BYARKIVET en kilde til kunnskap

Transkript

1 BYARKIVET en kilde til kunnskap 1

2 Byarkivets åpningstider Vi har åpen lesesal hver tirsdag og er tilgjengelig for veiledning pr. telefon, e-post og brev. Alltid på nett Byarkivet har egne internettsider som er tilgjengelig på en fane under bibliotek og byarkivs hovedside. Du kan også finne oss ved å google Tromsø byarkiv. På nettsiden finner du informasjon om våre tjenester, veiledning og arkivkataloger for arkiv som er ordnet, katalogisert og tilgjengelig for innsyn. Du kan legge bestilling på utlån til lesesalen i skranken på biblioteket, eller sende den til oss på e-post. Besøk byarkivet Vi tilbyr omvisning i arkivet for større grupper. Ta kontakt dersom du ønsker en omvisning! E-post: byarkivet@tromso.kommune.no Telefon: Tove Johansen / Mobil Johanne Lunga opplag - 2. oktober 2014 Grafisk arbeid: Johanne Lunga Trykk: Rådhustrykk Forside- og bakside- og margfoto: Johanne Lunga Profileringsbilde på forsiden: Per Ivar Somby

3 Arkiv sikrer demokratiet Innsyn i arkiv er en grunnleggende demokratisk rettighet som sikrer folket kontroll med politiske og administrative avgjørelser. Funksjonelle arkiv og innsynsrett er en bærebjelke for rettsikkerheten i et samfunn. Når det norske samfunnet bevarer arkiv fra stat, kommune og privat sektor sikrer vi dokumentasjon som er førstehånds kilder til samfunnets hukommelse. Kommunen er pliktig til å dokumentere opplysninger av historisk, forskningsmessig og kulturell verdi, data som sikrer folks velferd og rettigheter og kommunens data som sikrer koummunens eget dokumentasjonsbehov. Vurderingen av hvilke dokumenter som skal arkiveres og bevares Byarkivar Tove Johansen Foto: Per Ivar Somby baseres på arkivloven, lovverket på de enkelte saksfeltene og kommunens eget dokumentasjonsbehov. I tillegg har riksarkivaren og de enkelte departement delegert myndighet til å pålegge direktiv på kommunale saksfelt som får konsekvenser for dokumentasjon og arkivering. Byarkivet ivaretar kommunens historiske arkiv, og vi veileder kommunale enheter i arkivfaglige spørsmål for å sikre dokumentasjon fra deres fagfelt. Statsarkivet er tilsynsmyndighet og kontrollerer at kommunen følger regelverket. Velferdsstaten yter en rekke tjenester til innbyggerne på felt som helse og omsorg, undervisning og infrastruktur. Hver og en har rett til dokumentasjon for hvorvidt man har fått de tjenestene man har krav på. Slik sikrer arkivene enkeltpersoners rettigheter og generelle velferdsinteresser i samfunnet. Retten til innsyn gjelder både politiske og administrative arkiv. Offentlig sektor tilstreber meroffentlighet et prinsipp om at flest mulig arkiv skal være tilgjengelige for befolkningen. Det bidrar til et gjennomsiktig samfunn og minsker muligheten for korrupsjon. Enkelte arkiv og opplysninger er likevel unntatt offentlighet, og hver unntakelse må hjemles i lov. Unntakelse kan for eksempel hjemles på bakgrunn av enkeltmenneskers krav på personvern eller at opplysninger i en periode er konkurransesensitive for bedrifter som tilbyr varer og tjenester. Hver enkelt av oss har likevel rett til innsyn i egen sak eller i saker hvor vi har partsinnsyn hjemlet i lov, og forskere kan søke forskningsinnsyn i materiale som er unntatt offentlighet. Byarkivets ansatte gir veiledning i hvordan man søker innsyn i slike arkiv. Velkommen på lesesalen! 3

4 Hvilke arkiv har vi? Byarkivet inneholder de historiske arkivene etter 4 kommuner: Tromsø, Tromsøysund, Ullsfjord, og Hillesøy. I 1964 ble disse kommunene slått sammen til storkommunen Tromsø. I byarkivet finner du også noen få private arkiv som er tett knyttet opp mot kommunens virksomhet. De fire kommunene som dagens kommune bygger på har ulik historie. Det meste av arkivmaterialet som er ordnet og tilgjengelig for publikum skriver seg fra tiden før kommunesammenslåingen i Dette materialet ble i perioden ordnet og katalogisert av Statsarkivet i Tromsø på oppdrag fra Tromsø kommune. Arkivkatalogene for de fire kommunene finner du på lesesalen hos oss. De er også tilgjengelig i oppdaterte utgaver på våre internettsider. Ta gjerne kikk på dem! Tromsø Tromsø har eksistert som by siden 1794, men fram til 1964 rommet bykommunen bare Tromsø sentrum og nærområdet rundt sentrum, det øvrige området rundt tilhørte Tromsøysund. Tromsøysund Tromsøysund har eksistert som egen kommune fra 1838 til I perioden tilhørte også Balsfjord og Malangen formannskapsdistriktet. Tromsøysund kommunearkiv omfatter materiale fra 1838 til og med Ullsfjord Ullsfjord eksisterte som egen kommune fra 1902 til og med 1963, fram til 1937 under navnet Sørfjord herred. I perioden var Sørfjord del av Karlsøy formannskapsdistrikt (tidligere del av Karlsøy prestegjeld). Fra 1867 til 1901 var Sørfjord en del av Lyngen prestegjeld og herred. Ullsfjord kommunearkiv omfatter både saker og noen saker fra før Sørfjord/Ullsfjord ble egen kommune. Hillesøy Hillesøy eksisterte som egen kommune fra 1855 til og med I perioden var Hillesøy kommune del av Lenvik. Hillesøy kommunearkiv omfatter stort sett materiale fra perioden , men inneholder også arkivsaker fra tiden før Hillesøy ble egen kommune. 4

5 Uordnet arkiv Tromsø kommune har et stort etterslep på arkivordning. Byarkivet har tatt hand om en rekke avsluttede arkiver som ikke er ordnet og katalogisert. I den grad vi har kapasitet til det, ordner vi disse på oppdrag fra enhetene som eier arkivet. Med unntak av rådmannens og kommunestyrets arkiv som er grovordnet, er de uordnede arkivene dessverre ikke tilgjengelig for utlån til lesesal. Ordnet og listeført! Uordnet og utilgjengelig! Ikke avlevert materiale Mye materiale befinner seg ennå ute i de kommunale enhetene, selv om det skulle ha vært avlevert til byarkivet for lenge siden. Det kommer av at enhetene i dag stort sett mangler merkantilt personale som fortløpende kan ordne, katalogisere, periodisere og avlevere arkivmateriale. Veien til arkivet Det kan være utfordrende å finne fram i arkivet. Organiseringen av offentlig forvaltning og myndighet har endret seg mye gjennom tiden, og det er ikke bare kommunegrensene som har flyttet seg. Oppgaver har gjennom tiden skiftet mellom embetsmenn i kommunal, fylkeskommunal og statlig forvaltning, og ettersom lovverket har utviklet seg har den offentlige forvaltningen fått nye saksfelt og organisasjonsmodeller. Databaser og arkivkataloger Offentlige arkiv har begynnt å etabelere søkbare katalogbaser på nettet. En av dem er arkivportalen.no. Langt fra alt er lagt inn i basene. De fleste registrene var opprinnelig produsert som arkivkatalog i bokform. Mange av disse er digitalisert og lagt ut på nett som pdf - det gjelder også byarkivets kataloger. Innledningen i arkivkatalogene og de ulike kapitlene sier noe om arkivskaperen, arkivet og hva du kan forvente å finne der. Håndbøker For å vite hvem som til enhver til har hatt ansvar for hva, er et par håndbøker av stor verdi: Liv Mykland og Kjell Olav Masdalens Administrasjonshistorie og arkivkunnskap - kommunene, er en god inngang til kommunearkivene. Tidligere riksarkivar Ivar Fonnes har skrevet Arkivhåndboken for offentlig forvaltning som først og fremst er beregnet for arkivskapere og arkivarer, men boka gir også publikum innsikt i hvordan arkivene er bygd opp. Du finner begge bøkene på byarkivets lesesal og i kultur og faktas boksamling på hovedbiblioteket. 5

6 Hva finnes i de kommunale arkivene? Kommunearkivene er arkiv etter alle kommunens enheter og prosjekter. Enkelte av arkivene kommer fra eksterne leverandører. De fleste av arkivene inneholder: Møtebøker og forhandlingsprotokoller Arkivet etter kommunens sentraladministrasjon inneholder møtebøker etter både formannskap og kommunestyre og underliggende nemnder og råd. På samme vis er kommunale enheters møter ført i møtebok eller referater. Journaler og overgripende registre Offentlige forvaltningsorgan er forpliktet til å føre brevjournal. Journalen en fortløpende liste over mottatte og utsendte brev fra arkivskaperen. Slike lister består oftest av journalnummer, dato brevet er mottatt eller utsendt, hvem brevet er til eller fra, brevets emne, og eventuelt hvordan det er ekspedert og arkivert. Noen journaler gir også et kort resyme av brevet. I tillegg til brevjournalen kan en enhet også ha andre journaler og registre: Sosialkontoret har for eksempel register over behandlede klienter, mens brannvesenet har vaktjournaler der en fører aktiviteter på hver enkelt vakt. Kopibøker I kopiboka skal alle enhetenes utgående brev inngå. Kopibøker kan være ordnet fortløpende etter brevets dato eller etter kopinummer. Som oftest er de innbundet, gjerne da med en bok pr. år eller en pr. kvartal. Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter organets hovedsystem Mottatte brev og saksbehandlingen av dem arkiveres i henhold til arkivskapers arkivnøkkel. Kommunene har felles arkivnøkkel. Denne har vært endret gjennom tidene. Arkivnøkkelen gjelder for en viss periode - inntil den avløses av en annen. Tidligere brukte man NHF-arkivnøkkel, som ble avløst av NKS-nøkkelen. I dag benytter kommunene K-koder utarbeidet av Kommunenes sentralforbund. De tre arkivnøklene finnes i flere utgaver med mindre endringer mellom periodene. Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter andre (sideordnede) system Noen enheter har opprettet og brukt andre arkivnøkler enn fellesnøkkelen. Arkivet foreligger da etter arkivskaperens interne nøkkel. 6 De første formannskapsprotokollene er skrevet for hånd. Denne protokollen for Tromsø formannskap er fra

7 Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde Dette er en enstypeserie av behandlede saker: I brannvesenet finner vi for eksempel tilsynsrapporter, arrangementssøknader, feierapporter med videre. Sosialkontoret har for eksempel klientmapper og sosialrapporter. I de fleste arkiv finnes også dokumentasjon av personalforvaltning, eiendomsforvaltning, regnskap, statistikk, egenproduserte trykksaker, og referansemateriell som for eksempel avisutklipp om enheten. Kart og tegninger Det er særlig tekniske enheter som byggesak, kart, vann- og avløp, plan og næring, park mv. som har store samlinger av kart og tegninger. De fleste kommunale enheter har likevel tegninger av egne bygg fordi de har vært involvert i planleggingen av dem. Tromsø kommune L.nr. 792 Lys til kirken tegnet av Georg Schultz, 1861 Foto, film, lydopptak og mikrofilm Mange kommunale enheter dokumenterer sin virksomhet med foto, film og lydopptak - dette gjelder især for tekniske enheter, men i dag er dette vanlig for mange andre kommunale enheter også. EDB Arkivmateriale kan også finnes digitalt og alt nytt arkiv vil komme i digital form. Gjenstander Stempler er arkivpliktig for å verifisere hvordan de så ut. I tillegg finnes det faner, gaver, verdisaker og andre gjenstander som bevares for ettertiden. 7

8 Hvem bruker arkivene? Du er velkommen til å besøke oss og bruke arkivet. Mye av arkivet er tilgjengelig for alle! Arkivene benyttes blant annet av kommunens egne medarbeidere, studenter, skoleelever, forskere, historikere, journalister, slektsgranskere og personer som ønsker rettighetsdokumentasjon. 8