasen Asta. Deretter skal hver enkelt arkivsak, protokoll, eske osv. i serien listeføres. I saksarkiv skal også hver saksmappe registreres med tittel, arkivkode, og evt. journalnr. Registreringene skal kontrolleres av Byarkivet før oversending av arkivsakene. Dersom listene skrives i tekstbehandling, skal det føres ett eget skjema for hver serie, skjema 020. Hver enkelt arkivsak, protokoll, eske osv. i serien skal listeføres. Avleveringslistene skal godkjennes av byarkivet før arkivsakene oversendes. Arkivsakene merkes foreløpig med blyant og påføres seriesignatur og volumnummer (Eks.: Ba: 1.) En kan benytte hvit merketape som er lett å ta av igjen. 4

5 Eventuelle klausuler på enkelte arkivsaker påføres listen i merknadsrubrikken. Ved unntak fra offentlighet skal hjemmel oppgis. Videre opplysninger om avdelingens opprettelse, oppgaver osv. samt hvordan arkivet er ordnet nedtegnes på et eget ark. Hvis arkivskaper har benyttet et annet system enn Bergen kommunes arkivnøkkel i sitt saksarkiv (D-serien), skal dette beholdes og gjøres rede for i listene og et eksemplar av arkivnøkkelen vedlegges. Pakking Protokoller som er i stykker legges i bortsettingsesker eller bindes sammen med snøre/pakkes i kraftpapir. Protokoller, kopibøker og journaler som har vært oppbevart i ringpermer e.l. skal innbindes senest ved overføring til bortsettingsarkiv, etter retningslinjer gitt av Riksarkivaren (Afsk 3-14). Bergen kommunes bokbindertjeneste er forberedt på å utføre slike oppdrag etter forskriftene. Annet bevaringsverdig materiale som har vært oppbevart i ringpermer e.l. taes ut av permene og pakkes i bortsettingsesker. Det bør ved ompakking benyttes plastklips el.l. for å holde arkene i rett rekkefølge også etter at de er tatt ut av ringpermene. Kortregistere pakkes i spesielle bortsettingsesker til dette formål. Slike kan leveres etter avtale med Byarkivet Arkivsaker som oppbevares i hengemapper o.l. pakkes i bortsettingsesker. Den opprinnelige orden holdes og eskene merkes. Bortsettingsesker og annen emballasje skal utnyttes så godt som mulig av plasshensyn. Eskene bør fylles, men ikke overfylles så de buler ut. Eskene skal kun inneholde materiale som hører naturlig sammen. Kommunale arkivskapere bør bruke de standard bortsettingseskene som er godkjent av Byarkivet. Dersom materiale blir avlevert i emballasje som er uegnet for langtidsoppbevaring, vil kostnadene ved ompakking til godkjente esker bli belastet avleverende avdeling Databasen eller arkivlisten sendes til Byarkivet for godkjenning 4.7. Etter at registreringene eller listen er godkjent, merkes arkivsakene i overensstemmelse med listen. Avdelingen sørger for transport til ett av Byarkivets magasiner. Merking Etter at registreringene er kontrollert og korrekturlest, skrives det ut etiketter som klistres på arkivsakene etter retningslinjer utarbeidet av Riksarkivaren (Afsk 5-4). Protokoller merkes i tillegg med blyant på innsiden av permens forside med arkivsignatur (eller tilvekstnummer):seriesignatur:volumnummer, slik: A-1546:Hc:23. Arkivsakene skal være rengjort for smuss og støv, samt binders og annet metall som kan skade dokumentene som kan skade dokumentene ved oppbevaring. Dersom det ansees nødvendig for å holde saksdokumenter samlet, kan binders erstattes med doble omslagsark. 5

6 Større avleveringer pakkes i flyttekartonger i den orden de er pakket og listeført. Flyttekartongene nummereres (avleveringsnummer + løpenummer). Kartongnummer og summarisk innholdsbeskrivelse (fra boks nr.x til eske nr.y) noteres på en pakkeliste som følger med avleveringen. Transporten besørges og bekostes av avleverende myndighet. 5. Andre spørsmål 5.1. Tilbakelån Arkivskaper/ avleverende myndighet kan som hovedregel få tilbakelån av arkivsaker mot kvittering 5.2 Retur av avlevering Byarkivet forbeholder seg retten til å returnere arkivsakene, eller kreve refusjon av ordningsutgiftene, hvis avleverende myndighet ikke har fulgt de regler som her er gitt Ordning av eldre arkivsaker For eldre arkivsaker (eldre enn kommunesammenslutningen 1972) kan det unntaksvis gjøres avtale med Byarkivet om avlevering av uordnet materiale, og eventuell ordning i Byarkivets regi. 9 april 1999 H:\ARKIV\VEILAVL1.WP 6